> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/automatisierung/workflows/kontaktfelder-im-workflow-aktualisieren.md). # Kontaktfelder im Workflow aktualisieren ## Kurz erklärt Die Aktion **Kontaktfeld aktualisieren** verändert gespeicherte Daten eines Kontakts genau an der Stelle, an der der Kontakt den Workflow-Schritt erreicht. Du kannst: * ein Standard- oder benutzerdefiniertes Feld mit einem neuen Wert überschreiben; * einen festen Wert eintragen; * für unterstützte Feldtypen einen dynamischen Wert verwenden; * mehrere Felder in einer Aktion aktualisieren; * Werte aus benutzerdefinierten Feldern leeren. Für eine einmalige Änderung an nur einem Kontakt brauchst du keinen Workflow. Öffne den Kontakt und bearbeite die Daten direkt. Die Workflow-Aktion ist für wiederkehrende, regelbasierte Änderungen gedacht. ## Bevor du startest Prüfe: 1. Existiert das Zielfeld bereits? 2. Welchen Feldtyp besitzt es? 3. Soll ein Wert aktualisiert oder vollständig geleert werden? 4. Darf ein vorhandener Wert überschrieben werden? 5. Welche Listen, Bedingungen, Nachrichten oder weiteren Workflows verwenden dieses Feld? Die Aktion erstellt keine neuen Kontaktfelder. Fehlende Felder müssen vorher in den Einstellungen angelegt werden. ## Aktion einrichten 1. Öffne **Automatisierung → Workflows**. 2. Öffne einen vorhandenen Workflow oder erstelle einen neuen. 3. Klicke an der gewünschten Stelle auf **+**. 4. Wähle **Kontaktfeld aktualisieren**. 5. Vergib einen aussagekräftigen Aktionsnamen, zum Beispiel **Kontaktstatus auf qualifiziert setzen**. 6. Wähle den Aktionstyp. 7. Füge das gewünschte Feld hinzu. 8. Lege den neuen Wert fest oder wähle die zu leerenden Felder. 9. Ergänze über **Feld hinzufügen** weitere Feldzeilen, wenn mehrere Werte gemeinsam geändert werden sollen. 10. Prüfe jede Feldzeile noch einmal. Die Oberfläche bietet hierfür einen durchsuchbaren Feldwähler; nicht benötigte Zeilen entfernst du vor dem Speichern. 11. Speichere die Aktion. 12. Teste sie mit einem Testkontakt. 13. Prüfe Kontakt und Ausführungsverlauf und veröffentliche danach den Workflow. ## Die beiden Aktionstypen | Aktionstyp | Wirkung | Verfügbarkeit | | --------------------------- | ---------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------- | | **Felddaten aktualisieren** | Schreibt einen neuen Wert und ersetzt den bisherigen Wert. | Standard- und benutzerdefinierte Kontaktfelder | | **Felddaten leeren** | Entfernt den gespeicherten Wert und setzt das Feld leer. | Nur benutzerdefinierte Kontaktfelder | Das Leeren eines Feldes kann Listenmitgliedschaften, Filter und Wenn/Dann-Verzweigungen verändern. Prüfe alle abhängigen Abläufe vor der Veröffentlichung. ## Fester oder dynamischer Wert ### Fester Wert Ein fester Wert ist bei jedem Kontakt gleich. Beispiel: Nach einem erfolgreichen Formularschritt wird das Feld **Kontaktstatus** immer auf **Qualifiziert** gesetzt. ### Dynamischer Wert Ein dynamischer Wert wird erst beim Durchlauf eingesetzt. Er ist sinnvoll, wenn die Aktion keinen für alle Kontakte gleichen Text schreiben soll, sondern einen Wert aus den für diesen Durchlauf verfügbaren Daten verwendet. Die Quelle belegt dynamische Werte ausdrücklich für Zahlenfelder, Auswahl- und Dropdown-Felder sowie Betragsfelder. Prüfe mit einem Testkontakt, welcher Wert im konkreten Ablauf ankommt und ob er im richtigen Format vorliegt. Bei der Aktualisierung eines Auswahlfelds ist keine interne Optionskennung erforderlich. Die gewählte Option muss aber im Zielfeld bereits vorhanden sein. Das unterscheidet sich von einem dynamischen Vergleich in einer Wenn/Dann-Bedingung. ## Feldtyp und Wert müssen zusammenpassen | Feldtyp | Darauf achten | | -------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Text** | Text in der erwarteten Form verwenden. | | **Zahl** | Nur einen gültigen Zahlenwert übergeben. | | **Betragsfeld** | Verwende einen Wert im passenden Zahlenformat. | | **Datum** | Verwende eine passende Datumsart: aktuelles Datum, ein bestimmtes Datum oder ein eigenes Datumsdatum. | | **Auswahl, Checkbox oder Optionsfeld** | Der Wert muss einer vorhandenen Option entsprechen. | | **E-Mail-Adresse** | Gültiges E-Mail-Format verwenden. | | **Telefonnummer** | Einheitliches, gültiges Telefonnummernformat verwenden. | Bei einem unpassenden Format kann die Aktualisierung an der Validierung scheitern. Prüfe dann den Ausführungsverlauf. ## Mehrere Felder in einer Aktion Über **Feld hinzufügen** kannst du mehrere Werte gemeinsam aktualisieren. Das ist sinnvoll, wenn alle Änderungen fachlich zusammengehören. Beispiel: Nach einer Qualifizierung werden gleichzeitig **Status**, **Qualifizierungsdatum** und **zuständiger Bereich** gesetzt. Trenne Aktionen, wenn: * Aktualisieren und Leeren getrennt nachvollziehbar sein sollen; * unterschiedliche Fehlerfolgen gelten; * spätere Bearbeiter die Änderung sonst nicht verstehen; * einzelne Felder nur unter zusätzlichen Bedingungen geändert werden dürfen. ## Was passiert beim Durchlauf? 1. Der Kontakt erreicht die Aktion. 2. Dynamische Werte werden für diesen Kontakt aufgelöst. 3. Feldtyp und Wert werden geprüft. 4. Der neue Wert ersetzt den vorhandenen Wert oder das benutzerdefinierte Feld wird geleert. 5. Die Änderung wird am Kontakt sichtbar. 6. Die Ausführung erscheint im Ausführungsverlauf. 7. Nachfolgende Workflow-Schritte verwenden den neuen Wert. Eine automatische Rückgängig-Funktion ist nicht belegt. Ein falscher Wert muss durch eine weitere Aktualisierung korrigiert werden. ## So testest du die Aktion 1. Erstelle einen Testkontakt mit bekannten Ausgangswerten. 2. Notiere die Werte vor dem Test. 3. Starte den Workflow über den vorgesehenen Auslöser. 4. Öffne nach dem Durchlauf den Kontakt. 5. Prüfe jedes aktualisierte Feld. 6. Kontrolliere den Ausführungsverlauf auf Validierungsfehler. 7. Prüfe abhängige Listen und Wenn/Dann-Bedingungen. 8. Teste einen leeren dynamischen Ausgangswert und einen ungültigen Formatfall. 9. Veröffentliche erst nach erfolgreicher Kontrolle. ## Häufige Fehler ### Das Feld wird nicht angeboten Das Feld muss bereits existieren und im aktuellen Kontaktkontext verfügbar sein. ### Die Aktualisierung schlägt fehl Prüfe Feldtyp, Format und vorhandene Auswahloptionen. Öffne den Ausführungsverlauf für die konkrete Fehlermeldung. ### Ein dynamischer Wert bleibt leer Kontrolliere, ob der frühere Schritt oder das Quellfeld für den Testkontakt tatsächlich einen Wert liefert. ### Eine Liste oder Verzweigung ändert sich unerwartet Feldänderungen wirken auf alle nachgelagerten Filter und Bedingungen. Prüfe Abhängigkeiten besonders vor dem Leeren eines Feldes. ### Ein alter Wert soll wiederhergestellt werden Die Änderung wird nicht automatisch zurückgenommen. Setze den korrekten Wert manuell oder mit einer bewusst eingerichteten weiteren Aktion. ## Praxisbeispiel: Qualifizierung speichern Ziel: Nach einer erfolgreichen Prüfung sollen drei Kontaktwerte automatisch gepflegt werden. 1. Eine Wenn/Dann-Aktion bestätigt die Qualifizierung. 2. **Kontaktfeld aktualisieren** setzt den Status auf **Qualifiziert**. 3. Eine zweite Feldzeile schreibt das aktuelle Qualifizierungsdatum. 4. Eine dritte Feldzeile übernimmt einen dynamischen Zahlenwert aus einem früheren Schritt. 5. Ein Testkontakt mit vorhandenen Altwerten durchläuft den Workflow. 6. Kontaktansicht und Ausführungsverlauf werden verglichen. 7. Eine nachgelagerte Verzweigung prüft den neuen Status. So ist nicht nur die Änderung automatisiert, sondern auch ihr Ergebnis überprüfbar. ## Weiterführende Hilfe Datumswerte und ihre Eingabearten erklärt Datumsfelder im Workflow aktualisieren.