> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/automatisierung/workflows/unterhaltungen-im-workflow-organisieren.md). # Unterhaltungen im Workflow organisieren ## Kurz erklärt Mit der Workflow-Aktion **Unterhaltung bearbeiten** änderst du den Status einer einzelnen Unterhaltung automatisch. Du kannst sie als gelesen oder ungelesen markieren sowie archivieren oder wiederherstellen. Die Aktion versendet keine Nachricht und benachrichtigt niemanden. Sie ordnet nur die bereits vorhandene Unterhaltung in der Inbox, damit relevante Fälle sichtbar bleiben und abgeschlossene Vorgänge nicht die aktive Ansicht überfüllen. ## Wann die Aktion sinnvoll ist Nutze **Unterhaltung bearbeiten**, wenn ein fachlich klarer Schritt im Workflow die Bearbeitung einer Unterhaltung verändert, zum Beispiel: * nach einer erledigten Terminbestätigung; * wenn ein Kontakt auf eine Nachricht antwortet; * wenn ein Vorgang wieder aktiv bearbeitet werden soll; * wenn ein abgeschlossenes Thema aus der aktiven Ansicht genommen werden kann. Die Aktion ist nicht für eine rückwirkende Sammelbearbeitung gedacht. Sie betrifft jeweils die Unterhaltung des Kontakts, der gerade den Workflow durchläuft. ## Vor dem Einrichten klären | Frage | Warum sie wichtig ist | | ------------------------------------------------ | ---------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Welche Unterhaltung soll betroffen sein?** | Der Workflow braucht einen passenden Auslöser mit Bezug zum Kontakt und seiner Unterhaltung. | | **Wann ist ein Vorgang wirklich abgeschlossen?** | Erst dann ist Archivieren sinnvoll. | | **Soll das Team erneut aufmerksam werden?** | Dann markiere die Unterhaltung bei Bedarf als ungelesen oder ergänze eine separate Benachrichtigung. | | **Was soll unverändert bleiben?** | Wähle dafür bei der jeweiligen Einstellung „Keine Änderung“. | ## Aktion einrichten 1. Öffne **Automatisierungen → Workflows**. 2. Erstelle einen neuen Workflow oder öffne einen bestehenden. 3. Füge an der gewünschten Stelle eine Aktion hinzu. 4. Suche nach **Unterhaltung bearbeiten** und wähle die Aktion aus. 5. Vergib einen klaren Aktionsnamen, zum Beispiel „Als gelesen und archivieren“. 6. Lege den Lesestatus fest. 7. Lege den Archivstatus fest. 8. Klicke auf **Aktion speichern**. 9. Teste den Workflow mit einer vorhandenen Testunterhaltung. 10. Veröffentliche den Workflow erst nach erfolgreicher Prüfung. Ein klarer Aktionsname ist wichtig, weil die Aktion zwei getrennte Status gleichzeitig steuern kann. ## Einstellungen verständlich erklärt ### Lesestatus | Auswahl | Wirkung | | --------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Als gelesen markieren** | Die Unterhaltung verliert ihren ungelesenen Status. In unterstützten Inbox-Ansichten verschwindet dadurch auch die Trennlinie für ungelesene Nachrichten. | | **Als ungelesen markieren** | Die Unterhaltung wird wieder als ungelesen hervorgehoben und bleibt leichter sichtbar. | | **Keine Änderung** | Der bisherige Lesestatus bleibt erhalten. | ### Archivstatus | Auswahl | Wirkung | | -------------------- | -------------------------------------------------------------------------- | | **Archivieren** | Die Unterhaltung wird aus der aktiven Ansicht herausgenommen. | | **Wiederherstellen** | Die Unterhaltung erscheint wieder im Bereich der aktuellen Unterhaltungen. | | **Keine Änderung** | Der bisherige Archivstatus bleibt erhalten. | Du kannst beide Bereiche unabhängig voneinander setzen. „Als gelesen und archivieren“ ist etwas anderes als „Als ungelesen und wiederherstellen“. ## Was nach dem Speichern passiert Nach dem Veröffentlichen führt der Workflow die gewählten Statusänderungen aus, sobald ein Kontakt den Schritt erreicht. Die Aktion verändert nur die Unterhaltung; sie verschickt keine Nachricht und erzeugt keine eigene Benachrichtigung. Brauchst du zusätzlich eine Nachricht oder einen Hinweis für das Team, füge dafür eine separate passende Aktion in den Workflow ein. ## So testest du die Aktion 1. Lege eine Testunterhaltung mit einem Testkontakt an. 2. Richte einen eindeutig erkennbaren Auslöser ein. 3. Stelle zunächst nur eine Statusänderung ein, zum Beispiel **Als gelesen markieren**. 4. Löse den Workflow aus. 5. Prüfe die Unterhaltung in der Inbox. 6. Wiederhole den Test für Archivieren oder Wiederherstellen. 7. Prüfe bei Kombinationen beide Auswirkungen getrennt. 8. Erst danach verwendest du die Aktion in einem produktiven Ablauf. ## Häufige Fehler ### Eine Unterhaltung wird archiviert, obwohl sie noch bearbeitet werden muss Prüfe den Auslöser und den Zeitpunkt der Aktion. Archiviere nur nach einem fachlich eindeutig abgeschlossenen Schritt. ### Das Team wird nicht aufmerksam Die Aktion **Unterhaltung bearbeiten** sendet keine Benachrichtigung. Markiere die Unterhaltung gezielt als ungelesen oder ergänze eine getrennte Benachrichtigungsaktion. ### Der Lesestatus wird unbeabsichtigt geändert Wähle bei **Lesestatus** die Option **Keine Änderung**, wenn nur das Archivverhalten angepasst werden soll. ### Die Aktion bearbeitet nicht alle alten Unterhaltungen Die Aktion arbeitet pro Unterhaltung, die durch den Workflow erreicht wird. Sie ist keine rückwirkende Sammelfunktion für den gesamten Posteingang. ## Praxisbeispiel: Terminabschluss aufräumen Ziel: Nach einer erfolgreich bestätigten Terminvereinbarung soll die Unterhaltung nicht mehr in der aktiven Arbeitsansicht stehen. 1. Ein Workflow startet nach der bestätigten Terminvereinbarung. 2. Das Team fügt **Unterhaltung bearbeiten** als nächsten Schritt ein. 3. Die Aktion heißt „Termin bestätigt – gelesen und archivieren“. 4. Lesestatus wird auf **Als gelesen markieren** gesetzt. 5. Archivstatus wird auf **Archivieren** gesetzt. 6. Ein Testkontakt durchläuft den Ablauf. 7. Das Team prüft, ob die Unterhaltung aus der aktiven Ansicht verschwindet. 8. Für neue Antworten wird bei Bedarf ein eigener Ablauf mit **Wiederherstellen** und **Als ungelesen markieren** eingerichtet. So bleibt die Inbox übersichtlich, ohne dass abgeschlossene Unterhaltungen manuell sortiert werden müssen. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/automatisierung/workflows/unterhaltungen-im-workflow-organisieren.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.