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# Kurszugänge mit Workflows vergeben

## Was diese Automatisierung löst

Du möchtest einer Person den Zugang zu einem Kurs geben, sobald sie einen klaren Schritt erledigt hat – ohne jeden Zugang einzeln zu vergeben. Ein Workflow übernimmt genau diese Zuordnung: Er erkennt den festgelegten Auslöser und gibt der betreffenden Person anschließend das ausgewählte Kursangebot frei.

Das ist besonders sinnvoll für Anmeldungen zu einem Workshop, einer Lernreihe oder einem Vorbereitungskurs. Der Kurszugang wird erst durch die Aktion im Workflow vergeben; ein Auslöser allein reicht nicht aus.

## Bevor du startest

Du brauchst:

* einen bereits angelegten Kurs beziehungsweise ein Kursangebot;
* einen eindeutigen Auslöser, der zur berechtigten Person gehört;
* einen Testkontakt mit einer erreichbaren E-Mail-Adresse;
* einen Plan für die Willkommensnachricht: entweder über die Kurseinstellungen oder über den Workflow.

Wähle einen möglichst genauen Auslöser. Ein allgemeiner Auslöser kann sonst Personen erfassen, die den Kurs nicht erhalten sollen.

## So richtest du den Workflow ein

1. Öffne **Automatisierung > Workflows** und erstelle einen neuen Workflow.
2. Lege den Auslöser fest. Für eine Anmeldung eignet sich zum Beispiel **Formular eingereicht**.
3. Begrenze den Auslöser auf das richtige Formular. So löst nicht jede Formulareinsendung einen Kurszugang aus.
4. Füge anschließend die Aktion **Kursangebot freigeben** hinzu.
5. Wähle in dieser Aktion das eine Kursangebot aus, das freigegeben werden soll. Prüfe die Auswahl besonders sorgfältig: Sie bestimmt, welcher Inhalt im Kursbereich sichtbar wird.
6. Ergänze nur die notwendigen Folgeschritte, etwa eine E-Mail oder eine interne Aufgabe.
7. Speichere den Workflow. Teste ihn zuerst mit deinem Testkontakt.
8. Aktiviere den Workflow erst, wenn der Test erfolgreich war.

## Was beim Test passieren muss

Sende das festgelegte Formular mit dem Testkontakt ab. Danach prüfst du:

1. Der Workflow wurde für genau diesen Kontakt gestartet.
2. Der Testkontakt sieht das ausgewählte Kursangebot in seiner Kursübersicht.
3. Es wurde kein falscher oder zusätzlicher Kurszugang vergeben.
4. Eine geplante Nachricht wurde genau einmal ausgelöst.

Wird der Zugang nicht angezeigt, kontrolliere zuerst den Auslöser, die Begrenzung auf das Formular und die Auswahl in **Kursangebot freigeben**. Bei einem zu weit gefassten Auslöser prüfe zusätzlich, ob der Testkontakt den Workflow mehrfach ausgelöst hat.

## Willkommensnachricht: einen Weg festlegen

Entscheide dich für genau einen Versandweg:

* **Kurseinstellungen:** Die dort hinterlegte Willkommensnachricht übernimmt den Einstieg.
* **Workflow:** Ein E-Mail-Schritt im Workflow übernimmt den Einstieg.

Wenn du eine Willkommens-E-Mail im Workflow einrichtest, wird die Standard-Willkommensnachricht aus den Kurseinstellungen nicht zusätzlich versendet. Ohne einen aktiven E-Mail-Schritt im Workflow kann dadurch keine Willkommensnachricht ankommen. Lege deshalb vor dem Test fest, welcher der beiden Wege verwendet wird.

## Praxisbeispiel

Eine Akademie bietet nach der Anmeldung zum Workshop „Grundlagen“ einen Vorbereitungskurs an. Sie erstellt einen Workflow mit dem Auslöser **Formular eingereicht** und begrenzt ihn auf das Formular „Workshop Grundlagen“. Danach folgt die Aktion **Kursangebot freigeben** mit dem Vorbereitungskurs. Ein Testkontakt sendet das Formular ab, erhält den Kurszugang und genau eine Einstiegsnachricht. Erst nach dieser Kontrolle wird der Workflow aktiviert.

## Grenzen und typische Fehler

* **Falscher Kurs sichtbar:** In der Aktion wurde das falsche Kursangebot ausgewählt. Korrigiere die Auswahl und wiederhole den Test.
* **Mehr Personen erhalten Zugang als geplant:** Der Auslöser ist zu allgemein. Begrenze ihn auf das konkrete Formular.
* **Zugang wird mehrfach ausgelöst:** Prüfe wiederholte Formulareinsendungen mit einem Testkontakt und passe den Auslöser an.
* **Willkommensnachricht fehlt oder wirkt widersprüchlich:** Verwende nur einen Versandweg und prüfe ihn im Test.
* **Workflow ist noch nicht wirksam:** Speichern allein genügt nicht; der erfolgreich getestete Workflow muss aktiviert sein.