> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/automatisierung/workflows/kontakte-und-chancen-als-workflow-ausloser-nutzen.md). # Kontakte und Chancen als Workflow-Auslöser nutzen So richtest du Auslöser für neue und geänderte Kontakte, Tags sowie Stufenwechsel und unbewegte Chancen verständlich und sicher ein. Ein Workflow kann automatisch beginnen, sobald sich bei einem Kontakt oder einer Chance ein bestimmtes Ereignis ergibt. So gehen wichtige nächste Schritte nicht verloren: Ein neuer Kontakt wird intern zugeordnet, ein Tag löst eine passende Vorbereitung aus, ein Stufenwechsel informiert die zuständige Person oder eine lange unbewegte Chance wird wieder sichtbar. Diese Anleitung erklärt die fünf Auslöser, die besonders oft zusammen eingesetzt werden: | Wenn Folgendes passiert | Passender Auslöser | Typischer nächster Schritt | | --------------------------------------- | --------------------------- | ------------------------------------------------------- | | Ein neuer Kontakt entsteht | **Kontakt erstellt** | Eine interne Aufgabe zur ersten Prüfung anlegen | | Ein bestimmtes Kontaktfeld ändert sich | **Kontakt geändert** | Zuständigkeit oder interne Information aktualisieren | | Ein Tag wird gesetzt oder entfernt | **Kontakt-Tag** | Einen klar abgegrenzten Ablauf starten oder beenden | | Eine Chance wechselt ihre Stufe | **Pipeline-Stufe geändert** | Die Übergabe an den nächsten Arbeitsschritt vorbereiten | | Eine Chance bleibt zu lange unverändert | **Unbewegte Chancen** | Erinnerung oder interne Prüfung auslösen | > **Wichtig:** Ein Auslöser startet nur bei Ereignissen, die eintreten, nachdem der Workflow aktiv ist. Bestehende Kontakte und bereits vergangene Stufenwechsel werden nicht nachträglich verarbeitet. ## Vor dem Einrichten: Was ein Auslöser tut Ein Auslöser ist der Startpunkt eines Workflows. Trifft das festgelegte Ereignis ein, wird der betreffende Kontakt in den Workflow aufgenommen. Danach laufen die Schritte, die du im Workflow ergänzt hast – zum Beispiel eine interne Aufgabe, eine Benachrichtigung oder eine Datenpflege. Lege einen Auslöser immer so eng wie möglich an. Ein zu allgemeiner Auslöser kann sehr viele Kontakte gleichzeitig aufnehmen und denselben Ablauf mehrfach starten. ### Gemeinsamer Weg zum Auslöser 1. Öffne **Automatisierung → Workflows**. 2. Wähle **Workflow erstellen** und anschließend **Von Grund auf starten**. 3. Klicke im Arbeitsbereich auf **Neuen Auslöser hinzufügen**. 4. Wähle den passenden Auslöser aus dieser Anleitung. 5. Vergib einen eindeutigen Namen. Beschreibe darin das Ereignis, nicht die spätere Aktion – zum Beispiel „Tag Erstgespräch hinzugefügt“. 6. Ergänze nur die Filter, die du wirklich brauchst, und speichere den Auslöser. 7. Füge die gewünschten Workflow-Schritte hinzu. 8. Teste mit einem eigenen Testkontakt oder einer Testchance. Prüfe danach die **Ausführungen** des Workflows. 9. Stelle den Workflow erst dann auf **Veröffentlichen**. ## 1. Kontakt erstellt: Start nur für wirklich neue Kontakte Dieser Auslöser beginnt, wenn ein neuer Kontakt im Standort angelegt wird. Das kann beispielsweise durch eine manuelle Anlage oder durch einen ausgefüllten Einstiegspunkt passieren. Er ist passend, wenn der allererste interne Schritt immer gleich ist: etwa die Zuordnung zur richtigen Person oder eine Aufgabe zur Kontrolle der Angaben. ### Sinnvolle Filter Du kannst den Start auf bestimmte neue Kontakte eingrenzen: | Filter | Wofür er da ist | | --------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------ | | **Tag** | Startet nur, wenn der neue Kontakt einen passenden Tag hat oder einen unpassenden Tag nicht hat. | | **Kontaktfeld** | Grenzt den Ablauf über ein vorhandenes Standardfeld oder ein selbst angelegtes Kontaktfeld ein. | Beim Tag-Filter stehen unter anderem diese Vergleiche zur Verfügung: | Auswahl | Bedeutung | | -------------------- | ------------------------------------------------------ | | **Entspricht** | Der Kontakt hat genau den ausgewählten Tag. | | **Entspricht nicht** | Der Kontakt hat diesen Tag nicht. | | **Einer von** | Mindestens einer aus mehreren ausgewählten Tags passt. | | **Keiner von** | Keiner der ausgewählten Tags ist vorhanden. | Mehrere Tag-Filter werden gemeinsam geprüft. Das bedeutet: Jeder hinzugefügte Tag-Filter muss passen, damit der Workflow startet. ### Wichtige Grenzen * Ein Massenimport startet diesen Auslöser nicht. Prüfe importierte Kontakte deshalb mit einem dafür vorgesehenen, getrennten Ablauf. * Wird ein vorhandener Datensatz als Duplikat erkannt oder mit einem bestehenden Kontakt zusammengeführt, entsteht kein neuer Kontakt. Der Auslöser startet dann nicht. * Der Auslöser verarbeitet keine Kontakte, die schon vor der Veröffentlichung des Workflows vorhanden waren. ### Praxisbeispiel Ein Interessent füllt ein Einstiegsformular aus und wird dadurch als neuer Kontakt angelegt. Der Workflow prüft, ob der Tag **Erstkontakt** vorhanden ist. Falls ja, erstellt er eine interne Aufgabe: „Angaben prüfen und zuständige Person festlegen.“ Ein Kontakt ohne diesen Tag startet den Ablauf nicht. ### So testest du ihn Lege einen neuen Testkontakt an, der alle Filter erfüllt. Prüfe in den Workflow-Ausführungen, ob er aufgenommen wurde. Lege danach einen zweiten Testkontakt an, der einen Filter bewusst nicht erfüllt. Dieser darf nicht im Ablauf erscheinen. ## 2. Kontakt geändert: Reagiere auf eine konkrete Datenänderung Dieser Auslöser startet, wenn sich ein beobachtetes Kontaktmerkmal ändert. Er eignet sich für Änderungen, die eine interne Reaktion brauchen – nicht für jede kleine Pflege am Kontakt. In der Auswahl werden unter anderem diese Bereiche angeboten: | Beobachtbares Merkmal | Praktische Bedeutung | | ------------------------ | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Tags** | Ein vorhandener Tag wurde verändert. Für das sichere Erkennen einer Entfernung nutze jedoch den eigenen Tag-Auslöser weiter unten. | | **Zuständige Person** | Die Betreuung wurde einer anderen Person zugeteilt. | | **Nicht stören** | Die Sperre für Kontaktwege wurde ein- oder ausgeschaltet. | | **Eigene Kontaktfelder** | Ein von dir angelegtes Feld wurde angepasst. | Du kannst mehrere Filter kombinieren. Wähle nur die Änderungen aus, auf die der Workflow tatsächlich reagieren soll. ### So verhinderst du doppelte Abläufe Der Auslöser kann jedes Mal starten, wenn sich ein beobachtetes Merkmal erneut ändert. Das ist gewollt, kann aber zu doppelten Aufgaben oder mehrfachen Nachrichten führen. * Beobachte nur das Feld, das den Ablauf wirklich auslösen soll. * Ergänze vor nachfolgenden Schritten eine Bedingung, wenn dieselbe Folge nicht mehrfach ausgeführt werden darf. * Nutze für die Entfernung eines Tags nicht diesen Auslöser. Verwende dafür **Kontakt-Tag** mit dem Ereignis **Tag entfernt**. ### Praxisbeispiel Die zuständige Person eines Kontakts wird geändert. Der Workflow informiert ausschließlich die neu zugeordnete Person intern und legt ihr eine Aufgabe zur Übernahme an. Eine Änderung der Telefonnummer hat keinen Effekt, weil dieses Feld nicht als Auslöser ausgewählt wurde. ### Test Ändere beim Testkontakt nur das ausgewählte Feld und speichere. Prüfe anschließend die Ausführungen. Wiederhole den Vorgang mit einem nicht ausgewählten Feld: Dann darf der Workflow nicht starten. ## 3. Kontakt-Tag: Starte bei „hinzugefügt“ oder „entfernt“ Ein Tag ist eine kurze Kennzeichnung am Kontakt. Der Auslöser **Kontakt-Tag** reagiert gezielt darauf, dass ein Tag hinzugefügt oder entfernt wird. Er ist meist klarer als ein allgemeiner Kontaktänderungs-Auslöser. ### Die beiden Ereignisse | Ereignis | Wann es startet | Geeigneter Einsatz | | ------------------- | -------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------- | | **Tag hinzugefügt** | Ein ausgewählter Tag wird am Kontakt gespeichert. | Eine interne Vorbereitung starten, sobald der Kontakt eine erkennbare Einordnung erhält. | | **Tag entfernt** | Ein ausgewählter Tag wird am Kontakt entfernt und gespeichert. | Einen nicht mehr passenden Ablauf stoppen oder intern prüfen lassen. | Wähle danach einen oder mehrere bestehende Tags aus. Falls ein benötigter Tag noch nicht existiert, kann er direkt in der Auswahl angelegt werden. Verwende trotzdem möglichst wenige, eindeutig benannte Tags – sonst wird später schwer nachvollziehbar, warum ein Workflow gestartet ist. ### Darauf kommt es an * Das bloße An- oder Abwählen in der Oberfläche reicht nicht. Der Tag muss am Kontakt tatsächlich übernommen werden. * Frühere Tag-Änderungen werden nicht rückwirkend berücksichtigt. * Wenn mehrere veröffentlichte Workflows auf denselben Tag hören, können alle davon starten. Prüfe daher vor dem Veröffentlichen, ob bereits ein ähnlicher Ablauf existiert. * Ein Tag ist kein Ersatz für eine verständliche Bedingung. Nutze ihn als eindeutiges Signal, nicht als versteckte Sammelbezeichnung für viele verschiedene Fälle. ### Praxisbeispiel Nach einem Gespräch setzt ein Teammitglied den Tag **Unterlagen anfordern**. Der Workflow startet daraufhin eine interne Aufgabe, die erforderlichen Unterlagen zusammenzustellen. Wird der Tag später wieder entfernt, kann ein zweiter, bewusst getrennt eingerichteter Ablauf die offene Aufgabe prüfen. ### Test Lege einen Testkontakt an, füge den ausgewählten Tag hinzu und speichere. Kontrolliere die Workflow-Ausführung. Entferne den Tag danach wieder und teste den zweiten Ereignistyp getrennt. So erkennst du, ob Hinzufügen und Entfernen sauber voneinander abgegrenzt sind. ## 4. Pipeline-Stufe geändert: Reagiere auf eine echte Bewegung Eine Chance gehört zu einer Pipeline und befindet sich dort in einer Stufe. Der Auslöser **Pipeline-Stufe geändert** startet, wenn die Chance in eine andere Stufe verschoben wird – auch dann, wenn die Verschiebung manuell erfolgt. Damit eignet er sich für klar geregelte Übergaben: Zum Beispiel erhält die zuständige Person bei einer bestimmten Stufe eine interne Aufgabe, oder das Team bekommt eine Meldung, dass eine Prüfung ansteht. ### Filter für einen präzisen Start | Filter | Wirkung | | --------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Zuständige Person** | Der Workflow reagiert nur bei Chancen einer ausgewählten Person. | | **Tag** | Der zugehörige Kontakt muss einen bestimmten Tag haben. | | **In Pipeline** | Begrenzt den Ablauf auf eine ausgewählte Pipeline. | | **Pipeline-Stufe** | Startet nur bei der gewünschten Zielstufe. | | **Verlustgrund** | Grenzt auf Chancen mit einem festgelegten Verlustgrund ein. | | **Status** | Du kannst beispielsweise offene, gewonnene, verlorene oder aufgegebene Chancen unterscheiden. | Kombinierst du Filter, müssen sie zusammenpassen. Beginne möglichst mit **In Pipeline** und **Pipeline-Stufe**; ergänze weitere Filter nur, wenn sie fachlich nötig sind. ### Wichtige Grenzen * Vergangene Verschiebungen starten den Workflow nicht nachträglich. * Wird eine Chance zurück in eine frühere Stufe verschoben und später wieder in die passende Stufe bewegt, kann der Workflow erneut starten. * Eine Stufe und ein Status sind nicht dasselbe: Die Stufe beschreibt den Schritt innerhalb der Pipeline, der Status den allgemeinen Zustand der Chance. Lege zuerst fest, welches von beiden dein tatsächliches Signal ist. * Teste interne Schritte zuerst. Automatische Außenkommunikation sollte nur erfolgen, wenn der Anlass, die Freigabe und die Kontaktdaten eindeutig passen. ### Praxisbeispiel Eine Chance wird in der Pipeline **Beratung** in die Stufe **Termin vorbereiten** verschoben. Der Workflow prüft Pipeline und Stufe. Danach erstellt er für die zuständige Person eine interne Checkliste-Aufgabe. Wird dieselbe Chance in eine andere Stufe geschoben, passiert nichts. ### Test Erstelle eine Testchance in der passenden Pipeline und verschiebe sie manuell in die ausgewählte Stufe. Prüfe die Workflow-Ausführungen und die entstandene interne Aufgabe. Verschiebe sie anschließend in eine nicht passende Stufe, um den Filter gegenzutesten. ## 5. Unbewegte Chancen: Nichts liegen lassen Der Auslöser **Unbewegte Chancen** meldet sich, wenn eine Chance innerhalb einer festgelegten Dauer in der ausgewählten Situation unverändert bleibt. Er ist ein Sicherheitsnetz für Vorgänge, die sonst unbemerkt liegen bleiben könnten. ### Die entscheidenden Filter | Filter | Was du festlegst | | ------------------ | ----------------------------------------------------------------------------- | | **Dauer in Tagen** | Nach wie vielen Tagen ohne passende Veränderung die Chance als unbewegt gilt. | | **In Pipeline** | In welcher Pipeline geprüft wird. | | **Pipeline-Stufe** | In welcher Stufe die Chance liegen geblieben sein muss. | Die Oberfläche bietet außerdem weitere Eingrenzungen, etwa nach Zuständigkeit, Tags, Status oder Verlustgrund. Setze zuerst Dauer, Pipeline und Stufe. Zusätzliche Filter helfen nur dann, wenn sie einen klaren fachlichen Zweck haben. ### Was nach dem Start passiert Sobald die festgelegte Dauer erreicht ist, wird der Kontakt in den Workflow aufgenommen. Ein guter erster Schritt ist eine interne Erinnerung oder Aufgabe zur Prüfung. So entscheidet eine Person, ob die Chance weiterbearbeitet, verschoben oder abgeschlossen werden soll. ### Wichtige Grenzen * Die Zeitmessung beginnt erst, nachdem du den Auslöser hinzugefügt hast. Chancen, die schon vorher lange unverändert waren, starten nicht sofort. * Nach einer Ausführung kann dieselbe Chance erst wieder starten, wenn sie erneut verändert oder verschoben wird und später wieder für die festgelegte Dauer unbewegt bleibt. * Wähle die Dauer bewusst. Ein zu kurzer Zeitraum erzeugt unnötige Erinnerungen, ein zu langer lässt wichtige Vorgänge zu lange liegen. * Nutze diesen Auslöser nicht als ungeprüfte automatische Nachricht an Kundinnen oder Kunden. Eine interne Prüfung ist der sichere Standard. ### Praxisbeispiel Eine Chance bleibt in der Stufe **Rückmeldung offen** fünf Tage ohne Veränderung. Der Workflow erstellt eine Aufgabe für die zuständige Person: „Kontakt prüfen und nächsten Schritt festlegen.“ Wird die Chance vorher weiterbewegt, startet die Erinnerung nicht. ### Test Richte den Auslöser zunächst mit einem Testvorgang und einer kurzen, fachlich sinnvollen Dauer ein. Prüfe nach Ablauf der Zeit in den Workflow-Ausführungen, ob nur die passende Testchance aufgenommen wurde. Bewege anschließend eine weitere Testchance rechtzeitig in eine andere Stufe; sie darf nicht als unbewegt erscheinen. ## Checkliste vor der Veröffentlichung * Ist der Auslöser auf ein klares Ereignis begrenzt? * Sind Pipeline, Stufe, Tags und Kontaktfelder wirklich die richtigen? * Gibt es bereits einen Workflow, der bei demselben Ereignis startet? * Ist die erste Aktion intern und risikoarm? * Wurde ein passender und ein unpassender Testfall geprüft? * Wurde die Workflow-Ausführung kontrolliert, bevor der Ablauf veröffentlicht wurde? ## Häufige Fehler und schnelle Lösungen | Beobachtung | Wahrscheinliche Ursache | Lösung | | --------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------ | | Der Workflow startet gar nicht. | Das Ereignis lag vor der Veröffentlichung, ein Filter passt nicht oder der Testkontakt ist kein neuer Kontakt. | Erstelle einen frischen Testfall und prüfe jeden Filter einzeln. | | Der Workflow startet zu oft. | Ein Kontaktfeld wird bei vielen Pflegevorgängen geändert oder mehrere Workflows hören auf dasselbe Ereignis. | Auslöser enger fassen und vorhandene Workflows auf Überschneidungen prüfen. | | Das Entfernen eines Tags löst nichts aus. | Es wurde ein allgemeiner Kontaktänderungs-Auslöser verwendet. | Nutze **Kontakt-Tag** mit **Tag entfernt**. | | Eine importierte Liste startet keinen Ablauf. | Der Auslöser **Kontakt erstellt** verarbeitet keine Massenimporte. | Nutze für den Import einen dafür vorgesehenen, getrennten Prozess. | | Eine unbewegte Chance wird nicht erinnert. | Der Zeitraum begann erst nach dem Einrichten oder die Chance wurde zwischenzeitlich verändert. | Teste mit einer neu angelegten Testchance und prüfe Dauer, Pipeline und Stufe. | ## Ein vollständiger, alltagstauglicher Ablauf Ein neuer Kontakt erhält nach dem Einstieg den Tag **Erstkontakt**. Der Tag-Auslöser legt intern eine Aufgabe zur Prüfung an. Entsteht danach eine Chance und wird sie in die Stufe **Termin vorbereiten** verschoben, startet ein zweiter Workflow und weist der zuständigen Person die Vorbereitung zu. Bleibt die Chance später mehrere Tage in **Rückmeldung offen**, erinnert ein dritter, interner Workflow daran, den Vorgang zu prüfen. So hat jeder Auslöser nur eine klare Aufgabe. Das macht Automatisierungen nachvollziehbar, leichter testbar und sicherer im Alltag. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/automatisierung/workflows/kontakte-und-chancen-als-workflow-ausloser-nutzen.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. 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