> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/automatisierung/workflows/interne-aufgaben-fur-das-team-erstellen.md). # Interne Aufgaben für das Team erstellen ## Was diese Aktion leistet Mit **Aufgabe hinzufügen** erstellt ein Workflow für den richtigen Zeitpunkt eine konkrete Aufgabe für eine bestimmte Person. Der Workflow erledigt diese Aufgabe nicht selbst. Er legt sie mit Titel, Beschreibung, Zuständigkeit und Fälligkeit an, damit der nächste persönliche Schritt nicht vergessen wird. Das ist sinnvoll, wenn ein Teammitglied nach einer Anfrage etwas prüfen, einen Rückruf vorbereiten, Unterlagen kontrollieren oder eine Entscheidung treffen soll. ## Voraussetzungen Bevor du die Aktion einrichtest, kläre diese vier Punkte: * Welches Ereignis soll die Aufgabe auslösen? * Wer ist für die Aufgabe verantwortlich? * Welches Ergebnis soll nach der Bearbeitung vorliegen? * Bis wann muss die Aufgabe erledigt sein? Diese Antworten gehören später in Titel, Beschreibung, Zuständigkeit und Fälligkeit. Je genauer sie sind, desto weniger Rückfragen entstehen. ## So läuft die Aufgabe ab 1. Ein Kontakt erreicht den Auslöser des Workflows. 2. Der Workflow führt den Schritt **Aufgabe hinzufügen** aus. 3. Das System erstellt eine Aufgabe für die ausgewählte Person. 4. Titel und Beschreibung erklären, was zu tun ist. 5. Die Fälligkeit wird aus Wert, Zeiteinheit, optionaler Uhrzeit und der Wochenendregel berechnet. 6. Die zuständige Person bearbeitet die Aufgabe im Aufgabenbereich. Der wichtigste Punkt: Die Aktion erzeugt eine Aufgabe. Sie dokumentiert nicht automatisch, ob die Aufgabe tatsächlich erledigt wurde. Sorge deshalb für einen klaren Arbeitsprozess im Team. ## Aufgabe im Workflow einrichten ### 1. Schritt hinzufügen Öffne den passenden Workflow und füge unter dem gewünschten Auslöser oder vorherigen Schritt über das **Pluszeichen** die Aktion **Aufgabe hinzufügen** ein. Vergib zuerst einen eindeutigen **Namen der Aktion**. Dieser Name dient zur Orientierung im Workflow. Gute Beispiele sind: * „Aufgabe erstellen: Anfrage prüfen“ * „Aufgabe erstellen: Rückruf vorbereiten“ * „Aufgabe erstellen: Unterlagen kontrollieren“ Der Name beschreibt den technischen Schritt im Ablauf. Der spätere **Titel** beschreibt dagegen die konkrete Aufgabe für die zuständige Person. ### 2. Titel klar formulieren Der **Titel** ist erforderlich und erscheint als Kurzbezeichnung der Aufgabe. Formuliere ihn mit Handlung und Anlass: * Gut: „Anfrage von Lisa Meier prüfen“ * Gut: „Termin für Erstgespräch vorbereiten“ * Zu unklar: „Nachfassen“ * Zu unklar: „Wichtig“ Eine Person sollte am Titel verstehen, was sie als Nächstes tun muss, ohne zuerst den ganzen Kontaktverlauf lesen zu müssen. ### 3. Beschreibung als Arbeitsanweisung nutzen Die **Beschreibung** gibt Kontext und eine konkrete Arbeitsanweisung. Der sichtbare Editor unterstützt Formatierungen; diese bleiben beim Speichern und Anzeigen der Aufgabe erhalten. Schreibe mindestens: 1. den Anlass, 2. die gewünschte Handlung, 3. das erwartete Ergebnis, 4. wichtige Informationen aus dem Kontakt. Beispiel: > Die Anfrage betrifft einen Beratungstermin am Dienstag. Prüfe die Angaben im Kontakt, kläre offene Fragen telefonisch und notiere danach, ob der Termin bestätigt wurde. In manchen Ansichten ist die Beschreibung mit einem Sternchen markiert. Fülle sie daher immer aus, auch wenn deine Ansicht das Speichern ohne Text zulässt. Eine Aufgabe ohne Kontext führt meist zu Rückfragen und Verzögerungen. ### 4. Zuständige Person auswählen Bei **Zuweisen an** wählst du die Person aus, die die Aufgabe erhalten soll. Diese Auswahl ist erforderlich. Wähle nicht nur nach Verfügbarkeit, sondern nach Verantwortung: Wer kann die Aufgabe fachlich abschließen und hat Zugriff auf die benötigten Informationen? Prüfe beim Test, ob die Aufgabe wirklich bei dieser Person erscheint. ### 5. Fälligkeit festlegen Die Fälligkeit besteht aus mehreren sichtbaren Einstellungen: | Feld | Bedeutung | Einstellung | | ---------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------- | | **Fälligkeitswert** | Anzahl bis zur Fälligkeit | Erforderlich, außer du wählst eine sofortige Aufgabe. | | **Einheit** | Zeitbasis für den Wert | Tage, Wochen, Monate oder Jahre. | | **Fälligkeitszeit** | Uhrzeit am berechneten Fälligkeitstag | Optional. | | **Wochenenden überspringen** | Verschiebt eine auf Samstag oder Sonntag fallende Fälligkeit auf den nächsten Werktag | Optional. | | **Vorschau der Fälligkeit** | Zeigt den tatsächlich berechneten Termin | Immer vor dem Speichern prüfen. | Für eine sofortige Aufgabe wähle die entsprechende Sofort-Option. Für spätere Aufgaben gibst du einen Wert und eine Einheit an, zum Beispiel „1 Tag“ oder „2 Wochen“. Die Uhrzeit ist besonders wichtig, wenn die Aufgabe nicht nur an einem Tag, sondern bis zu einer konkreten Uhrzeit erledigt sein soll. Ohne bewusst gewählte Uhrzeit kann das Team unterschiedliche Erwartungen an die Priorität haben. ### 6. Wochenendregel bewusst einsetzen Der Schalter **Wochenenden überspringen** verschiebt eine Fälligkeit, die auf einen Samstag oder Sonntag fällt, auf den nächsten Werktag. Aktiviere ihn für Aufgaben, die nur an Werktagen sinnvoll erledigt werden können. Lasse ihn aus, wenn eine Aufgabe auch am Wochenende gültig sein muss. Prüfe die Vorschau besonders bei Auslösern am Freitag oder kurz vor einem Wochenende. ### 7. Speichern, testen und veröffentlichen Speichere die Aktion und anschließend den Workflow. Teste den Ablauf mit einem Testkontakt, bevor du ihn veröffentlichst. ## Vollständiger Test vor der Veröffentlichung Führe mindestens diesen Test durch: 1. Lege einen Testkontakt an, der den Auslöser erfüllt. 2. Wähle einen klaren Titel, eine vollständige Beschreibung und eine zuständige Person. 3. Teste einmal mit einer kurzen Fälligkeit und einmal mit einer Fälligkeit, die auf ein Wochenende fallen würde. 4. Prüfe die Vorschau der Fälligkeit vor dem Speichern. 5. Löse den Workflow mit dem Testkontakt aus. 6. Kontrolliere im Aufgabenbereich, ob genau eine Aufgabe erstellt wurde. 7. Prüfe Titel, Beschreibung, Formatierung, zuständige Person sowie Datum und Uhrzeit. 8. Wiederhole den Test bei aktivierter Wochenendregel und vergleiche den Termin. Wenn Vorschau und tatsächliche Aufgabe nicht zusammenpassen, veröffentliche den Workflow noch nicht. Prüfe zuerst Wert, Einheit, Uhrzeit und Wochenendschalter. ## Typische Fehler und ihre Lösung ### Die Aufgabe ist zu unklar Ein Titel wie „Bitte prüfen“ erzeugt Rückfragen. Ergänze im Titel Anlass und Handlung; schreibe die Details und das erwartete Ergebnis in die Beschreibung. ### Die Aufgabe wird zu früh oder zu spät fällig Prüfe den Fälligkeitswert und die Einheit. Kontrolliere außerdem, ob eine Uhrzeit eingestellt wurde und ob die Wochenendregel den Termin auf den nächsten Werktag verschiebt. ### Die falsche Person erhält die Aufgabe Öffne **Zuweisen an** und prüfe die Auswahl. Teste den Workflow anschließend mit einem Testkontakt und kontrolliere die erstellte Aufgabe im Aufgabenbereich. ### Die Beschreibung ist später nicht mehr gut lesbar Nutze klare Absätze und kurze Listen im Editor. Da die Formatierung beim Speichern erhalten bleibt, kannst du Aufgaben auch mit einer kompakten Checkliste vorbereiten. ### Es wird keine Aufgabe erstellt Prüfe, ob der Workflow veröffentlicht ist, der Testkontakt den Auslöser wirklich erreicht und die Aktion im richtigen Ablaufzweig liegt. Kontrolliere außerdem, ob alle erforderlichen Felder der Aktion ausgefüllt sind. ## Praxisbeispiel: Anfrage am nächsten Werktag prüfen Nach einer neuen Anfrage erstellt der Workflow die Aufgabe **„Anfrage persönlich prüfen“**. Sie wird der zuständigen Person zugewiesen, enthält die wichtigsten Angaben aus dem Kontakt und soll innerhalb eines Tages erledigt werden. Fällt der berechnete Termin auf ein Wochenende, ist **Wochenenden überspringen** aktiviert. Die Vorschau zeigt dann den nächsten Werktag. Die zuständige Person erhält dadurch eine verständliche Aufgabe mit realistischem Termin, statt einer unerwartet am Wochenende fälligen Erinnerung. ## Gut zu wissen * Eine Workflow-Aufgabe schafft Verbindlichkeit, führt die Arbeit aber nicht selbst aus. * Der Titel ist die schnelle Orientierung; die Beschreibung enthält Anlass, Handlung und erwartetes Ergebnis. * Die Vorschau der Fälligkeit ist die wichtigste Kontrolle vor dem Speichern. * Teste jede zeitgesteuerte Aufgabe auch rund um ein Wochenende.