> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/automatisierung/workflows/aktionscodes-in-workflows-verwenden-und-begrenzen.md). # Aktionscodes in Workflows verwenden und begrenzen ## Kurz erklärt Aktionscodes können an vier verschiedenen Zeitpunkten einen Workflow starten. Der entscheidende Unterschied ist: Hat jemand den Code nur eingesetzt, wurde der Vorgang bereits erfolgreich abgeschlossen, ist das festgelegte Nutzungslimit erreicht oder ist der Code abgelaufen? Wenn du diese Zeitpunkte sauber trennst, versendest du keine Bestätigung zu früh und informierst dein Team genau dann, wenn eine Aktion überprüft werden soll. ## Die vier Auslöser im Vergleich | Auslöser | Startet wann? | Wofür geeignet? | | ---------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------ | | **Aktionscode eingesetzt** | Sofort, wenn ein Code im Bestellvorgang angewendet wird – auch wenn der Vorgang danach nicht abgeschlossen wird. | Eine interne Prüfung, Kennzeichnung oder eine vorsichtige Nachbereitung. | | **Aktionscode eingelöst** | Erst wenn der Vorgang erfolgreich abgeschlossen ist. | Eine Nachricht danach, eine Kennzeichnung oder eine Folgeaufgabe. | | **Einlösungslimit erreicht** | Erst nach dem erfolgreich abgeschlossenen Vorgang, der das hinterlegte Nutzungslimit erreicht. | Interne Warnung und bewusste Prüfung der laufenden Aktion. | | **Aktionscode abgelaufen** | Genau beim Wechsel von aktiv zu abgelaufen. | Interne Information, Aufräumen oder Nachbereitung. | > **Wichtig:** „Eingesetzt“ ist keine Bestätigung eines erfolgreichen Abschlusses. Verwende für eine Nachricht nach erfolgreichem Abschluss ausschließlich **Aktionscode eingelöst**. ## Was du vorbereiten solltest Bevor du einen dieser Auslöser einrichtest, prüfe: * Der gewünschte Aktionscode existiert und ist für den vorgesehenen Einsatz vorbereitet. * Du weißt, welcher der vier Zeitpunkte zu deinem Ziel passt. * Die Folgeaktion ist für Kontakte und Team sinnvoll, auch wenn mehrere Codes oder verschiedene Produkte verwendet werden. * Du kannst einen sicheren Testkontakt und einen Testvorgang verwenden. * Jede wichtige Aktion hat einen eindeutigen Namen. Ein eindeutiger Name beschreibt Zeitpunkt und Zweck, zum Beispiel **Aktionscode eingesetzt – Team prüfen** oder **Aktionscode abgelaufen – interne Notiz**. So erkennst du später im Workflow-Protokoll sofort, weshalb ein Ablauf gestartet ist. ## Auslöser hinzufügen 1. Öffne **Automatisierung** → **Workflows**. 2. Erstelle einen neuen Workflow oder öffne einen Entwurf. 3. Klicke auf **Neuer Auslöser**. 4. Wähle im Bereich **Zahlungen** einen der vier Aktionscode-Auslöser. 5. Trage im Feld **Name des Workflow-Auslösers** eine verständliche Bezeichnung ein. 6. Ergänze bei Bedarf Filter über **Filter hinzufügen**. 7. Speichere mit **Auslöser speichern**. 8. Füge nur die Folgeaktionen hinzu, die du tatsächlich brauchst. 9. Wähle **Workflow testen** und führe einen kontrollierten Test aus. 10. Veröffentliche den Workflow erst nach einem überprüften Ergebnis. Ohne Filter reagiert der Workflow auf **jeden** passenden Aktionscode im Standort. Das ist nur sinnvoll, wenn wirklich alle Codes denselben Ablauf auslösen sollen. ## Den richtigen Auslöser auswählen ### Aktionscode eingesetzt Dieser Auslöser startet sofort beim Anwenden eines Codes im Bestellvorgang. Der Vorgang kann danach noch abgebrochen werden oder scheitern. Verwende ihn deshalb nur für Schritte, die noch keine erfolgreiche Einlösung voraussetzen, zum Beispiel: * eine interne Information, * eine Kennzeichnung des Kontakts, * eine vorsichtige Erinnerung, bei der klar ist, dass noch kein Abschluss bestätigt wurde. Ein geplanter Vorgang löst diesen Auslöser nicht aus. Entscheidend ist das tatsächliche Anwenden des Codes im laufenden Bestellvorgang. ### Aktionscode eingelöst Dieser Auslöser startet erst nach einem erfolgreichen Abschluss. Er ist die passende Wahl, wenn ein Workflow erst danach reagieren darf. Geeignete Folgeaktionen sind zum Beispiel: * eine Nachricht nach dem Abschluss, * eine Kennzeichnung des Kontakts, * eine interne Folgeaufgabe, * eine Information an das Team. Werden mehrere Codes verwendet, wird jeder Code einzeln bewertet. Filtere deshalb gezielt, wenn nur bestimmte Codes den Workflow starten sollen. ### Einlösungslimit erreicht Dieser Auslöser startet erst, wenn das hinterlegte Nutzungslimit eines Codes erreicht ist – und zwar nach dem letzten erfolgreichen Vorgang, der das Limit erfüllt. Er eignet sich für eine interne Meldung: Eine verantwortliche Person prüft dann bewusst, wie die Aktion weitergeführt werden soll. Der Auslöser allein ändert den Status eines Codes nicht automatisch. ### Aktionscode abgelaufen Dieser Auslöser startet genau beim geplanten Ablaufzeitpunkt, wenn ein Code inaktiv wird. Er startet **nicht**, wenn jemand später versucht, einen bereits abgelaufenen Code zu verwenden. Damit überwacht er die Statusänderung des Codes, nicht fehlgeschlagene Versuche. Nutze ihn etwa für eine interne Information, eine Kennzeichnung zur Nachbereitung oder das geordnete Beenden passender Workflow-Schritte. ## Filter: Nur den passenden Fall auslösen Filter grenzen ein, **wann** ein Auslöser reagieren darf. Wähle nur Filter, deren Wirkung du testen kannst. | Sichtbares Feld | Was du damit auswählst | Wann es sinnvoll ist | | ------------------------------- | --------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Aktionscode** | Einen oder mehrere konkrete Codes aus einer Auswahlliste. | Wenn nur ein bestimmter Code den Workflow starten soll. | | **Name des Aktionscodes** | Einen oder mehrere Namen aus einer Auswahlliste. | Wenn mehrere Codes unter einem klaren Namen zusammengehören. | | **Produktgruppe** | Eine oder mehrere Produktgruppen. | Wenn der Ablauf nur für eine bestimmte Gruppe gelten soll. | | **Produkte im Vorgang** | Bestimmte Produkte aus einer Auswahlliste. | Wenn ein Code nur in Verbindung mit bestimmten Produkten relevant ist. | | **E-Mail-Adresse des Kontakts** | Eine Textbedingung für die E-Mail-Adresse. | Nur für klar abgegrenzte Test- oder Sonderfälle. | | **Tag des Kontakts** | Eine Textbedingung für vorhandene Tags. | Wenn nur bereits gekennzeichnete Kontakte einbezogen werden sollen. | | **Anzahl der Einlösungen** | Eine Zahlenbedingung zur bisherigen Nutzung eines Codes. | Wenn ein Ablauf erst ab einer klaren Nutzungsanzahl starten soll. | | **Einlösungslimit** | Eine Zahlenbedingung zum hinterlegten Limit. | Beim Auslöser **Einlösungslimit erreicht**, wenn nur bestimmte Grenzen überwacht werden sollen. | | **Quelle** | Eine Auswahlbedingung für den in der Oberfläche verfügbaren Ursprung. | Nur wenn die verfügbaren Werte eindeutig sind und im Test geprüft wurden. | Nicht jedes Feld steht bei jedem Auslöser zur Verfügung. Die Filter für Angaben zu Werten, Beträgen oder Arten eines Codes gehören nicht in diese öffentliche Anleitung. Nutze bei Listenfeldern die Auswahl statt frei geschriebener Vermutungen. Bei Text- und Zahlenbedingungen kontrollierst du besonders sorgfältig, ob die gewählte Vergleichsart wirklich zu deinem Ziel passt. ## Folgeaktionen sicher gestalten Nach dem Speichern kannst du Folgeaktionen ergänzen. Halte sie am Anfang einfach und überprüfbar: * **Interne Benachrichtigung:** Das Team erhält einen Hinweis, dass ein klar definierter Ereigniszeitpunkt eingetreten ist. * **Tag hinzufügen:** Der Kontakt wird für eine spätere, passende Nachbereitung gekennzeichnet. * **E-Mail oder Nachricht:** Nur dann senden, wenn der gewählte Auslöser den benötigten Status wirklich bestätigt. * **Aufgabe erstellen:** Eine Person prüft einen konkreten nächsten Schritt. Trenne besonders sorgfältig zwischen **eingesetzt** und **eingelöst**. Eine Dankesnachricht nach einem erfolgreichen Abschluss gehört zum Auslöser **Aktionscode eingelöst**, nicht zu **Aktionscode eingesetzt**. ## Vollständig testen Teste jeden Auslöser getrennt. Verwende dabei einen klar erkennbaren Testkontakt und kontrolliere das Workflow-Protokoll. 1. **Eingesetzt testen:** Wende den Testcode an und beende den Vorgang nicht. Nur **Aktionscode eingesetzt** darf reagieren. 2. **Eingelöst testen:** Schließe einen Testvorgang erfolgreich ab. Danach muss **Aktionscode eingelöst** sichtbar werden. 3. **Limit testen:** Verwende nur einen sicheren Testcode mit einem kontrollierbaren Limit. Die interne Meldung darf erst nach dem erfolgreichen Vorgang erscheinen, der das Limit erreicht. 4. **Ablauf testen:** Lege einen Testcode mit einem nahen Ablaufzeitpunkt an. Der Ablauf darf genau bei der Statusänderung starten – ein späterer Nutzungsversuch darf ihn nicht erneut auslösen. 5. **Folgeaktionen prüfen:** Kontrolliere Empfänger, Nachricht, Tags und Aufgaben. Entferne Testdaten erst, wenn der Ablauf nachvollziehbar dokumentiert ist. ## Praxisbeispiel: Eine zeitlich begrenzte Aktion begleiten Ein Team verwendet einen Aktionscode für eine begrenzte Aktion. * Beim **Einsatz** erhält das Team einen Hinweis, dass der Code im Bestellvorgang verwendet wurde. Es behandelt diesen Hinweis noch nicht als Bestätigung. * Bei der **Einlösung** startet eine passende Nachricht nach erfolgreichem Abschluss. * Beim **erreichten Limit** erhält die verantwortliche Person eine interne Aufgabe zur Prüfung. * Beim **Ablauf** informiert ein eigener Workflow das Team, dass der Code nicht mehr aktiv ist. Jeder Workflow trägt einen eindeutigen Namen und wird zunächst mit einem Testkontakt geprüft. Dadurch ist später im Protokoll sichtbar, welcher Zeitpunkt welche Folgeaktion ausgelöst hat. ## Häufige Fehler und Lösungen ### Einsatz und Einlösung werden verwechselt Ein angewendeter Code sagt noch nichts über einen erfolgreichen Abschluss aus. Wähle **Aktionscode eingelöst**, wenn eine Folgeaktion erst danach passieren darf. ### Keine Filter sind gesetzt Ohne Filter kann jeder passende Code den Workflow starten. Beginne mit einem konkreten Aktionscode und erweitere die Filter erst nach einem erfolgreichen Test. ### Das Limit wird zu früh erwartet Der Limit-Auslöser startet erst nach dem erfolgreichen Vorgang, der die hinterlegte Grenze erreicht. Er ist keine Vorwarnung. ### Ein abgelaufener Code löst beim späteren Versuch keinen Workflow aus Das ist erwartetes Verhalten. **Aktionscode abgelaufen** reagiert beim Statuswechsel des Codes, nicht beim späteren Versuch einer Nutzung. ### Ich möchte einen Code automatisch ändern Die hier beschriebenen Auslöser beobachten Ereignisse. Eine automatische Änderung des Codes wird durch sie allein nicht zugesichert. Richte zunächst eine interne Prüfung ein und automatisiere nur einen weiteren Schritt, wenn seine Verfügbarkeit eindeutig belegt ist. ## Grenzen * Die vier Auslöser unterscheiden sich allein über ihren Ereigniszeitpunkt. Wähle keinen davon nur nach dem Namen. * Ohne passende Filter können mehrere oder alle Codes den Workflow starten. * Der Auslöser **Aktionscode eingesetzt** bestätigt keinen erfolgreichen Abschluss. * Der Auslöser **Aktionscode abgelaufen** erkennt keine späteren, fehlgeschlagenen Nutzungsversuche. * Nicht alle technisch verfügbaren Filter sind für diese öffentliche Anleitung relevant.