> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/automatisierung/workflows/doppelte-kontakte-im-workflow-zusammenfuhren.md). # Doppelte Kontakte im Workflow zusammenführen Führe eindeutig doppelte Kontakte innerhalb eines Workflows automatisch zusammen, wähle ein sicheres Abgleichmerkmal und teste Auswirkungen auf laufende Automatisierungen. ## Was die Aktion automatisch erledigt Die Workflow-Aktion **Kontakt zusammenführen** sucht beim laufenden Workflow nach einem passenden vorhandenen Kontakt. Wird ein Duplikat gefunden, wird der neuere Datensatz mit dem älteren zusammengeführt. Der ältere Datensatz bleibt der führende Kontakt; der Workflow wird danach mit diesem Kontakt fortgesetzt. Findet die Aktion keinen passenden Kontakt, ändert sie nichts und der Workflow läuft normal weiter. ## Wann diese Aktion sinnvoll ist Nutze die Aktion nach einem Auslöser wie neuer Kontakt, Formulareinsendung oder Kontaktänderung, wenn dein Prozess gelegentlich doppelte Datensätze erzeugt. Sie ergänzt die manuelle Bereinigung doppelt angelegter Kontakte, ersetzt aber keine saubere Datenerfassung an der Quelle. ## Abgleichmerkmal wählen | Merkmal | Geeignet, wenn | Risiko | | ------------------------------------ | ---------------------------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------- | | **E-Mail-Adresse** | E-Mail-Adressen zuverlässig und eindeutig gepflegt sind. | Gemeinsame E-Mail-Adressen können fälschlich zusammengeführt werden. | | **Telefonnummer** | Telefonnummern sauber formatiert und eindeutig sind. | Gemeinsam genutzte Nummern können fälschlich zusammengeführt werden. | | **E-Mail-Adresse und Telefonnummer** | Beide Angaben vorliegen und du besonders vorsichtig zusammenführen möchtest. | Der Abgleich findet seltener einen Treffer, ist aber strenger. | Wähle für den ersten Einsatz die strengste passende Bedingung und teste mit bewusst angelegten Beispielen. ## Aktion einrichten 1. Öffne **Automatisierung** > **Workflows**. 2. Erstelle einen neuen Workflow oder öffne den passenden bestehenden Ablauf. Wähle einen Auslöser, der den zu prüfenden Kontakt liefert. 3. Klicke im Workflow auf das Pluszeichen für den nächsten Schritt und suche in den Kontakt-Aktionen nach **Kontakt zusammenführen**. 4. Prüfe die zwei sichtbaren Einstellungen: * **Aktionsname:** Das ist die Beschriftung im Ablauf und im Ausführungsprotokoll. Standardmäßig heißt die Aktion **Kontakt zusammenführen**. Gib nur dann einen eigenen Namen ein, wenn er die Aufgabe verständlicher macht, zum Beispiel „Dubletten nach Formular prüfen“. * **Abgleich nach:** Diese Pflichtauswahl entscheidet, wann zwei Kontakte als gleich gelten. Wähle **E-Mail-Adresse**, **Telefonnummer** oder **E-Mail-Adresse und Telefonnummer**. 5. Speichere mit **Aktion speichern**. Danach ist die Aktion im Ablauf sichtbar. 6. Lege bei Bedarf Folgeaktionen für die beiden Ergebniswege an: **Doppelkontakt gefunden** und **Kein Doppelkontakt gefunden**. So kann das Team etwa nur beim Treffer eine interne Prüfung erhalten. 7. Speichere den gesamten Workflow, teste ihn im Status **Entwurf** und schalte ihn erst nach erfolgreicher Prüfung auf **Veröffentlichen**. Der Aktionsname ändert den Abgleich nicht. Entscheidend ist ausschließlich die Auswahl bei **Abgleich nach**. ## Ergebniswege nach der Aktion Die Aktion prüft den Kontakt im Workflow gegen vorhandene Kontakte. Im Ablauf stehen danach zwei Ergebniswege zur Verfügung: | Ergebnisweg | Was passiert | Sinnvolle Folgeaktion | | ------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Doppelkontakt gefunden** | Der neuere Kontakt wird mit dem älteren, führenden Kontakt zusammengeführt. | Interne Prüfung dokumentieren oder den restlichen Ablauf auf dem führenden Kontakt fortsetzen. | | **Kein Doppelkontakt gefunden** | Es wird nichts zusammengeführt. Der Kontakt bleibt unverändert und der Workflow läuft weiter. | Den normalen Folgeweg verwenden, ohne eine unnötige Benachrichtigung zu senden. | Nutze die Wege nicht als Nachweis für die Qualität aller Daten. Sie zeigen nur das Ergebnis des von dir gewählten Abgleichmerkmals in diesem einen Workflow-Lauf. ## Wichtige Auswirkungen auf laufende Workflows Nach der Zusammenführung läuft der aktuelle Ablauf auf dem führenden Kontakt weiter. Warteschritte, die sich bereits auf den ursprünglichen Kontakt oder eine frühere Nachricht beziehen, können jedoch anders reagieren als erwartet. Das gilt insbesondere für Wartezeiten auf Antworten, E-Mail-Ereignisse, Link-Klicks und kontaktbezogene Ziele. Ist der führende Kontakt bereits im selben Workflow aktiv oder war er dort und erneuter Eintritt ist nicht erlaubt, kann die zusammengeführte Ausführung enden. Platziere die Aktion deshalb möglichst früh im Ablauf – bevor du Nachrichten versendest oder lange Wartebedingungen startest. ## Ergebnis prüfen 1. Lege zwei Testkontakte mit dem gewünschten gleichen Abgleichmerkmal an. 2. Starte den Workflow mit dem neueren Testkontakt. 3. Öffne das Ausführungsprotokoll. 4. Prüfe, welcher Kontakt bestehen bleibt und ob der Workflow weiterläuft. 5. Wiederhole den Test ohne passenden Doppelkontakt. 6. Teste zusätzliche Warteschritte getrennt, bevor du den Ablauf im Live-Betrieb verwendest. > **Praxisbeispiel:** Ein Formular erzeugt gelegentlich einen zweiten Kontakt mit derselben E-Mail-Adresse. Der Workflow prüft unmittelbar nach der Einsendung auf die Kombination aus E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Wird ein Treffer gefunden, bleibt der ältere Kontakt bestehen und der Ablauf arbeitet mit ihm weiter. Das Team testet zusätzlich eine bereits versendete Nachricht, um Wartebedingungen nicht unbeabsichtigt zu unterbrechen. ## Was beim Zusammenführen erhalten bleibt Der ältere Datensatz ist nach einem Treffer der führende Kontakt. Der neuere Kontakt wird in ihn überführt. Der aktuelle Workflow arbeitet anschließend auf dem führenden Kontakt weiter. Der Abgleich sucht immer nach dem Merkmal, das du ausgewählt hast: * **E-Mail-Adresse**: Gleiche E-Mail-Adresse genügt. * **Rufnummer**: Gleiche Rufnummer genügt. * **E-Mail-Adresse und Rufnummer**: Beide Angaben müssen übereinstimmen. Das ist der strengste verfügbare Abgleich. Wähle den strengen Abgleich, wenn eine falsche Zusammenführung schwerwiegender wäre als ein übersehener Doppelkontakt. Ein Kontakt ohne passenden Treffer bleibt unverändert und gelangt zum nächsten Workflow-Schritt. ## Reihenfolge im Workflow bewusst wählen Setze **Kontakt zusammenführen** möglichst früh – direkt nach dem Auslöser und vor Nachrichten, Wartezeiten oder Link-Aktionen. So arbeitet der Rest des Ablaufs auf dem führenden Kontakt. Besondere Vorsicht gilt bei diesen Schritten, wenn sie schon vor dem Zusammenführen gelaufen sind: * Warten auf eine Antwort * Warten auf ein E-Mail-Ereignis * Warten auf einen Link-Klick * Kontaktbezogene Ziele Diese Schritte können noch den ursprünglichen Kontakt oder eine frühere Nachricht erwarten. Teste diesen Ablauf separat. Befindet sich der führende Kontakt bereits im selben Workflow, endet die zusammengeführte Ausführung. Das gilt auch, wenn er den Workflow früher durchlaufen hat und erneutes Betreten nicht erlaubt ist. ## Vollständig testen 1. Erstelle einen älteren und einen neueren Testkontakt. 2. Gib beiden genau die Daten, die dem gewählten Abgleichmerkmal entsprechen. 3. Starte den Workflow mit dem neueren Kontakt. 4. Öffne das Ausführungsprotokoll und prüfe, dass der ältere Kontakt erhalten bleibt. 5. Prüfe, ob eine Folgeaktion auf dem führenden Kontakt ankommt. 6. Wiederhole den Test mit zwei ähnlichen, aber nicht passenden Kontakten. 7. Wiederhole ihn mit einem führenden Kontakt, der bereits im Workflow aktiv ist. 8. Teste zusätzlich alle Warte- oder Zielschritte, die nach der Aktion liegen. ## Häufige Fehler ### Zwei verschiedene Personen werden zusammengeführt Das Abgleichmerkmal war zu locker. Verwende E-Mail-Adresse **und** Rufnummer, wenn beide zuverlässig gepflegt sind, und teste immer mit bewusst unterschiedlichen Beispielen. ### Der Workflow endet nach dem Zusammenführen Prüfe, ob der führende Kontakt bereits im Workflow aktiv war oder dort nicht erneut eintreten darf. Passe gegebenenfalls den Auslöser oder die Regeln zum erneuten Eintritt an und teste erneut. ### Eine erwartete Antwort führt nicht weiter Die Warteaktion kann noch zum ursprünglichen Kontakt oder einer vor dem Zusammenführen versendeten Nachricht gehören. Verschiebe die Zusammenführung vor solche Schritte oder trenne beide Abläufe. ### Es passiert keine Änderung Wurde kein passender Doppelkontakt gefunden, ist das erwartetes Verhalten. Kontrolliere die Abgleichdaten und prüfe, ob die ausgewählte Kombination wirklich übereinstimmt. ## Grenzen * Die Aktion behält immer den älteren Kontakt als führenden Datensatz. * Sie führt nur zusammen, wenn das gewählte Abgleichmerkmal passt. * Ohne Treffer läuft der Workflow unverändert weiter. * Sie ersetzt keine Prüfung der Datenqualität und keine kontrollierte Testphase.