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# Automatisierung

Automatisierungen übernehmen wiederkehrende Schritte nach klaren Regeln. Ein Workflow beginnt mit einem Ereignis, prüft bei Bedarf Bedingungen und führt danach vorher festgelegte Schritte aus. So bleibt dein Team bei der richtigen Arbeit eingebunden, während wiederkehrende Abläufe verlässlich vorbereitet werden.

Diese Übersicht hilft dir beim Einstieg. Sie ersetzt keine Detailanleitung für einen einzelnen Auslöser oder eine bestimmte Aktion. Nutze die verlinkten Seiten, sobald du einen konkreten Ablauf einrichtest.

## Wann ein Workflow sinnvoll ist

Ein Workflow eignet sich, wenn derselbe Ablauf immer nach einem klaren Ereignis stattfinden soll. Beispiele sind:

* Nach einer Formular-Einsendung soll das Team informiert werden.
* Nach einer Terminbuchung soll eine Vorbereitung starten.
* Bei einer Änderung am Kontakt soll ein Feld, ein Tag oder eine Aufgabe angepasst werden.
* Nach einer bestimmten Wartezeit soll geprüft werden, ob eine Folgeaktion nötig ist.

Formuliere den Ablauf vor dem Einrichten in einem Satz: **„Wenn … passiert, soll … geschehen.“** Ergänze dann, woran du später erkennst, dass das Ergebnis korrekt war.

## Die vier Bausteine eines sicheren Ablaufs

| Baustein      | Was du festlegst                                   | Was du prüfen solltest                                       |
| ------------- | -------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------ |
| **Auslöser**  | Welches Ereignis startet den Ablauf?               | Löst wirklich nur der gewünschte Testfall aus?               |
| **Bedingung** | Wann darf ein Kontakt weiterlaufen und wann nicht? | Werden beide möglichen Wege korrekt behandelt?               |
| **Aktion**    | Was soll danach konkret passieren?                 | Ist Ziel, Inhalt und verantwortliche Person richtig gewählt? |
| **Kontrolle** | Wo wird das Ergebnis sichtbar?                     | Kannst du den Verlauf und das Endergebnis nachvollziehen?    |

Vermeide einen Workflow, der mehrere fachlich unabhängige Ziele gleichzeitig lösen soll. Ein klar abgegrenzter Ablauf ist einfacher zu testen, zu erklären und später zu ändern.

## Der sichere Einrichtungsablauf

1. **Ergebnis bestimmen.** Entscheide zuerst, welches sichtbare Ergebnis entstehen soll, zum Beispiel eine Teamaufgabe, eine interne Nachricht oder eine aktualisierte Kontaktangabe.
2. **Auslöser auswählen.** Wähle nur das Ereignis, das wirklich den Ablauf starten soll.
3. **Bedingungen ergänzen.** Füge eine Bedingung hinzu, wenn nicht jeder gestartete Kontakt denselben Weg nehmen darf.
4. **Aktionen in sinnvoller Reihenfolge anordnen.** Prüfe bei jeder Aktion, welche Informationen sie benötigt und was danach für den nächsten Schritt verfügbar ist.
5. **Workflow verständlich benennen und dokumentieren.** Der Name soll Zweck und Auslöser erkennen lassen. Ergänze Notizen für Entscheidungen, Ausnahmen und verantwortliche Personen.
6. **Mit einem Testkontakt prüfen.** Aktiviere den Ablauf nicht sofort für echte Kontakte.
7. **Verlauf und Ergebnis kontrollieren.** Prüfe sowohl den erwarteten Weg als auch einen Fall, der die Bedingung nicht erfüllen soll.
8. **Erst danach regulär einsetzen.** Wenn du später etwas änderst, wiederholst du den Test.

## Passende Detailanleitungen

[Workflow von Grund auf erstellen](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/automatisierung/workflows/workflow-von-grund-auf-erstellen) begleitet dich beim Aufbau eines neuen Ablaufs.

[Workflow vor der Aktivierung sicher testen](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/automatisierung/workflows/workflow-vor-der-aktivierung-sicher-testen) zeigt, wie du mit einem klar gekennzeichneten Testkontakt kontrollierst, ob Auslöser, Bedingungen und Aktionen richtig zusammenarbeiten.

[Wartezeiten und Bedingungen in Workflows steuern](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/automatisierung/workflows/wartezeiten-und-bedingungen-in-workflows-steuern) hilft dir, wenn ein Kontakt erst später oder nur unter bestimmten Voraussetzungen weiterlaufen soll.

[Entscheidungen mit Wenn/Dann-Verzweigungen im Workflow treffen](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/automatisierung/workflows/entscheidungen-mit-wenn-dann-verzweigungen-im-workflow-treffen) erklärt getrennte Wege für unterschiedliche Ergebnisse.

[Workflow-Ausführungen und Fehler nachvollziehen](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/automatisierung/workflows/workflow-ausfuhrungen-und-fehler-nachvollziehen) ist der richtige Einstieg, wenn ein Ablauf nicht wie erwartet startet oder endet.

[Workflows mit Notizen verständlich dokumentieren](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/automatisierung/workflows/workflows-mit-notizen-verstandlich-dokumentieren) unterstützt dich dabei, Entscheidungen und Zuständigkeiten für das Team sichtbar festzuhalten.

## Testplan vor der Aktivierung

Teste mindestens zwei Fälle:

1. **Der erwartete Fall:** Der Testkontakt erfüllt den Auslöser und alle Bedingungen. Prüfe jede erwartete Aktion und das Endergebnis.
2. **Der Abgrenzungsfall:** Der Testkontakt löst zwar den Workflow aus, erfüllt aber eine relevante Bedingung nicht. Prüfe, dass keine unpassende Aktion ausgeführt wird.

Notiere für jeden Test:

* Name des Workflows,
* verwendeter Testkontakt,
* Zeitpunkt des Auslösers,
* erwarteter Weg,
* tatsächlich sichtbarer Verlauf,
* Ergebnis und gegebenenfalls erforderliche Korrektur.

> **Wichtig:** Ein gespeicherter Workflow ist nicht automatisch bereit für den Alltag. Erst ein nachvollziehbarer Test mit dem erwarteten und dem abgegrenzten Fall zeigt, ob der Ablauf sicher eingesetzt werden kann.

## Häufige Probleme

### Der Workflow startet nicht

Prüfe zuerst den Auslöser mit einem Testkontakt. Vergleiche dabei das tatsächliche Ereignis mit der Regel im Workflow. Ändere nicht gleichzeitig mehrere Bedingungen, sonst ist die Ursache später schwer nachvollziehbar.

### Eine Aktion passiert zum falschen Zeitpunkt

Kontrolliere die Reihenfolge der Schritte sowie vorhandene Wartezeiten und Bedingungen. Prüfe anschließend erneut mit einem Testkontakt.

### Ein Kontakt erhält eine unpassende Folgeaktion

Prüfe die Bedingung oder Verzweigung, die vor der Aktion liegt. Teste ausdrücklich auch den Fall, der diese Bedingung nicht erfüllen soll.

### Niemand weiß, warum es den Workflow gibt

Ergänze einen klaren Namen und eine kurze Notiz mit Zweck, verantwortlicher Person und dem Ergebnis, das kontrolliert werden soll.

## Praxisbeispiel

Ein Team möchte nach einer Terminbuchung eine Vorbereitung auslösen. Der Workflow startet nur nach der gewünschten Terminart. Danach prüft er, ob eine zuständige Person hinterlegt ist. Ist das der Fall, wird eine interne Aufgabe mit Frist angelegt. Fehlt die Zuordnung, führt der Ablauf keine Aufgabe aus und das Team kann den Ausnahmefall gezielt prüfen.

Vor der Aktivierung testet das Team beide Wege mit klar gekennzeichneten Testkontakten. Es kontrolliert den Verlauf, die Aufgabe und die Frist. Erst wenn der erwartete und der abgegrenzte Fall stimmen, setzt es den Workflow für den regulären Einsatz frei.