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# KI-Texte im Workflow erzeugen und weiterverwenden

Mit der KI-Aktion in einem Workflow kannst du aus Daten des Kontakts oder eines Auslösers einen neuen Text erzeugen und das Ergebnis an den nächsten Workflow-Schritt übergeben. Das eignet sich für Entwürfe, Zusammenfassungen, interne Einordnungen oder personalisierte Nachrichtenbausteine.

Die Ausgabe ist kein verlässlicher Entscheidungsersatz. Sie kann Informationen falsch einordnen, Dinge ergänzen, die nicht in den Eingabedaten stehen, oder einen unpassenden Ton treffen. Nutze deshalb zuerst einen internen Prüfweg und automatisiere den Versand erst nach einem wiederholbaren Test.

## Was die Aktion automatisch erledigt

Ein Workflow führt die KI-Aktion aus, sobald der gewählte Auslöser eintritt. Die Aktion liest nur die Daten, die du in ihrer Anweisung übergibst, erstellt daraus eine Antwort und stellt diese Antwort für nachfolgende Schritte bereit.

| Baustein         | Aufgabe                                                                                         |
| ---------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Auslöser         | Legt fest, wann die Texterzeugung startet, zum Beispiel nach einem Formular oder einer Antwort. |
| KI-Aktion        | Erzeugt den Text auf Basis deiner Anweisung und der übergebenen Werte.                          |
| Dynamische Werte | Füllen Kontaktdaten, Nachrichten oder Termindaten in die Anweisung ein.                         |
| Antwortwert      | Übergibt den erzeugten Text an einen weiteren Workflow-Schritt.                                 |
| Folgeschritt     | Speichert, sendet oder leitet das Ergebnis intern weiter.                                       |

Der Workflow versendet eine KI-Ausgabe nicht automatisch, solange du keinen Versand-Schritt dahinter setzt. Beginne deshalb mit einer internen Notiz oder einer Benachrichtigung an dein Team.

## Voraussetzungen und sichere Planung

Vor dem Einrichten brauchst du:

1. Einen vorhandenen Workflow oder einen klaren Anlass für einen neuen Workflow.
2. Einen passenden Auslöser mit den Daten, die im Text vorkommen sollen.
3. Eine sichtbare KI-Aktion im Bereich der Workflow-Aktionen.
4. Einen Testkontakt mit eindeutig erkennbaren Testdaten.
5. Eine Entscheidung, wer die Ausgabe zuerst prüft und wo diese Prüfung stattfindet.

Ist die KI-Aktion in deinem Standort nicht sichtbar, erfinde keinen Ersatzablauf. Kläre zuerst die Verfügbarkeit. Wähle außerdem nur Daten aus, die für den Text wirklich nötig sind. Gib keine sensiblen Informationen in eine Anweisung, wenn sie für die Aufgabe nicht gebraucht werden.

## Die sichtbaren Felder verstehen

Wenn du die KI-Aktion öffnest, prüfst du diese Felder und Schalter:

| Feld oder Schalter      | Bedeutung                                       | Praktischer Einsatz                                                                                                                                                             |
| ----------------------- | ----------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Action Name**         | Name der Aktion innerhalb dieses Workflows.     | Vergib einen eindeutigen Namen wie „Antwortentwurf nach Anfrage“, damit dein Team den Ablauf später versteht.                                                                   |
| **Model**               | Das Modell, das die Antwort erzeugt.            | Wähle nur ein in deinem Standort verfügbares Modell. Die sichtbare Standardauswahl kann sich ändern.                                                                            |
| **Action Type**         | Art der eingerichteten Aktion.                  | Die geprüfte Ansicht zeigt **Custom**. Ändere den Typ nur, wenn du die Wirkung der verfügbaren Alternative vorher getestet hast.                                                |
| **Enable Chat History** | Optionaler Schalter mit Beta-Hinweis.           | Ist er aktiv, kann die Aktion Erkenntnisse aus früheren Ausführungen derselben Kontaktperson für persönlichere Antworten heranziehen. Teste diese Wirkung besonders sorgfältig. |
| **Prompt**              | Deine Anweisung an die KI.                      | Beschreibe Aufgabe, zulässliche Fakten, Ton, Länge, Format und klare Verbote.                                                                                                   |
| **Temperatur**          | Steuert die Varianz der Formulierung.           | Niedrige Werte liefern meist gleichmäßigere Antworten; höhere Werte vielfältigere Formulierungen.                                                                               |
| **Antwortwert**         | Die erzeugte Antwort für nachfolgende Schritte. | Übernimm ihn erst in einen Speicher- oder Versand-Schritt, nachdem du den Test geprüft hast.                                                                                    |

Die geprüfte Anleitung beschreibt für die Temperatur einen Bereich von **0,1 bis 1**. Starte bei wiederkehrenden Geschäftstexten mit einem niedrigen Wert und erhöhe ihn nur, wenn du bewusst mehr sprachliche Vielfalt brauchst.

## Aktion Schritt für Schritt einrichten

1. Öffne einen bestehenden Workflow oder erstelle einen neuen.
2. Richte einen klaren Auslöser ein. Für einen ersten Test eignen sich etwa eine Formularübermittlung oder eine eingehende Nachricht.
3. Öffne die Liste der Workflow-Aktionen und füge die KI-Aktion hinzu.
4. Vergib unter **Action Name** einen eindeutigen internen Namen.
5. Wähle unter **Model** ein verfügbares Modell aus.
6. Lass **Action Type** zunächst auf der aktuell geprüften Einstellung, wenn du keine bestätigte Alternative brauchst.
7. Entscheide bewusst, ob **Enable Chat History** für diesen Ablauf sinnvoll ist. Für den ersten Test bleibt der Schalter besser aus, damit die Ausgabe nur von den aktuellen Eingaben abhängt.
8. Schreibe die Anweisung in **Prompt**.
9. Ergänze nur die dynamischen Werte, die der Text tatsächlich benötigt.
10. Lege eine niedrige Temperatur fest und speichere die Aktion.
11. Füge danach einen sicheren Folgeschritt hinzu, der die Ausgabe zunächst intern sichtbar macht.
12. Teste den gesamten Workflow mit einem Testkontakt.

## Eine Anweisung verständlich formulieren

Eine brauchbare Anweisung enthält nicht nur die Aufgabe. Sie grenzt auch klar ab, was die KI nicht tun darf.

Nutze diese Reihenfolge:

1. **Rolle:** „Du erstellst einen freundlichen Antwortentwurf für unser Team.“
2. **Eingaben:** Benenne die Nachricht oder Kontaktdaten, die in den Text eingefügt werden.
3. **Aufgabe:** Sage genau, was erzeugt werden soll.
4. **Format:** Lege zum Beispiel drei kurze Sätze oder eine Liste mit drei Stichpunkten fest.
5. **Grenzen:** Verbiete ungesicherte Zusagen, erfundene Fakten, rechtliche oder medizinische Einschätzungen.
6. **Prüfhinweis:** Weise den nächsten Schritt als Entwurf oder interne Notiz aus, solange kein Freigabeprozess besteht.

Ein sicherer Entwurf für eine Anfrage kann zum Beispiel lauten:

> Erstelle einen freundlichen Antwortentwurf mit höchstens drei Sätzen. Verwende nur die Informationen aus der übergebenen Nachricht. Mache keine Termin- oder Betragszusagen. Wenn Informationen fehlen, formuliere eine Rückfrage. Gib nur den Antworttext aus.

Das ist ein eigenständiges Beispiel. Passe Wörter, Ton und Grenzen an deinen tatsächlichen Prozess an.

## Dynamische Werte gezielt einsetzen

Über dynamische Werte übergibst du aktuelle Daten an die Anweisung. Die geprüfte Bedienansicht zeigt dafür Auswahlbereiche wie Kontakt, Nutzer, Termin, Kalender und Nachricht.

Verwende für einen ersten Test nur wenige Werte:

* Vorname der Kontaktperson für eine persönliche Ansprache,
* eingegangene Nachricht als Grundlage für einen Antwortentwurf,
* Termindetails, wenn du eine Bestätigung oder Zusammenfassung vorbereitest.

Kontrolliere bei jedem Wert zwei Dinge: Ist er beim gewählten Auslöser wirklich vorhanden? Und darf er in die Anweisung gelangen? Ein leerer oder falscher Wert kann zu einer unbrauchbaren Antwort führen.

## Die Antwort im Workflow weiterverwenden

Nach der Ausführung steht die erzeugte Antwort als Antwortwert der KI-Aktion bereit. Die geprüfte Bedienansicht zeigt dafür im Auswahlmenü den Weg über **Custom Values**, dann die KI-Aktion und schließlich **Response**. Die konkrete Nummer der Aktion hängt von der Reihenfolge in deinem Workflow ab.

Die bestätigte Grundlage nennt diese möglichen nächsten Schritte:

* in einem eigenen Kontaktfeld speichern,
* als Inhalt in einem E-Mail- oder SMS-Schritt einsetzen,
* intern protokollieren oder an das Team weiterleiten.

Beginne mit dem sicheren Weg: Speichere die Antwort in einer internen Notiz oder sende sie einer zuständigen Person zur Prüfung. Erst wenn mehrere Testläufe zuverlässig passen, kannst du einen automatischen Versand separat entscheiden und testen.

## Vollständiger Test vor der Aktivierung

Lege einen Testkontakt an und verwende eine klar erkennbare Beispielnachricht, etwa: „Ich möchte mehr über die Beratung erfahren.“

1. Starte den Workflow mit dem Testkontakt.
2. Prüfe im Workflow-Verlauf, ob der richtige Auslöser verwendet wurde.
3. Kontrolliere, ob alle dynamischen Werte ausgefüllt sind.
4. Lies die erzeugte Antwort vollständig.
5. Prüfe Ton, Länge, Sprache und ob sie nur die übergebenen Fakten verwendet.
6. Wiederhole den Test mit einer sehr kurzen Nachricht und mit einer Nachricht ohne entscheidende Informationen.
7. Prüfe, ob die Aktion in diesen Fällen sinnvoll nachfragt statt etwas zu erfinden.
8. Kontrolliere den Folgeschritt: Die Ausgabe soll zunächst nur intern erscheinen.
9. Dokumentiere den Test und schalte erst danach weitere Automatisierung frei.

## Häufige Fragen und Fehlerbilder

### Die KI-Aktion ist nicht auswählbar

Prüfe, ob sie in deinem Standort sichtbar und freigeschaltet ist. Fehlt sie, ändere den Workflow nicht auf Verdacht und ersetze sie nicht durch einen unbelegten Ablauf. Kläre die Verfügbarkeit, bevor du die Anleitung produktiv einsetzt.

### Die Antwort enthält einen leeren Platzhalter

Prüfe den gewählten Auslöser und den dynamischen Wert im Prompt. Der Wert muss bei diesem Auslöser vorhanden sein. Teste anschließend mit einem Kontakt, der den erwarteten Wert tatsächlich enthält.

### Die Antwort ist zu kreativ oder zu ungenau

Senke die Temperatur und formuliere die Anweisung enger: erlaubte Fakten, maximale Länge, gewünschtes Format und klare Verbote. Teste danach mindestens drei unterschiedliche Eingaben.

### Die Ausgabe darf nicht sofort versendet werden

Leite sie zunächst als interne Notiz oder Team-Benachrichtigung weiter. Ergänze einen Versand-Schritt erst nach einem dokumentierten Test und einer klaren fachlichen Freigabe.

### Frühere Inhalte beeinflussen die Antwort unerwartet

Prüfe **Enable Chat History**. Wenn der Verlauf nicht für den gewünschten Prozess nötig ist, schalte ihn aus und wiederhole den Test mit einem frischen Testkontakt.

## Praxisbeispiel: Antwortentwurf nach einer Website-Anfrage

Eine Interessentin schreibt über ein Formular: „Ich möchte wissen, wie eine Erstberatung abläuft.“

1. Der Workflow startet nach der Formularübermittlung.
2. Die KI-Aktion erhält nur Vorname und Nachricht.
3. Der Prompt verlangt einen freundlichen Entwurf mit höchstens drei Sätzen, ohne Angabe eines Betrags oder eine Terminzusage.
4. Die Temperatur bleibt niedrig.
5. Der Antwortwert wird als interne Notiz beim Kontakt gespeichert.
6. Ein Teammitglied prüft den Entwurf und beantwortet die Anfrage erst danach.

So gewinnt das Team Zeit, ohne die Verantwortung für Zusagen oder fachliche Aussagen an eine automatisierte Textausgabe abzugeben.

## Weiterführend

* [Workflows einrichten und verwalten](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/automatisierung/workflows)
* [Workflows bei neuen oder geänderten Chancen starten](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/automatisierung/workflows/workflows-bei-neuen-oder-geanderten-chancen-starten)


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