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# Aufgaben vor oder nach Fälligkeit automatisch erinnern

## Kurz erklärt

Der Auslöser **Aufgabenerinnerung** startet einen Workflow in einem festgelegten Abstand zum Fälligkeitsdatum einer Aufgabe. Er eignet sich für Vorwarnungen vor einer Frist und für Eskalationen nach einer Frist.

Der Auslöser sendet keine Nachricht von selbst. Eine Benachrichtigung, Aufgabe oder Datenänderung muss als nachfolgende Workflow-Aktion eingerichtet werden.

## Voraussetzungen

* Die Aufgabe ist mit einem Kontakt verbunden.
* Die Aufgabe besitzt ein Fälligkeitsdatum.
* Der Workflow ist veröffentlicht.
* Für die gewünschte Reaktion existiert eine passende Folgeaktion.

Ohne Fälligkeitsdatum kann kein Erinnerungszeitpunkt berechnet werden.

## Was beeinflusst den Zeitpunkt?

* Wird das Fälligkeitsdatum geändert, wird der Erinnerungszeitpunkt anhand des neuen Datums neu berechnet.
* Wird die Aufgabe vor dem Erinnerungszeitpunkt gelöscht, startet der Workflow nicht.
* Eine abgeschlossene Aufgabe kann den Workflow weiterhin starten, wenn sie zum festgelegten Zeitpunkt die Auslöserbedingungen erfüllt.
* Eine neue Zuweisung der Aufgabe ändert nicht den berechneten Zeitpunkt.

Prüfe deshalb zusätzlich den Aufgabenstatus, wenn abgeschlossene Aufgaben ausgeschlossen werden sollen.

## Auslöser einrichten

1. Öffne **Automatisierung → Workflows**.
2. Erstelle einen Workflow oder öffne einen vorhandenen.
3. Klicke am Startpunkt auf **Neuen Auslöser hinzufügen**.
4. Suche nach **Aufgabenerinnerung** und wähle den Auslöser.
5. Vergib einen verständlichen Namen, zum Beispiel **2 Tage vor Fälligkeit erinnern**.
6. Öffne unter **Filter** die Auswahl.
7. Wähle eine der beiden Zeitregeln.
8. Trage die Anzahl der Tage ein.
9. Speichere den Auslöser.
10. Ergänze die gewünschten Aktionen.
11. Teste den Ablauf und veröffentliche danach den Workflow.

## Verfügbare Zeitregeln

| Filter                 | Wirkung                                                           | Typischer Einsatz              |
| ---------------------- | ----------------------------------------------------------------- | ------------------------------ |
| **Anzahl Tage davor**  | Startet die festgelegte Zahl von Tagen vor dem Fälligkeitsdatum.  | Vorwarnung oder Vorbereitung   |
| **Anzahl Tage danach** | Startet die festgelegte Zahl von Tagen nach dem Fälligkeitsdatum. | Überfällige Aufgabe eskalieren |

Wenn du sowohl vorher als auch nachher reagieren möchtest, richte getrennte Auslöser oder getrennte Workflows ein. Jeder Zeitpunkt löst eigenständig aus.

## Folgeaktionen sinnvoll planen

Mögliche Folgeaktionen sind:

* interne Benachrichtigung an die zuständige Person;
* Nachricht an eine verantwortliche Leitung nach Überschreitung;
* Aufgabe für eine zusätzliche Prüfung;
* Kontaktfeld oder Tag für eine spätere Auswertung aktualisieren.

Vermeide allgemeine Nachrichten ohne Aufgabenkontext. Nutze verfügbare Aufgabenwerte, damit Empfänger erkennen, worum es geht.

## So testest du den Auslöser

Da der Auslöser in ganzen Tagen vor oder nach der Fälligkeit arbeitet, sollte der Test bewusst vorbereitet werden.

1. Erstelle einen Testkontakt.
2. Lege eine Aufgabe mit eindeutigem Titel und Fälligkeitsdatum an.
3. Richte zunächst nur eine interne Testbenachrichtigung als Folgeaktion ein.
4. Wähle einen nahen, eindeutig prüfbaren Erinnerungszeitpunkt.
5. Kontrolliere im Ausführungsverlauf, ob und wann der Kontakt eingetreten ist.
6. Ändere anschließend das Fälligkeitsdatum und prüfe, ob der neue Zeitpunkt zugrunde gelegt wird.
7. Teste getrennt eine gelöschte und eine bereits abgeschlossene Aufgabe.
8. Aktiviere erst danach die echten Folgeaktionen.

## Häufige Fehler

### Es passiert nichts

Prüfe zuerst das Fälligkeitsdatum. Kontrolliere anschließend, ob der Workflow veröffentlicht und der gewählte Zeitpunkt bereits erreicht ist.

### Eine abgeschlossene Aufgabe löst trotzdem aus

Das kann laut Produktquelle vorkommen, wenn die Aufgabe die Auslöserbedingungen erfüllt. Ergänze eine passende Statusprüfung, wenn nur offene Aufgaben berücksichtigt werden sollen.

### Die zuständige Person wird nicht automatisch informiert

Der Auslöser berechnet nur den Startzeitpunkt. Füge eine eigene Benachrichtigungsaktion hinzu.

### Nach einer Datumsänderung stimmt die alte Planung nicht mehr

Der Zeitpunkt wird anhand des geänderten Fälligkeitsdatums neu berechnet. Prüfe die neue Fälligkeit und den Ausführungsverlauf.

## Praxisbeispiel: Vorwarnung und Eskalation

Ziel: Offene Aufgaben sollen zuerst erinnert und später eskaliert werden.

1. Workflow A startet **2 Tage vor Fälligkeit**.
2. Eine Wenn/Dann-Prüfung kontrolliert, ob die Aufgabe noch bearbeitet werden muss.
3. Im offenen Pfad erhält die zuständige Person eine interne Erinnerung.
4. Workflow B startet **1 Tag nach Fälligkeit**.
5. Auch dort wird zuerst der Aufgabenstatus geprüft.
6. Ist die Aufgabe weiterhin offen, wird eine interne Eskalation versendet.
7. Testaufgaben bestätigen beide Zeitpunkte im Ausführungsverlauf.

So bleiben Vorwarnung und Eskalation getrennt, verständlich und kontrollierbar.