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# Kontakte innerhalb eines Workflows anlegen

Mit der Aktion **Kontakt erstellen** übernimmt ein Workflow Daten aus einem Ereignis, zu dem noch kein Kontakt vorhanden ist. Er legt daraus einen neuen Kontakt an. Findet das System anhand einer E-Mail-Adresse oder Telefonnummer bereits einen passenden Kontakt, aktualisiert es dessen Angaben stattdessen. So lassen sich Daten aus einem externen Ereignis ohne manuelles Übertragen in die Kontaktverwaltung übernehmen.

## Wann diese Aktion die richtige Wahl ist

Verwende **Kontakt erstellen**, wenn ein Ablauf mit reinen Daten beginnt – also noch nicht mit einem bekannten Kontakt. Die Originalhilfe nennt dafür insbesondere ein eingehendes externes Ereignis als passenden Auslöser. Ein typischer Fall ist eine Anmeldung, die Name und E-Mail an den Standort übergibt, obwohl der Absender dort noch nicht als Kontakt gespeichert ist.

Beginnt dein Workflow bereits mit einem vorhandenen Kontakt, prüfe zuerst, ob eine gezielte Änderung dieses Kontakts besser passt. Diese Aktion kann vorhandene Angaben aktualisieren. Sie ist deshalb keine sichere Methode, um unabhängig vom Bestand immer einen zweiten Kontakt anzulegen.

## Was du vorab brauchst

* Einen Workflow mit einem Auslöser, der die Daten ohne bereits zugeordneten Kontakt liefert.
* Die Informationen, die übernommen werden sollen – mindestens möglichst eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer als wiedererkennbares Merkmal.
* Falls du eigene Angaben speichern möchtest, müssen die passenden eigenen Kontaktfelder bereits im Standort vorhanden sein.
* Einen Testdatensatz: einmal mit einer bisher unbekannten E-Mail-Adresse und einmal mit einer bereits vorhandenen.

## Aktion einrichten

1. Öffne im Standort **Automatisierung > Workflows** und öffne den gewünschten Workflow oder lege einen neuen an.
2. Klicke an der gewünschten Stelle auf das **Pluszeichen** und wähle unter den Kontaktaktionen **Kontakt erstellen** aus. Im Auswahlfenster gibt es außerdem ein Suchfeld, falls die Aktion nicht direkt sichtbar ist.
3. Vergib bei **Aktionsname** einen eindeutigen Namen, zum Beispiel „Kontakt aus Veranstaltungsanmeldung anlegen“. Der Name hilft dir später im Ablauf und in den Ausführungsprotokollen zu erkennen, was dieser Schritt macht.
4. Wähle über **Feld hinzufügen** jedes Kontaktfeld aus, das aus dem Ereignis übernommen werden soll. Für jede Zeile wird zuerst das Zielfeld ausgewählt; nicht benötigte Zeilen lassen sich über das Papierkorb-Symbol wieder entfernen.
5. Ordne die ankommenden Werte sorgfältig den passenden Feldern zu. Übernimm beispielsweise die E-Mail in das E-Mail-Feld – nicht in ein freies Notizfeld. Speichere nur Informationen, die für diesen Kontakt tatsächlich gelten.
6. Speichere die Aktion. Füge danach weitere Schritte erst hinter dieser Aktion ein, wenn sie mit dem neu angelegten oder aktualisierten Kontakt arbeiten sollen.
7. Starte einen Test über **Workflow testen**. Prüfe die Daten anschließend im Kontakt und im Ausführungsprotokoll. Erst wenn beide Tests stimmen, schaltest du den Workflow von **Entwurf** auf **Veröffentlicht**.

## Felder verständlich zuordnen

Die Feldauswahl ist in zwei Bereiche gegliedert:

| Bereich        | Wofür er da ist                                         | Beispiele aus der sichtbaren Auswahl                                     |
| -------------- | ------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------ |
| Standardfelder | Allgemeine Angaben, die viele Kontakte haben            | Unternehmen, Ort, Kontaktquelle, Kontakttyp, Land und Geburtsdatum       |
| Eigene Felder  | Angaben, die du für deinen eigenen Ablauf angelegt hast | zusätzliche Notiz, Veranstaltungsname oder ein individuelles Auswahlfeld |

Suche im Auswahlfeld nach dem Namen des gewünschten Feldes, wenn die Liste lang ist. Wähle nur Felder, deren Bedeutung zu den ankommenden Daten passt. Unklare oder leere Werte können bei einem vorhandenen Kontakt Angaben verändern, die dort bereits richtig waren.

### E-Mail und Telefonnummer besonders sorgfältig behandeln

Die Aktion nutzt passende Merkmale wie E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, um bestehende Kontakte wiederzufinden. Wird ein passender Kontakt erkannt, werden neue Angaben an diesem bestehenden Datensatz aktualisiert; andernfalls wird ein neuer angelegt.

Die Quelle beschreibt nicht, wie bei widersprüchlichen oder mehrfach vorhandenen Kennzeichen entschieden wird. Prüfe deshalb mit echten, aber ungefährlichen Testdaten, welche Zuordnung dein Standort vornimmt. Verwende keine gemeinsam genutzte Test-E-Mail für mehrere Personen.

## Was nach der Ausführung passiert

Der Workflow erstellt einen Kontakt oder ergänzt einen bereits passenden Kontakt mit den übergebenen Angaben. Die Aktion verschickt selbst keine Nachricht und benachrichtigt niemanden. Wenn nach der Anlage etwas passieren soll – etwa eine interne Information oder eine persönliche Nachricht – füge dafür einen passenden Folgeschritt nach **Kontakt erstellen** ein.

Die Aktion kann mit weiteren Workflow-Schritten kombiniert werden. Wichtig ist die Reihenfolge: Erst muss der Kontakt angelegt oder aktualisiert sein, bevor ein nachfolgender Schritt auf seine Daten zugreift.

## Praxisbeispiel: Anmeldung aus einem externen Formular übernehmen

Eine Veranstaltungsanmeldung übermittelt Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und den Namen der Veranstaltung an einen Workflow.

1. Ein eingehendes Ereignis startet den Workflow und übergibt die vier Angaben.
2. Die Aktion **Kontakt erstellen** erhält den Namen „Kontakt aus Anmeldung anlegen“.
3. Vorname, Nachname und E-Mail werden den passenden Standardfeldern zugeordnet. Der Veranstaltungsname wird in einem zuvor angelegten eigenen Feld gespeichert.
4. Eine interne Benachrichtigung folgt erst danach, damit sie den gerade angelegten oder aktualisierten Kontakt verwenden kann.
5. Beim ersten Test wird eine neue E-Mail verwendet: Es sollte ein neuer Kontakt erscheinen. Beim zweiten Test wird dieselbe E-Mail erneut verwendet: Prüfe, dass derselbe Kontakt aktualisiert wird und kein unerwünschter Doppelkontakt entsteht.

## Ergebnis sicher prüfen

Nach jedem Test kontrollierst du zwei Stellen:

1. **Kontaktverwaltung:** Suche nach der verwendeten E-Mail-Adresse. Prüfe, ob genau der erwartete Kontakt vorhanden ist und ob die zugeordneten Felder die erwarteten Werte enthalten.
2. **Workflow > Ausführungsprotokoll:** Öffne den Testlauf. Der Schritt **Kontakt erstellen** muss erfolgreich abgeschlossen sein; anschließend müssen nur die vorgesehenen Folgeschritte gelaufen sein.

Wiederhole den Test mit einem bestehenden Kontakt. So erkennst du vor der Veröffentlichung, ob ein Wert überschrieben wird, den du behalten möchtest.

## Grenzen und typische Fehler

### Es entstehen doppelte Kontakte

Prüfe zuerst, ob die eingehende E-Mail-Adresse oder Telefonnummer fehlt, falsch formatiert ist oder bei verschiedenen Personen verwendet wird. Diese Merkmale sind laut Quelle entscheidend, um vorhandene Kontakte wiederzuerkennen. Führe danach erneut einen Test mit einer eindeutigen Adresse aus.

### Richtige Person, aber ein falscher Feldwert

Überprüfe die Zuordnung in der Aktion: Welches ankommende Datum landet in welchem Kontaktfeld? Besonders eigene Felder sollten nur Werte erhalten, deren Bedeutung klar ist. Ändere die Zuordnung, speichere und teste erneut mit einem separaten Testkontakt.

### Nach der Anlage passiert nichts weiter

**Kontakt erstellen** erstellt oder aktualisiert lediglich den Kontakt. Eine Benachrichtigung, Aufgabe oder weitere Kommunikation benötigt einen eigenen Folgeschritt. Kontrolliere außerdem, ob der Workflow nach dem Test tatsächlich veröffentlicht wurde.

### Der Test erreicht die Aktion nicht

Prüfe den Auslöser und die übermittelten Daten zuerst. Diese Aktion ist für Abläufe ohne schon vorhandenen Kontakt gedacht; die Quelle nennt eingehende externe Ereignisse als geeigneten Anwendungsfall. Öffne danach das Ausführungsprotokoll, um zu sehen, an welcher Stelle der Lauf endet.