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# Notizen im Workflow automatisch hinzufügen

Erstelle automatisch nachvollziehbare Notizen im Kontakt oder am teilnehmenden eigenen Datenobjekt und übernimm passende Workflow-Werte.

## Was diese Aktion macht

Die Aktion **Zu Notizen hinzufügen** speichert eine Notiz an dem Datensatz, der den Workflow durchläuft. In einem kontaktbasierten Workflow erscheint die Notiz im Kontaktprofil im Bereich **Notizen**. In einem Workflow für ein eigenes Datenobjekt erscheint sie an genau diesem Datenobjekt.

So hält ein Ablauf Informationen dauerhaft dort fest, wo das Team sie später braucht – zum Beispiel den Anlass einer Terminbuchung, eine wichtige Anfrage oder den nächsten vereinbarten Schritt. Die Aktion erstellt eine neue Notiz; sie ersetzt keine vorhandene Notiz.

## Bevor du startest

Lege fest:

* welcher Auslöser die Notiz erzeugen soll;
* welche Information später wirklich hilfreich ist;
* welche Angaben aus dem Workflow in die Notiz übernommen werden sollen;
* ob der Workflow einen Kontakt oder ein eigenes Datenobjekt verarbeitet.

Der letzte Punkt ist wichtig: Er entscheidet, an welchem Datensatz die Notiz erscheint und ob Titel und Farbe verfügbar sind. Teste deshalb immer genau den Workflow-Typ, den du später verwenden möchtest.

## Aktion einrichten

1. Öffne den gewünschten Workflow und füge einen neuen Schritt hinzu.
2. Wähle die Aktion **Zu Notizen hinzufügen**.
3. Gib dem Schritt einen eindeutigen **Aktionsnamen**, zum Beispiel „Notiz: Terminbuchung festhalten“. Dieser Name dient der Orientierung im Workflow und im Verlauf.
4. Schreibe den **Notizinhalt** im Texteditor.
5. Ergänze bei Bedarf Werte aus dem laufenden Workflow über die Auswahl für persönliche Werte. Verwende nur Werte, die beim jeweiligen Auslöser tatsächlich vorhanden sind.
6. Füge einen Auslöselink nur ein, wenn ein späterer Klick bewusst einen weiteren Ablauf starten soll.
7. Bei einem kontaktbasierten Workflow kannst du zusätzlich **Notiztitel** und **Notizfarbe** wählen.
8. Speichere den Schritt, führe einen Test aus und aktiviere den Workflow erst danach.

## Die Felder verständlich nutzen

| Feld                  | Bedeutung                                                         | Verfügbarkeit und Wirkung                                                                 |
| --------------------- | ----------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Aktionsname**       | Bezeichnung des Workflow-Schritts                                 | Erforderlich. Er hilft dem Team, die Aktion im Builder und im Verlauf wiederzufinden.     |
| **Notizinhalt**       | Text, der am Datensatz gespeichert wird                           | Erforderlich. Er kann feste Texte und Werte aus dem Workflow enthalten.                   |
| **Persönliche Werte** | Angaben, die beim Durchlauf zum Datensatz passen                  | Optional. Fehlt ein verwendeter Wert beim Testkontakt, kann die Notiz unvollständig sein. |
| **Auslöselink**       | Link, der beim Anklicken einen vorbereiteten Ablauf anstoßen kann | Optional. Nur verwenden, wenn dieser Folgeschritt gewollt und getestet ist.               |
| **Notiztitel**        | Kurze Überschrift für schnelleres Wiederfinden                    | Optional, nur bei kontaktbasierten Workflows.                                             |
| **Notizfarbe**        | Visuelle Kennzeichnung der Notiz                                  | Optional, nur bei kontaktbasierten Workflows.                                             |

Bei Workflows für eigene Datenobjekte sind Notiztitel und Notizfarbe nach der geprüften Grundlage nicht verfügbar. Bestehende Workflows bleiben funktionsfähig, wenn diese optionalen Felder leer sind.

## Notizen lesbar formatieren

Der Texteditor unterstützt gängige Formatierungen: fett, kursiv, unterstrichen, durchgestrichen, Aufzählungen, Nummerierungen und Links. Verwende Formatierung sparsam. Eine kurze Überschrift, ein klarer Grund und die wichtigsten Angaben sind im Kontaktprofil hilfreicher als ein langer Fließtext.

Ein guter Aufbau ist:

1. **Worum geht es?** – etwa „Terminbuchung“.
2. **Was wurde angegeben?** – nur die relevanten Angaben aus dem Workflow.
3. **Was passiert als Nächstes?** – falls das Team eine Aufgabe übernehmen soll.

## Ergebnis sicher testen

1. Starte den Workflow mit einem Testkontakt oder einem Testdatensatz, bei dem alle verwendeten Werte vorhanden sind.
2. Öffne danach genau den Datensatz, der in den Workflow eingetreten ist.
3. Prüfe im Bereich **Notizen**, ob eine neue Notiz erstellt wurde.
4. Vergleiche Inhalt, übernommene Werte, Titel und Farbe mit deiner Konfiguration.
5. Öffne den Workflow-Verlauf und prüfe, ob der Schritt genau einmal ausgeführt wurde.
6. Wiederhole den Test, wenn ein Wert fehlt, ein Link unerwartet wirkt oder die Notiz am falschen Datensatz landet.

Teste einen Auslöselink zusätzlich mit einem eigenen Testkontakt. Ein klickbarer Link kann einen weiteren Workflow auslösen und sollte deshalb nie ungeprüft in einer Notiz stehen.

## Praxisbeispiel

Eine Person bucht einen Termin. Der Workflow fügt am Kontakt eine Notiz mit dem Titel **Terminbuchung** hinzu. Im Notizinhalt stehen Terminart und das gewünschte Thema aus den Workflow-Werten. Ein nachfolgender Schritt informiert das Team. Beim Öffnen des Kontakts sieht die zuständige Person die Notiz direkt im Bereich **Notizen** und kann nachvollziehen, warum die Anfrage vorliegt.

## Grenzen und typische Fehler

| Beobachtung                          | Wahrscheinliche Ursache                                       | So löst du es                                                                    |
| ------------------------------------ | ------------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------- |
| Die Notiz landet am falschen Ort     | Der Workflow verarbeitet einen anderen Datensatz als erwartet | Den Workflow-Typ und den tatsächlich eingetretenen Datensatz im Test prüfen      |
| Ein übernommener Wert fehlt          | Der Wert ist beim Auslöser nicht vorhanden                    | Mit einem Testdatensatz arbeiten, der den Wert enthält, oder den Inhalt anpassen |
| Titel oder Farbe erscheinen nicht    | Der Workflow läuft für ein eigenes Datenobjekt                | Diese Felder nur in kontaktbasierten Workflows erwarten                          |
| Der Text ist unübersichtlich         | Zu viele Angaben oder Formatierungen wurden übernommen        | Auf Anlass, wichtigste Angaben und nächsten Schritt kürzen                       |
| Ein Link löst etwas Unerwartetes aus | Ein Auslöselink wurde ohne vollständigen Test eingefügt       | Link entfernen oder mit einem Testkontakt kontrolliert prüfen                    |