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# Beobachter bei Kontakten automatisieren

## Kurz erklärt

Mit Beobachtern hältst du passende Teammitglieder über einen Kontakt auf dem Laufenden, ohne die verantwortliche Person zu ändern. Ein Workflow kann Beobachter automatisch hinzufügen oder wieder entfernen.

Das eignet sich, wenn ein Kontakt zeitweise von mehreren Rollen begleitet wird: Eine Fachperson soll mitlesen, die Verantwortung bleibt aber bei der bisher zuständigen Person.

## Was Beobachter ändern – und was nicht

| Einstellung                   | Wirkung                                                             |
| ----------------------------- | ------------------------------------------------------------------- |
| **Beobachter hinzufügen**     | Fügt ausgewählte Personen zur Beobachterliste eines Kontakts hinzu. |
| **Beobachter entfernen**      | Entfernt ausgewählte Personen wieder aus der Beobachterliste.       |
| **Alle Beobachter entfernen** | Leert die gesamte Beobachterliste des Kontakts.                     |
| **Zuständige Person**         | Wird durch diese Aktionen nicht automatisch geändert.               |

Verwechsle Beobachter nicht mit der verantwortlichen Person. Prüfe beide Angaben getrennt, wenn dein Prozess zwischen Information und Verantwortung unterscheidet.

## Wann sich die Automatisierung lohnt

Typische Situationen sind:

* Eine Fachperson soll bei einer qualifizierten Anfrage den Kontakt mitverfolgen.
* Nach einem bestimmten Schritt soll ein Teammitglied nicht mehr mitlesen.
* Bei einem Übergang in einen neuen Prozess sollen alte Beobachter entfernt werden.
* Nach Abschluss eines Vorgangs soll die Beobachterliste wieder aufgeräumt werden.

Lege vorab fest, welche Rolle informiert sein soll und bei welchem Ereignis diese Information wieder endet.

## Beobachter hinzufügen

1. Öffne **Automatisierungen → Workflows**.
2. Erstelle einen Workflow oder öffne den passenden bestehenden Ablauf.
3. Wähle einen Auslöser, der zum Beginn der Beobachtung passt.
4. Füge eine Aktion hinzu.
5. Öffne die Kategorie **Kontakt**.
6. Wähle **Kontaktbeobachter hinzufügen**.
7. Wähle die Personen, die den Kontakt beobachten sollen.
8. Vergib einen eindeutigen Aktionsnamen.
9. Speichere die Aktion.
10. Teste den Ablauf mit einem Testkontakt.

Die Quelloberfläche zeigt die Aktionen zum Hinzufügen und Entfernen in der Kategorie **Kontakt**.

## Beobachter entfernen

1. Füge im passenden Workflow eine neue Aktion hinzu.
2. Öffne die Kategorie **Kontakt**.
3. Wähle **Kontaktbeobachter entfernen**.
4. Entscheide, ob nur ausgewählte Personen oder alle Beobachter entfernt werden sollen.
5. Für einzelne Personen wählst du die betreffenden Beobachter aus.
6. Für alle Beobachter aktivierst du den Schalter zum Entfernen aller Beobachter.
7. Speichere die Aktion.
8. Teste die Wirkung mit einem Kontakt, der bereits Beobachter hat.

Das Entfernen aller Beobachter ist eine weitreichende Einstellung: Sie leert die gesamte Beobachterliste dieses Kontakts. Verwende sie nur, wenn das fachlich wirklich gewollt ist.

## Einstellungen im Überblick

| Einstellung                   | Wann du sie wählst                                             | Ergebnis                                       |
| ----------------------------- | -------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------- |
| **Personen auswählen**        | Nur bestimmte Beobachter sollen entfernt werden.               | Die übrigen Beobachter bleiben erhalten.       |
| **Alle Beobachter entfernen** | Nach einem eindeutigen Abschluss soll niemand mehr beobachten. | Die Beobachterliste des Kontakts wird geleert. |
| **Aktionsname**               | Der Workflow soll später verständlich bleiben.                 | Der Zweck ist im Ablauf direkt erkennbar.      |

## So testest du den Ablauf

1. Lege einen Testkontakt mit mindestens einem bekannten Beobachter an.
2. Baue zuerst den Schritt zum Hinzufügen oder Entfernen.
3. Löse den Workflow nur für den Testkontakt aus.
4. Öffne danach den Kontakt und prüfe die Beobachterliste.
5. Prüfe zusätzlich, ob die verantwortliche Person unverändert geblieben ist.
6. Teste beim Entfernen einzelner Personen, dass die nicht ausgewählten Personen erhalten bleiben.
7. Teste den Schalter **Alle Beobachter entfernen** nur mit einem sicheren Testkontakt.
8. Erst danach veröffentlichst du den Workflow für den tatsächlichen Prozess.

## Häufige Fehler

### Die falsche Person wurde entfernt

Kontrolliere die Auswahl in der Aktion und teste sie mit einem Kontakt, dessen Beobachterliste du kennst.

### Alle Beobachter verschwinden unerwartet

Prüfe, ob der Schalter zum Entfernen aller Beobachter aktiviert ist. Diese Einstellung entfernt nicht nur eine ausgewählte Person.

### Die Verantwortung hat sich nicht geändert

Das ist erwartetes Verhalten. Beobachteraktionen ändern die Beobachterliste, nicht automatisch die verantwortliche Person.

### Der Ablauf lässt alte Beobachter bestehen

Prüfe, ob der Entfernen-Schritt tatsächlich nach dem passenden Ereignis im Workflow liegt und ob die gewünschte Auswahl gespeichert wurde.

## Praxisbeispiel: Fachberatung zeitweise einbinden

Ziel: Bei einer qualifizierten Anfrage soll die Fachberatung mitlesen, nach Abschluss aber nicht weiter beobachten.

1. Eine qualifizierte Anfrage startet den Workflow.
2. Die Aktion **Kontaktbeobachter hinzufügen** fügt die Fachberatung hinzu.
3. Die zuständige Person bleibt unverändert.
4. Nach dem Abschluss des Vorgangs startet ein zweiter Workflow.
5. Dort entfernt **Kontaktbeobachter entfernen** nur die Fachberatung.
6. Beide Abläufe werden mit einem Testkontakt geprüft.
7. Das Team kontrolliert jeweils Beobachterliste und zuständige Person.

So erhält die Fachberatung rechtzeitig Kontext, ohne dass Verantwortlichkeiten oder dauerhaft die Kontaktansicht verändert werden.


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