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# Berechnungen im Workflow durchführen

Rechne Punktestände und Termine in Workflows nachvollziehbar weiter, speichere das Ergebnis im passenden Feld und prüfe es mit festen Testwerten, bevor ein weiterer Ablauf darauf reagiert.

## Was die Rechenaktion leistet

Eine Rechenaktion verändert einen Zahlen- oder Datumswert automatisch. Sie ist hilfreich, wenn ein Workflow nicht nur etwas ausführen, sondern vorher ein Ergebnis berechnen soll.

Typische Beispiele:

* Einen Punktestand nach einer Aktivität um 1 erhöhen.
* Eine Menge um einen festen Wert verringern.
* Aus dem heutigen Datum einen Folgetermin berechnen.
* Nach einer Berechnung abhängig vom Ergebnis einen anderen Ablauf starten.

Der Weg ist immer derselbe:

1. Der Workflow liest einen Ausgangswert.
2. Er führt eine Rechenart mit einem festen oder dynamischen Wert aus.
3. Er schreibt das Ergebnis in ein Feld.
4. Ein späterer Schritt kann den neuen Wert prüfen oder verwenden.

> **Wichtig:** Eine Rechenaktion arbeitet nur mit geeigneten Zahlen- oder Datumsfeldern. Ein Textfeld wie „Interesse hoch“ kann nicht sinnvoll als Rechenbasis verwendet werden.

## Die richtige Rechenart wählen

| Ziel                                      | Feldart                                             | Mögliche Rechenarten                                          |
| ----------------------------------------- | --------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------- |
| Punktestand, Anzahl oder Menge verändern  | Zahlenfeld                                          | Addieren, subtrahieren, multiplizieren, dividieren            |
| Einen Termin vor- oder zurückrechnen      | Datumsfeld oder aktuelles Datum                     | Tage, Monate oder Jahre addieren beziehungsweise subtrahieren |
| Einen Ablauf vom Ergebnis abhängig machen | Zahlen- oder Datumsfeld mit nachfolgender Bedingung | Zuerst berechnen, anschließend prüfen                         |

Für eine verständliche und sichere Einrichtung empfiehlt sich pro Aktion eine klar beschriebene Rechnung. Wenn mehrere fachliche Schritte nötig sind, lege sie nacheinander an und benenne jeden Schritt eindeutig.

## Voraussetzungen

* Der Workflow hat einen klaren Auslöser.
* Das Ausgangsfeld enthält einen passenden Zahlen- oder Datumswert.
* Ein Ergebnisfeld desselben Feldtyps ist vorhanden oder bewusst als Ausgangsfeld ausgewählt.
* Für dynamische Werte ist klar, aus welchem Auslöser, Kontaktfeld oder gespeicherten Wert sie stammen.
* Du hast Testdaten mit bekannten Ausgangs- und Erwartungswerten vorbereitet.

## Die sichtbaren Felder der Rechenaktion verstehen

Die Originalansichten zeigen immer dieselbe Grundstruktur.

| Feld             | Bedeutung                                                             | Worauf du achten musst                                                                    |
| ---------------- | --------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Aktionsname**  | Interne Bezeichnung des Schritts im Workflow.                         | Beschreibe das Ergebnis, nicht nur die Technik: „Punktestand nach Websitebesuch erhöhen“. |
| **Auswahlfeld**  | Der Wert, mit dem die Rechnung beginnt.                               | Wähle ein Zahlen- oder Datumsfeld, das wirklich gefüllt ist.                              |
| **Rechenart**    | Bestimmt, ob addiert, subtrahiert, multipliziert oder dividiert wird. | Für Datumswerte stehen nur Addieren und Subtrahieren zur Verfügung.                       |
| **Wert**         | Die Zahl oder der dynamisch eingesetzte Wert für die Rechnung.        | Prüfe, ob der Wert zur Feldart passt.                                                     |
| **Ergebnisfeld** | Dort wird das Resultat gespeichert.                                   | Ausgangs- und Ergebnisfeld müssen denselben Feldtyp haben.                                |
| **Speichern**    | Übernimmt die Konfiguration in den Workflow.                          | Danach den gesamten Workflow mit Testdaten prüfen.                                        |

Auswahl- und Ergebnisfeld können identisch sein. Dann wird der vorhandene Wert direkt überschrieben. Sie können auch verschieden sein: Dann bleibt der Ausgangswert erhalten und das Ergebnis wird separat gespeichert.

## Rechenaktion zum Workflow hinzufügen

1. Öffne den gewünschten Workflow.
2. Wähle an der passenden Stelle **Aktion hinzufügen**.
3. Suche nach der Rechenaktion und wähle sie aus.
4. Vergib einen klaren Aktionsnamen.
5. Wähle das Ausgangsfeld.
6. Lege Rechenart und Wert fest.
7. Wähle das Ergebnisfeld.
8. Speichere die Aktion.
9. Ergänze bei Bedarf danach eine Bedingung oder eine weitere Aktion.
10. Teste den vollständigen Ablauf, bevor du den Workflow veröffentlichst.

Die Originalansicht zeigt die Suche nach der Rechenaktion direkt im Auswahlbereich für Aktionen. Platziere die Aktion erst dann, wenn der Ausgangswert bereits vorhanden ist. Eine Berechnung vor dem Befüllen des Feldes liefert kein verlässliches Ergebnis.

## Mit Zahlen rechnen

Für Zahlen stehen vier Rechenarten zur Verfügung:

| Rechenart      | Beispiel          | Ergebnis |
| -------------- | ----------------- | -------- |
| Addieren       | Punktestand 3 + 1 | 4        |
| Subtrahieren   | Bestand 8 − 2     | 6        |
| Multiplizieren | Menge 4 × 3       | 12       |
| Dividieren     | Summe 12 ÷ 3      | 4        |

### Zahlenwerte richtig einrichten

1. Wähle ein Zahlenfeld als Ausgangswert, zum Beispiel **Punktestand**.
2. Wähle die Rechenart.
3. Gib einen festen Wert ein oder füge einen verfügbaren dynamischen Wert ein.
4. Wähle ein Zahlenfeld als Ergebnisfeld.
5. Speichere die Aktion.

Die Originalansichten zeigen, dass ein Wert nicht nur fest eingetragen werden kann. Über die Wertauswahl lassen sich auch Daten aus dem Auslöser, dem Kontakt oder gespeicherte Werte verwenden. Nutze dynamische Werte erst, wenn du weißt, dass sie im konkreten Workflow wirklich als Zahl vorliegen.

### Sicher mit Ergebnissen arbeiten

* Teste eine Division nur mit Werten, die nicht 0 sind.
* Teste Dezimalwerte mit euren realen Beispielen. Die Quelle beschreibt keine einheitliche Rundungsregel für jeden Anwendungsfall.
* Prüfe negative Ergebnisse bewusst. Die Behandlung kann von der Feldart abhängen.
* Schreibe ein Ergebnis nicht versehentlich in ein anderes fachliches Feld.

## Mit Datum und aktuellem Datum rechnen

Bei Datumswerten kannst du Tage, Monate oder Jahre addieren oder subtrahieren. Die Originalansicht zeigt dafür getrennte Eingabefelder für jede Zeiteinheit.

| Beispiel                           | Einrichtung                                        |
| ---------------------------------- | -------------------------------------------------- |
| Folgetermin in 7 Tagen             | Aktuelles Datum + 7 Tage → Feld „Nächster Kontakt“ |
| Erinnerung 2 Tage vor einem Termin | Termin − 2 Tage → Feld „Erinnerungsdatum“          |
| Wiedervorlage in 3 Monaten         | Ausgangsdatum + 3 Monate → Feld „Wiedervorlage“    |
| Jahrestag vorbereiten              | Ausgangsdatum + 1 Jahr → Feld „Nächster Jahrestag“ |

### Besonderheiten bei Datumswerten

* Verwende für ein früheres Datum die Rechenart **Subtrahieren**, nicht eine negativ geschriebene Anzahl von Tagen.
* Das aktuelle Datum richtet sich nach der für den Standort eingestellten Zeitzone.
* Prüfe Termine an Monatsenden und in Schaltjahren mit Testdaten, bevor darauf wichtige Folgeschritte aufbauen.
* Das Ergebnisfeld muss ein Datumsfeld sein. Ein Datum gehört nicht in ein Zahlenfeld.

## Ausgangswert, dynamischer Wert und Ergebnis klar trennen

Viele Fehler entstehen, weil diese drei Rollen vermischt werden.

| Rolle        | Frage zur Kontrolle                                      | Beispiel                                   |
| ------------ | -------------------------------------------------------- | ------------------------------------------ |
| Ausgangswert | Womit beginnt die Rechnung?                              | Aktueller Punktestand: 3                   |
| Rechenwert   | Was wird addiert, abgezogen, multipliziert oder geteilt? | Fester Wert: 1                             |
| Ergebnis     | Wo soll das neue Resultat stehen?                        | Neues Feld „Punktestand nach Aktivität“: 4 |

Die Originalansichten zeigen Auswahlmöglichkeiten aus Standardfeldern, eigenen Feldern und gespeicherten Werten. Entscheidend ist nicht, wie viele Quellen sichtbar sind, sondern ob der gewählte Wert im Moment der Ausführung die erwartete Feldart hat.

## Ergebnis anschließend mit einer Bedingung nutzen

Eine Berechnung wird besonders nützlich, wenn der nächste Schritt auf das Resultat reagiert.

Beispiel:

1. Der Workflow erhöht den Punktestand nach einer Aktivität um 1.
2. Danach folgt eine Wenn/Dann-Bedingung.
3. Die Bedingung prüft, ob der Punktestand größer als 5 ist.
4. Bei „Ja“ wird der Kontakt in einen priorisierten Folgeweg geleitet.
5. Bei „Nein“ endet der Workflow oder führt den normalen Weg fort.

Die Originalansicht zeigt genau diese Reihenfolge: erst die Rechenaktion, dann die Bedingung mit einem Vergleichswert. Prüfe im Test immer beide Wege.

## Vollständiger Test vor der Veröffentlichung

### Beispiel: Punktestand erhöhen

1. Lege einen Testkontakt mit Punktestand **3** an.
2. Richte die Rechenaktion „Punktestand nach Aktivität erhöhen“ ein.
3. Wähle Punktestand als Ausgangsfeld.
4. Wähle **Addieren** und trage **1** ein.
5. Wähle das gewünschte Ergebnisfeld.
6. Starte den Workflow mit dem vorgesehenen Auslöser.
7. Prüfe im Kontaktprofil, ob das Ergebnis **4** lautet.
8. Öffne das Ausführungsprotokoll und kontrolliere die Reihenfolge der Schritte.
9. Wenn danach eine Bedingung folgt, prüfe den richtigen Weg mit einem Wert unter und über dem Grenzwert.

### Beispiel: Folgetermin berechnen

1. Wähle das aktuelle Datum als Ausgangswert.
2. Wähle **Addieren**.
3. Trage bei Tagen **7** ein.
4. Wähle das Datumsfeld **Nächster Kontakt** als Ergebnisfeld.
5. Starte den Test.
6. Prüfe, ob das erwartete Datum eingetragen wurde.
7. Wiederhole den Test mit einem Datum am Monatsende.

## Typische Fehler und ihre Ursache

### Der Workflow rechnet mit einem Text

Prüfe das Auswahlfeld und den dynamischen Wert. Nur Zahlen- und Datumswerte sind für diese Aktion geeignet.

### Das Ergebnis überschreibt den falschen Wert

Kontrolliere das Ergebnisfeld vor dem Speichern. Verwende bei einer neuen Einrichtung zunächst ein separates Testfeld, wenn der ursprüngliche Wert erhalten bleiben soll.

### Das Ergebnis wird nicht in das erwartete Feld geschrieben

Ausgangs- und Ergebnisfeld müssen denselben Feldtyp haben. Vergleiche die beiden Felder direkt im Editor und wiederhole den Test mit einfachen Werten.

### Ein Datum wurde nicht wie erwartet verschoben

Prüfe Rechenart und Zeiteinheit. Für ein früheres Datum wählst du **Subtrahieren** und trägst eine positive Anzahl bei Tagen, Monaten oder Jahren ein.

### Die nachfolgende Bedingung nimmt den falschen Weg

Prüfe zuerst das gespeicherte Berechnungsergebnis und danach den Vergleichswert der Bedingung. Teste immer mindestens einen Wert auf jeder Seite des Grenzwerts.

## Praxisbeispiel: Interessierte Kontakte priorisieren

Ein Team möchte besonders aktive Kontakte schneller bearbeiten.

1. Jeder neue Besuch einer wichtigen Seite startet einen Workflow.
2. Die Rechenaktion erhöht den Punktestand des Kontakts um 1.
3. Danach prüft eine Bedingung, ob der Punktestand größer als 5 ist.
4. Bei einem Wert über 5 startet ein priorisierter Folgeweg.
5. Bei niedrigeren Werten bleibt der Kontakt im normalen Ablauf.
6. Das Team testet den Ablauf mit Punktestand 3 und Punktestand 5.

So wird eine Entscheidung nachvollziehbar aus einem gespeicherten Wert abgeleitet, statt dass jemand die Aktivitäten einzeln zählen muss.

## Kurz-Check vor dem Start

* Ist das Ausgangsfeld ein Zahlen- oder Datumsfeld?
* Passt der Wert zur gewählten Feldart?
* Ist Rechenart und Einheit fachlich korrekt?
* Hat das Ergebnisfeld denselben Feldtyp wie das Ausgangsfeld?
* Ist klar, ob der Ausgangswert überschrieben oder erhalten bleiben soll?
* Wurde die Rechenaktion mit bekannten Testwerten geprüft?
* Wurde der nachfolgende Wenn/Dann-Weg mit beiden möglichen Ergebnissen getestet?