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# E-Mails und SMS im Workflow senden

Mit einem Workflow können Nachrichten automatisch zur passenden Zeit versendet werden. Sobald ein Kontakt den Auslöser erfüllt und den jeweiligen Schritt erreicht, führt der Workflow die Aktion aus.

* **E-Mail** eignet sich für ausführliche Informationen, eine Bestätigung oder Unterlagen.
* **SMS** eignet sich für kurze, zeitkritische Hinweise.

Die beiden Aktionen arbeiten unabhängig voneinander. Du kannst sie einzeln verwenden oder in einem Ablauf kombinieren.

## Bevor du beginnst

Damit die Nachricht tatsächlich beim richtigen Kontakt ankommt, prüfe vor dem Einrichten:

1. Der Workflow hat einen Auslöser, der den passenden Kontakt in den Ablauf bringt – zum Beispiel eine Terminbuchung oder eine Formulareinsendung.
2. Beim Kontakt ist eine erreichbare E-Mail-Adresse oder Rufnummer hinterlegt – passend zum gewählten Kanal.
3. Die Nachricht nutzt nur Angaben, die der Auslöser oder der Kontakt wirklich liefert. Fehlt etwa ein Vorname oder eine Terminzeit, bleibt der entsprechende Platzhalter in der Nachricht leer.
4. Du hast einen Testkontakt mit einer eigenen E-Mail-Adresse und Rufnummer. Mit ihm kontrollierst du Inhalt, Zeitpunkt und Reihenfolge ohne einen echten Vorgang abzuwarten.

> Wichtig: Das Speichern einer Aktion aktiviert noch keinen Workflow. Prüfe und veröffentliche den gesamten Ablauf erst, wenn der Test stimmt.

## Die passende Aktion in den Ablauf einfügen

1. Öffne unter **Automatisierung** den gewünschten Workflow oder erstelle einen neuen.
2. Lege zuerst den Auslöser fest. Er bestimmt, wann und für wen der Ablauf startet.
3. Klicke im Ablauf an der Stelle, an der die Nachricht versendet werden soll, auf das **Pluszeichen**.
4. Wähle im Bereich für Kommunikation entweder **E-Mail senden** oder **SMS senden**.
5. Fülle die Einstellungen aus und speichere die Aktion.
6. Füge bei Bedarf darunter eine Wartezeit oder die nächste Aktion ein. Die Reihenfolge im Builder ist auch die Reihenfolge der Ausführung.

## E-Mail automatisch senden

Eine E-Mail-Aktion versendet eine vorbereitete E-Mail, sobald der Kontakt diesen Schritt im Workflow erreicht.

### Felder der E-Mail-Aktion

| Feld                  | Was du einträgst                                                     | Praktische Wirkung                                                                                                 |
| --------------------- | -------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ |
| **Aktionsname**       | Einen internen, eindeutigen Namen, zum Beispiel „Terminbestätigung“. | Der Name erscheint im Ablauf und hilft dir später bei der Fehlersuche. Er ist nicht der Betreff für den Empfänger. |
| **Absendername**      | Den Namen, der im Postfach sichtbar sein soll.                       | Lässt du Absendername und Absenderadresse leer, nutzt die Aktion die hinterlegten Standardwerte des Standorts.     |
| **Absenderadresse**   | Die E-Mail-Adresse, von der die Nachricht kommen soll.               | Prüfe mit einem Test, ob der Absender so angezeigt wird, wie du es erwartest.                                      |
| **Betreff**           | Eine klare Zusammenfassung der Nachricht.                            | Bei einer gewählten Vorlage kann der Betreff leer bleiben; dann wird der Betreff der Vorlage verwendet.            |
| **Vorlage**           | Optional eine vorhandene E-Mail-Vorlage.                             | Praktisch für wiederkehrende Nachrichten mit einheitlichem Aufbau.                                                 |
| **Nachricht**         | Den eigentlichen E-Mail-Text im Editor.                              | Hier formulierst du die Information und kannst belegte Kontakt- oder Terminangaben als Platzhalter einfügen.       |
| **Anhang hinzufügen** | Eine Datei aus der Mediathek auswählen oder vom Gerät hochladen.     | Der Anhang wird zusammen mit der E-Mail gesendet. Prüfe ihn immer in einer Test-E-Mail.                            |

### Vorlage oder eigener Text?

Wähle eine Vorlage, wenn mehrere Nachrichten den gleichen Aufbau haben sollen. Du kannst den Text auch direkt in der Aktion schreiben.

Bei einer Vorlage steht zusätzlich die Option **Änderungen mit Vorlage synchronisieren** zur Verfügung:

* **Aktiviert:** Änderungen an der Vorlage und an dieser Aktion bleiben miteinander verbunden.
* **Deaktiviert:** Die Aktion behält ihren eigenen Stand. Spätere Änderungen an der Vorlage ändern diese Nachricht nicht automatisch.

Wähle bewusst eine Variante. Für einen einmalig abweichenden Text ist die unabhängige Aktion meist übersichtlicher. Für einen bewusst einheitlichen Standard kann die Synchronisierung sinnvoll sein.

### Kopie und Blindkopie einsetzen

Unter Absendername und Absenderadresse kannst du bei Bedarf **Cc** oder **Bcc** anklicken. Erst dann erscheinen die zusätzlichen Felder.

* **Cc:** Die eingetragenen Personen erhalten eine sichtbare Kopie.
* **Bcc:** Die eingetragenen Personen erhalten eine nicht sichtbare Kopie.

Trenne mehrere Adressen mit Kommas. Eine fehlerhafte Cc- oder Bcc-Adresse wird übersprungen; die Hauptnachricht kann trotzdem an den Kontakt versendet werden. Diese Kopien erscheinen nicht in den E-Mail-Statistiken der Aktion. Der Versandstatus des Workflows richtet sich nach der E-Mail-Adresse des Kontakts.

### E-Mail vor dem Speichern testen

1. Trage im Feld **Test-E-Mails** eine Adresse ein, auf die du Zugriff hast.
2. Wähle **Test-E-Mail senden**.
3. Öffne die Test-E-Mail und kontrolliere Absender, Betreff, Text, Platzhalter, Links und Anhänge.
4. Prüfe bei Bedarf zusätzlich in einem zweiten Postfach, ob Gestaltung und Nachricht vollständig ankommen.
5. Speichere die Aktion erst danach.

Der Test prüft Inhalt und Darstellung der E-Mail. Er prüft nicht, ob Cc- oder Bcc-Kopien später im tatsächlichen Workflow zugestellt werden.

## SMS automatisch senden

Die SMS-Aktion schickt einen kurzen Text an die Rufnummer des Kontakts, wenn der Workflow diesen Schritt erreicht. Sie eignet sich besonders für eine knappe Erinnerung oder eine kurze Bestätigung.

### SMS-Aktion einrichten

1. Füge im Workflow die Aktion **SMS senden** ein.
2. Vergib einen eindeutigen **Aktionsnamen**, zum Beispiel „Erinnerung einen Tag vorher“.
3. Wähle bei Bedarf eine SMS-Vorlage oder schreibe den Text direkt in das Nachrichtenfeld.
4. Ergänze Platzhalter nur für Daten, die beim Kontakt oder durch den Auslöser vorhanden sind.
5. Speichere die Aktion.

Du kannst eine Datei nicht direkt als SMS-Anhang senden. Wenn Empfänger etwas öffnen sollen, verwende im Nachrichtentext eine erreichbare URL. Prüfe den Link vor der Veröffentlichung auf einem Mobilgerät.

### SMS mit der richtigen Landeskennung testen

Die Aktion enthält ein Feld für eine Test-Rufnummer.

1. Öffne die SMS-Aktion und scrolle zum Testbereich.
2. Wähle zuerst über die Länderauswahl die passende Landeskennung.
3. Gib die Rufnummer anschließend in der vor Ort üblichen Schreibweise ein.
4. Wähle **Test-SMS senden** und prüfe Text, Platzhalter und Link auf dem Mobilgerät.

Die Testnummer wird für den Versand im internationalen Format verarbeitet. Eine falsche oder unvollständige Rufnummer verhindert eine verlässliche Prüfung.

## Zeitpunkt und Reihenfolge steuern

Eine Nachricht wird nicht „irgendwann“ versendet, sondern genau dann, wenn ein Kontakt den Schritt erreicht. Setze deshalb eine Warteaktion oberhalb der E-Mail- oder SMS-Aktion, wenn die Nachricht später versendet werden soll.

Ein möglicher Ablauf für eine Terminbuchung ist:

1. Der Termin startet den Workflow.
2. Direkt danach geht eine E-Mail mit der Terminbestätigung raus.
3. Eine Warteaktion hält den Ablauf bis 24 Stunden vor dem Termin an.
4. Danach wird eine kurze SMS-Erinnerung gesendet.
5. Eine zweite Warteaktion hält den Ablauf bis eine Stunde vor dem Termin an.
6. Anschließend kann eine weitere kurze Erinnerung folgen.

Bei zeitbezogenen Platzhaltern gilt: Der Auslöser muss die Terminangaben wirklich mitliefern. Teste deshalb mit einem echten Testtermin und prüfe die angezeigte Zeit genau.

## Praxisbeispiel: Termin zuverlässig bestätigen

Eine Person bucht einen Termin über deine Buchungsseite.

1. Der Auslöser **Termin gebucht** startet den Workflow.
2. Die E-Mail-Aktion „Terminbestätigung“ versendet sofort eine Nachricht mit Name, Datum, Uhrzeit und den nächsten Schritten.
3. Nach dem Speichern fügst du eine Warteaktion bis 24 Stunden vor dem Termin ein.
4. Die SMS-Aktion „Erinnerung einen Tag vorher“ sendet einen kurzen Hinweis.
5. Mit einem Testtermin prüfst du den Kontaktverlauf: Es muss zuerst die E-Mail und erst später die SMS erscheinen.
6. Erst wenn Betreff, Absender, Platzhalter, Zeitpunkt und Reihenfolge stimmen, veröffentlichst du den Workflow.

Das Ergebnis ist ein nachvollziehbarer Ablauf: Die Person erhält die ausführliche Information per E-Mail und die kurze Erinnerung zum passenden Zeitpunkt auf dem Mobilgerät.

## Häufige Probleme sicher prüfen

### Platzhalter bleibt leer

Der Platzhalter greift auf eine Kontakt- oder Auslöserangabe zu. Prüfe den Testkontakt und den Auslöser: Ist das Feld tatsächlich gefüllt und stellt der Auslöser diese Information in diesem Schritt bereit? Ersetze fehlende Angaben nicht durch einen ungetesteten Platzhalter.

### Die Nachricht kommt nicht zur erwarteten Zeit

Prüfe die Reihenfolge im Workflow. Eine Warteaktion muss vor der Nachricht stehen. Teste anschließend den gesamten Ablauf mit einem Testkontakt – ein einzelner Nachrichten-Test prüft keine Wartezeit und keinen Auslöser.

### Die E-Mail sieht anders aus als erwartet

Sende eine Test-E-Mail und kontrolliere sie direkt im Postfach. Prüfe insbesondere Betreff, Absender, Platzhalter, Links und Anhänge. Verwende bei auffälligen Darstellungen zusätzlich ein zweites Testpostfach.

### SMS-Link oder Rufnummer ist falsch

Öffne den Link auf einem Mobilgerät und wähle bei der Test-Rufnummer zuerst die richtige Landeskennung. Erst wenn beides im Test funktioniert, ist die SMS für den Workflow bereit.

## Vor der Veröffentlichung: kurze Kontrolle

* Ist die E-Mail-Adresse oder Rufnummer des Testkontakts vollständig?
* Sind alle Platzhalter beim Test mit echten Werten gefüllt?
* Stimmen Absender, Betreff und Nachricht?
* Sind Anhänge und Links erreichbar?
* Stehen Wartezeiten vor den Nachrichten, die später versendet werden sollen?
* Wird jede Nachricht genau einmal und in der gewünschten Reihenfolge versendet?

Speichere die Aktionen, teste den **gesamten** Workflow und veröffentliche ihn erst nach dieser Kontrolle.