> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/automatisierung/workflows/externe-anrufe-per-workflow-im-kontaktverlauf-erfassen.md). # Externe Anrufe per Workflow im Kontaktverlauf erfassen ## Was diese Aktion leistet Mit der Aktion **Externen Anruf erfassen** übernimmst du Gesprächsdaten aus einem anderen Telefonie-System in den Kontaktverlauf. Die Aktion ruft niemanden an und steuert kein Telefon. Sie dokumentiert einen bereits extern geführten Anruf beim passenden Kontakt. Nach einem erfolgreichen Durchlauf können im Kontaktverlauf Anrufrichtung, Zeitpunkt, beteiligte Rufnummern und Anrufstatus erscheinen. Wird eine Aufzeichnung als Anhang übergeben, kann sie dort ebenfalls als abspielbarer Eintrag sichtbar werden. ## Einfach erklärt: Was ist ein Webhook? Ein **Webhook** ist eine digitale Zustelladresse. Das externe Telefonie-System sendet nach einem Anruf die Gesprächsdaten an diese Adresse. Der Workflow nimmt die Daten entgegen, erkennt die Anrufrichtung, ordnet den Kontakt zu und schreibt den Anruf in den richtigen Verlauf. Der Ablauf funktioniert nur, wenn das externe System für jeden Anruf tatsächlich Daten an diese Adresse sendet. Die Aktion kann fehlende oder nicht gesendete Daten nicht selbst ergänzen. ## Voraussetzungen Bevor du beginnst, müssen diese Punkte geklärt sein: * Das externe Telefonie-System kann nach einem Anruf Daten an eine Webhook-Adresse senden. * Du kennst die Felder, die dieses System liefert: mindestens Richtung, Zeitpunkt, angerufene Nummer, anrufende Nummer und Status. * Es gibt einen Workflow mit einem Auslöser für eingehende Webhook-Daten. * Du hast für den Test zwei eindeutige Telefonnummern: eine für einen eingehenden und eine für einen ausgehenden Testanruf. * Falls du Aufzeichnungen übergibst, darfst du diese nach euren geltenden Regeln verarbeiten und die Datei muss erreichbar sein. ## Was im Ablauf passiert 1. Das externe Telefonie-System sendet nach einem Anruf Daten an die Webhook-Adresse. 2. Der Workflow prüft die **Anrufrichtung**. 3. Ein eingehender und ein ausgehender Anruf laufen in getrennte Zweige. 4. Jeder Zweig findet oder erstellt anhand der passenden Rufnummer den zugehörigen Kontakt. 5. Die Aktion **Externen Anruf erfassen** schreibt die übergebenen Daten in den Kontaktverlauf. 6. Bei einem mitgelieferten Anhang kann die Aufzeichnung im Kontaktverlauf erscheinen. Die getrennten Zweige sind wichtig: Bei einem eingehenden Anruf gehört normalerweise die anrufende Nummer zum Kontakt. Bei einem ausgehenden Anruf gehört normalerweise die angerufene Nummer zum Kontakt. ## Workflow von Grund auf einrichten ### 1. Eingehende Webhook-Daten empfangen Erstelle einen Workflow mit dem Auslöser für eingehende Webhook-Daten. Kopiere die erzeugte Webhook-Adresse in das externe Telefonie-System. Für einen zuverlässigen Test brauchst du ein Beispiel der tatsächlich übermittelten Daten. Sie zeigen dir, wie das externe System die Felder genau nennt und welche Werte bei der Richtung verwendet werden. ### 2. Nach Anrufrichtung verzweigen Füge nach dem Webhook-Auslöser eine Bedingung ein. Die Bedingung prüft das Feld **direction** aus den eingehenden Daten. Lege mindestens diese zwei Zweige an: | Zweig | Prüft | Zweck | | ----------------- | ------------------------------------------------ | ------------------------------------------- | | Eingehender Anruf | Richtungswert des externen Systems für eingehend | Kontakt über die anrufende Nummer zuordnen | | Ausgehender Anruf | Richtungswert des externen Systems für ausgehend | Kontakt über die angerufene Nummer zuordnen | Die sichtbare Beispielkonfiguration verwendet die Werte „incoming“ und „outgoing“. Im Eingabefeld der Anrufaktion wird die Richtung als „inbound/outbound“ beschrieben. Übernimm deshalb immer den tatsächlich gelieferten Wert des externen Systems und teste ihn; übersetze oder rate den Wert nicht. Lege außerdem einen dritten Weg für fehlende oder unbekannte Richtungswerte an. In diesem Weg darf kein Anruf ohne eindeutige Zuordnung protokolliert werden. Prüfe zuerst die Datenquelle und die Bedingung. ### 3. Kontakt anhand der richtigen Nummer finden oder erstellen Füge in beiden Zweigen danach die Kontakt-Aktion ein. Sie kann einen Kontakt anhand der übergebenen Rufnummer finden oder einen passenden Kontakt anlegen beziehungsweise aktualisieren. Die Zuordnung muss je Zweig unterschiedlich sein: | Anrufrichtung | Telefonnummer für die Kontaktzuordnung | | ------------- | ------------------------------------------- | | Eingehend | **From** – die Nummer der anrufenden Person | | Ausgehend | **To** – die Nummer der angerufenen Person | Wähle beim Telefonnummernfeld die Werte aus dem Bereich **Eingehender Webhook-Auslöser**. Die sichtbare Auswahl enthält für die übergebenen Anrufdaten unter anderem **To**, **From**, **Status**, **Direction** und **Date**. > **Wichtig:** Wenn du bei eingehenden Anrufen versehentlich **To** verwendest, wird der Anruf dem falschen Kontakt zugeordnet. Bei ausgehenden Anrufen ist es umgekehrt. ### 4. Aktion „Externen Anruf erfassen“ hinzufügen Füge nach der Kontakt-Aktion in beiden Zweigen die Aktion **Externen Anruf erfassen** hinzu. Vergib einen eindeutigen Namen, zum Beispiel „Eingehenden Anruf erfassen“ oder „Ausgehenden Anruf erfassen“. In dieser Aktion füllst du die Felder über das Symbol für dynamische Werte. Wähle dort **Eingehender Webhook-Auslöser** und danach das passende übergebene Feld. | Feld in der Aktion | Erwarteter Wert aus den Webhook-Daten | Wofür er verwendet wird | | ------------------ | -------------------------------------------- | ------------------------------------------ | | **Richtung** | Richtung des Anrufs | Kennzeichnet eingehend oder ausgehend | | **Datum** | Datum und Uhrzeit des Gesprächs | Zeigt, wann der Anruf stattfand | | **An** | Nummer der angerufenen Person | Dokumentiert das Ziel des Anrufs | | **Von** | Nummer der anrufenden Person | Dokumentiert den Ausgangspunkt des Anrufs | | **Anrufstatus** | Ergebnis oder Status aus dem externen System | Macht den Gesprächszustand nachvollziehbar | | **Anhang** | Optionale Aufzeichnung oder Datei | Kann im Kontaktverlauf sichtbar werden | Für **Datum** erwartet die sichtbare Eingabe ein Datum mit Uhrzeit, zum Beispiel **2021-09-01T10:00:00**. Übernimm daher das vollständige Zeitformat aus den Webhook-Daten und teste die Anzeige im Kontaktverlauf. Für den **Anrufstatus** übernimmt die Aktion den Wert des externen Systems. Erfinde keine eigenen Werte, wenn das System einen festen Status liefert. Prüfe mit einem echten Testanruf, wie er später im Verlauf erscheint. ### 5. Aufzeichnung nur bei erreichbarem Anhang übergeben Wenn das externe System eine Aufzeichnung bereitstellt, kannst du sie als Anhang zuordnen. Bei erfolgreicher Übergabe kann sie im Kontaktverlauf als Audio-Eintrag mit Wiedergabe und Download sichtbar sein. Prüfe vor der Veröffentlichung: * Ist die Datei für die vorgesehenen Personen erreichbar? * Wird wirklich die richtige Aufzeichnung übergeben? * Soll die Aufzeichnung für diesen Kontaktverlauf sichtbar sein? Wenn du diese Fragen nicht sicher beantworten kannst, lasse den Anhang zunächst weg und teste nur die Gesprächsdaten. ## Vollständiger Test vor der Veröffentlichung Teste nicht nur einen einzelnen Anruf, sondern alle drei Wege: 1. Lege zwei Testkontakte mit unterschiedlichen Telefonnummern an. 2. Sende einen Testdatensatz für einen eingehenden Anruf. 3. Prüfe, ob der Workflow den eingehenden Zweig auswählt und die Nummer aus **From** dem richtigen Testkontakt zuordnet. 4. Prüfe im Kontaktverlauf Richtung, Zeitpunkt, **An**, **Von** und Status. 5. Sende einen Testdatensatz für einen ausgehenden Anruf. 6. Prüfe, ob der Workflow den ausgehenden Zweig auswählt und die Nummer aus **To** dem richtigen Testkontakt zuordnet. 7. Sende zusätzlich einen Datensatz ohne gültige Richtung. Er darf nicht bei einem falschen Kontakt protokolliert werden. 8. Teste einen Anhang nur mit einer freigegebenen Testaufzeichnung und prüfe die Wiedergabe im Kontaktverlauf. 9. Erst wenn alle drei Wege korrekt funktionieren, veröffentliche den Workflow. ## Typische Fehler und ihre Lösung ### Der Anruf erscheint beim falschen Kontakt Prüfe zuerst den Richtungszweig. Bei eingehenden Anrufen muss die Kontakt-Aktion die Nummer aus **From** verwenden, bei ausgehenden die Nummer aus **To**. ### Der Workflow landet im falschen Zweig Der Richtungswert entspricht wahrscheinlich nicht genau der Bedingung. Vergleiche den tatsächlich empfangenen Webhook-Wert mit der Bedingung. Achte auf die konkrete Schreibweise. ### Der Anruf hat einen falschen Zeitpunkt Prüfe, ob das externe System Datum und Uhrzeit vollständig liefert und ob der Wert im erwarteten Format übergeben wird. Teste immer mit einem bekannten Zeitpunkt. ### Die Aufzeichnung fehlt oder lässt sich nicht abspielen Kontrolliere, ob ein Anhang tatsächlich übergeben wird und für die vorgesehenen Personen erreichbar ist. Teste die Datei separat und anschließend im Kontaktverlauf. ### Es wird kein Anruf erfasst Prüfe, ob das externe System die Webhook-Adresse aufruft, der Workflow veröffentlicht ist und alle Felder der Anrufaktion mit dynamischen Werten aus dem Webhook belegt sind. ## Praxisbeispiel: Externe Gespräche zentral nachvollziehen Ein Team telefoniert über ein externes System. Nach jedem Gespräch sendet dieses System Richtung, Datum, **To**, **From**, Status und bei Bedarf eine Aufzeichnung an den Workflow. Bei einem eingehenden Gespräch ordnet der Workflow die Nummer aus **From** dem Kontakt zu. Bei einem ausgehenden Gespräch verwendet er **To**. Anschließend erscheint der Anruf beim richtigen Kontakt im Verlauf. Das Team sieht damit die Gesprächshistorie an einer Stelle, ohne den Anruf selbst in der Plattform geführt haben zu müssen. ## Gut zu wissen * Die Aktion protokolliert externe Anrufe, sie führt keine Telefonate. * Die Kontaktzuordnung steht und fällt mit der richtigen Rufnummer je Richtung. * Die Bedingung für die Anrufrichtung sollte immer einen Weg für unbekannte Werte enthalten. * Bei einer Aufzeichnung kontrollierst du zusätzlich Sichtbarkeit, Erreichbarkeit und Wiedergabe. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/automatisierung/workflows/externe-anrufe-per-workflow-im-kontaktverlauf-erfassen.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.