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# Sicherheit, Datenschutz und Dokumente

Die Lexware-Office-App arbeitet immer im Kontext des ONE LOOP Standorts, in dem sie installiert ist. Verbindung, Kontakte, Dokumente, Ereignisse und Workflow-Ausführungen gehören zu diesem einen Kontext und werden nicht standortübergreifend verwendet.

## Verbindung pro ONE LOOP Standort

Jeder ONE LOOP Standort besitzt eine eigene Installation und eine eigene Lexware-Office-Verbindung. Actions und Trigger können ausschließlich mit dem Fachkonto arbeiten, das zu diesem Standort gehört.

Das schützt vor einer häufigen Fehlerquelle: Ein Workflow aus Standort A kann nicht einfach Dokumente über die Verbindung von Standort B erzeugen. Prüfe deshalb bei jedem Test zuerst, ob du im richtigen Standort arbeitest.

## Wie Zugangsdaten geschützt werden

Der API-Schlüssel wird verschlüsselt gespeichert. Er erscheint nicht als Klartext in Workflow-Ausgaben, öffentlichen Seiten oder normalen Protokollen.

Diese Regeln helfen zusätzlich:

* Hinterlege den Schlüssel nur auf der App-Seite.
* Teile ihn nicht in E-Mails, Screenshots oder Support-Chats.
* Ersetze ihn bei Widerruf oder Zuständigkeitswechsel.
* Führe nach jedem Schlüsselwechsel einen neuen Testvorgang aus.

## Welche Daten die App verarbeitet

Die App verarbeitet nur Daten, die für die gewählte Action oder den Trigger erforderlich sind. Dazu können gehören:

* Kontakt- und Rechnungsadresse
* Firmenname oder Personenangaben
* Dokumentpositionen, Beträge und Steuerkonfiguration
* Lexware-Dokument- und Kontaktreferenzen
* technische Ausführungs- und Ereignisreferenzen

Die Angaben werden genutzt, um den richtigen Kontakt und den richtigen Vorgang zuzuordnen. Bei einer unklaren Zuordnung wählt die App keinen beliebigen Kontakt.

## Dokumentablage und führendes System

Nach einer erfolgreichen Dokument-Action wird das offizielle PDF im Kontaktfeld **Lexware Documents** abgelegt. Der Workflow kann dadurch den Datei-Link verwenden, zum Beispiel in einer internen Benachrichtigung oder in einer Folgeaction.

Lexware Office bleibt trotzdem das führende Fachsystem für den finalen Beleg, Dokumentnummern und den fachlichen Status. ONE LOOP stellt den Zusammenhang am Kontakt und im Workflow sichtbar bereit.

## Keine stillen Identitätsänderungen

Eine Person wird nicht still in ein Unternehmen umgewandelt – und umgekehrt. Ändert sich die rechtliche Kundenidentität, verwendet oder erstellt die App eine passende neue Zuordnung, statt historische Dokumente unter einer anderen Identität weiterzuführen.

## Protokollierung und Fehleranalyse

Fehlerprotokolle enthalten technische Referenzen und Statusinformationen, aber keine Klartext-API-Schlüssel. Eine Request ID hilft dem Support, eine konkrete Ausführung nachzuvollziehen.

Wenn ein Dokument nicht erfolgreich erstellt wurde, prüfe zuerst Workflow-Ausführung, verwendete Variable, Kontakt- und Positionsdaten sowie die Verbindung. So kannst du die Ursache eingrenzen, ohne sensible Daten unnötig weiterzugeben.