> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/automatisierung/workflows/text-in-automatisierungen-formatieren.md). # Text in Automatisierungen formatieren Mit der Aktion **Text formatieren** bereitest du einen Text innerhalb eines Workflows für den nächsten Schritt auf. Du kannst Schreibweisen vereinheitlichen, unnötige Leerzeichen entfernen, Inhalte ersetzen, zählen, auslesen oder aufteilen. Die Aktion verändert das ursprüngliche Feld nicht automatisch. Sie erzeugt ein aufbereitetes Ergebnis. Dieses Ergebnis wählst du anschließend gezielt in einer weiteren Aktion aus – zum Beispiel für eine Nachricht oder zum Befüllen eines anderen Feldes. ## Was die Aktion konkret löst Formularangaben und Texte aus vorherigen Workflow-Schritten sind oft uneinheitlich: Ein Name enthält Leerzeichen, ein Kommentar enthält eine Webadresse oder ein langer Text passt nicht in das Ziel. Die Textformatierung macht aus diesem Eingangswert einen verwendbaren Ergebniswert. Bevor du startest, entscheide deshalb zwei Dinge: 1. **Welcher Text soll verarbeitet werden?** Wähle den passenden Wert aus dem Kontakt, Formular oder vorherigen Workflow-Schritt. 2. **Wofür wird das Ergebnis gebraucht?** Lege fest, in welcher folgenden Aktion du den aufbereiteten Wert einsetzen willst. ## Die Aktion im Workflow hinzufügen 1. Öffne den gewünschten Workflow und füge einen neuen Schritt hinzu. 2. Suche nach **Text formatieren**. Die Aktion ist in der Gruppe für interne Werkzeuge zu finden. 3. Vergib einen klaren Aktionsnamen, etwa „Vorname bereinigen“ oder „Webadresse aus Kommentar lesen“. Das hilft dir später beim Prüfen des Workflows. 4. Wähle unter **Aktionstyp** die gewünschte Bearbeitung aus. 5. Wähle unter **Feld auswählen** den Text, den die Aktion verarbeiten soll. 6. Fülle die zusätzlichen Felder aus, die für den gewählten Aktionstyp erscheinen. 7. Speichere die Aktion und verwende ihren Ergebniswert im nächsten passenden Workflow-Schritt. > **Wichtig:** Eine einzelne Aktion führt genau die ausgewählte Bearbeitung aus. Wenn ein Text zuerst von Leerzeichen bereinigt und danach anders geschrieben werden soll, legst du dafür zwei aufeinanderfolgende Aktionen an. ## Den passenden Aktionstyp auswählen | Ziel | Aktionstyp | Ergebnis | | ------------------------------------------- | -------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Den gesamten Text groß schreiben | Großschreibung | Alle Buchstaben werden groß geschrieben. | | Den gesamten Text klein schreiben | Kleinschreibung | Alle Buchstaben werden klein geschrieben. | | Jedes Wort einheitlich beginnen lassen | Titelschreibung | Der erste Buchstabe jedes Wortes wird groß geschrieben. | | Nur den Textanfang groß schreiben | Ersten Buchstaben groß schreiben | Der erste Buchstabe des gesamten Textes wird groß geschrieben. | | Einen Ersatz für fehlende Angaben verwenden | Standardwert | Ist der Eingangstext leer, wird der eingetragene Ersatzwert zurückgegeben. Andernfalls bleibt der vorhandene Text erhalten. | | Einen Text kürzer machen | Text kürzen | Der Text wird auf eine vorgegebene Länge begrenzt. | | Leerzeichen am Rand beseitigen | Leerzeichen entfernen | Leerzeichen am Anfang und am Ende werden entfernt. | | Wörter oder Zeichen austauschen | Text ersetzen | Jede Fundstelle des festgelegten Texts wird durch den neuen Text ersetzt. | | Die erste Fundstelle lokalisieren | Erste Fundstelle suchen | Das Ergebnis ist die Position der ersten Fundstelle im Text. | | Die Länge prüfen | Zeichenanzahl | Das Ergebnis ist die Anzahl der Zeichen. | | Eine Webadresse auslesen | Erste Webadresse auslesen | Das Ergebnis ist die erste im Text erkannte Webadresse. | | Eine E-Mail-Adresse auslesen | Erste E-Mail-Adresse auslesen | Das Ergebnis ist die erste im Text erkannte E-Mail-Adresse. | | Die Textmenge grob prüfen | Wörter zählen | Das Ergebnis ist die Wortanzahl. | | Formatierungsreste entfernen | HTML-Tags entfernen | Die HTML-Tags werden aus dem Text entfernt. | | Einen zusammengesetzten Text zerlegen | Text aufteilen | Das Ergebnis ist das gewählte Textsegment. | ## Schreibweise und leere Angaben bereinigen Verwende die vier Schreibweisen nur dann, wenn sie zum Ergebnis passen: * **Großschreibung** eignet sich etwa für kurze Kennzeichnungen. * **Kleinschreibung** vereinheitlicht Eingaben, bei denen die Groß- und Kleinschreibung keine Rolle spielt. * **Titelschreibung** beginnt jedes Wort mit einem Großbuchstaben. * **Ersten Buchstaben groß schreiben** betrifft nur den Anfang des gesamten Textes. Mit **Leerzeichen entfernen** entfernst du ausschließlich Leerzeichen am Anfang und Ende. Zwischenräume innerhalb eines Namens oder Satzes bleiben erhalten. Der **Standardwert** ist eine Absicherung für leere Texte. Trage dort den Wert ein, der bei einer fehlenden Angabe verwendet werden soll. Ist ein Wert vorhanden, liefert die Aktion weiterhin diesen vorhandenen Wert – der Standardwert ersetzt ihn nicht. ## Text exakt kürzen Für den Aktionstyp **Text kürzen** erscheinen diese Einstellungen: * **Feld auswählen**: der Text, der gekürzt werden soll. * **Maximale Länge**: die erlaubte Anzahl von Zeichen. Dieses Feld ist erforderlich. * **Zeichen am Anfang entfernen**: optional. Eine eingegebene Zahl überspringt entsprechend viele Zeichen vom Anfang des Textes. * **Auslassungspunkte**: optional. Wenn diese Einstellung aktiv ist und der Text gekürzt werden muss, wird am Ende „...“ ergänzt. Dafür werden drei Zeichen der maximalen Länge verwendet. Beispiel: Soll ein Vorschautext höchstens 50 Zeichen lang sein, wähle die Textquelle und trage bei **Maximale Länge** den Wert 50 ein. Aktiviere Auslassungspunkte nur, wenn bei einer Kürzung sichtbar sein soll, dass der ursprüngliche Text länger war. ## Text ersetzen, finden, zählen oder auslesen Wähle **Text ersetzen**, wenn eine bekannte Schreibweise überall im Eingangstext gegen eine andere ausgetauscht werden soll. Prüfe dabei den Suchtext mit einem echten Beispieldatensatz, damit nicht versehentlich ein ähnlicher Teil eines anderen Wortes betroffen ist. Die folgenden Aktionstypen liefern kein umgeschriebenes Feld, sondern ein Auswertungsergebnis: * **Erste Fundstelle suchen** gibt die Position der ersten gefundenen Textstelle zurück. * **Zeichenanzahl** gibt die Anzahl der Zeichen zurück. * **Wörter zählen** gibt die Anzahl der Wörter zurück. * **Erste Webadresse auslesen** und **Erste E-Mail-Adresse auslesen** geben jeweils die erste passende Angabe aus dem Text zurück. * **HTML-Tags entfernen** lässt den sichtbaren Text ohne diese Formatierungs-Tags zurück. Wenn im Test keine passende Webadresse, E-Mail-Adresse oder Fundstelle enthalten ist, prüfe das Ergebnis vor dem Einsatz in einer Nachricht oder weiteren Verarbeitung. Verwende dafür immer einen realistischen Beispielwert. ## Einen Text sicher aufteilen Mit **Text aufteilen** trennst du einen Text an einem festgelegten Zeichen oder Wort. In der Aktion werden drei Angaben benötigt: 1. **Feld auswählen**: der aufzuteilende Text. 2. **Trennzeichen**: das Zeichen oder Wort, an dem der Text getrennt wird. 3. **Segment**: der Teil, den die Aktion zurückgeben soll. Als Segment stehen der erste, zweite, letzte oder vorletzte Teil zur Verfügung. Der Trennwert muss im Eingangstext genauso vorkommen wie in der Einstellung. Beispiel: Der Text lautet `Maya|Schulz`. Als Trennzeichen trägst du `|` ein. Mit dem Segment **Zweiter** erhältst du `Schulz`. Ein Leerzeichen ist ebenfalls ein mögliches Trennzeichen, sollte aber nur verwendet werden, wenn die Eingaben zuverlässig aufgebaut sind. ## Ergebnis in den nächsten Schritt übernehmen Nach dem Speichern steht das Ergebnis der Textformatierung als Wert aus diesem Workflow-Schritt bereit. Wähle genau diesen Ergebniswert dort aus, wo du ihn brauchst – etwa in einem Nachrichtentext oder beim Befüllen eines anderen Feldes. So vermeidest du einen häufigen Fehler: Das Quellfeld bleibt unverändert, solange du das Ergebnis nicht bewusst in einem folgenden Schritt weiterverwendest oder in ein Ziel schreibst. ## Praxisbeispiel: Namen für eine persönliche Nachricht vorbereiten Ein Formular liefert als Vorname `maya` . Die Bestätigungsnachricht soll jedoch mit „Maya“ beginnen. 1. Füge nach dem Formulareingang die erste Aktion **Text formatieren** hinzu. 2. Wähle den Aktionstyp **Leerzeichen entfernen** und als Textquelle den Vornamen. Das Ergebnis lautet `maya`. 3. Füge eine zweite Aktion hinzu und wähle **Ersten Buchstaben groß schreiben**. Verwende als Eingabe das Ergebnis der ersten Aktion. Das Ergebnis lautet `Maya`. 4. Ergänze bei Bedarf eine dritte Aktion mit **Standardwert**. Trage zum Beispiel `Guten Tag` ein, falls kein Vorname vorliegt. 5. Verwende das Ergebnis der passenden letzten Aktion in der persönlichen Nachricht. 6. Starte einen Test mit einem Namen mit Leerzeichen und einen weiteren Test ohne Vornamen. Prüfe jeweils den Wert, der tatsächlich in die Nachricht übernommen wird. ## Vor der Aktivierung prüfen Teste die Aktion mindestens mit diesen Fällen: | Eingang | Einstellung | Erwartetes Ergebnis | | -------------------------- | ---------------------------------- | --------------------------------------------------- | | `maya schulz` | Leerzeichen entfernen | `maya schulz` | | `maya schulz` | Titelschreibung | `Maya Schulz` | | leerer Text | Standardwert „Guten Tag“ | `Guten Tag` | | \`Maya | Schulz\` | Aufteilen mit \` | | ein zu langer Vorschautext | Text kürzen mit Auslassungspunkten | Ein gekürzter Text innerhalb der festgelegten Länge | Kontrolliere im Testlauf nicht nur die Aktion selbst, sondern auch die nachfolgende Aktion. So siehst du, ob der richtige Ergebniswert ausgewählt wurde. ## Grenzen und typische Fehler * Die Aktion bearbeitet nur den ausgewählten Text und schreibt den ursprünglichen Wert nicht von selbst zurück. * Eine falsche Auswahl bei **Feld auswählen** führt dazu, dass der falsche Text verarbeitet wird. * Beim Aufteilen muss das Trennzeichen im Text tatsächlich vorkommen und exakt zur Eingabe passen. * Beim Kürzen zählt die maximale Länge auch die Auslassungspunkte mit, wenn diese aktiviert sind. * Für mehrere Bearbeitungsschritte brauchst du mehrere Aktionen in der richtigen Reihenfolge. * Prüfe Auslese- und Suchvorgänge mit echten Beispielen, bevor ihr Ergebnis automatisch weiterverwendet wird.