> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/automatisierung/workflows/interne-terminnotiz-im-workflow-erstellen.md). # Interne Terminnotiz im Workflow erstellen Ergänze automatisch eine interne Notiz am richtigen Termin, wähle den passenden Auslöser und prüfe anschließend die sichtbaren Informationen im Termin und den verbundenen Arbeitsbereichen. ## Kurz erklärt Mit der Aktion **Terminnotiz erstellen** fügt ein Workflow eine interne Notiz zu einem bestehenden Termin hinzu. Sie eignet sich für Informationen, die das Team beim Termin, im Kontaktverlauf und in der zugehörigen Unterhaltung wiederfinden soll – ohne sie manuell an mehreren Stellen eintragen zu müssen. Die Notiz wird am Termin gespeichert. Dieselbe Terminnotiz ist außerdem beim verbundenen Kontakt, bei einer zugehörigen Chance und in der Unterhaltung sichtbar. Wird sie später bearbeitet oder gelöscht, erscheint diese Änderung an allen Stellen, an denen genau diese Terminnotiz angezeigt wird. > **Wichtig:** Die Aktion erstellt keinen Termin. Sie benötigt immer einen bereits bekannten Termin – entweder direkt aus einem terminbezogenen Auslöser oder über dessen eindeutige Kennung. ## Wann du die Aktion einsetzt Nutze eine automatische Terminnotiz, wenn Informationen nachvollziehbar direkt beim richtigen Termin stehen sollen, zum Beispiel: * nach einer Buchung eine kurze interne Zusammenfassung, * bei einer Terminstatus-Änderung ein Hinweis für die zuständige Person, * eine Information aus einem Formular, die während des Termins wichtig ist, * eingehende Daten aus einem anderen System, die einem konkreten Termin zugeordnet werden können. Die Aktion ist nicht geeignet für allgemeine Kontaktnotizen ohne Terminbezug. In diesem Fall wähle eine Aktion, die direkt am Kontakt arbeitet. ## Die zwei sicheren Einrichtungswege Es gibt zwei unterschiedliche Wege. Entscheidend ist, ob der Workflow seinen Termin schon aus dem Auslöser kennt. | Start des Workflows | Braucht die Aktion eine Termin-ID? | Warum | | ----------------------------------------------------------------------- | ---------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Terminbezogener Auslöser, etwa **Terminstatus** oder **Termin gebucht** | Nein | Der Workflow kennt bereits den Termin, der ihn ausgelöst hat. Die Notiz wird dort angelegt. | | Eingehender Webhook oder anderer Auslöser ohne Terminbezug | Ja | Die Aktion muss wissen, zu welchem vorhandenen Termin die Notiz gehört. Dazu übergibst du die eindeutige Termin-ID. | Wähle nur den Webhook-Weg, wenn die eingehenden Daten tatsächlich eine gültige Termin-ID und den gewünschten Notiztext enthalten. Ohne diese beiden Angaben ist keine sichere Zuordnung möglich. ## Felder der Aktion verständlich erklärt | Feld | Wann nötig | Was du einträgst | Wirkung | | --------------- | ------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------ | ------------------------------------------------------------------------------------- | | **Aktionsname** | Immer | Eine interne, verständliche Bezeichnung, zum Beispiel „Hinweis aus Buchung speichern“. | Hilft dir, den Schritt im Builder und in den Ausführungsprotokollen wiederzuerkennen. | | **Termin-ID** | Bei einem Webhook oder einem anderen nicht terminbezogenen Auslöser | Die eindeutige Kennung des bestehenden Termins aus den eingehenden Daten. | Bestimmt exakt, an welchem Termin die Notiz erscheint. | | **Notiz** | Immer | Den Text der internen Terminnotiz – fest geschrieben oder als dynamischer Wert aus dem Auslöser. | Wird am Termin gespeichert und in den verbundenen Ansichten angezeigt. | Der Notiztext darf höchstens **5.000 Zeichen** enthalten. Plane eine kurze, handlungsrelevante Zusammenfassung statt einer unstrukturierten Langfassung. ## Weg 1: Workflow startet mit einem Termin Dieser Weg ist am einfachsten. Die Originalansicht zeigt einen Workflow mit einem Auslöser für den Terminstatus und direkt darunter der Aktion **Terminnotiz erstellen**. 1. Öffne **Automatisierung > Workflows** und erstelle einen neuen Workflow oder öffne einen vorhandenen Ablauf zunächst als Entwurf. 2. Wähle einen terminbezogenen Auslöser. Geeignet sind Auslöser, bei denen ein bestimmter Termin die Ausführung startet, etwa eine Buchung oder eine Statusänderung. 3. Füge unter dem Auslöser über das Pluszeichen die Aktion **Terminnotiz erstellen** ein. 4. Vergib einen klaren Aktionsnamen. Beschreibe darin Zweck und Anlass, zum Beispiel „Notiz bei bestätigtem Termin“. 5. Lasse die **Termin-ID** leer. Bei diesem Weg wird sie nicht benötigt, weil der auslösende Termin bereits bekannt ist. 6. Fülle das Feld **Notiz**: * Nutze einen festen Text, wenn jeder Termin denselben Hinweis erhalten soll. * Nutze einen dynamischen Wert, wenn Informationen aus der Buchung oder dem Auslöser in der Notiz stehen sollen. 7. Speichere die Aktion. Teste den Workflow zuerst mit einem Testtermin und veröffentliche ihn erst nach der Kontrolle. ## Weg 2: Notiz aus einem eingehenden Webhook anlegen Ein Webhook ist eine automatisierte Datenübergabe aus einem anderen System. Er kann einen Workflow starten, ohne dass ein Termin automatisch zugeordnet ist. Dann musst du sowohl die Termin-ID als auch den Notiztext aus den eingehenden Daten übernehmen. 1. Wähle **Eingehender Webhook** als Auslöser. 2. Prüfe vorab mit einem Test, dass die eingehenden Daten zwei Werte enthalten: * **appointmentId** für die Termin-ID, * **body** für den Notiztext. 3. Füge die Aktion **Terminnotiz erstellen** hinzu und vergib einen eindeutigen Aktionsnamen. 4. Trage im Feld **Termin-ID** den dynamischen Wert **{{inboundWebhookRequest.appointmentId}}** ein. 5. Trage im Feld **Notiz** den dynamischen Wert **{{inboundWebhookRequest.body}}** ein. 6. Speichere die Aktion und sende einen Test an den Webhook. Prüfe unbedingt, ob die Notiz am erwarteten Termin erscheint. Die Originalansicht zeigt bei diesem Weg beispielhaft zuerst eine Aktion zum Anlegen eines Kontakts und danach die Terminnotiz. Das Anlegen eines Kontakts ist keine Voraussetzung für die Terminnotiz selbst. Es ist nur dann sinnvoll, wenn dein eingehender Ablauf zusätzlich einen fehlenden Kontakt behandeln muss. ## Was nach dem Speichern passiert 1. Der Workflow erreicht die Aktion. 2. Bei einem terminbezogenen Auslöser übernimmt die Aktion den auslösenden Termin; bei einem Webhook nutzt sie die übergebene Termin-ID. 3. Der Notiztext wird als interne Terminnotiz gespeichert. 4. Das Team findet die Notiz am Termin und zusätzlich beim zugehörigen Kontakt, bei einer vorhandenen Chance sowie in der Unterhaltung. 5. Eine spätere Bearbeitung oder Löschung dieser Terminnotiz wird an diesen verbundenen Stellen mitgeführt. Die Notiz ist damit kein eigenständiger Text pro Bereich. Sie bleibt dieselbe Terminnotiz, auch wenn sie an mehreren Stellen sichtbar ist. ## Notiztexte so schreiben, dass sie im Alltag helfen Ein hilfreicher Notiztext beantwortet in einem Blick: * Was ist für den Termin wichtig? * Woher stammt die Information? * Was soll die zuständige Person vor oder nach dem Termin beachten? Beispiel: > Interessiert sich besonders für die Einrichtungsberatung. Frage kam mit der Buchung. Bitte vor dem Termin die bisherige Anfrage prüfen. Vermeide unklare Texte wie „Wichtig“ oder das vollständige Kopieren langer Rohdaten. Wenn aus einem Webhook viel Text eingeht, kürze oder strukturiere ihn vor dem Speichern so, dass der Text unter 5.000 Zeichen bleibt und für das Team lesbar ist. ## Vollständiger Test vor der Veröffentlichung ### Test 1: Terminbezogener Auslöser 1. Erstelle einen Testtermin oder nutze einen eindeutig erkennbaren bestehenden Testtermin. 2. Starte den Workflow über den gewählten Termin-Auslöser, beispielsweise durch die passende Statusänderung. 3. Öffne den Termin und prüfe, ob die Notiz dort erscheint. 4. Öffne anschließend den verbundenen Kontakt und die Unterhaltung. Prüfe, ob dieselbe Notiz sichtbar ist. 5. Kontrolliere im **Ausführungsprotokoll**, ob die Aktion ohne Fehler gelaufen ist. ### Test 2: Eingehender Webhook 1. Sende Testdaten mit einer gültigen Termin-ID und einem kurzen Notiztext. 2. Prüfe, ob die Notiz am genau diesem Termin erscheint. 3. Wiederhole den Test mit einer absichtlich falschen Termin-ID. Es darf keine Notiz an einem anderen Termin entstehen. 4. Wiederhole den Test mit einem leeren oder zu langen Notiztext. Prüfe das Ausführungsprotokoll und korrigiere die eingehenden Daten. ### Test 3: Sichtbarkeit und gemeinsame Änderung 1. Bearbeite die Testnotiz am Termin. 2. Prüfe danach Kontakt, Chance und Unterhaltung. 3. Lösche die Testnotiz wieder. 4. Kontrolliere erneut, ob sie an den verbundenen Stellen nicht mehr erscheint. ## Typische Fehler und ihre Ursache | Beobachtung | Wahrscheinliche Ursache | So löst du es | | -------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------ | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Die Notiz fehlt am erwarteten Termin. | Der Workflow wurde nicht ausgelöst, die Aktion wurde nicht gespeichert oder die Termin-ID passt nicht. | Prüfe zuerst das Ausführungsprotokoll, dann den Auslöser und bei Webhooks den tatsächlich übergebenen Wert. | | Die Notiz erscheint beim falschen Termin. | Es wurde eine falsche oder nicht zum Test gehörende Termin-ID übergeben. | Verwende einen eindeutigen Testtermin und vergleiche die eingehende Termin-ID mit dessen Kennung. | | Der Notiztext wird nicht gespeichert. | Der Text ist leer oder überschreitet die Grenze von 5.000 Zeichen. | Prüfe die Datenquelle, kürze den Text und wiederhole den Test. | | Die Notiz ist beim Termin sichtbar, wird aber beim Kontakt nicht gefunden. | Es wird ein anderer Kontakt geprüft oder der Termin ist nicht mit dem erwarteten Kontakt verbunden. | Öffne den Termin zuerst direkt und folge von dort zum verbundenen Kontakt. | | Im Webhook-Ablauf wird zusätzlich ein Kontakt angelegt. | Eine vorherige Aktion im Workflow behandelt fehlende Kontakte. | Entscheide bewusst, ob diese Aktion für deinen Ablauf nötig ist. Sie ist unabhängig von der Terminnotiz. | ## Wichtige Grenzen * Die Aktion benötigt einen vorhandenen Termin. Sie bucht oder erzeugt keinen Termin. * Bei nicht terminbezogenen Auslösern ist die richtige Termin-ID unverzichtbar. * Die Aktion speichert eine interne Notiz; sie versendet keine Nachricht an die Person mit dem Termin. * Die Notizgrenze von 5.000 Zeichen gilt auch für dynamisch übergebene Inhalte. * Sichtbarkeit an Kontakt, Chance und Unterhaltung hängt von der jeweiligen Verbindung zum Termin ab. Prüfe die Verknüpfungen im Test, bevor du dich darauf im Tagesgeschäft verlässt. ## Praxisbeispiel: Hinweis aus einer Buchung direkt am Termin Ein Beratungsbetrieb möchte Hinweise aus einer Terminbuchung direkt für die zuständige Person sichtbar machen. 1. Eine neue Buchung startet einen terminbezogenen Workflow. 2. Die Aktion **Terminnotiz erstellen** übernimmt aus der Buchung den Hinweis „Möchte zuerst den bestehenden Ablauf besprechen“. 3. Da der Workflow vom Termin gestartet wurde, bleibt die Termin-ID leer. 4. Das Team findet den Hinweis beim Termin und im Kontaktverlauf. 5. Vor der Veröffentlichung testet das Team eine neue Buchung, eine Statusänderung und die spätere Bearbeitung der Notiz.