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# Komplexe Workflows im erweiterten Builder aufbauen

Baue umfangreiche Abläufe visuell, prüfe Auslöser direkt im Builder und halte parallele Wege mit klaren Notizen, Tests und Kennzahlen verständlich.

## Wann der erweiterte Builder passt

Der erweiterte Builder bietet eine freie Arbeitsfläche für umfangreiche Workflows mit mehreren Auslösern, parallelen Wegen und vielen Aktionen. Du kannst jederzeit zwischen Standard- und erweiterter Ansicht wechseln. Die Ausführung eines vollständig eingerichteten Workflows bleibt dabei gleich.

Nutze die erweiterte Ansicht vor allem, wenn ein Ablauf in der normalen Liste schwer nachvollziehbar wird. Für einen kurzen, linearen Workflow ist sie nicht zwingend nötig.

## Schritte auf der Arbeitsfläche anordnen

1. Öffne den Workflow und wechsle in den erweiterten Builder.
2. Ziehe Auslöser oder Aktionen auf die Fläche.
3. Lege einen Schritt am Ende eines Wegs ab, um ihn anzuhängen, oder zwischen zwei Schritte, um ihn dort einzufügen.
4. Öffne jeden neuen Schritt und schließe seine Einrichtung ab.
5. Verbinde die Schritte und speichere den Entwurf.
6. Teste den Ablauf vor der Aktivierung.

Noch nicht eingerichtete Aktionen werden nicht ausgeführt. Du kannst mehrere Knoten gemeinsam auswählen und verschieben sowie bewährte Zweige zwischen Workflows kopieren und einfügen.

## Parallele Wege bewusst gestalten

Ein Auslöser kann über eine Sprungverbindung direkt an einer bestimmten Aktion starten. Diese Verbindung wird gestrichelt dargestellt; normale Abfolgen sind durchgezogen. Unverbundene Knoten können als unabhängiger Zweig aufgebaut und anschließend über einen solchen Sprung erreicht werden.

Bei mehreren parallelen Zweigen legst du einen **Standardweg** fest. Dieser gilt für Tests und für Kontakte, die aus einem anderen Workflow eintreten. Prüfe ihn besonders sorgfältig. Derselbe Kontakt durchläuft nicht gleichzeitig mehrere parallele Wege desselben Workflows.

Deaktiviere einzelne Schritte vorübergehend statt sie zu löschen, wenn du einen Weg testen möchtest. Deaktivierte Schritte werden übersprungen, ihre Verbindungen bleiben erhalten.

## Lesbarkeit und Zusammenarbeit

* Ergänze Haftnotizen mit klaren Überschriften; sie können Text, Links und Bilder enthalten.
* Verwende Farben nur mit einer festen Bedeutung, zum Beispiel Gelb für Prüfung und Rot für manuelle Übergabe.
* Nutze **Aufräumen**, wenn viele Verschiebungen die Arbeitsfläche unübersichtlich gemacht haben.
* Der Workflow-Wechsler öffnet einen anderen Workflow in einem neuen Tab, ohne deinen aktuellen Entwurf zu schließen.
* Vergib verständliche Namen für Auslöser und Aktionen.

Beim Wechsel zurück in die Standardansicht müssen Elemente entfernt werden, die nur im erweiterten Builder funktionieren, insbesondere Sprungverbindungen, unabhängige Zweige und deaktivierte Knoten.

## Auslöser mit Text und Kennzahlen prüfen

Jede Auslöserkarte kann eine lesbare Zusammenfassung ihrer Bedingungen anzeigen. Bei komplexen Regeln öffnest du die Details, statt den gesamten Auslöser bearbeiten zu müssen.

In der Statistikansicht siehst du für die vergangenen 30 Tage:

| Kennzahl          | Bedeutung                                                                         |
| ----------------- | --------------------------------------------------------------------------------- |
| **Geprüft**       | Datensätze, die vom Auslöser bewertet wurden.                                     |
| **Passend**       | Datensätze, die alle Bedingungen erfüllt haben.                                   |
| **Nicht passend** | Datensätze, die wegen fehlender oder abweichender Werte nicht qualifiziert waren. |

Klicke eine Kennzahl an, um Datensätze, Zeitpunkt und Ursache einer Nichtübereinstimmung zu prüfen. Die Statistikansicht aktualisiert sich fortlaufend, ist aber ein Prüfmodus: Solange sie geöffnet ist, kannst du den Workflow nicht bearbeiten.

## Praxisbeispiel

Ein Team verwaltet Anfragen, die je nach Auswahl in drei unterschiedliche Nachfasswege gehen. Es legt für jeden Weg einen eigenen Auslöser an, verbindet ihn mit einem klar beschrifteten Zweig und setzt den allgemeinen E-Mail-Weg als Standardweg für Tests. Nach einem Test öffnet das Team die Auslöserstatistik, sieht eine hohe Zahl „Nicht passend“ und erkennt, dass ein Pflichtfeld im Formular fehlt. Erst nach der Korrektur wird der Workflow aktiviert.

### Bedingungen lesen, ohne den Auslöser zu öffnen

Auf jeder Auslöserkarte steht eine verständliche Kurzfassung der Bedingungen direkt unter dem Namen. Bei mehreren Bedingungen zeigt die Karte nur den Anfang und einen Hinweis, dass weitere Regeln vorhanden sind. Öffne dann **Details**, um die vollständige Liste zu prüfen.

Das ist besonders nützlich bei Übergaben und bei mehreren Einstiegspunkten: Du erkennst zuerst auf der Arbeitsfläche, warum ein Weg starten soll, ohne versehentlich eine Einstellung zu verändern.

### Von einer hohen Zahl zu einer klaren Ursache

Öffne die Statistik eines Auslösers und arbeite in dieser Reihenfolge:

1. Stelle bei Bedarf den Zeitraum ein und grenze die Ansicht auf einen bekannten Testkontakt ein.
2. Öffne **Geprüft**, um alle bewerteten Kontakte zu sehen – darunter passende und nicht passende.
3. Öffne **Passend**, um die Kontakte zu prüfen, die alle Bedingungen erfüllt haben.
4. Öffne **Nicht passend** und lies in jeder Zeile den konkreten Grund, etwa einen fehlenden Wert oder eine abweichende Auswahl.
5. Öffne die Zusammenfassung der häufigsten Gründe für Nichtübereinstimmungen. Sie zeigt, welche Bedingung wiederholt ausschließt.
6. Korrigiere entweder die Daten, die Bedingung oder den erwarteten Wert.
7. Führe einen neuen Test durch und aktualisiere die Statistik.

Eine hohe Zahl bei **Nicht passend** ist nicht automatisch ein Fehler. Wenn ein Workflow bewusst nur einen bestimmten Status verarbeitet, dürfen alle anderen Status korrekt als nicht passend erscheinen.

Die Auslöserwerte aktualisieren sich zeitnah, wenn neue Ereignisse eintreten. Verwende dennoch immer einen eindeutig benannten Testkontakt, damit du eine neue Prüfung von älteren Einträgen unterscheiden kannst.

## Mehrere Schritte sicher bearbeiten

Bei großen Arbeitsflächen ist es schneller, zusammengehörige Knoten als Gruppe zu behandeln. Ziehe einen Auswahlrahmen über die gewünschten Schritte oder halte beim Auswählen die Umschalttaste gedrückt. Anschließend kannst du die Gruppe gemeinsam verschieben und so Abstände zwischen Zweigen verständlicher machen.

Je nach Auswahl stehen zusätzlich kontextbezogene Funktionen zur Verfügung, etwa:

* ausgewählte Schritte vorübergehend aktivieren oder deaktivieren;
* die Anordnung der Auswahl bereinigen;
* eine Haftnotiz direkt an der Auswahl ergänzen.

Nutze Gruppenbearbeitung nur, wenn du den gesamten markierten Bereich kontrolliert hast. Prüfe nach dem Verschieben immer, ob die Verbindungslinien noch zu den beabsichtigten Schritten führen.

### Notizen, Kommentare und Farben sinnvoll nutzen

Haftnotizen eignen sich für den Zweck eines Zweigs, offene Prüfpunkte oder eine Übergabe an Teammitglieder. Sie können Text, Links und – falls es für euren Ablauf sinnvoll ist – eigene Bilder enthalten. Schreibe lieber eine kurze, konkrete Aussage wie „Nur nach bestätigtem Termin starten“ als eine farbige Fläche ohne Erklärung.

Verwende Farben mit einer festen Bedeutung. Ein bewährtes Schema ist:

| Farbe | Einheitliche Bedeutung                        |
| ----- | --------------------------------------------- |
| Gelb  | Prüfung oder offener Punkt                    |
| Grün  | geprüfter, aktiver Weg                        |
| Rot   | manuelle Entscheidung oder besonderer Hinweis |
| Blau  | gemeinsamer Vorbereitungsschritt              |

Wenn in deiner Ansicht Workflow-Kommentare verfügbar sind, nutze sie für Rückfragen und Abstimmungen. Sie ersetzen keine klare Notiz direkt an der Stelle, an der die Logik verstanden werden muss.

## Statistikansicht für Ursachen statt Vermutungen nutzen

Die Statistikansicht ist ein Prüfmodus. Sie zeigt für Auslöser die letzten 30 Tage und unterscheidet zwischen **Geprüft**, **Passend** und **Nicht passend**. Öffne eine Kennzahl, um die einzelnen Einträge, den Zeitpunkt und bei nicht passenden Einträgen den konkreten Grund zu sehen.

Für Kommunikationsschritte können zusätzlich Zustell- und Reaktionswerte angezeigt werden. Diese Werte helfen nur bei der Auswertung; während die Statistikansicht geöffnet ist, kannst du den Workflow nicht bearbeiten.

> **Hinweis:** Entfernst du einen bereits verwendeten Kommunikationsschritt, können seine bisherigen Statistikwerte im Workflow weiterhin vorhanden sein. Prüfe deshalb bei historischen Werten immer, welcher Schritt aktuell tatsächlich noch im Ablauf liegt.

## Arbeitsfläche nach Änderungen wieder lesbar machen

Nach vielen Verschiebungen, eingefügten Schritten oder importierten Abläufen wählst du **Aufräumen**. Die Funktion ordnet die Arbeitsfläche automatisch übersichtlicher an; sie ändert nicht die fachliche Reihenfolge deiner Schritte.

Kontrolliere danach dennoch:

1. Gehört jeder Auslöser zum richtigen ersten Schritt?
2. Sind gestrichelte Sprungverbindungen noch klar vom normalen Weg zu unterscheiden?
3. Ist der Standardweg weiterhin der gewünschte Testweg?
4. Sind deaktivierte Schritte sichtbar als deaktiviert gekennzeichnet?
5. Sind Notizen und Knotennamen ohne starkes Vergrößern lesbar?

Erst nach dieser Sichtprüfung speicherst und testest du die überarbeitete Version.

## Auslöser direkt mit ihrem Startschritt verbinden

Im erweiterten Builder kann jeder Auslöser über eine gestrichelte Sprungverbindung an genau dem Schritt beginnen, der zu diesem Auslöser passt. Das ist sinnvoll, wenn mehrere Auslöser unterschiedliche Einstiegspunkte im selben Workflow benötigen.

1. Öffne den Workflow im erweiterten Builder und positioniere Auslöser sowie Aktionen.
2. Ziehe den kleinen Verbindungspunkt eines Auslösers auf den Verbindungspunkt der gewünschten Aktion.
3. Prüfe die gestrichelte Linie mit Pfeilspitze als Sprungverbindung.
4. Wiederhole das für jeden Auslöser und speichere anschließend den Entwurf.
5. Teste jeden Einstieg mit einem eigenen Testkontakt.

Jeder Auslöser darf genau eine solche Verbindung haben. Auch eine Aktion darf nur einen eingehenden Anschluss erhalten – entweder aus einer normalen Abfolge oder von einem Auslöser. Eine noch nicht zugewiesene Verbindung führt zunächst zum ersten Schritt des Workflows; lege den Startpunkt trotzdem bewusst fest.

Ein Kontakt startet pro Durchlauf nur über einen Auslöser und läuft nicht gleichzeitig über mehrere Einstiegspfade. Änderungen an Sprungverbindungen gelten nach einer erneuten Veröffentlichung nur für neu eintretende Kontakte. Wird der Zielschritt gelöscht, verweist der Auslöser wieder auf den ersten Schritt, bis du ihn neu zuordnest.

Sprungverbindungen funktionieren nur im erweiterten Builder. Entferne sie, bevor du zurück in die Standardansicht wechselst.

## Zwischen mehreren Workflows wechseln

Der Workflow-Wechsler im erweiterten Builder öffnet einen anderen Workflow in einem neuen Browser-Tab. Der aktuelle Entwurf bleibt dabei geöffnet. Nutze ihn zum Vergleichen, Kopieren oder für einen kurzen Abgleich von ähnlichen Abläufen.

1. Öffne den erweiterten Builder.
2. Wähle den Workflow-Wechsler in der linken Seitenleiste oder drücke **Umschalt + W**.
3. Suche nach dem Namen oder wähle einen kürzlich geöffneten Workflow.
4. Öffne den Treffer in einem neuen Tab.
5. Speichere Änderungen weiterhin in jedem geöffneten Workflow einzeln.

## Einzelne Schritte vorübergehend deaktivieren

Du kannst eine einzelne Aktion über den sichtbaren Ein-/Aus-Schalter deaktivieren, ohne ihre Einrichtung oder Verbindung zu löschen. Der Schritt wird ausgegraut und bei der Ausführung übersprungen; erreichbare spätere aktive Schritte können weiterlaufen. Im Ausführungsprotokoll erscheint der deaktivierte Schritt als übersprungen.

Deaktiviere jeden Schritt eines auszuschließenden Zweigs einzeln und teste danach mit einem Testkontakt. Aktiviere ihn erst wieder, wenn die Folgeaktionen geprüft sind. Die Funktion ist kein Ersatz für das Pausieren eines ganzen Workflows nach Datum. Beim Wechsel zwischen Builder-Ansichten kann es erforderlich sein, nicht unterstützte deaktivierte Elemente zuvor wieder zu aktivieren oder zu entfernen.

## Tastaturkürzel bewusst einsetzen

Mit **K** öffnest du im erweiterten Builder die Übersicht der verfügbaren Kürzel. Auf macOS steht **Cmd**, unter Windows und Linux **Ctrl** für dieselbe Tastenfolge.

| Aufgabe                                    | Kürzel                         |
| ------------------------------------------ | ------------------------------ |
| Kopieren, ausschneiden, einfügen           | Cmd/Ctrl + C, X oder V         |
| Ganzen Folgeweg kopieren oder ausschneiden | Cmd/Ctrl + Umschalt + C oder X |
| Speichern                                  | Cmd/Ctrl + S                   |
| Alle Knoten auswählen                      | Cmd/Ctrl + A                   |
| Auswahl löschen                            | Entf/Backspace                 |
| Ansicht vergrößern oder verkleinern        | + oder −                       |
| Auf 100 % oder Gesamtansicht setzen        | 0 oder 1                       |
| Nächsten Knoten auswählen                  | Pfeiltasten                    |
| Folgeweg auswählen                         | Umschalt + Pfeil links/rechts  |
| Aktions- oder Auslöserleiste öffnen        | Tab oder Umschalt + Tab        |

Wähle vor einer Bearbeitung stets den richtigen Knoten. Ein schneller Test nach Ausschneiden, Einfügen oder Löschen verhindert, dass ein ganzer Folgeweg versehentlich verändert wird.

## Unabhängige Zweige übersichtlich aufbauen

Im erweiterten Builder kannst du zusammengehörige Schritte als getrennten Bereich auf der Arbeitsfläche anordnen. Dieser Bereich startet nicht von allein: Verbinde mindestens einen Auslöser über eine gestrichelte Sprungverbindung mit seinem ersten Schritt. Erst dann ist der Zweig erreichbar.

Beschrifte jeden Bereich mit einer Haftnotiz, setze den ersten Schritt klar an den Anfang und vermeide sich kreuzende Verbindungslinien. Ein Kontakt läuft innerhalb desselben Workflows nicht gleichzeitig durch mehrere unabhängige Zweige. Werden Sprungverbindungen entfernt, bleibt der Bereich inaktiv, bis du ihn wieder ausdrücklich erreichst.

## Arbeitsfläche an deine Bildschirmbreite anpassen

Bei langen Nachrichten, vielen Filtern oder umfangreichen Einstellungen musst du nicht in einer schmalen Seitenleiste arbeiten. Du kannst die Konfigurationsleiste eines Auslösers oder einer Aktion breiter ziehen und für einen einzelnen Schritt die Vollbildansicht verwenden. Das verändert nur deine Bearbeitungsansicht, niemals die Logik des Workflows.

1. Öffne einen Auslöser oder eine Aktion im Workflow.
2. Bewege den Mauszeiger an den inneren Rand der geöffneten Seitenleiste.
3. Ziehe den Rand nach außen, um mehr Platz für Felder und Texte zu schaffen, oder nach innen, um mehr von der Arbeitsfläche zu sehen.
4. Nutze bei einer umfangreichen Konfiguration die sichtbare Vergrößern-Schaltfläche.
5. Prüfe alle Felder im Vollbild und schließe die Ansicht wieder, um zum Workflow zurückzukehren.
6. Speichere und teste die inhaltliche Änderung wie gewohnt.

Die Breitenanpassung funktioniert bei Auslösern, Aktionen und unterstützten Werkzeugleisten. Sie ist in Standard- und erweitertem Builder verfügbar. Nach einem Wechsel der Ansicht oder einem Neuladen kann es sinnvoll sein, die Breite erneut einzustellen.

> **Praxisbeispiel:** Ein Team überarbeitet eine lange E-Mail-Aktion mit mehreren Bedingungen. Es öffnet die Aktion im Vollbild, prüft Betreff, Inhalt und Platzhalter ohne ständiges Scrollen und kehrt anschließend zur Arbeitsfläche zurück, um den gesamten Ablauf zu testen.