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# Team im Workflow intern benachrichtigen

Informiere passende Teammitglieder nach einem Ereignis im Workflow – per E-Mail, Hinweis im Standort, SMS oder WhatsApp – und prüfe jeden Weg vor der Aktivierung.

Die Aktion **Interne Benachrichtigung senden** informiert das eigene Team, sobald ein Workflow ein wichtiges Ereignis erreicht. Sie richtet sich nie an den Kontakt selbst. Stattdessen kann sie zum Beispiel die zuständige Person über eine neue Anfrage, eine überfällige Aufgabe oder einen fehlgeschlagenen Schritt informieren.

Du wählst dafür einen Kanal, legst die Empfänger fest und formulierst eine kurze, handlungsfähige Nachricht. Der Workflow läuft danach weiter; eine fehlgeschlagene interne Benachrichtigung hält die folgenden Schritte nicht an.

> Verwende diese Aktion für die Zusammenarbeit im Standort. Für Nachrichten an Kontakte nutzt du die dafür vorgesehenen Kommunikationsaktionen.

## Was du vorab festlegst

Beantworte vor dem Aufbau diese vier Fragen:

1. **Welches Ereignis soll gemeldet werden?** Beispiel: Ein Kontakt hat ein Formular ausgefüllt oder eine Aufgabe wurde nicht rechtzeitig erledigt.
2. **Wer muss reagieren?** Wähle nur Personen, die tatsächlich etwas tun können.
3. **Wie dringend ist die Meldung?** Eine kurze Meldung im Standort eignet sich für den Alltag; SMS oder WhatsApp nur für wirklich zeitkritische Fälle.
4. **Was soll danach passieren?** Eine gute Benachrichtigung nennt den nächsten Schritt, etwa „Kontakt heute zurückrufen“.

Für den gewählten Kanal müssen die Daten der empfangenden Teammitglieder nutzbar sein: E-Mail-Adresse für E-Mail, erreichbare Rufnummer für SMS und eine eingerichtete WhatsApp-Verbindung für WhatsApp. Entscheide dich nicht nur nach dem schnellsten Kanal, sondern danach, was das Team zuverlässig prüft.

## Aktion zum Workflow hinzufügen

1. Öffne **Automatisierung > Workflows** und erstelle einen Workflow oder öffne den Ablauf, den du ergänzen möchtest.
2. Klicke an der gewünschten Stelle auf das **Pluszeichen**.
3. Wähle in der Aktionsliste **Interne Benachrichtigung senden**.
4. Vergib im Feld **Aktionsname** einen eindeutigen Namen, zum Beispiel **Team informieren – neue Anfrage**.
5. Wähle bei **Benachrichtigungstyp** den passenden Kanal.
6. Fülle die für diesen Kanal angezeigten Felder aus.
7. Speichere die Aktion.
8. Teste den Workflow und kontrolliere anschließend den jeweiligen Empfangsweg sowie den **Ausführungsverlauf**.

Der Aktionsname ist nur für die Übersicht im Workflow und im Ausführungsverlauf da. Ein konkreter Name erleichtert die Fehlersuche erheblich, wenn ein Ablauf mehrere Benachrichtigungen enthält.

## Den passenden Kanal wählen

Die sichtbare Auswahl enthält vier Kanäle:

| Kanal                   | Wann er passt                                                       | Was die empfangende Person erhält                                           |
| ----------------------- | ------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------- |
| **E-Mail**              | Ausführliche Informationen, mehrere Punkte oder eine Datei          | Eine E-Mail mit Betreff, Nachricht und bei Bedarf Anhang                    |
| **Hinweis im Standort** | Schnelle Arbeitsanweisung während der täglichen Arbeit              | Einen Hinweis in der Plattform, der auf eine gewählte Zielseite führen kann |
| **SMS**                 | Dringende, sehr kurze Information                                   | Eine Textnachricht an die hinterlegte Rufnummer                             |
| **WhatsApp**            | Kurze Teamnachricht, wenn dieser Kanal im Standort eingerichtet ist | Eine WhatsApp-Nachricht an die hinterlegte Nummer                           |

Für eine dringende Eskalation kannst du zwei Aktionen nacheinander verwenden, zum Beispiel erst einen Hinweis im Standort und dann eine SMS. Sorge dabei mit einer Bedingung dafür, dass die Meldung nicht bei jedem kleinen Ereignis mehrfach ausgelöst wird.

## Empfänger richtig auswählen

Das Feld **Empfängertyp** bestimmt, wer die Nachricht bekommt. Je nach Auswahl kannst du alle Teammitglieder, bestimmte Teammitglieder, die dem Kontakt zugewiesene Person, Rollen oder Teams verwenden.

Prüfe diese Fälle besonders sorgfältig:

* **Bestimmte Teammitglieder:** Gut für feste Zuständigkeiten, etwa den Empfang oder die Buchhaltung.
* **Zugewiesene Person:** Gut, wenn jeder Kontakt bereits eindeutig zugeordnet ist. Ohne Kontakt oder ohne zugewiesene Person wird dieser Schritt übersprungen; der Workflow läuft danach weiter.
* **Mehrere Empfängerarten:** Steht dieselbe Person in mehreren ausgewählten Gruppen, erhält sie die Benachrichtigung nur einmal.
* **Kontaktloser Ablauf:** Eine einfache interne Meldung kann auch dann funktionieren, wenn der Workflow ohne Kontakt gestartet wurde. Werte aus dem Kontaktprofil stehen dann jedoch nicht verlässlich zur Verfügung.

Wähle für Tests immer eine berechtigte Person aus dem eigenen Team. Das verhindert, dass interne Informationen versehentlich bei Außenstehenden landen.

## E-Mail einrichten

Wähle bei **Benachrichtigungstyp** die Option **E-Mail**. Danach werden diese Felder sichtbar:

| Feld                  | Bedeutung                                      | Wichtig                                                                                             |
| --------------------- | ---------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Absendername**      | Der angezeigte Name im Postfach                | Du kannst einen dynamischen Wert einsetzen.                                                         |
| **Absenderadresse**   | Die sichtbare Absenderadresse                  | Bleiben Absendername und Absenderadresse leer, verwendet das System die hinterlegten Standardwerte. |
| **Empfängertyp**      | Wer die E-Mail erhält                          | Prüfe die Auswahl mit einem echten Teammitglied.                                                    |
| **CC / BCC**          | Zusätzliche sichtbare bzw. verdeckte Empfänger | Diese Felder gibt es nur bei E-Mail.                                                                |
| **Betreff**           | Kurzbeschreibung der Meldung                   | Bei einer Vorlage mit hinterlegtem Betreff kann der Betreff leer bleiben.                           |
| **Vorlage**           | Wiederverwendbarer Aufbau für die Nachricht    | Wähle sie zuerst, wenn sie Betreff oder Grundtext liefern soll.                                     |
| **Nachricht**         | Der eigentliche Inhalt                         | Der Editor unterstützt Formatierung und dynamische Werte.                                           |
| **Anhang hinzufügen** | Datei für das Team                             | Prüfe vorab, ob die Datei wirklich für alle Empfänger gedacht ist.                                  |
| **Test-E-Mails**      | Testadressen für die Vorschau                  | Sende vor der Aktivierung mindestens eine Test-E-Mail.                                              |

Schreibe den Betreff so, dass die Aufgabe ohne Öffnen der E-Mail erkennbar ist, zum Beispiel **Neue Anfrage: Rückruf heute**. In die Nachricht gehören Ereignis, Kontakt oder Vorgang, Zeitpunkt und der erwartete nächste Schritt.

## Hinweis im Standort einrichten

Wähle **Hinweis im Standort** für eine kurze Meldung, die das Team direkt in der Plattform sieht. Fülle dann diese Felder aus:

1. **Titel:** Eine kurze, eindeutige Überschrift, etwa **Neue Anfrage bearbeiten**.
2. **Nachricht:** Die wichtigsten Informationen und der nächste Schritt.
3. **Zielseite:** Die Seite, die sich beim Klick auf den Hinweis öffnen soll. Für einen kontaktbezogenen Ablauf kann das der Kontaktdatensatz sein.
4. **Empfängertyp:** Die Personen, die den Hinweis sehen und bearbeiten sollen.

Dynamische Werte können im Titel und in der Nachricht stehen. Funktioniert der Workflow ohne Kontakt, verwende nur Werte, die in diesem Ablauf tatsächlich vorliegen. In kontaktlosen Ausführungen kann der Ausführungsverlauf statt eines normalen Kontaktnamens technische Kennungen anzeigen. Das ist erwartetes Verhalten und kein Hinweis auf einen falschen Kontakt.

## SMS einrichten

Wähle **SMS**, wenn eine kurze Nachricht schnell bei einer berechtigten Person ankommen soll. Die sichtbaren Felder sind:

* **Empfängertyp**
* **Vorlage**
* **Nachricht**
* **Anhang hinzufügen**
* **Datei über URL hinzufügen**
* **Test-Rufnummer**

Gib bei einer Test-Rufnummer immer die Landesvorwahl mit an und nutze anschließend **Test-SMS senden**. Prüfe den vollständigen Inhalt und einen möglichen Anhang auf einem echten Mobilgerät.

Eine SMS ist kein guter Ort für lange Erläuterungen oder vertrauliche Details. Beschränke sie auf eine klare Handlungsaufforderung und verweise bei Bedarf auf den Hinweis im Standort oder auf die E-Mail.

## WhatsApp einrichten

Wähle **WhatsApp** nur, wenn der Kanal im Standort für die betreffenden Teammitglieder eingerichtet ist. Sichtbar sind:

* **Empfängertyp**
* **Vorlage**
* **Nachricht**

Nutze eine freigegebene Vorlage, wenn sie für deine Nachricht erforderlich ist. Teste den konkreten Empfängerkreis vor der Aktivierung. Ist der Kanal für eine Person nicht eingerichtet oder ist ihre Nummer nicht nutzbar, schlägt nur diese Benachrichtigung fehl; der Workflow läuft mit der nächsten Aktion weiter.

## Dynamische Werte sicher verwenden

Dynamische Werte ergänzen die Meldung automatisch mit Daten aus dem konkreten Ablauf, zum Beispiel mit Name, Termin oder Zuständigkeit. Sie sind hilfreich, aber nur dann, wenn die entsprechenden Daten beim Start des Workflows vorhanden sind.

Prüfe vor dem Einsatz:

1. Startet der Workflow mit einem Kontakt oder ohne Kontakt?
2. Existiert jedes verwendete Feld beim Testkontakt?
3. Ist eine zugewiesene Person tatsächlich vorhanden?
4. Bleibt die Meldung verständlich, wenn ein optionales Feld leer ist?

Für kontaktlose Abläufe eignen sich neutrale Meldungen wie **Ein Workflow-Schritt benötigt Prüfung**. Verwende dort keine Werte, die ausschließlich aus dem Kontaktprofil stammen.

## Praxisbeispiel: Neue Anfrage zuverlässig übergeben

Eine neue Anfrage startet einen Workflow. Direkt danach passiert Folgendes:

1. Die Aktion **Interne Benachrichtigung senden** erzeugt einen Hinweis im Standort an die zuständige Person.
2. Der Titel lautet **Neue Anfrage bearbeiten**.
3. Die Nachricht enthält Name, Thema der Anfrage und die Bitte um Rückmeldung bis zum nächsten Arbeitsschritt.
4. Die Zielseite führt zum Kontaktdatensatz.
5. Eine Bedingung prüft, ob die Anfrage als dringend markiert ist.
6. Nur bei dringenden Anfragen sendet eine zweite Aktion zusätzlich eine kurze SMS an eine festgelegte Teamnummer.

Damit erhält das Team eine klare Arbeitsaufforderung, ohne bei jeder normalen Anfrage mit mehreren Kanälen überhäuft zu werden.

## Vor der Aktivierung vollständig testen

1. Speichere die Aktion und starte den Workflow mit einem passenden Testkontakt.
2. Prüfe, ob genau die vorgesehenen Teammitglieder die Meldung erhalten.
3. Kontrolliere bei E-Mail Absender, Betreff, Nachricht, dynamische Werte und Anhang.
4. Klicke bei einem Hinweis im Standort auf die Meldung und prüfe die Zielseite.
5. Sende bei SMS eine Testnachricht mit vollständiger Landesvorwahl.
6. Prüfe bei WhatsApp Vorlage, Empfängerkreis und sichtbaren Nachrichtentext.
7. Öffne den **Ausführungsverlauf** des Workflows. Dort siehst du, ob die Aktion ausgeführt wurde.
8. Teste zusätzlich den Fall ohne Kontakt, falls dein Workflow kontaktlos starten kann.

## Grenzen und typische Fehler

* **Eine Aktion wurde ausgeführt, aber niemand sieht sie:** Prüfe zuerst den Empfängertyp und die hinterlegten Kontaktdaten des Teammitglieds. Ein aktivierter Ruhemodus im betroffenen Benutzerprofil kann die Sichtbarkeit beeinflussen; prüfe danach erneut mit einem Test.
* **Dynamische Werte bleiben leer:** Der Workflow hat keinen Kontakt oder das benötigte Feld enthält keinen Wert. Passe die Nachricht an oder ergänze eine Bedingung.
* **Die zugewiesene Person wird nicht informiert:** Ohne Kontakt oder ohne zugewiesene Person wird dieser Empfängerweg übersprungen. Der Workflow läuft trotzdem weiter.
* **Eine Person bekommt doppelte Meldungen:** Prüfe die ausgewählten Empfängergruppen. Die Plattform versucht doppelte Empfänger zusammenzuführen; eine klare Empfängerauswahl bleibt trotzdem wichtig.
* **Ein Kanal funktioniert nicht:** E-Mail-Adresse, Rufnummer oder WhatsApp-Verbindung der jeweiligen Person sind nicht nutzbar. Die betreffende Benachrichtigung kann fehlschlagen, ohne den übrigen Workflow anzuhalten.
* **Zu viele Meldungen auf einmal:** Für E-Mail, SMS und Hinweise im Standort gilt nach der geprüften Grundlage eine Begrenzung von bis zu 500 Benachrichtigungen pro empfangender Person innerhalb von fünf Minuten. Bei großen Sammelstarts können weitere Meldungen verzögert werden oder ausbleiben.
* **Anhänge kommen nicht an:** Sehr große Dateien können die Zustellung verhindern. Prüfe Anhang und Nachricht immer mit einem Test.