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# Kontakte am Ende eines Workflows sicher löschen

Die Aktion **Kontakt löschen** entfernt den aktiven Kontakt automatisch aus dem Standort. Sie ist eine der folgenreichsten Workflow-Aktionen: Der Kontakt wird sofort gelöscht und der laufende Workflow endet an dieser Stelle.

Verwende sie nur für klar abgegrenzte Fälle, etwa eindeutig gekennzeichnete Testkontakte. Für normale Aufräumarbeiten, unklare Datensätze oder den bloßen Wunsch, einen Ablauf zu beenden, ist sie nicht geeignet.

> **Wichtig:** Die Aktion bietet keine Auswahl für Zielkontakt, Filter oder Löschumfang. Sie betrifft immer den aktiven Kontakt des Workflow-Durchlaufs. Sobald sie ausgeführt wird, löscht sie den Kontakt, und alle späteren Schritte dieses Workflows werden nicht mehr ausgeführt.

## Das Ergebnis: Kontakt weg, Workflow beendet

Wenn der Workflow die Aktion erreicht, passiert Folgendes:

1. Der aktive Kontakt wird entfernt.
2. Der Workflow endet sofort.
3. Nachfolgende Nachrichten, Aufgaben, Wartezeiten oder andere Aktionen laufen nicht mehr.
4. Zugeordnete Gesprächsverläufe, Notizen, Aufgaben und Aktivitätsdaten gehen verloren.
5. Wird der Kontakt später wiederhergestellt, kommen diese zugeordneten Daten nicht zurück.

Die Aktion ist deshalb kein normaler „letzter Schritt“, sondern ein endgültiger Abschluss. Alle wichtigen Prüfungen, Benachrichtigungen und Dokumentationen müssen **vorher** erfolgen.

## Erst entscheiden: Löschen oder nur aus dem Workflow nehmen?

Prüfe vor dem Einsatz, welches Ergebnis du tatsächlich brauchst.

| Dein Ziel                                                            | Passende Vorgehensweise                                                                 |
| -------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------- |
| Der Kontakt soll nur diesen einen Workflow verlassen.                | Die Aktion zum Entfernen aus dem Workflow verwenden. Die Kontaktdaten bleiben erhalten. |
| Ein Teammitglied soll den Fall vorher prüfen.                        | Vor der Löschaktion eine interne Aufgabe oder Wartephase einsetzen.                     |
| Der Kontakt ist ein eindeutig gekennzeichneter Testdatensatz.        | Kontaktlöschung kann nach vollständigem Test passend sein.                              |
| Der Kontakt oder seine Historie könnte später noch gebraucht werden. | Nicht löschen; die Daten im Standort erhalten.                                          |
| Der Ablauf soll nach einem bestimmten Schritt enden.                 | Den Workflow vorher sauber beenden, ohne den Kontakt zu löschen.                        |

Wenn du nicht sicher sagen kannst, warum ein Kontakt dauerhaft entfernt werden soll, verwende die Löschaktion nicht.

## Voraussetzungen: Der richtige Kontakt muss im Workflow sein

Die Aktion löscht immer den **aktiven Kontakt** des aktuellen Workflow-Durchlaufs. Sie fragt nicht nach, welchen Kontakt du meinst, und bietet keine Auswahl.

Sorge daher vor der Aktion für eindeutige Aufnahmebedingungen:

* Der Workflow startet nur für den richtigen Kontaktkreis.
* Mindestens eine klare Kennzeichnung unterscheidet Test- und echte Kontakte.
* Eine zusätzliche Bedingung prüft diese Kennzeichnung unmittelbar vor der Löschung.
* Der Ablauf ist für Kontakte mit fehlenden oder widersprüchlichen Daten sicher beendet.
* Ein Teammitglied weiß, welcher Workflow Kontakte löschen kann.

Ein einzelner Tag oder ein einzelnes Feld kann versehentlich gesetzt werden. Für eine Löschautomatisierung ist eine Kombination aus Kennzeichnung und weiterer Bedingung deutlich sicherer.

## Sicherheitsplan vor der Einrichtung

Kläre diese Punkte, bevor du den Workflow bearbeitest:

1. **Zweck:** Welcher eindeutig beschriebene Fall rechtfertigt die Löschung?
2. **Schutz:** Welche Bedingungen müssen alle erfüllt sein?
3. **Verantwortung:** Wer prüft den Test und wer wird über die aktive Löschautomatisierung informiert?
4. **Sicherung:** Welche wichtigen Informationen müssen vorab außerhalb des Kontakts gesichert werden?
5. **Ausnahmefall:** Wer stellt den Kontakt bei einem Fehler wieder her?
6. **Ablaufende:** Sind alle Nachrichten, Aufgaben und Protokolle vor der Löschaktion abgeschlossen?

Halte den Zweck direkt im Namen des Workflows oder in einer Notiz fest. Ein späteres Teammitglied muss erkennen können, warum diese Aktion dort steht.

## Aktion Schritt für Schritt einrichten

1. Öffne **Automatisierung > Workflows**.
2. Erstelle einen neuen Entwurf oder öffne den bewusst ausgewählten bestehenden Workflow.
3. Prüfe zuerst Auslöser, Filter und Bedingungen, die den Kontakt in den Löschpfad führen.
4. Ergänze vor der Löschung alle nötigen Schritte, zum Beispiel eine interne Prüfung oder eine abschließende Nachricht.
5. Klicke auf das **Pluszeichen**, um eine Aktion hinzuzufügen.
6. Suche nach **Kontakt löschen** und wähle die Aktion aus.
7. Prüfe den sichtbaren **Aktionsnamen**. Er dient nur dazu, den Schritt im Workflow wiederzuerkennen; für Zielkontakt, Filter oder Löschumfang gibt es keine Auswahl.
8. Speichere die Aktion.
9. Stelle sicher, dass sie der wirklich letzte Schritt auf diesem Workflow-Zweig ist.
10. Teste den gesamten Ablauf ausschließlich mit einem eigens angelegten Testkontakt.
11. Aktiviere den Workflow erst nach einem dokumentierten erfolgreichen Test.

Platziere nie eine Nachricht, Aufgabe oder Wartezeit hinter **Kontakt löschen**. Diese Schritte erreichen den Kontakt nicht mehr, weil der Workflow beim Löschen endet.

## Warum die Reihenfolge entscheidend ist

Ein sicherer Workflow-Zweig kann so aussehen:

```
Auslöser
  ↓
Bedingung 1: eindeutig gekennzeichneter Testkontakt?
  ↓
Bedingung 2: zusätzliche Prüfung erfüllt?
  ↓
Interne Prüfung oder Abschlussaktion
  ↓
Kontakt löschen
```

Die Löschaktion steht immer am Ende. Jeder Schutzschritt davor beantwortet eine konkrete Frage. Fehlt eine Bedingung, soll der Kontakt in einem sicheren Weg enden, ohne gelöscht zu werden.

## Vollständig testen – fünf Pflichtfälle

Teste nicht nur, ob der Kontakt verschwindet. Prüfe, dass **keine unpassenden Kontakte** gelöscht werden.

| Testfall                                      | Einrichtung                                                          | Erwartetes Ergebnis                                                       |
| --------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------- |
| **Eindeutiger Testkontakt**                   | Alle Kennzeichnungen und Bedingungen sind erfüllt.                   | Nur dieser Testkontakt wird entfernt.                                     |
| **Echter Kontakt**                            | Mindestens eine Löschbedingung fehlt.                                | Der Kontakt bleibt vollständig erhalten.                                  |
| **Unvollständige Daten**                      | Eine erforderliche Kennzeichnung oder Angabe fehlt.                  | Der sichere Weg endet ohne Löschung.                                      |
| **Zusätzliche Schritte nach der Löschaktion** | Testweise eine Aufgabe oder Nachricht hinter die Löschaktion setzen. | Sie wird nicht ausgeführt; danach die überflüssigen Schritte entfernen.   |
| **Wiederholter Start**                        | Einen passenden Testkontakt erneut durch den Ablauf führen.          | Der Workflow verhält sich kontrolliert und löscht keinen anderen Kontakt. |

Öffne nach jedem Test den Kontakt und den Workflow-Verlauf. Kontrolliere auch Gesprächsverlauf, Notizen, Aufgaben und Aktivität, bevor du den Testkontakt löschst. So erkennst du, welche Daten bei einer echten Löschung nicht zurückkehren.

## Was bei einer Löschung verloren geht

Der Kontakt selbst und die zugehörigen Daten werden entfernt. Nach dem Quellstand betrifft das insbesondere:

* Gesprächsverläufe
* Notizen
* Aufgaben
* Aktivitätshistorie

Diese Begleitdaten werden nicht wiederhergestellt, wenn der Kontakt später zurückkehrt. Sichere deshalb wichtige Informationen vorher an einer geeigneten Stelle und informiere betroffene Teammitglieder über den Ablauf.

## Wiederherstellung ist kein Sicherheitsnetz

Nach dem aktuellen Quellstand kann ein gelöschter Kontakt innerhalb von zwei Monaten wiederhergestellt werden. Diese Wiederherstellung ist nur für den einzelnen Kontakt möglich.

Verlasse dich nicht darauf als Ersatz für eine sichere Einrichtung:

* Die Frist kann verstreichen.
* Begleitdaten kommen nicht zurück.
* Eine Sammelwiederherstellung ist nicht vorgesehen.
* Eine falsche Löschautomatisierung kann mehrere Kontakte betreffen, bevor sie bemerkt wird.

Pausiere den Workflow sofort, wenn dir eine unerwartete Löschung auffällt. Prüfe zuerst Umfang und Ursache, bevor du weitere Änderungen vornimmst.

## Praxisbeispiel: Testkontakte nach einer Schulung entfernen

Ein Team erzeugt für eine interne Schulung mehrere Testkontakte. Diese sollen nach dem Abschluss entfernt werden, echte Kontakte aber nie.

1. Testkontakte erhalten beim Anlegen einen eindeutigen Tag **Schulungstest**.
2. Ein Workflow startet nur nach einem separaten Abschluss-Tag.
3. Die erste Bedingung prüft, ob der Kontakt den Tag **Schulungstest** hat.
4. Die zweite Bedingung prüft, ob der Abschluss-Tag ebenfalls vorhanden ist.
5. Vor der Löschung erstellt der Workflow eine interne Aufgabe zur Kontrolle.
6. Erst nach der dokumentierten Prüfung läuft der Zweig zu **Kontakt löschen**.
7. Das Team testet den Ablauf mit einem Testkontakt, einem echten Kontakt und einem Kontakt mit nur einem der beiden Tags.
8. Nur der vollständig gekennzeichnete Testkontakt darf gelöscht werden.

Dieser Ablauf kombiniert zwei eindeutige Bedingungen und eine menschliche Kontrolle. Das ist wesentlich sicherer als eine Löschung nach einem einzelnen Ereignis.

## Häufige Fehler und die sichere Lösung

| Beobachtung                                                                  | Wahrscheinliche Ursache                                       | Sichere Lösung                                                                                  |
| ---------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Ein echter Kontakt wurde gelöscht.                                           | Auslöser oder Bedingungen waren zu allgemein.                 | Workflow sofort pausieren, Umfang prüfen und Aufnahmebedingungen mit Testfällen verschärfen.    |
| Eine Nachricht nach der Löschaktion wurde nicht versendet.                   | Der Workflow endet sofort beim Löschen.                       | Nachricht vor die Löschaktion verschieben.                                                      |
| Ein wiederhergestellter Kontakt hat keine alten Notizen oder Unterhaltungen. | Zugeordnete Daten werden nicht mit wiederhergestellt.         | Wichtige Informationen vor der Löschung sichern; nicht auf Wiederherstellung als Backup setzen. |
| Der Workflow löscht Kontakte ohne vorherige Prüfung.                         | Die Aktion liegt vor Bedingungen oder einer internen Prüfung. | Schutzschritte vor die Löschaktion setzen und ausschließlich Testkontakte verwenden.            |
| Es sollen nur Abläufe gestoppt werden, nicht Daten verschwinden.             | Die falsche Aktion wurde gewählt.                             | Die Aktion zum Entfernen aus dem Workflow verwenden.                                            |

**Kontakt löschen** ist nur dann sinnvoll, wenn der Löschfall eindeutig, getestet und vom Team bewusst freigegeben ist. In allen anderen Fällen ist es sicherer, den Kontakt zu behalten und nur seinen Workflow-Weg zu beenden.