> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/automatisierung/workflows/dokumente-und-vertrage-im-workflow-vorbereiten-und-versenden.md). # Dokumente und Verträge im Workflow vorbereiten und versenden Mit der Aktion **Dokumente und Verträge senden** bereitest du aus einer Vorlage automatisch ein Dokument für den Kontakt im Workflow vor. Du entscheidest dabei, ob es sofort versendet oder zunächst als Entwurf zur Prüfung abgelegt wird. Der sichere Standard ist meist der Entwurf: Das Dokument wird automatisch vorbereitet, eine zuständige Person kontrolliert Inhalt und Zuordnung und löst den Versand erst danach bewusst aus. ## Was diese Aktion tut – und was nicht Die Aktion erstellt ein Dokument oder einen Vertrag auf Basis einer vorhandenen Vorlage. | Die Aktion kann | Die Aktion kann nicht | | ------------------------------------------------------------------------ | -------------------------------------------------------------------------------------- | | Eine Vorlage für den Kontakt vorbereiten. | Eine fehlende Vorlage oder fehlende Angaben selbst sinnvoll ergänzen. | | Ein Dokument als Entwurf anlegen oder direkt versenden. | Spätere Statusänderungen innerhalb eines bereits laufenden Workflows erneut auswerten. | | Absenderfelder anhand der gewählten Zuordnung ausfüllen. | Eine fachliche Prüfung von Inhalt, Empfänger oder Unterschriftsfeldern ersetzen. | | Den Dokumentstatus zum Zeitpunkt des Workflow-Eintritts berücksichtigen. | Einen zweiten Workflow für spätere Unterzeichnung oder Abschluss ersetzen. | > **Wichtig:** Ein falsch vorbereitetes oder direkt versendetes Dokument kann nicht einfach durch eine Workflow-Änderung zurückgenommen werden. Teste Vorlage und Ablauf immer zuerst mit einem Testkontakt. ## Voraussetzungen vor der Einrichtung 1. Die gewünschte Vorlage ist vollständig angelegt und gespeichert. 2. Platzhalter und Felder in der Vorlage sind mit Testdaten geprüft. 3. Der Workflow hat einen eindeutigen Kontakt mit gültiger E-Mail-Adresse. 4. Die sendende Person ist festgelegt. 5. Das Team weiß, ob ein Prüfschritt vor dem Versand erforderlich ist. 6. Für spätere Ereignisse wie Unterzeichnung oder Abschluss ist bei Bedarf ein eigener Folgeworkflow geplant. 7. Für den gewählten Versandkanal liegen die nötigen Kontakt- und Einwilligungsvoraussetzungen vor. Wenn ein Feld in der Vorlage von einer absendenden Person ausgefüllt werden soll, prüfe besonders sorgfältig, wer diese Rolle im Dokument übernimmt. ## Die Felder der Aktion verstehen | Feld | Bedeutung | Worauf du achten solltest | | -------------------------------- | ----------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Aktionsname** | Interne Bezeichnung des Schritts im Workflow. | Beschreibe Anlass und Wirkung, zum Beispiel **Entwurf nach Beratung vorbereiten**. | | **Von Person** | Die Person, die im Vorgang als Absender verwendet wird. | Sie muss zum tatsächlichen Ablauf passen. | | **Vorlage** | Das Dokument oder der Vertrag, der vorbereitet werden soll. | Nur eine vollständig getestete Vorlage auswählen. | | **Versandmodus** | Entscheidet zwischen Entwurf und sofortigem Versand. | Für neue oder sensible Abläufe zuerst **Als Entwurf erstellen** wählen. | | **Zuordnung der Absenderfelder** | Legt fest, wer die Absenderfelder der Vorlage übernimmt. | Prüfe, ob **Von Person** oder **Vorlagenverantwortliche Person** richtig ist. | | **Versandkanal** | Der für die Aktion verfügbare Weg der Zustellung. | Prüfe E-Mail, SMS oder die angebotene Kombination mit einem Testkontakt; auch für SMS muss eine E-Mail-Adresse im Kontakt vorhanden sein. | ## Entwurf oder direkter Versand ### Als Entwurf erstellen In diesem Modus erzeugt der Workflow das Dokument, versendet es aber nicht automatisch. Der sichere Ablauf ist: 1. Der Workflow erstellt den Entwurf. 2. Die zuständige Person öffnet ihn im Bereich **Dokumente und Verträge**. 3. Sie prüft Empfänger, Vorlage, Platzhalter, Absenderfelder und alle Unterschriftsbereiche. 4. Sie passt bei Bedarf den Inhalt an. 5. Erst danach versendet sie das Dokument bewusst. Dieser Modus passt, wenn Inhalte individuell geprüft werden müssen oder der Versand an eine bestimmte Person im Team gebunden ist. ### Direkt senden In diesem Modus wird das vorbereitete Dokument ohne zusätzlichen manuellen Prüfschritt versendet. Nutze ihn nur, wenn alle folgenden Punkte erfüllt sind: * Die Vorlage wurde mehrfach mit Testdaten geprüft. * Der Workflow-Auslöser ist eindeutig. * Die Absenderfelder sind sicher zugeordnet. * Der Empfänger ist im Workflow eindeutig. * Das Team hat einen klaren Umgang mit Rückfragen und Statusänderungen. Direkter Versand spart einen Schritt, erhöht aber die Verantwortung für die vorherige Prüfung. Ein direkt versendetes Dokument ist danach gesperrt und nicht mehr inhaltlich bearbeitbar. Ein Entwurf bleibt dagegen vor dem manuellen Versand bearbeitbar. ### Zustellung per E-Mail oder SMS sicher einrichten Die Aktion kann – wenn diese Auswahl im Standort angeboten wird – per E-Mail, per SMS oder über beide Wege zustellen. Für den Vorgang ist trotzdem immer eine gültige E-Mail-Adresse im Kontakt erforderlich. Fehlt sie, kann das Dokument zwar vorbereitet werden, bleibt aber als Entwurf liegen, bis die Adresse ergänzt wurde. Prüfe deshalb vor der Aktivierung zwei getrennte Fälle: einen Testkontakt mit vollständigen Kontaktdaten und einen ohne E-Mail-Adresse. So erkennst du vorab, ob der Ablauf korrekt zustellt oder bewusst im Entwurfsstatus stehen bleibt. Verwende SMS nur, wenn die Person diesen Kontaktweg erhalten darf. ### Was die empfangende Person sieht Bei einem versendeten Dokument erhält die Person eine Nachricht mit einem persönlichen, geschützten Link. Sie öffnet das Dokument im Browser und kann die vorgesehenen Felder dort bearbeiten oder unterschreiben. Ein zusätzliches Konto und ein Download sind dafür nicht erforderlich. ## Absenderfelder richtig zuordnen Vorlagen können Felder enthalten, die von der absendenden Seite unterschrieben oder ausgefüllt werden sollen. Die Aktion kann diese Felder automatisch einer von zwei Quellen zuordnen: | Auswahl | Wer übernimmt die Absenderfelder? | | ---------------------------------- | ------------------------------------------------------------ | | **Von Person** | Die Person, die in der Aktion als Absender ausgewählt wurde. | | **Vorlagenverantwortliche Person** | Die Person, die die Vorlage zuletzt bearbeitet hat. | Die Auswahl gilt für alle Absenderfelder dieser Vorlage in diesem Versand. Prüfe mit einem Testkontakt, ob Name und Unterschriftsfelder genau zu der vorgesehenen Person gehören. ## Aktion Schritt für Schritt einrichten 1. Öffne **Automatisierung > Workflows**. 2. Erstelle einen neuen Workflow oder öffne den gewünschten Entwurf. 3. Wähle einen eindeutigen Auslöser, zum Beispiel eine geprüfte Formulareinsendung oder einen klaren Wechsel an einer Chance. 4. Klicke auf das **Pluszeichen**, um eine Aktion hinzuzufügen. 5. Suche nach **Dokumente und Verträge senden** und wähle die Aktion. 6. Vergib einen klaren Aktionsnamen. 7. Wähle die Person im Feld **Von Person**. 8. Wähle die passende Vorlage. 9. Lege fest, ob ein Entwurf erstellt oder direkt versendet werden soll. 10. Prüfe die Zuordnung der Absenderfelder. 11. Wähle den verfügbaren Versandkanal. 12. Speichere die Aktion und teste den vollständigen Ablauf. ## Versand und Status kontrollieren Öffne im Standort **Dokumente und Verträge** > **Alle Dokumente und Verträge**, um die erzeugten Vorgänge zu prüfen. Die Übersicht trennt unter anderem zwischen: | Statusbereich | Was du dort prüfst | | --------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Entwürfe** | Das Dokument wurde vorbereitet und wartet auf deine Prüfung oder auf fehlende Daten. | | **Wartet auf andere** | Das Dokument wurde versendet und benötigt noch eine Aktion der empfangenden Person. | | **Abgeschlossen** | Der vorgesehene Vorgang ist beendet. Prüfe bei Bedarf Details und Folgeabläufe. | | **Zahlungen** | Nur falls dein Dokument einen zulässigen Zahlungsvorgang enthält: Prüfe den zugehörigen Status getrennt und ohne Annahmen über den Abschluss. | Eine nachträgliche Änderung an einer Vorlage aktualisiert bereits erzeugte Entwürfe oder versendete Dokumente nicht. Prüfe beim Test daher immer die tatsächlich erzeugte Fassung, nicht nur die Vorlage im Editor. ## Statusänderungen richtig weiterverarbeiten Ein Workflow prüft den Status eines Dokuments nur in dem Moment, in dem der Kontakt in den Workflow eintritt. Beispiel: Ein Kontakt startet einen Workflow über ein Ereignis am Dokument. Eine Bedingung prüft den Status. Unterschreibt der Kontakt das Dokument erst später, wird diese bereits durchlaufene Bedingung nicht automatisch neu bewertet. Baue für spätere Ereignisse deshalb einen zweiten Workflow: Erster Workflow → Dokument als Entwurf vorbereiten oder versenden. Zweiter Workflow → startet erst beim passenden Dokumentereignis, etwa nach Unterzeichnung oder Abschluss → führt dann die gewünschte Folgeaktion aus. So reagiert dein Ablauf auf die tatsächliche spätere Änderung, statt auf eine alte Momentaufnahme. ## Vollständig testen – sechs Pflichtfälle | Testfall | Einrichtung | Erwartetes Ergebnis | | ---------------------------- | ----------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------ | | **Vorlage und Platzhalter** | Testkontakt mit eindeutigen Testdaten verwenden. | Alle Felder zeigen die erwarteten Daten. | | **Entwurfsmodus** | Versandmodus **Als Entwurf erstellen** wählen. | Das Dokument erscheint zur Prüfung und wird nicht automatisch versendet. | | **Direkter Versand** | Vollständig geprüfte Testvorlage verwenden. | Der Versand erfolgt nur für den vorgesehenen Testkontakt. | | **Absenderfelder** | Beide Zuordnungen getrennt testen. | Die Felder zeigen jeweils die richtige Person. | | **Nicht passender Auslöser** | Bedingung vor der Aktion nicht erfüllen. | Es wird kein Dokument vorbereitet oder versendet. | | **Späterer Status** | Dokument nach dem ersten Workflow später abschließen. | Ein separater zweiter Workflow reagiert auf das Ereignis. | Prüfe nach jedem Test: 1. Wurde die richtige Vorlage verwendet? 2. Stimmen Empfänger, Platzhalter und Absenderfelder? 3. Erscheint der Entwurf oder Versandstatus wie erwartet? 4. Wurde nur der vorgesehene Kontakt erreicht? 5. Startet der getrennte Folgeworkflow erst beim passenden späteren Ereignis? ## Praxisbeispiel: Vertragsentwurf nach einer geprüften Anfrage Ein Team möchte nach einer geprüften Anfrage einen Vertragsentwurf vorbereiten, ihn aber nicht sofort versenden. 1. Eine eindeutige Bedingung bestätigt, dass die Anfrage vollständig ist. 2. Der Workflow startet für den passenden Kontakt. 3. Die Aktion **Dokumente und Verträge senden** verwendet die geprüfte Vertragsvorlage. 4. Der Versandmodus ist **Als Entwurf erstellen**. 5. Die gewählte Absenderperson übernimmt die Absenderfelder. 6. Eine zuständige Person prüft den Entwurf und versendet ihn erst danach. 7. Ein zweiter Workflow startet später nur dann, wenn der passende Dokumentstatus tatsächlich eintritt. 8. Das Team testet zuerst Vorlage, Entwurf, Versand und Folgeworkflow mit Testdaten. So automatisiert das Team die Vorbereitung, behält aber die Kontrolle über den finalen Versand. ## Typische Fehler und die passende Lösung | Beobachtung | Wahrscheinliche Ursache | Sichere Lösung | | --------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------- | | Das Dokument enthält falsche Angaben. | Vorlage oder Platzhalter wurden nicht mit Testdaten geprüft. | Vorlage mit einem klaren Testkontakt prüfen, bevor der Workflow aktiviert wird. | | Eine falsche Person erscheint als Absender. | Absenderfelder sind falsch zugeordnet. | **Von Person** und **Vorlagenverantwortliche Person** getrennt testen. | | Ein Dokument wurde zu früh versendet. | Direkter Versand wurde ohne ausreichenden Prüfschritt gewählt. | Für neue Abläufe zunächst den Entwurfsmodus nutzen. | | Eine spätere Unterzeichnung löst nichts aus. | Der erste Workflow wertet Status nur beim Eintritt aus. | Einen zweiten Workflow mit passendem Dokumentereignis anlegen. | | Der falsche Kontakt erhält ein Dokument. | Der Workflow-Auslöser oder eine Bedingung ist zu weit gefasst. | Auslöser eingrenzen und mit passenden sowie nicht passenden Testkontakten prüfen. | | Eine SMS führt nicht zur Zustellung. | Im Kontakt fehlt die erforderliche E-Mail-Adresse. | E-Mail-Adresse ergänzen, den Entwurfsstatus prüfen und erst dann erneut versenden. | | Die Vorlage wurde geändert, das Dokument bleibt aber alt. | Das Dokument wurde schon als Entwurf erzeugt oder versendet. | Erzeuge und prüfe eine neue Fassung; vorhandene Vorgänge werden nicht rückwirkend geändert. | Wenn Vorlage, Absenderfelder, Versandmodus und Folgeworkflow bewusst zusammenspielen, spart diese Aktion Zeit, ohne die Kontrolle über wichtige Dokumente aus der Hand zu geben. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/automatisierung/workflows/dokumente-und-vertrage-im-workflow-vorbereiten-und-versenden.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.