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# Eigene Datenobjekte in Workflows nutzen

## Was du damit erreichst

Eigene Datenobjekte helfen, zusammenhängende Informationen zu verwalten, die nicht gut in ein einzelnes Kontakt- oder Chancenfeld passen. In einem objektbasierten Workflow reagiert der Ablauf direkt auf Änderungen an genau diesen Datensätzen und kann sie anschließend weiterverarbeiten.

Beispiele sind verwaltete Einträge zu Objekten, Fahrzeugen oder anderen wiederkehrenden Einheiten. Ein eigenes Datenobjekt und seine Felder müssen bereits angelegt sein, bevor du es in einem Workflow nutzen kannst.

## Wann ein objektbasierter Workflow passt

Nutze diesen Workflowtyp, wenn der Auslöser an einem eigenen Datenobjekt liegt. Für einen normalen Kontakt, Termin oder eine Chance bleibt ein passender Standardworkflow die einfachere Wahl.

Ein objektbasierter Workflow eignet sich zum Beispiel, wenn sich der Status eines Eintrags ändert und danach ein verbundener Eintrag aktualisiert, eine Notiz ergänzt oder Daten an ein anderes Werkzeug übergeben werden sollen.

## Workflow anlegen

1. Öffne die Workflow-Übersicht und wähle **Workflow erstellen**.
2. Wähle einen objektbasierten Workflow.
3. Wähle das bereits angelegte Datenobjekt.
4. Füge Auslöser, Bedingungen und Aktionen passend zum Ziel hinzu.
5. Teste den Ablauf mit einem Testdatensatz.
6. Veröffentliche ihn erst, wenn die erwarteten Änderungen nachvollziehbar geprüft sind.

## Verfügbare Auslöser

Je nach Einrichtung stehen für das gewählte Datenobjekt diese Auslöser zur Verfügung:

* **Datensatz erstellt:** Startet, wenn ein neuer Datensatz dieses Objekttyps angelegt wird.
* **Datensatz geändert:** Startet, wenn sich ein Eintrag des Objekts ändert.
* **Eingehender Webhook:** Startet, wenn ein passender externer Aufruf Daten an den Workflow übergibt.

Prüfe bei einer Änderung immer, welches Feld den Ablauf tatsächlich starten soll. Sonst kann ein Workflow auch bei unwichtigen Anpassungen laufen.

## Verbundene Datenobjekte in kontaktbezogenen Workflows bearbeiten

Diese drei Aktionen verwendest du in einem kontaktbezogenen Workflow, wenn ein eigenes Datenobjekt mit dem Kontakt verbunden ist. Voraussetzung ist:

* Das eigene Datenobjekt und die benötigten Felder sind bereits angelegt.
* Zwischen diesem Datenobjekt und Kontakten besteht mindestens eine Beziehungsbezeichnung.
* Du weißt, welche bestehende Beziehung der Workflow verwenden soll.

Eine Beziehungsbezeichnung bestimmt, welche verbundenen Datensätze ein Workflow behandelt. Prüfe sie vor der Aktivierung an einem Testkontakt.

### Verbundenen Datensatz für einen Kontakt anlegen

Die Aktion **Verbundenen Datensatz für Kontakt anlegen** erstellt einen neuen Datensatz des gewählten Datenobjekts und verknüpft ihn direkt mit dem Kontakt.

1. Füge die Aktion in einen kontaktbezogenen Workflow ein.
2. Wähle das Datenobjekt, für das ein Datensatz angelegt werden soll.
3. Fülle die gewünschten Felder des neuen Datensatzes aus.
4. Wähle die Beziehungsbezeichnung zum Kontakt.
5. Speichere und teste den Workflow.

Du kannst für die Felder feste Werte, vorhandene Kontaktfelder oder Platzhalter verwenden. Nach dem Lauf existiert ein neuer Datensatz und ist über die gewählte Beziehungsbezeichnung mit dem Kontakt verbunden.

### Verbundene Datensätze eines Kontakts aktualisieren

Die Aktion **Verbundenen Datensatz für Kontakt aktualisieren** ändert ausgewählte Felder bereits vorhandener, mit dem Kontakt verknüpfter Datensätze.

1. Wähle das Datenobjekt.
2. Wähle die Beziehungsbezeichnung oder **alle verbundenen Datensätze**.
3. Bestimme die Felder und die neuen Werte.
4. Teste zuerst mit einem Kontakt, der nur eindeutig passende Datensätze besitzt.

Die Aktion kann einen oder mehrere Datensätze aktualisieren. Wählst du alle verbundenen Datensätze, erhalten alle passenden Einträge die Änderung. Nutze diese Auswahl nur, wenn genau das fachlich gewollt ist.

### Felder verbundener Datensätze leeren

Die Aktion **Felder eines verbundenen Datensatzes leeren** entfernt die Inhalte der ausgewählten Felder, löscht aber nicht den Datensatz selbst.

1. Wähle das Datenobjekt und die Beziehungsbezeichnung.
2. Markiere nur die Felder, die geleert werden sollen.
3. Teste den Workflow mit einem eindeutig gekennzeichneten Datensatz.
4. Prüfe die Feldwerte nach dem Lauf.

Diese Aktion eignet sich zum Zurücksetzen veralteter Angaben oder nach einem fachlichen Abschluss. Sie ist nicht geeignet, wenn der gesamte Datensatz entfernt werden soll.

## Datensätze in objektbasierten Workflows bearbeiten

In einem objektbasierten Workflow kannst du unter anderem einen Datensatz oder einen verbundenen Datensatz anlegen, aktualisieren oder ausgewählte Felder leeren. Definiere vor dem Speichern klar, welcher Datensatz geändert wird und welche Felder erhalten bleiben sollen. Das Leeren eines Felds entfernt den bisherigen Inhalt und sollte deshalb zuerst an einem Testdatensatz geprüft werden.

## Daten weitergeben und Ablauf steuern

Für die Weiterverarbeitung stehen je nach Workflow unter anderem diese Möglichkeiten bereit:

* Daten über einen eigenen Webhook übergeben,
* Daten in Google Tabellen schreiben,
* mit **Wenn/Dann** verzweigen,
* warten oder zeitversetzt weiterarbeiten,
* einen benutzerdefinierten Wert aktualisieren,
* zu einem anderen Schritt springen,
* Datum, Uhrzeit, Zahlen, Text oder Listen aufbereiten,
* weitere Workflows hinzufügen oder aus einem Workflow entfernen,
* eigene Code-Schritte oder verfügbare KI-Schritte einsetzen.

Nicht jede Aktion passt zu jedem Datenobjekt. Die Auswahl im Editor zeigt, was im jeweiligen Kontext verwendet werden kann.

## Ergebnis prüfen

1. Lege einen klar gekennzeichneten Testdatensatz an oder ändere ihn gezielt.
2. Prüfe, ob der richtige Auslöser gestartet ist.
3. Öffne den Workflowverlauf und kontrolliere jeden ausgeführten Schritt.
4. Prüfe den erzeugten oder geänderten Datensatz einschließlich verbundener Einträge und Notizen.
5. Kontrolliere bei einer Datenübergabe das Zielsystem.
6. Wiederhole den Test mit einer Änderung, die den Workflow nicht starten soll.

## Praxisbeispiel

Ein Unternehmen verwaltet Geräte als eigene Datenobjekte. Ändert sich der Status eines Geräts auf „zurückgegeben“, startet der Workflow. Er ergänzt eine Notiz am Gerät, aktualisiert bei Bedarf einen verbundenen Datensatz und schreibt die relevanten Informationen in eine Tabelle. Vor der Veröffentlichung testet das Team sowohl eine Rückgabe als auch eine reine Änderung der Beschreibung.

## Typische Fehler

* **Datenobjekt oder Felder fehlen:** Lege sie zuerst an; ohne sie kann kein objektbasierter Workflow auf sie reagieren.
* **Zu allgemeiner Änderungs-Auslöser:** Begrenze die Bedingung auf die fachlich relevante Änderung.
* **Falscher verbundener Datensatz:** Prüfe die Verknüpfung im Test vor einer automatischen Aktualisierung.
* **Leere Felder unerwartet:** Kontrolliere jeden Schritt, der Felder leert, im Workflowverlauf.
* **Übergabe nicht geprüft:** Kontrolliere Webhook- oder Tabellen-Ergebnis im Zielsystem.

## Verbundene Datensätze in einen anderen Workflow aufnehmen oder daraus entfernen

Mit den Aktionen **Verbundene Datensätze zu Workflow hinzufügen** und **Verbundene Datensätze aus Workflow entfernen** steuerst du nicht nur den aktuellen Auslöser, sondern die damit verknüpften Kontakte, Unternehmen oder eigenen Datenobjekte.

Voraussetzung ist eine passende Verknüpfung zwischen dem auslösenden Datensatz und den Ziel-Datensätzen. Bei eigenen Datenobjekten wählst du zusätzlich die richtige Beziehungsbezeichnung. Bei einer Verbindung zwischen Unternehmen und Kontakt ist keine solche Auswahl nötig.

### Verbundene Datensätze hinzufügen

1. Füge die Aktion zum Hinzufügen verbundener Datensätze in den passenden Workflow ein.
2. Wähle den Typ der Ziel-Datensätze.
3. Wähle die Beziehungsbezeichnung, wenn sie angezeigt wird.
4. Wähle den Workflow, in den die passenden Datensätze aufgenommen werden sollen.
5. Teste mit einem Datensatz, der nur eindeutige Verknüpfungen hat.

### Die Auswahlfelder richtig einordnen

Im Schritt wählst du nacheinander den verknüpften Datensatztyp, gegebenenfalls die Beziehungsbezeichnung und den Ziel-Workflow. Die Beziehungsbezeichnung ist die entscheidende Eingrenzung: Beim nächsten Lauf nimmt der Schritt alle verknüpften Datensätze mit genau dieser Bezeichnung in den ausgewählten Ziel-Workflow auf. Bei einer direkten Verbindung zwischen Unternehmen und Kontakt wird dieses Feld nicht angezeigt.

Der Aktionsname dient nur dazu, den Schritt im Workflow wiederzuerkennen. Speichere erst, wenn der Ziel-Workflow und die gewählte Gruppe zusammenpassen. Prüfe anschließend im Testverlauf, ob wirklich alle erwarteten Datensätze aufgenommen wurden – und keine weiteren.

Jeder gefundene, passende Datensatz wird in den gewählten Ziel-Workflow aufgenommen. Die Aktion fügt nicht automatisch den auslösenden Datensatz hinzu, sondern die über die Beziehung gefundenen Datensätze.

### Verbundene Datensätze entfernen

Die Aktion zum Entfernen verwendet dieselben Auswahlfelder: Ziel-Datensatztyp, gegebenenfalls Beziehungsbezeichnung und Ziel-Workflow. Gefundene Datensätze werden sofort aus diesem Ziel-Workflow entfernt. Gibt es keine passende Verknüpfung, passiert nichts.

### Die Auswahlfelder vor dem Speichern prüfen

Der Schritt besteht aus drei aufeinanderfolgenden Auswahlen: Zuerst bestimmst du, welcher verknüpfte Datensatztyp betroffen ist, zum Beispiel ein Kontakt oder ein eigenes Datenobjekt. Danach wählst du – wenn das Feld erscheint – die passende Beziehungsbezeichnung. Zum Schluss legst du den Ziel-Workflow fest, aus dem diese Datensätze sofort entfernt werden sollen.

Bei einer direkten Verbindung zwischen Unternehmen und Kontakt wird keine Beziehungsbezeichnung abgefragt. In allen anderen Fällen grenzt sie genau die Gruppe ein, die aus dem Ziel-Workflow entfernt wird. Prüfe diese Auswahl besonders sorgfältig: Der Schritt löscht weder Datensätze noch ihre Verknüpfung, beendet aber unmittelbar ihre Teilnahme am gewählten Workflow. Speichere den Schritt erst nach einem Test mit einer eindeutig zugeordneten Testverbindung.

Nutze diese Aktion, wenn verbundene Datensätze nach einer fachlichen Änderung keine weiteren Nachrichten oder Aufgaben aus einem bestimmten Ablauf erhalten sollen. Das Entfernen aus einem Workflow löscht weder den Datensatz noch die Verknüpfung selbst.

### Einen Datensatz nach einem eingehenden Webhook suchen

Die Aktion **Datensatz suchen** beziehungsweise **Unternehmen suchen** ist nur verfügbar, wenn der Workflow mit einem eingehenden Webhook startet. Sie vergleicht Werte aus der eingehenden Nachricht mit Feldern eines eigenen Datenobjekts oder eines Unternehmens.

### Die sichtbaren Suchfelder sicher ausfüllen

Im Einstellfenster siehst du oben den **Aktionsnamen**, darunter die Auswahl für mehrere Treffer und anschließend die einzelnen Filterzeilen. In jeder Filterzeile wählst du links das Feld des Datenobjekts oder Unternehmens aus. Rechts ordnest du ihm einen Wert aus dem eingehenden Webhook zu oder trägst einen festen Vergleichswert ein. Die Auswahl zeigt die verfügbaren Daten aus dem Webhook, einschließlich übermittelter Angaben und Kopfzeilen.

Mit **Weiteres Feld hinzufügen** legst du eine zusätzliche Bedingung an. Sie schränkt die Suche weiter ein, weil alle eingetragenen Bedingungen gleichzeitig erfüllt sein müssen. Das kleine Kreuz am Ende einer Zeile entfernt nur diese Suchbedingung aus dem Schritt – nicht den gefundenen Datensatz. Speichere die Aktion erst, wenn jede Filterzeile geprüft ist.

1. Lege den eingehenden Webhook als Auslöser an.
2. Füge die Suchaktion hinzu.
3. Wähle die Felder des Datensatzes, die verglichen werden sollen.
4. Ordne ihnen Werte aus dem Webhook oder feste Werte zu.
5. Ergänze bei Bedarf weitere Filter; alle Filter müssen gleichzeitig passen.
6. Lege fest, ob bei mehreren Treffern der früheste oder der zuletzt angelegte Datensatz verwendet werden soll.
7. Baue getrennte Wege für **Datensatz gefunden** und **nicht gefunden**.
8. Teste mit einer vollständigen Beispielnachricht.

Verwende möglichst eindeutige Kennungen statt nur eines Namens. Bei einem Treffer wird der gefundene Datensatz für die folgenden Schritte verwendet. Ohne Treffer kannst du zum Beispiel einen neuen Datensatz anlegen, eine Person informieren oder den Ablauf bewusst beenden. Startet der Workflow bereits mit demselben Datenobjekt, wird die Suchaktion übersprungen.

### Praxisbeispiel

Ein externer Service meldet über einen Webhook die Kennung eines verwalteten Geräts. Der Workflow sucht das Gerät anhand dieser Kennung. Bei einem Treffer aktualisiert er den Status und nimmt den zugeordneten Kontakt in einen Folge-Workflow auf. Ohne Treffer erstellt er eine interne Prüfaufgabe. Vor der Aktivierung testet das Team beide Wege mit eindeutigen Beispieldaten.

## Verknüpfte Datensätze gezielt in andere Workflows übergeben

Neben dem auslösenden Datensatz kannst du verknüpfte Kontakte, Unternehmen oder eigene Datenobjekte in einen weiteren Workflow aufnehmen oder daraus entfernen. Wähle dabei immer die richtige Beziehungsbezeichnung, damit nicht versehentlich alle verknüpften Datensätze betroffen sind.

1. Füge **Verknüpfte Datensätze zum Workflow hinzufügen** oder **aus Workflow entfernen** ein.
2. Wähle die Datenart der verknüpften Datensätze.
3. Begrenze die Auswahl mit einer Beziehungsbezeichnung.
4. Wähle den Zielworkflow.
5. Teste mit einem Datensatz, der mehrere unterschiedliche Verknüpfungen hat.

Pro Aktion wird eine Beziehungsbezeichnung verwendet. Benötigst du mehrere Gruppen, lege für jede Gruppe einen eigenen Schritt an. Das Entfernen beendet nur die Teilnahme am gewählten Workflow; es löscht weder den Datensatz noch die Beziehung.

## Suchergebnis bei mehreren Treffern steuern

Bei einer Suche kannst du neben **frühester** und **letzter** Treffer auch **alle** passenden Datensätze wählen. Die nachfolgenden Schritte laufen dann je passendem Datensatz. Plane diese Variante nur, wenn jeder Treffer wirklich dieselbe Folgeaktion erhalten soll.

Baue immer zwei klar getrennte Wege für **gefunden** und **nicht gefunden**. Teste zusätzlich einen Fall mit mehreren Treffern. So erkennst du, ob eine zu breite Suche ungewollt mehrere Kontakte, Unternehmen oder Datenobjekte weiterverarbeitet.