> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/automatisierung/workflows/eingehende-e-mails-in-workflows-verarbeiten.md). # Eingehende E-Mails in Workflows verarbeiten Starte Workflows bei neu eingehenden E-Mails, grenze sie zuverlässig ein und verstehe, wann Nachrichten unbekannter Absender erfasst werden können. ## Was der Auslöser erledigt Der Auslöser **Eingehende E-Mail** startet einen Workflow, sobald eine Nachricht in einem Mailbox-Eingang ankommt. Er unterscheidet sich von einem Auslöser für Antworten: Er kann auch die erste E-Mail einer Person verarbeiten, die noch nicht als Kontakt besteht. Das eignet sich zum Beispiel, um neue Anfragen zuzuordnen, bei Anhängen interne Aufgaben zu starten oder eingehende Nachrichten nach Empfängeradresse und Betreff an das passende Team zu leiten. ## Voraussetzung: passende Versanddomain Damit auch die erste Nachricht unbekannter Absender erfasst wird, benötigt der Standort eine unterstützte dedizierte E-Mail-Domain. Nachrichten an jede Adresse dieser Domain können dann erfasst werden, unabhängig vom Teil vor dem @-Zeichen. Bei einer geteilten Versanddomain, einem synchronisierten persönlichen Postfach oder einer anderen SMTP-Einrichtung werden neue Nachrichten unbekannter Absender nicht in derselben Vollständigkeit erfasst. Antworten bereits bekannter Kontakte können weiterhin verfügbar sein. Verwende eine dedizierte Domain nur einmal je Standort; dieselbe Domain in mehreren Standorten kann Eingänge unvorhersehbar zuordnen. ## Auslöser einrichten 1. Öffne **Automatisierung > Workflows** und erstelle einen Workflow oder öffne einen Entwurf. 2. Wähle **Neuen Auslöser hinzufügen > Eingehende E-Mail**. 3. Vergib einen eindeutigen Namen, zum Beispiel „Neue Anfrage im Service-Postfach“. 4. Füge nur die Filter hinzu, die den Ablauf sicher eingrenzen. 5. Lege fest, ob bei einer neuen Person automatisch ein Kontakt angelegt werden soll. 6. Entscheide in den erweiterten Einstellungen, ob nur neue E-Mail-Unterhaltungen oder auch Antworten in bestehenden Verläufen den Ablauf starten dürfen. 7. Speichere den Auslöser, ergänze die Folgeaktionen und veröffentliche den Workflow erst nach einem Test. Ohne die Einschränkung auf neue Unterhaltungen kann der Auslöser auch bei Antworten im bestehenden E-Mail-Verlauf laufen. Das ist für eine fortlaufende Bearbeitung nützlich, kann aber bei einer automatischen Aktion zu Wiederholungen führen. ## Filter und E-Mail-Daten gezielt nutzen Du kannst nach Mailbox oder Empfängeradresse, Absender, CC, Betreff, Textinhalt, Anhängen, einer Antwort auf einen bestimmten Workflow oder Kontakt-Tags filtern. Kombiniere nur Bedingungen, die wirklich erforderlich sind. Der Auslöser stellt den Folgeaktionen unter anderem Nachrichten-ID, Betreff, reinen Nachrichtentext, vollständigen Textverlauf, Absenderadresse, Anzeigename und CC-Empfänger zur Verfügung. Nutze diese Angaben zum Zuordnen oder Informieren; eine automatische Antwort sollte immer vorher mit realistischen Beispielen geprüft werden. ## Überschneidungen vermeiden Eine eingehende Antwort kann zugleich auf einen allgemeinen Antwort-Auslöser und auf **Eingehende E-Mail** passen. Prüfe vorhandene Workflows und grenze Mailbox, Betreff, Verlauf oder Tags so ein, dass nicht mehrere Prozesse dieselbe Nachricht widersprüchlich bearbeiten. ## Ergebnis prüfen 1. Sende eine Test-E-Mail von einer noch nicht vorhandenen Adresse an die gewünschte Mailbox. 2. Kontrolliere, ob der Workflow startet und der Kontakt nur dann angelegt wird, wenn diese Option aktiviert wurde. 3. Sende eine Antwort in denselben Verlauf und prüfe das Verhalten der Einstellung für bestehende Unterhaltungen. 4. Teste einen ausgeschlossenen Betreff oder eine andere Mailbox, damit der Filter nicht zu breit ist. 5. Kontrolliere die erzeugten Aufgaben, Zuweisungen oder Kennzeichnungen im richtigen Standort. > **Praxisbeispiel:** Ein Service-Team leitet Nachrichten an eine zentrale Adresse mit einem Betreffwort für technische Fragen weiter. Der Workflow prüft Mailbox und Betreff, erstellt bei neuen Absendern einen Kontakt und weist die Unterhaltung dem Technikteam zu. Eine Antwort im gleichen Verlauf startet den Ablauf nicht erneut, weil das Team nur neue Unterhaltungen ausgewählt hat. ## Alle Filter verständlich nutzen | Feld | Was geprüft wird | Sichere Verwendung | | ------------------------ | ---------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ | | **E-Mail an / Mailbox** | Die Empfängeradresse der eingegangenen Nachricht. | Wähle eine konkrete Mailbox oder grenze über einen eindeutigen Teil der Adresse ein. | | **Von** | Die Absenderadresse, nicht der angezeigte Name. | Nutze sie für bekannte Absender oder eine eindeutig abgegrenzte Domain. | | **CC** | Zusätzliche Empfänger im CC-Feld. | Nur einsetzen, wenn dieser Weg in deinem Prozess zuverlässig verwendet wird. | | **Betreff** | Betreffzeile ohne Beachtung von Groß- und Kleinschreibung. | Mit **enthält** auf klare Stichwörter begrenzen. Leerzeichen am Anfang und Ende werden nicht berücksichtigt. | | **Textkörper** | Der reine Nachrichtentext. | Mit **enthält** nur nach eindeutigen Begriffen suchen. | | **Hat Anhänge** | Ob mindestens ein Anhang vorhanden ist. | Starte damit eine interne Dokumentenprüfung. | | **Antwort auf Workflow** | Ob die Nachricht auf eine Nachricht aus einem bestimmten Workflow antwortet. | Verhindert Überschneidungen mit anderen E-Mail-Abläufen. | | **Kontakt-Tag** | Vorhandene Kennzeichnung eines bekannten Kontakts. | Nur nutzen, wenn die Tag-Pflege zuverlässig ist. | Bei Mailbox und CC kannst du mehrere Werte wählen. **Gleich** akzeptiert nur die angegebene Adresse; **enthält** prüft einen Teil der Adresse. Beim Absender wird immer die extrahierte E-Mail-Adresse geprüft. ## Erweiterte Einstellung: neue Unterhaltung oder jeder Verlaufsschritt Die Einstellung **Nur für neue E-Mail-Unterhaltungen auslösen** ist standardmäßig ausgeschaltet. * **Aus:** Der Workflow kann auf jede eingehende E-Mail reagieren, auch auf Antworten in einem bestehenden Verlauf. * **An:** Nur die erste Nachricht einer neuen Unterhaltung startet den Workflow. Wähle **An**, wenn ein Ablauf nur eine neue Anfrage erfassen oder eine einmalige erste Reaktion ausführen soll. Wähle **Aus** nur, wenn jede eingehende Antwort wirklich erneut bearbeitet werden muss. ## E-Mail-Daten in Folgeaktionen verwenden Die folgenden Angaben stehen nach dem Auslöser für Bedingungen und Folgeaktionen bereit: * Nachrichten-ID * Betreff * reiner Textkörper * vollständiger Textverlauf * E-Mail-Adresse und Anzeigename des Absenders * CC-Empfänger Der vollständige Textverlauf enthält die Unterhaltung; der reine Textkörper bezieht sich auf die eingegangene Nachricht. Verwende für automatische Zuordnung möglichst den aktuellen Textkörper und prüfe den Verlauf nur bewusst, damit ältere Inhalte keine falsche Entscheidung auslösen. ## Sicherer Ablauf für neue Service-Anfragen 1. Setze **Eingehende E-Mail** als Auslöser. 2. Begrenze **E-Mail an / Mailbox** auf das Service-Postfach. 3. Ergänze bei Bedarf **Betreff enthält** ein eindeutiges Thema. 4. Aktiviere **Nur für neue E-Mail-Unterhaltungen auslösen**. 5. Ergänze **Kontakt automatisch anlegen** nur, wenn neue Anfragen im Kontaktbestand gespeichert werden sollen. 6. Erstelle eine interne Aufgabe und füge Absender, Betreff und Nachrichtentext ein. 7. Teste eine neue Anfrage, eine Antwort im gleichen Verlauf und eine E-Mail an eine andere Mailbox. 8. Prüfe im Ausführungsprotokoll, dass nur der gewünschte Fall startet. ## Häufige Fehler ### Eine erste Anfrage unbekannter Absender startet nicht Prüfe die Versanddomain. Die vollständige Erfassung neuer unbekannter Absender braucht eine unterstützte, dedizierte Domain. Bei anderen E-Mail-Einrichtungen können nur Nachrichten bekannter Kontakte oder Antworten verfügbar sein. ### Der Workflow startet zu oft Aktiviere **Nur für neue E-Mail-Unterhaltungen auslösen** oder grenze Mailbox und Betreff enger ein. Prüfe zusätzlich, ob ein Antwort-Workflow dieselben E-Mails verarbeitet. ### Die falsche Mailbox löst den Ablauf aus Verwende bei **E-Mail an / Mailbox** eine konkrete Adresse statt einer zu breiten Teilzeichenfolge. Teste danach eine Adresse, die ausdrücklich ausgeschlossen bleiben soll. ### Eine E-Mail wird von zwei Workflows verarbeitet Prüfe Antwort-Workflows und den Filter **Antwort auf Workflow**. Lege für jede Nachricht eine klare Zuständigkeit fest. ## Grenzen * Der Auslöser kann sich mit anderen E-Mail-Auslösern überschneiden. * Eine geteilte oder persönliche E-Mail-Einrichtung erfasst neue unbekannte Absender nicht in derselben Vollständigkeit wie eine dedizierte Domain. * Eine Domain sollte nur einem Standort zugeordnet sein. * Automatische Kontaktanlage und automatische Antworten müssen mit realistischen Testdaten geprüft werden.