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# Terminstatus im Workflow automatisch aktualisieren

Mit der Aktion **Terminstatus aktualisieren** änderst du den Status eines bestehenden Termins direkt im Workflow. So sieht dein Team in der Terminansicht den aktuellen Stand und kann passende nächste Schritte daran anschließen.

Die Aktion erstellt keinen neuen Termin und verschiebt keine Uhrzeit. Sie ändert ausschließlich den Status eines bereits vorhandenen Termins.

## Was die Aktion ändern kann

Wähle für den Termin genau einen neuen Status:

| Status               | Wann er passt                                         | Praktische Wirkung                                                             |
| -------------------- | ----------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------ |
| **Neu**              | Der Termin soll wieder als neu geführt werden.        | Der Termin ist noch nicht als bestätigt, abgesagt oder abgeschlossen markiert. |
| **Bestätigt**        | Die Teilnahme wurde verbindlich bestätigt.            | Das Team erkennt, dass der Termin erwartet wird.                               |
| **Abgesagt**         | Der Termin findet nicht statt.                        | Nachfolgende Schritte können auf die Absage reagieren.                         |
| **Erschienen**       | Die Person hat am Termin teilgenommen.                | Die Nachbereitung kann auf einen wahrgenommenen Termin aufbauen.               |
| **Nicht erschienen** | Die Person ist zum Termin nicht erschienen.           | Ein abgestimmter Nachfassablauf kann beginnen.                                 |
| **Ungültig**         | Der Termin soll nicht als verwertbarer Termin gelten. | Nutze diesen Status nur, wenn eure Arbeitsweise ihn klar definiert.            |

> **Wichtig:** Eine Statusänderung wirkt sofort auf den ausgewählten Termin. Wähle den Status erst, wenn dein Team dieselbe Bedeutung dafür verwendet.

## Welcher Termin wird geändert?

Das ist der wichtigste Punkt bei dieser Aktion:

* Startet der Workflow durch ein **terminbezogenes Ereignis**, aktualisiert die Aktion den Termin, der den Workflow ausgelöst hat.
* Startet der Workflow durch einen anderen Auslöser, aktualisiert die Aktion den **zuletzt vorhandenen Termin** des Kontakts.

Hat ein Kontakt mehrere Termine, kann eine allgemeine Automation deshalb den falschen Termin treffen. Für wichtige Statusänderungen ist ein terminbezogener Auslöser die sichere Wahl.

Beispiel: Ein Kontakt hat morgen einen Beratungstermin und in zwei Wochen einen weiteren Termin. Wird der Workflow durch eine allgemeine Kontaktänderung gestartet, kann die Aktion den zuletzt vorhandenen Termin ändern – nicht zwingend den Termin, über den dein Team gerade spricht.

## Aktion Schritt für Schritt einrichten

1. Öffne **Automatisierung > Workflows**.
2. Öffne den Workflow, der den Status ändern soll.
3. Prüfe zuerst den Auslöser: Bezieht er sich eindeutig auf einen Termin?
4. Klicke an der gewünschten Stelle auf das **Pluszeichen**, um eine Aktion hinzuzufügen.
5. Suche nach **Terminstatus aktualisieren** und wähle die Aktion.
6. Gib der Aktion einen klaren Namen, etwa **Termin als erschienen markieren**.
7. Wähle im Feld **Status** den gewünschten neuen Status.
8. Speichere die Aktion und anschließend den Workflow.
9. Teste den Ablauf mit einem Testkontakt und mindestens zwei Terminen.

Das Feld **Status** ist erforderlich. Der Aktionsname hilft dir und deinem Team nur beim Lesen des Workflows; er ändert den Termin nicht.

## Den Status erst nach einem klaren Ereignis setzen

Eine gute Regel lautet: Der Workflow darf einen Status erst ändern, wenn die zugrunde liegende Information eindeutig ist.

| Auslöser oder Information                         | Sinnvolle Statusänderung | Was vorher geprüft werden sollte                                                  |
| ------------------------------------------------- | ------------------------ | --------------------------------------------------------------------------------- |
| Der Kontakt hat aktiv bestätigt.                  | **Bestätigt**            | Bezieht sich die Bestätigung auf genau diesen Termin?                             |
| Der Termin wurde verbindlich abgesagt.            | **Abgesagt**             | Wurde wirklich abgesagt und nicht nur eine Rückfrage gestellt?                    |
| Die Teilnahme wurde nach dem Termin dokumentiert. | **Erschienen**           | Ist der Termin tatsächlich vorbei und richtig zugeordnet?                         |
| Die Nichtteilnahme ist sicher festgestellt.       | **Nicht erschienen**     | Gibt es eine Wartezeit oder eine manuelle Prüfung, bevor der Status gesetzt wird? |

Verwende keine Vermutung als Auslöser. Gerade bei **abgesagt**, **erschienen** und **nicht erschienen** können Folgeworkflows, Erinnerungen oder Aufgaben anders reagieren.

## Mit verbundenen Kalendern richtig rechnen

Die Statusänderung wird im ONE LOOP Standort gespeichert. Bei den Status **erschienen** und **nicht erschienen** wird der verbundene externe Kalender nach der vorliegenden Grundlage nicht aktualisiert. Dadurch werden unnötige Änderungsbenachrichtigungen an Teilnehmende vermieden.

Prüfe das Ergebnis deshalb dort, wo die Aktion wirkt: in der Terminansicht des Standorts. Erwarte bei diesen beiden Status nicht automatisch eine sichtbare Änderung im verbundenen Kalender.

## Vollständig testen – fünf Pflichtfälle

| Testfall                     | Einrichtung                                                          | Erwartetes Ergebnis                                                                           |
| ---------------------------- | -------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Terminbezogener Start**    | Workflow startet über ein Terminereignis.                            | Genau der auslösende Termin erhält den gewählten Status.                                      |
| **Mehrere Termine**          | Ein Testkontakt hat mindestens zwei Termine.                         | Du kannst eindeutig erkennen, welcher Termin geändert wurde.                                  |
| **Allgemeiner Start**        | Workflow startet über einen nicht terminbezogenen Auslöser.          | Der zuletzt vorhandene Termin wird geändert; dieses Verhalten ist bewusst geprüft.            |
| **Nicht erfüllte Bedingung** | Eine Bedingung vor der Aktion trifft nicht zu.                       | Der Status bleibt unverändert.                                                                |
| **Verbundener Kalender**     | Setze einen Testtermin auf **erschienen** oder **nicht erschienen**. | Der Status ist im Standort korrekt; du erwartest keine automatische externe Kalenderänderung. |

Öffne nach jedem Test den betroffenen Termin und kontrolliere:

1. Stimmt der Terminstatus?
2. Wurde tatsächlich der richtige Termin geändert?
3. Hat eine Folgeautomation wie erwartet reagiert?
4. Bleiben andere Termine desselben Kontakts unverändert?
5. Versteht das Team den Status im Alltag genauso?

## Praxisbeispiel: Nach Nichterscheinen richtig nachfassen

Ein Team möchte Kontakte nach einem nicht wahrgenommenen Termin zuverlässig weiterbetreuen, ohne künftige Termine versehentlich zu ändern.

1. Ein terminbezogener Workflow startet erst nach dem vorgesehenen Terminzeitpunkt.
2. Eine Bedingung prüft, dass die Teilnahme als nicht erschienen dokumentiert wurde.
3. Die Aktion **Terminstatus aktualisieren** setzt den Status auf **Nicht erschienen**.
4. Danach wartet der Workflow eine abgestimmte Zeit.
5. Anschließend erstellt er eine interne Aufgabe oder startet einen anderen passenden Kontaktweg.
6. Das Team prüft am Kontakt, ob nur der auslösende Termin als nicht erschienen markiert ist.
7. Derselbe Ablauf wird mit einem Testkontakt getestet, der mehrere Termine hat.

So bleibt die Terminübersicht verlässlich und die Nachbearbeitung startet nur beim richtigen Anlass.

## Typische Fehler und die passende Lösung

| Beobachtung                                             | Wahrscheinliche Ursache                                                                   | Sichere Lösung                                                                                    |
| ------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Der falsche Termin wurde aktualisiert.                  | Der Workflow startete nicht terminbezogen.                                                | Für die Statusänderung einen terminbezogenen Auslöser verwenden und mit mehreren Terminen testen. |
| Ein Termin wurde zu früh als nicht erschienen markiert. | Die Prüfung erfolgte vor dem endgültigen Terminende.                                      | Eine passende Wartezeit oder einen klaren Prüfschritt voranstellen.                               |
| Externer Kalender zeigt keine Änderung.                 | Bei **erschienen** oder **nicht erschienen** wird kein externes Kalender-Update erwartet. | Den Status im Standort prüfen und das Team über diese Grenze informieren.                         |
| Folgeaktionen starten unerwartet.                       | Ein Status löst andere Workflows oder Aufgaben aus.                                       | Abhängige Workflows vor der Aktivierung gemeinsam testen.                                         |
| Der Status ist für das Team unklar.                     | Die Bedeutung wurde nicht einheitlich festgelegt.                                         | Für jeden verwendeten Status eine kurze interne Arbeitsregel definieren.                          |

Wenn Auslöser, Statusbedeutung und Folgeprozess zusammenpassen, hält diese Aktion die Terminübersicht zuverlässig aktuell und verhindert unnötige manuelle Korrekturen.


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