> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/automatisierung/workflows/chancen-im-workflow-erstellen-und-aktualisieren.md). # Chancen im Workflow erstellen und aktualisieren Mit den Aktionen **Chance suchen**, **Chance erstellen** und **Chance aktualisieren** hältst du Vorgänge in einer Pipeline automatisch auf dem passenden Stand. Das spart manuelle Pflege – aber nur, wenn der Workflow eindeutig weiß, **welche** Chance gemeint ist. Eine Chance ist ein einzelner Vorgang zu einem Kontakt, zum Beispiel eine neue Anfrage, ein Beratungstermin oder ein laufendes Projekt. Die Pipeline ordnet solche Vorgänge in Stufen wie „Neu“, „In Klärung“ und „Erledigt“. ## Bestehende kombinierte Schritte richtig behandeln In älteren Workflows kann ein Schritt **Chance erstellen oder aktualisieren** vorhanden sein. Dieser bestehende Schritt funktioniert weiterhin, aber für neue Workflows sind die getrennten Aktionen **Chance erstellen** und **Chance aktualisieren** der klarere Weg. Der Vorteil der Trennung: Du entscheidest ausdrücklich, ob zuerst gesucht, ein neuer Vorgang angelegt oder ein vorhandener Vorgang geändert wird. Besonders bei mehreren Chancen zum selben Kontakt ist das leichter zu testen und für das Team später verständlicher. Passe einen bestehenden Ablauf nur nach einem vollständigen Test an; ersetze ihn nicht mitten in einem aktiven Prozess. ## Das Ergebnis: Jeder Workflow ändert den richtigen Vorgang Ein sicherer Ablauf folgt einer klaren Reihenfolge: 1. Der Workflow startet nach einem passenden Ereignis, etwa einer Formulareinsendung. 2. Er prüft, ob zu diesem Kontakt bereits die passende Chance existiert. 3. Bei einem Treffer aktualisiert er genau diese Chance. 4. Ohne Treffer legt er bei Bedarf eine neue Chance an. 5. Das Team prüft anschließend direkt an der Chance, was der Workflow geändert hat. > **Wichtig:** Eine Aktion zum Aktualisieren erstellt niemals selbst eine neue Chance. Sie braucht immer einen eindeutig bekannten Vorgang. ## Vor dem Start: Pipeline und Ziel festlegen Lege vor dem Workflow fest, wie eure Pipeline aufgebaut ist und wann eine Chance entstehen oder weitergeführt werden soll. Beantworte diese Fragen schriftlich: * Welches Ereignis soll den Workflow starten? * Für welche Pipeline ist der Ablauf gedacht? * In welcher Stufe soll eine neue Chance beginnen? * Woran erkennt der Workflow eine bereits vorhandene passende Chance? * Welche Angaben darf er ändern – und welche muss das Team selbst pflegen? * Soll ein erneuter Auslöser eine weitere Chance erzeugen oder den vorhandenen Vorgang weiterführen? Eine Pipeline und ihre Stufen müssen bereits vorhanden sein. Wenn die Stufennamen uneinheitlich sind oder sich häufig ändern, wird der Workflow schwer nachvollziehbar. Verwende deshalb klare, dauerhafte Bezeichnungen. ## Zuerst suchen: Eine bestehende Chance sicher finden Die Aktion **Chance suchen** findet eine vorhandene Chance und macht sie für die folgenden Schritte des Workflows verfügbar. Das ist besonders wichtig, wenn der Workflow nicht direkt durch eine Chance gestartet wurde, sondern zum Beispiel durch ein Formular, einen Tag oder eine Nachricht. ### So arbeitet die Suche Die Aktion durchsucht Chancen, die zum Kontakt im Workflow gehören. Du legst dafür Filter fest. Alle Filter gelten gleichzeitig: Eine Chance wird nur gefunden, wenn **jede** Bedingung zutrifft. Du entscheidest außerdem, welcher Treffer verwendet wird, wenn mehrere Chancen passen: | Auswahl | Wann sie passt | Wirkung | | --------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------- | | **Älteste passende Chance** | Wenn der erste noch offene Vorgang weitergeführt werden soll. | Der Workflow verwendet die zuerst angelegte passende Chance. | | **Neueste passende Chance** | Wenn eine aktuelle Anfrage oder ein jüngster Vorgang weitergeführt werden soll. | Der Workflow verwendet die zuletzt angelegte passende Chance. | Es wird immer nur **eine** Chance zurückgegeben. Sind mehrere Vorgänge möglich, müssen die Filter so genau sein, dass der ausgewählte Treffer zu eurem Ablauf passt. ### Aktion Schritt für Schritt einrichten 1. Öffne unter **Automatisierung > Workflows** den gewünschten Entwurf. 2. Klicke nach dem Auslöser auf das **Pluszeichen**. 3. Wähle **Chance suchen**. 4. Gib der Aktion einen eindeutigen Namen, etwa **Offene Anfrage prüfen**. 5. Wähle, ob die älteste oder neueste passende Chance verwendet werden soll. 6. Füge die Filter hinzu, die den Vorgang eindeutig machen – etwa Pipeline, Stufe, Status oder ein eigenes Chancenfeld. 7. Prüfe jeden Filter einzeln: Eine falsche Bedingung verhindert den Treffer. 8. Speichere die Aktion. 9. Richte danach beide Wege ein: **Chance gefunden** und **Chance nicht gefunden**. ### Wenn im Workflow kein Kontakt vorliegt Einige Auslöser liefern keinen Kontakt automatisch. Dann kann die Suche nur funktionieren, wenn die Filter mit den Daten des Auslösers verbunden werden. Prüfe diesen Fall besonders sorgfältig mit einem Testdatensatz. Ohne passende Suchdaten findet der Workflow keine Chance und darf nicht „raten“. ## Neue Chance erstellen Mit **Chance erstellen** legst du einen neuen Vorgang in einer Pipeline an. Verwende diese Aktion nur dann, wenn ihr bewusst einen neuen Vorgang anfangen möchtet – zum Beispiel nach einer erstmaligen Anfrage. ### Die sichtbaren Felder beim Erstellen | Feld | Bedeutung | Sichere Verwendung | | ----------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ | | **Aktionsname** | Beschriftet den Schritt nur innerhalb des Workflows. | Benenne Ergebnis und Anlass, etwa **Neue Anfrage anlegen**. | | **Pipeline** | Bestimmt, in welchem Ablauf die Chance erscheint. | Dieses Feld ist erforderlich. Wähle nur die Pipeline, die zu diesem Workflow gehört. | | **Pipeline-Stufe** | Legt die erste Stufe fest. | Ohne Auswahl wird die erste Stufe der gewählten Pipeline verwendet. Wähle bewusst, wenn ein anderer Einstieg nötig ist. | | **Name der Chance** | Macht den Vorgang in der Pipeline erkennbar. | Bleibt das Feld leer, wird – wenn vorhanden – der Name des Kontakts verwendet. Ein klarer eigener Name erleichtert die Arbeit. | | **Quelle** | Hält fest, wodurch die Chance entstanden ist. | Nur mit einer belegten, verständlichen Angabe füllen; sonst leer lassen. | | **Status** | Kennzeichnet den aktuellen Zustand der Chance. | Ohne Auswahl wird sie als offen angelegt. Prüfe, ob das zu eurem Prozess passt. | | **Mehrere Chancen für denselben Kontakt** | Steuert, ob ein neuer Vorgang entstehen darf, obwohl bereits einer beim Kontakt vorhanden ist. | Nur aktivieren, wenn wiederholte Anfragen bei euch tatsächlich getrennte Vorgänge sind. | | **Eigene Chancenfelder** | Zusätzliche, bereits eingerichtete Angaben an der Chance. | Übernimm nur Daten, die der Folgeprozess wirklich braucht und die vorher im Workflow vorliegen. | > **Wichtig:** Eine neue Chance kann nur angelegt werden, wenn der Workflow einen Kontakt kennt. Fehlt der Kontakt, wird kein Vorgang erstellt. ### Duplikate bewusst behandeln Die Prüfung auf mehrere Chancen bezieht sich auf den Kontakt, nicht auf den Namen der Chance. Wenn mehrere Chancen nicht erlaubt sind und derselbe Kontakt den Ablauf erneut auslöst, wird kein weiterer Vorgang angelegt – auch wenn der Name anders wäre. Das ist oft sinnvoll bei einer einmaligen Anfrage. Bei wiederkehrenden Anliegen kann eine getrennte Chance dagegen sinnvoll sein. Entscheidet diese Regel vor der Aktivierung und testet sie mit zwei aufeinanderfolgenden Durchläufen. ## Bestehende Chance gezielt aktualisieren Die Aktion **Chance aktualisieren** ändert einen bereits bekannten Vorgang. Sie ist passend, wenn sich der Status, die Stufe, die Quelle oder eigene Chancenfelder nach einem Ereignis ändern sollen. Die Aktion erhält eine Chance auf zwei sicheren Wegen: * Der Workflow wurde direkt durch eine Änderung an einer Chance ausgelöst. * Eine vorherige Aktion **Chance suchen** hat genau diese Chance gefunden. Startet der Workflow aus einem anderen Anlass und findet vorher keine Chance, überspringt die Aktualisierung den Schritt. Ein früherer Schritt **Chance erstellen** macht den neuen Vorgang nicht automatisch für eine spätere Aktualisierung bekannt. Suche den Vorgang dafür gezielt oder übergib eine eindeutige Referenz aus eurem Ablauf. ### Was du aktualisieren kannst Klicke in der Aktion auf **Feld hinzufügen** und wähle nur die Angaben, die wirklich geändert werden sollen: * Pipeline * Pipeline-Stufe * Name der Chance * Status * Quelle * bereits eingerichtete eigene Chancenfelder Nicht hinzugefügte Felder bleiben unverändert. Das schützt Angaben, die das Team manuell gepflegt hat. ### Stufen sicher vor- und zurückbewegen Standardmäßig kann eine Chance nur in derselben Stufe bleiben oder nach vorn wechseln. Die Option **Chance in eine vorherige Stufe verschieben** erlaubt eine Rückbewegung. Aktiviere sie nur, wenn es dafür einen klaren fachlichen Grund gibt, etwa wenn eine fehlende Unterlage den Vorgang wieder in eine Klärungsstufe zurückführt. Ohne eine solche Regel kann ein späteres Ereignis einen bereits weit fortgeschrittenen Vorgang versehentlich zurücksetzen. > **Hinweis:** Eine sichtbare Einstellung zu mehreren Chancen erzeugt in dieser Aktion keinen neuen Vorgang. **Chance aktualisieren** verändert ausschließlich eine vorhandene Chance. ### Aktion Schritt für Schritt einrichten 1. Stelle sicher, dass der Workflow die passende Chance kennt: durch einen Chancen-Auslöser oder durch **Chance suchen**. 2. Klicke auf das **Pluszeichen** und wähle **Chance aktualisieren**. 3. Vergib einen klaren Aktionsnamen, etwa **Status nach Termin anpassen**. 4. Entscheide, ob eine Rückbewegung in frühere Stufen erlaubt sein soll. 5. Klicke auf **Feld hinzufügen**. 6. Wähle zuerst die Pipeline, wenn die Chance in einen anderen Ablauf wechseln soll. 7. Wähle danach die passende Pipeline-Stufe. 8. Ergänze nur weitere Angaben, die dieses Ereignis tatsächlich ändern soll. 9. Speichere die Aktion. 10. Teste, ob genau der erwartete Vorgang geändert wird. ## Ein sicherer Ablauf: erst finden, dann entscheiden Ein robustes Muster für viele Workflows sieht so aus: ``` Auslöser ↓ Chance suchen ├─ Chance gefunden → Chance aktualisieren └─ Chance nicht gefunden → Chance erstellen ``` Damit vermeidest du, dass ein Workflow bei jedem erneuten Auslöser unkontrolliert weitere Vorgänge anlegt. Gleichzeitig bleibt der Ablauf nachvollziehbar: Jeder Weg hat eine eindeutige Aufgabe. ## Vollständig testen – nicht nur den einzelnen Schritt Teste vor der Aktivierung mindestens diese vier Fälle: 1. **Passende Chance vorhanden:** Der Workflow findet sie und ändert nur die vorgesehenen Felder. 2. **Keine passende Chance vorhanden:** Der Workflow folgt dem Weg „nicht gefunden“ und legt nur dann einen neuen Vorgang an, wenn ihr das so festgelegt habt. 3. **Mehrere ähnliche Chancen vorhanden:** Kontrolliere, ob die Filter und die Auswahl „älteste“ oder „neueste“ wirklich den gewünschten Vorgang treffen. 4. **Auslöser ohne Kontakt:** Prüfe, ob die nötigen Suchdaten korrekt übernommen werden oder der Ablauf sicher im Weg „nicht gefunden“ endet. Öffne nach jedem Test die betroffene Chance direkt in der Pipeline. Kontrolliere Pipeline, Stufe, Status, Name, Quelle und die tatsächlich geänderten eigenen Felder. Wiederhole den Test anschließend mit demselben Kontakt, damit ihr seht, wie euer Ablauf mit erneuten Auslösern umgeht. ## Praxisbeispiel: Anfrage ohne doppelte Vorgänge bearbeiten Ein Kontakt sendet über ein Formular eine Anfrage. Der Workflow soll das Team nicht mit doppelten Vorgängen belasten. 1. Der Formular-Auslöser startet den Workflow. 2. **Chance suchen** sucht in der Pipeline **Anfragen** nach der neuesten offenen Chance dieses Kontakts. 3. Bei einem Treffer aktualisiert der Workflow nur die Stufe auf **Rückmeldung erforderlich**. 4. Ohne Treffer erstellt er eine neue Chance in der Pipeline **Anfragen** und der Stufe **Neu**. 5. Das Team prüft zwei Testkontakte: einen mit bestehender Anfrage und einen ohne bestehende Anfrage. 6. Danach wird derselbe Testkontakt erneut verwendet. Das Team kontrolliert, dass keine zusätzliche Chance entsteht, wenn die vorhandene Anfrage weitergeführt werden soll. So bleibt für das Team sichtbar, ob es sich um eine neue Anfrage oder um die Fortsetzung eines bestehenden Vorgangs handelt. ## Typische Fehler und ihre Lösung | Beobachtung | Wahrscheinliche Ursache | Sichere Lösung | | ------------------------------------------------------ | -------------------------------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------- | | Der Workflow aktualisiert keine Chance. | Es gibt keinen Chancen-Kontext und keine vorherige Suche. | Einen Chancen-Auslöser verwenden oder **Chance suchen** davor setzen. | | Es wird die falsche Chance geändert. | Die Filter sind zu allgemein oder die Auswahl älteste/neueste passt nicht. | Filter präzisieren und alle passenden Testfälle prüfen. | | Bei jeder neuen Anfrage entsteht ein weiterer Vorgang. | Mehrere Chancen für denselben Kontakt sind erlaubt oder der Ablauf sucht nicht zuerst. | Regel überprüfen und zuerst nach einer passenden Chance suchen. | | Eine Chance springt in eine unerwartete frühere Stufe. | Die Rückbewegung ist aktiviert, ohne dass der Ablauf sie fachlich absichert. | Option nur für klar definierte Rückschritte aktivieren. | | Ein Schritt wird übersprungen. | Der Workflow kennt keine konkrete Chance. | Auslöser, Suchergebnis und Reihenfolge der Aktionen prüfen. | | Manuell gepflegte Angaben verschwinden. | Der Workflow aktualisiert mehr Felder als nötig. | In **Chance aktualisieren** nur die wirklich zu ändernden Felder hinzufügen. | Mit einer eindeutigen Suche, getrennten Wegen für Treffer und Nicht-Treffer sowie einem vollständigen Test hält dein Workflow Chancen verlässlich aktuell, ohne unklare oder doppelte Vorgänge zu erzeugen. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/automatisierung/workflows/chancen-im-workflow-erstellen-und-aktualisieren.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.