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# Community-Zugänge mit Workflows steuern

## Kurz erklärt

Mit einem Workflow kannst du Beitrittsanfragen zu einer Community-Gruppe nach festen Regeln bearbeiten. Das ist sinnvoll, wenn eine Gruppe nicht für alle Personen sofort offen sein soll, du aber nicht jede Anfrage einzeln und ohne Vorbereitung prüfen möchtest.

Der Auslöser **Beitritt zu Gruppe angefragt** startet genau in dem Moment, in dem jemand Zugang zu einer Gruppe beantragt. Der Workflow kann die Anfrage dann nach der ausgewählten Gruppe und nach Antworten auf Gruppenfragen einordnen. Je nach Regel gibst du den Zugang frei, lehnst die Anfrage ab oder leitest sie zur manuellen Prüfung weiter.

> **Wichtig:** Der Workflow ist kein Ersatz für eine klare Zugangsregel. Nutze automatische Entscheidungen nur bei Antworten, die eindeutig und gut testbar sind. Freie oder unklare Antworten gehören in eine manuelle Prüfung.

## Welchen Ablauf du steuern möchtest

| Situation                                                  | Passender Ausgangspunkt                                               | Was danach gesteuert werden kann                                                  |
| ---------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------- |
| Jemand beantragt den Zugang zu einer Gruppe                | **Beitritt zu Gruppe angefragt**                                      | Fragen prüfen, Zugang freigeben, ablehnen oder eine zuständige Person informieren |
| Jemand erhält Zugang durch einen anderen bekannten Prozess | Ein passender vorhandener Auslöser, zum Beispiel nach einer Anmeldung | **Gruppenzugang gewähren**                                                        |
| Ein bestehender Zugang endet                               | **Gruppenzugang entzogen** oder **Person verlässt die Community**     | Nachfolgeaktion ausführen, zum Beispiel das Betreuungsteam informieren            |

Diese Seite behandelt vor allem Beitrittsanfragen. Eine Person, die bereits ohne Antrag Zugang erhält, löst nicht automatisch denselben Prüfablauf aus.

## Was vorher erfüllt sein muss

* Die Community-Gruppe, für die du Anfragen bearbeiten möchtest, ist bereits angelegt.
* Für eine Entscheidung anhand von Antworten sind in genau dieser Gruppe Gruppenfragen eingerichtet.
* Du kannst Workflows erstellen, bearbeiten und veröffentlichen.
* Du hast vorab festgelegt, welche Antwort freigegeben wird, welche Antwort abgelehnt wird und wann immer ein Mensch entscheidet.
* Du verwendest zum Test eine eigene Testperson oder ein Testkonto, das nicht bereits Mitglied der Zielgruppe ist.

Wählst du im Workflow eine Gruppe aus, lädt die Oberfläche deren Gruppenfragen automatisch als mögliche Filter. Gibt es keine Gruppenfragen, kann der Workflow trotzdem bei jeder Anfrage dieser Gruppe starten. Es gibt dann aber keine Antworten, anhand derer du die Anfrage im Auslöser filtern kannst.

## Workflow für eine Beitrittsanfrage anlegen

1. Öffne **Automatisierung** > **Workflows** und wähle **Workflow erstellen**.
2. Gib dem Workflow einen eindeutigen Namen, zum Beispiel „Zugang zur Fachgruppe prüfen“.
3. Wähle **Neuer Auslöser**. Im Bereich **Community** wählst du **Beitritt zu Gruppe angefragt**.
4. Öffne im Auslöser den Filter **Gruppe** und wähle genau die Gruppe, die der Workflow überwachen soll.
5. Prüfe, ob die Fragen dieser Gruppe nun als zusätzliche Filter erscheinen.
6. Entscheide, ob der Workflow bei jeder Anfrage dieser Gruppe starten soll oder nur bei bestimmten Antworten.
7. Ergänze die eigentliche Entscheidung als Wenn/Dann-Schritt und anschließend die passende Folgeaktion.
8. Speichere den Workflow, führe eine Testanfrage aus und veröffentliche ihn erst nach der Kontrolle.

Die Originalansichten zeigen den Auslöser im Bereich **Community**, die Auswahl **Beitritt zu Gruppe angefragt** sowie den Gruppenfilter in der Auslöser-Konfiguration. Bezeichnungen können je nach Sprache der Oberfläche leicht abweichen.

## Gruppenfragen sinnvoll als Filter einsetzen

Nachdem du die Gruppe ausgewählt hast, steht jede dort konfigurierte Gruppenfrage als eigener Filter zur Verfügung. Das gilt für Textantworten, Auswahlfragen und andere Frageformate, die in der Gruppe sichtbar eingerichtet sind.

| Ziel                                                     | Sinnvolle Einstellung                                                                              |
| -------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Jede Anfrage soll zunächst geprüft werden                | Nur die **Gruppe** auswählen; keine Antwort im Auslöser fest voraussetzen                          |
| Eine klare Auswahl soll direkt weiterlaufen              | Die passende Gruppenfrage und die eindeutig freigabefähige Antwort als Filter wählen               |
| Offene Antworten sollen unterschiedlich behandelt werden | Workflow bei der Gruppe starten lassen und die Antwort danach in einem Wenn/Dann-Schritt auswerten |
| Mehrere Gruppen haben unterschiedliche Regeln            | Pro Gruppe einen eigenen, eindeutig benannten Workflow anlegen                                     |

Antworten aus Gruppenfragen stehen nicht nur beim Auslöser zur Verfügung. Du kannst sie im weiteren Workflow auch in Bedingungen und internen Benachrichtigungen verwenden. So muss niemand dieselbe Antwort noch einmal abfragen oder manuell übertragen.

## Zugang entscheiden und Folgeaktion wählen

Lege nach dem Auslöser eine einfache, nachvollziehbare Entscheidung fest:

1. Füge einen **Wenn/Dann**-Schritt ein.
2. Wähle die relevante Antwort aus der Gruppenanfrage.
3. Lege die klare Bedingung fest, die für eine Freigabe erfüllt sein muss.
4. Füge im passenden Pfad die Aktion zum Freigeben der Anfrage oder zum Gewähren des Gruppenzugangs hinzu.
5. Lege für nicht eindeutige Antworten eine interne Benachrichtigung oder Aufgabe zur manuellen Prüfung an.
6. Nutze eine Ablehnung nur für Regeln, die du vorher getestet und klar kommuniziert hast.
7. Speichere den Ablauf und prüfe jeden Pfad mit einer Testanfrage.

Ein Workflow kann auch weitere Folgeschritte auslösen, etwa eine Willkommensnachricht, eine Kennzeichnung oder einen weiteren Workflow. Starte jedoch mit einer einzigen, leicht kontrollierbaren Entscheidung. Erst wenn dieser Ablauf sicher funktioniert, ergänzst du weitere Schritte.

## Ergebnis zuverlässig prüfen

Teste mindestens diese drei Fälle, bevor du den Workflow dauerhaft verwendest:

1. **Eindeutig passende Antwort:** Stelle eine Anfrage mit einer Antwort, die freigegeben werden soll. Prüfe, ob der Workflow startet und der Zugang in der Mitgliederansicht tatsächlich erscheint.
2. **Unklare Antwort:** Stelle eine Anfrage, die zur manuellen Prüfung gehen soll. Prüfe, ob die zuständige Person die Benachrichtigung erhält und noch kein ungewollter Zugang entsteht.
3. **Nicht passende Antwort:** Teste die vorgesehene Behandlung und prüfe die Workflow-Ausführung. Kontrolliere dabei sowohl die Ausführungsübersicht als auch die Mitgliederansicht der Gruppe.

Prüfe außerdem, ob der Workflow nur bei der ausgewählten Gruppe startet. Ein erfolgreich angezeigter Workflow-Schritt reicht nicht: Entscheidend ist, ob die Person danach tatsächlich den erwarteten Gruppenstatus hat.

> **Praxisbeispiel:** Eine geschlossene Austauschgruppe fragt beim Antrag nach dem gewünschten Themenbereich. Der Workflow startet für jede Anfrage dieser Gruppe. Bei einer klar zugeordneten Auswahl wird der Zugang freigegeben und eine Willkommensnachricht vorbereitet. Fehlt die Auswahl oder ist sie nicht eindeutig, erhält das Betreuungsteam eine Aufgabe zur Prüfung. Nach dem Test kontrolliert das Team die Workflow-Ausführung und die Mitgliederliste, bevor der Ablauf veröffentlicht wird.

## Bestehende Zugänge mit Workflows verwalten

Workflows können auch Gruppenrechte vergeben oder entziehen, wenn der Zugang aus einem anderen, bereits bekannten Ablauf entsteht oder endet. Dafür eignen sich passende Auslöser wie **Person tritt der Community bei**, **Gruppenzugang entzogen** oder **Person verlässt die Community**.

1. Öffne **Automatisierung** und erstelle einen separaten Workflow für den gewünschten Anlass.
2. Wähle den Auslöser, der wirklich zum Zugangsvorgang passt.
3. Ergänze **Gruppenzugang gewähren** oder **Gruppenzugang entziehen**.
4. Lege nur die nötigen zusätzlichen Schritte fest, zum Beispiel eine interne Information.
5. Teste mit einer Testperson und kontrolliere anschließend die sichtbaren Gruppenrechte.

Trenne einen Antrag-Workflow von einem Zugangs-Workflow. So bleibt erkennbar, ob eine Person gerade geprüft wird, Zugang erhält oder einen vorhandenen Zugang verliert.

## Häufige Fehler vermeiden

* **Die Gruppenfragen erscheinen nicht:** Wähle zuerst im Auslöser die richtige Gruppe. Prüfe danach, ob die Fragen in dieser Gruppe tatsächlich angelegt und sichtbar sind.
* **Der Workflow startet nicht:** Kontrolliere, ob wirklich eine Beitrittsanfrage gestellt wurde, ob die Gruppe richtig gefiltert ist und ob der Workflow veröffentlicht wurde.
* **Eine Anfrage wird unerwartet freigegeben:** Prüfe die Bedingung im Wenn/Dann-Schritt mit einer nicht passenden Testantwort. Bei Zweifel leite die Anfrage zur manuellen Prüfung statt sie automatisch freizugeben.
* **Der Workflow hat gelaufen, aber der Zugang fehlt:** Öffne die Workflow-Ausführung und die Mitgliederansicht. Prüfe, ob die richtige Freigabeaktion im richtigen Pfad liegt.
* **Ein anderer Gruppenprozess wird ausgelöst:** Verwende für unterschiedliche Gruppen oder Regeln getrennte Workflows. Das ist verständlicher und sicherer als eine schwer lesbare Sammelregel.