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# E-Mail-Vorlagen im Workflow sicher bearbeiten

## Was passiert mit einer Vorlage im Workflow?

Die Aktion **E-Mail senden** kann eine gespeicherte Vorlage verwenden. Beim Einfügen entsteht für diesen Workflow-Schritt eine bearbeitbare Fassung. So kannst du eine Nachricht an den konkreten Ablauf anpassen, ohne andere Schritte unbeabsichtigt zu verändern.

Entscheidend ist die Einstellung zur Synchronisierung:

* **Synchronisierung aus:** Änderungen bleiben in diesem Workflow-Schritt. Die ursprüngliche Vorlage und andere Workflows bleiben unverändert.
* **Synchronisierung an:** Änderungen am Workflow-Schritt und an der verbundenen Vorlage werden fortlaufend in beide Richtungen abgeglichen. Prüfe deshalb vorher, welche Workflow-Schritte dieselbe Vorlage verwenden.

Daneben gibt es eine **einmalige Übernahme** des aktuellen Vorlageninhalts. Sie aktualisiert gezielt ausgewählte E-Mail-Aktionen, ohne die dauerhafte Synchronisierung einzuschalten. Spätere Änderungen bleiben dann wieder getrennt. Lege für dauerhaft abweichende Inhalte lieber eine eigene Vorlage an.

## E-Mail-Aktion einrichten

1. Öffne **Automatisierung** > **Workflows** und wähle einen vorhandenen Ablauf oder erstelle einen neuen.
2. Stelle sicher, dass Auslöser und Grundstruktur des Workflows bereits festgelegt sind.
3. Füge eine Aktion **E-Mail senden** hinzu oder öffne sie.
4. Vergib einen eindeutigen **Aktionsnamen**, damit du den Schritt später im Workflow und in den Ergebnissen wiedererkennst.
5. Prüfe Absendername, Absenderadresse sowie bei Bedarf CC und BCC.
6. Wähle anschließend einen Weg:
   * **Schnell erstellen** für eine einfache Nachricht,
   * **Editor** für eine neue gestaltete, Code- oder Text-E-Mail,
   * **Vorlage auswählen** für eine gespeicherte Vorlage.
7. Öffne bei einer Vorlage das Drei-Punkte-Menü in der Vorschau und wähle **Design bearbeiten**.
8. Entscheide bewusst, ob die Bearbeitung mit der Vorlage synchronisiert werden soll.
9. Speichere die Aktion und veröffentliche den Workflow erst nach dem Test.

## Die sichtbaren Felder richtig nutzen

* **Aktionsname:** Er dient der internen Orientierung im Workflow. Nutze einen Namen, der Anlass und Inhalt klar beschreibt, zum Beispiel „Terminbestätigung per E-Mail“.
* **Absendername und Absenderadresse:** Du kannst sie für diese E-Mail festlegen. Bleiben beide Felder leer, verwendet die Aktion die hinterlegten Standardwerte.
* **CC und BCC:** Nutze diese Felder nur, wenn eine zusätzliche Adresse die Nachricht mit erhalten soll. Prüfe den Inhalt vor dem Versand besonders sorgfältig.
* **Betreff:** Der Betreff ist erforderlich. Wenn du eine Vorlage gewählt und das Betrefffeld leer gelassen hast, wird der Betreff aus dieser Vorlage übernommen.
* **Vorschautext:** Dieser Text ist optional. Er wird in manchen E-Mail-Programmen neben oder unter dem Betreff angezeigt und sollte den Betreff sinnvoll ergänzen.

## Den passenden Erstellungsweg wählen

**Schnell erstellen** ist der einfache Standardweg für kurze, direkt formulierte Nachrichten. Der vollständige Editor eignet sich für gestaltete E-Mails, Code-Inhalte oder eine reine Textfassung. Mit **Vorlage auswählen** nutzt du bereits geprüfte Inhalte oder Vorlagen aus der Vorlagenbibliothek.

Unabhängig vom Erstellungsweg bleiben Betreff, Vorschautext, Absender und Test wichtig. Wähle nicht nur nach Geschwindigkeit, sondern danach, ob du ein wiederverwendbares Layout und eine umfassende Sichtprüfung brauchst.

## Verknüpfte Vorlage sicher bearbeiten

Beim Auswählen einer vorhandenen Vorlage erscheint die Option, Änderungen mit der Vorlage zu synchronisieren. Entscheide sie pro E-Mail-Aktion:

* **Synchronisierung einschalten:** Änderungen an der E-Mail-Aktion und an der Vorlage werden in beide Richtungen übernommen. Nutze das nur für Inhalte, die überall identisch bleiben sollen.
* **Synchronisierung ausschalten:** Die E-Mail-Aktion wird unabhängig. Anpassungen in diesem Workflow bleiben dann von der Vorlage und von anderen Workflows getrennt.

Bei einer neu angelegten E-Mail-Aktion mit Vorlage ist die Synchronisierung standardmäßig ausgeschaltet. Bei bereits vorhandenen Aktionen kann der Anfangszustand davon abhängen, ob die Vorlage nachträglich verändert wurde. Prüfe deshalb die sichtbare Einstellung, statt dich auf eine Annahme zu verlassen.

### Verknüpfungen aus der Vorlage heraus prüfen

Öffne im E-Mail-Editor einer Vorlage das Drei-Punkte-Menü und wähle die Übersicht für synchronisierte Änderungen. Dort siehst du die verknüpften E-Mail-Aktionen und jeweils ihren Synchronisierungsstatus.

Für eine nicht dauerhaft synchronisierte Aktion kannst du in dieser Übersicht den aktuellen Inhalt der Vorlage einmalig in die ausgewählte Aktion übernehmen. Wähle nur die Aktionen aus, die denselben Stand erhalten sollen. Prüfe vorher, ob individuelle Änderungen im Workflow-Schritt erhalten bleiben sollen: Die einmalige Übernahme richtet den Inhalt an der Vorlage aus, ohne eine dauerhafte Verbindung einzuschalten.

## Erweiterte Einstellungen bewusst aktivieren

In den erweiterten Einstellungen ergänzt du nur, was für diesen Workflow gebraucht wird:

* **Link-Tracking:** Zeigt, welcher Link wie oft geklickt wurde und welche Person darauf geklickt hat.
* **Kampagnenparameter (UTM):** Ergänzen jeden Link automatisch um Kennzeichnungen, damit du die Herkunft von Besuchen in einer passenden Analyse erkennen kannst.
* **Tags nach Interaktion:** Können Kontakte anhand einer Öffnung oder eines Klicks kennzeichnen.

Kontrolliere jeden Link nach dem Speichern. Eine Kennzeichnung im Link ersetzt keine klare Zielseite und keine inhaltliche Prüfung.

## Im Editor sicher arbeiten

Im Editor kannst du Inhalt, Layout und Gestaltung anpassen. Prüfe insbesondere Betreff, Vorschautext, Platzhalter, Links und die Ansichten für Desktop, Tablet und Mobilgeräte. Die Versionshistorie zeigt frühere Entwürfe; über die Einstellungen lassen sich Betreff und Vorschautext ändern.

Du kannst eine angepasste Nachricht auf zwei Arten sichern:

* **Speichern:** aktualisiert nur die E-Mail in diesem Workflow-Schritt.
* **Als neue Vorlage speichern:** legt eine eigenständige Vorlage für spätere Verwendung an.

## Test und Ergebnis prüfen

1. Trage im Feld für Test-E-Mails ein oder mehrere echte Testpostfächer ein.
2. Versende die Testnachricht.
3. Prüfe Absender, Betreff, Darstellung, Platzhalter und alle Links auf Desktop und Smartphone.
4. Starte den Workflow mit einem Testkontakt.
5. Kontrolliere anschließend die Statistik der E-Mail-Aktion und das Workflow-Protokoll.

Ein leerer Platzhalterwert oder ein falsch verlinkter Button wird im Test deutlich früher sichtbar als nach einer echten Ausführung.

## Praxisbeispiel

Ein Workflow bestätigt einen Termin. Das Team nutzt die Standardvorlage, ergänzt im Workflow den konkreten Vorbereitungshinweis und lässt die Synchronisierung ausgeschaltet. Es aktiviert Link-Tracking für den Vorbereitungslink und versieht Kontakte, die den Link öffnen, mit einem passenden Tag. Nach einem Test mit einem vollständig ausgefüllten Kontakt prüft es die mobile Darstellung und aktiviert erst dann den Ablauf. Für eine dauerhaft neue Variante speichert das Team die E-Mail zusätzlich als eigene Vorlage.

## Typische Fehler

* **Ungewollte Änderungen an mehreren Abläufen:** Synchronisierung nur aktivieren, wenn die Änderung überall gewünscht ist.
* **Unvollständiger Testkontakt:** Nutze einen Kontakt mit allen verwendeten Platzhalterwerten.
* **Nur den Inhalt geprüft:** Teste immer auch Links, Absender, Tracking und mobile Darstellung.
* **Workflow nicht veröffentlicht:** Speichern der Aktion allein aktiviert den Ablauf nicht.

> **Praxisregel:** Verwende dauerhafte Synchronisierung für allgemeine Pflichttexte. Für termin-, kampagnen- oder workflowbezogene Zusätze speicherst du besser eine eigene Vorlage oder arbeitest unabhängig.