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# Array-Daten in Workflows verarbeiten

Verarbeite Datenlisten in Workflows ohne Code: finde einzelne Einträge, filtere passende Gruppen, forme Felder um oder ermittle einfache Kennzahlen.

## Das Ergebnis: aus einer Liste wird eine nutzbare Entscheidung

Manche Workflow-Schritte liefern nicht nur einen einzelnen Wert, sondern eine **Datenliste**. Stell dir das wie mehrere Karteikarten vor, die gemeinsam aus einem vorherigen Schritt ankommen. Jede Karte kann mehrere Angaben enthalten, zum Beispiel eine Kennung, eine Bezeichnung oder eine Menge.

Mit **Array-Formatter** kannst du diese Liste innerhalb des Workflows auswerten. Die Aktion erstellt daraus ein Ergebnis, das ein späterer Workflow-Schritt als Platzhalter verwenden kann. So kannst du zum Beispiel:

* einen bestimmten Eintrag finden;
* alle Einträge mit einer gemeinsamen Eigenschaft herausfiltern;
* einen Eintrag anhand seiner Position auswählen;
* Felder für den nächsten Schritt in eine andere Form bringen;
* oder eine einfache Kennzahl aus einer Zahlenliste bilden.

Diese Aktion ist nur sinnvoll, wenn ein vorheriger Schritt tatsächlich eine Datenliste liefert. Öffne vor der Einrichtung immer den Testlauf des vorherigen Schritts und prüfe, ob dort mehrere Einträge mit ihren Feldnamen sichtbar sind.

## Die Begriffe einmal einfach erklärt

| Begriff    | Bedeutung im Alltag                                                             |
| ---------- | ------------------------------------------------------------------------------- |
| Datenliste | Mehrere zusammengehörige Einträge aus einem vorherigen Workflow-Schritt         |
| Eintrag    | Eine einzelne Karte in dieser Liste                                             |
| Feld       | Eine Information innerhalb eines Eintrags, etwa Kennung, Bezeichnung oder Menge |
| Schlüssel  | Der technische Name eines Feldes, den du in der Auswahl siehst                  |
| Wert       | Das, wonach du suchst oder was du weitergibst                                   |
| Ergebnis   | Die Ausgabe der Aktion, die du später als Platzhalter auswählen kannst          |

Du musst keine Programmiersprache schreiben. Wichtig ist nur, dass du den richtigen Schlüssel aus der tatsächlich angekommenen Datenliste auswählst und nicht mit einem geschätzten Feldnamen arbeitest.

## Vor dem Einrichten prüfen

Bevor du die Aktion hinzufügst, kläre diese vier Fragen:

1. Welcher vorherige Schritt liefert die Datenliste?
2. Welcher Eintrag oder welche Gruppe wird später wirklich gebraucht?
3. Soll am Ende ein einzelner Eintrag, mehrere Einträge oder eine Zahl herauskommen?
4. Woran erkennst du im Test, dass das Ergebnis richtig ist?

Die Quelle belegt Datenlisten aus bestimmten Workflow-Auslösern und Antworten von Webhook-Schritten. Für die Einrichtung ist entscheidend: Die Liste muss im selben Workflow bereits vor der Array-Aktion vorliegen.

## Array-Formatter Schritt für Schritt einrichten

1. Öffne **Automatisierung** > **Workflows** und erstelle einen neuen Workflow oder öffne den passenden bestehenden Ablauf.
2. Stelle sicher, dass der Schritt mit der Datenliste vor der neuen Aktion liegt.
3. Wähle an der gewünschten Stelle **Aktion hinzufügen**.
4. Suche nach **Array-Formatter** und wähle die Aktion aus.
5. Gib der Aktion einen klaren Namen, zum Beispiel **Passende Einträge finden**. Das hilft später beim Lesen des Workflows und beim Auswählen der Ausgabe.
6. Wähle unter **Aktionstyp** die passende Funktion.
7. Wähle unter **Feld auswählen** die Datenliste aus dem vorherigen Schritt.
8. Ergänze die weiteren Eingaben, die für deinen Aktionstyp erscheinen.
9. Speichere die Aktion.
10. Starte einen Testworkflow und kontrolliere die Ausgabe, bevor du sie in einer Nachricht, einer Aufgabe oder einer weiteren Aktion verwendest.

Beim Auswählen eines Aktionstyps zeigt die Oberfläche eine kurze Beschreibung und einen Hinweis zum erwarteten Rückgabewert. Lies diesen Hinweis: Er zeigt dir, ob du danach mit einem einzelnen Eintrag, einer Liste oder einer Zahl weiterarbeitest.

## Welche Funktion passt zu welchem Ziel?

| Aktionstyp               | Du brauchst …                                   | Ergebnis                                            |
| ------------------------ | ----------------------------------------------- | --------------------------------------------------- |
| **Suchen**               | genau einen passenden Eintrag                   | den ersten Eintrag mit passendem Schlüssel und Wert |
| **Nach Position suchen** | einen Eintrag an einer festen Stelle            | genau diesen Eintrag                                |
| **Filtern**              | alle passenden Einträge                         | eine neue, kleinere Datenliste                      |
| **Positionen umformen**  | dieselben Informationen in anderer Feldstruktur | eine neu aufgebaute Datenliste                      |
| **Berechnen**            | eine einfache Kennzahl aus Zahlen               | eine einzelne Zahl                                  |

## Einen einzelnen Eintrag suchen

Wähle **Suchen**, wenn genau ein passender Eintrag gebraucht wird. Danach wählst du:

1. die Datenliste;
2. den Schlüssel, nach dem gesucht werden soll;
3. den passenden Wert.

Die Oberfläche zeigt dir die tatsächlich verfügbaren Schlüssel der gewählten Liste. Wähle nur daraus. Wenn du mehrere Bedingungen ergänzen kannst, prüfe im Test besonders sorgfältig, ob die Kriterien zusammen wirklich den gewünschten Eintrag treffen.

\*\*Suchen\*\* gibt nur den ersten passenden Eintrag zurück. Gibt es mehrere gleiche Treffer, erhältst du nicht automatisch alle davon. Wenn du alle passenden Einträge brauchst, verwende stattdessen \*\*Filtern\*\*.

### Praxisbeispiel: einen Eintrag gezielt finden

Eine Anfrage liefert mehrere Datensätze. Das Team möchte nur den Eintrag mit einer bestimmten Kennung weitergeben:

1. Es wählt **Suchen**.
2. Es wählt die Datenliste aus der Anfrage.
3. Es wählt den Schlüssel für die Kennung.
4. Es trägt die bekannte Kennung als Wert ein.
5. Im Test prüft es, ob die Ausgabe genau den erwarteten Eintrag enthält.
6. Erst danach verwendet es das Ergebnis in einem folgenden Workflow-Schritt.

## Einen Eintrag über seine Position auswählen

**Nach Position suchen** wählt einen Eintrag anhand seines Platzes in der Liste. Die Zählung beginnt bei **0**:

| Gewählte Position | Tatsächlicher Eintrag |
| ----------------- | --------------------- |
| 0                 | der erste Eintrag     |
| 1                 | der zweite Eintrag    |
| 2                 | der dritte Eintrag    |

Das ist nur dann stabil, wenn die Reihenfolge der Datenliste zuverlässig gleich bleibt. Bei wechselnder Reihenfolge ist eine Suche über einen Schlüssel sicherer.

## Eine Gruppe von Einträgen filtern

**Filtern** behält alle Einträge, die zu deinen Bedingungen passen. Das Ergebnis ist wieder eine Datenliste, nicht nur ein einzelner Eintrag.

Nutze diese Funktion, wenn ein späterer Schritt mit einer ganzen Gruppe weiterarbeiten soll. Zum Beispiel kann ein Workflow aus einer längeren Liste nur die Einträge herausnehmen, die einen bestimmten Status oder eine bestimmte Kategorie tragen.

So prüfst du die Einstellung:

1. Wähle die ursprüngliche Datenliste.
2. Wähle den Schlüssel, der die Gruppe unterscheidet.
3. Gib den passenden Wert ein.
4. Führe einen Test mit mehreren unterschiedlichen Einträgen aus.
5. Kontrolliere, ob alle passenden Einträge enthalten sind und kein unpassender zurückbleibt.

## Daten für den nächsten Schritt umformen

Mit **Positionen umformen** baust du aus einer bestehenden Datenliste eine neue Datenliste. Dabei legst du für jeden Eintrag fest, welche Schlüssel und Werte die neue Liste enthalten soll.

Das ist hilfreich, wenn der nächste Workflow-Schritt dieselben Informationen in einer anderen Feldstruktur erwartet. Die Aktion berechnet dabei nichts neu: Sie übernimmt ausgewählte Angaben aus der ursprünglichen Liste und ordnet sie neu an.

Gehe bewusst vor:

1. Prüfe die vorhandenen Schlüssel in der Ausgangsliste.
2. Notiere, welche Angaben der folgende Schritt tatsächlich benötigt.
3. Lege nur diese Schlüssel und Werte in der neuen Liste an.
4. Teste mit mindestens zwei Einträgen, damit du erkennst, ob die Umformung für jeden Eintrag gleich funktioniert.

## Kennzahlen aus einer Zahlenliste bilden

Wähle **Berechnen**, wenn die Datenliste Zahlen enthält und du daraus eine Kennzahl brauchst. Du wählst zuerst die Liste, dann den Schlüssel mit den Zahlen und anschließend die gewünschte Berechnung.

| Berechnung       | Ergebnis                                      |
| ---------------- | --------------------------------------------- |
| **Summe**        | alle Zahlen zusammengezählt                   |
| **Minimum**      | die kleinste Zahl                             |
| **Maximum**      | die größte Zahl                               |
| **Durchschnitt** | die Summe geteilt durch die Anzahl der Zahlen |
| **Anzahl**       | wie viele Zahlen in der Liste vorkommen       |

Prüfe vorher, ob das ausgewählte Feld wirklich Zahlen enthält. Texte, leere Werte oder uneinheitliche Formate führen schnell zu einem Ergebnis, das nicht zu deiner Erwartung passt.

### Praxisbeispiel: eine Menge aus mehreren Einträgen prüfen

Ein Workflow erhält mehrere Einträge mit einer Mengenangabe. Das Team will erkennen, wie viele Einträge insgesamt vorhanden sind:

1. Es wählt **Berechnen**.
2. Es wählt die Datenliste und den Schlüssel mit den Mengen.
3. Es wählt **Anzahl**, wenn die Zahl der Einträge gebraucht wird, oder **Summe**, wenn alle Mengen zusammengezählt werden sollen.
4. Es startet einen Test mit bekannten Zahlen.
5. Es vergleicht die Ausgabe mit einer kurzen manuellen Rechnung.

## Das Ergebnis im nächsten Schritt verwenden

Nach dem Speichern erzeugt die Aktion eine Ausgabe. In einem folgenden Schritt öffnest du die Platzhalter-Auswahl und suchst dort nach dem Namen deiner Array-Aktion. Je nach Aktionstyp findest du dort einen einzelnen Eintrag, eine Datenliste oder eine Zahl.

Wähle nicht sofort ein beliebiges Feld aus. Prüfe zuerst im Testlauf:

* Ist der Wert wirklich vorhanden?
* Ist es der erwartete Eintrag oder die erwartete Gruppe?
* Wird ein einzelner Wert oder eine ganze Liste ausgegeben?
* Passt das Ergebnis zum Feld, das der nächste Schritt erwartet?

Benenne die Aktion deshalb verständlich. Ein Name wie **Nur passende Anfragen** ist im Platzhalter-Menü viel sicherer als ein allgemeiner Name wie **Schritt 2**.

## Grenzen und typische Fehler

### Die Auswahl enthält nicht die erwartete Datenliste

Der vorherige Schritt liefert möglicherweise keinen passenden Listenwert oder liegt im Workflow erst nach der Array-Aktion. Verschiebe die Aktion hinter die Quelle und prüfe den Testlauf des vorherigen Schritts.

### Ich finde den gewünschten Schlüssel nicht

Arbeite nur mit den Schlüsseln, die in der Auswahl der aktuellen Datenliste erscheinen. Ein ähnlich klingender Name aus einem anderen Workflow oder einer alten Testausgabe kann nicht verwendet werden.

### Die Suche gibt nicht den erwarteten Eintrag zurück

Prüfe Schlüssel und Wert Zeichen für Zeichen. Wenn mehrere Einträge gleich passen können, erhältst du bei **Suchen** nur den ersten Treffer. Nutze **Filtern**, wenn du alle Treffer brauchst.

### Die Position liefert den falschen Eintrag

Die Position beginnt bei 0. Außerdem kann sich die Reihenfolge einer Datenliste ändern. Wähle dann eine Suche über einen eindeutigen Schlüssel statt über die Position.

### Die Berechnung wirkt falsch

Prüfe, ob du wirklich den Zahlenschlüssel gewählt hast und ob die Testdaten keine leeren oder anders formatierten Werte enthalten. Vergleiche die Ausgabe mit einer kleinen manuellen Gegenprobe.

### Die Datenliste enthält weitere Listen in sich

Diese Aktion verarbeitet nur flache Datenlisten. Eine Liste, deren Einträge selbst wieder Listen enthalten, muss vorher mit einer passenden zusätzlichen Verarbeitung aufbereitet werden. Markiere diesen Fall als technische Prüfung, statt ungetestete Annahmen im Workflow zu veröffentlichen.

## Praxisablauf: nur passende Anfragen weitergeben

Ein Workflow erhält aus einem vorherigen Schritt eine Liste von Anfragen. Das Team möchte nur die Einträge an eine Aufgabe weitergeben, die zu einer bestimmten Kategorie gehören.

1. Es gibt dem vorherigen Schritt einen klaren Namen und startet einen Test mit mehreren Kategorien.
2. Es fügt danach **Array-Formatter** mit dem Aktionstyp **Filtern** ein.
3. Es wählt die ankommende Datenliste, den Schlüssel für die Kategorie und den benötigten Wert.
4. Im Test prüft es, ob alle passenden Einträge enthalten sind und andere fehlen.
5. Es wählt die Ausgabe der Filteraktion im folgenden Aufgabenschritt als Platzhalter aus.
6. Es veröffentlicht den Workflow erst, wenn die Aufgabe nur die erwarteten Einträge enthält.

So trennt das Team die fachliche Entscheidung – welche Kategorie weitergegeben werden soll – sauber von der technischen Datenliste.


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