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# Veranstaltungen mit Workflows begleiten

Starte Workflows bei Veranstaltungsanmeldungen oder Check-ins, nutze Veranstaltungsdaten in Bedingungen und richte Erinnerungen passend zum Termin ein.

## Das Ergebnis

Ein Workflow kann beim Anmelden oder Einchecken zu einer Veranstaltung starten. Dadurch lassen sich Bestätigungen, Erinnerungen, interne Aufgaben und Nachfassaktionen an den tatsächlichen Veranstaltungstermin koppeln, statt für jede Veranstaltung neue feste Daten einzutragen.

## Voraussetzungen

* Die Veranstaltung ist angelegt und der gewünschte Anmelde- oder Check-in-Ablauf ist getestet.
* Du kannst Workflows erstellen und veröffentlichen.
* Für persönliche Nachrichten sind die benötigten Kontakt- und Veranstaltungsangaben vorhanden.

## Passenden Auslöser wählen

| Auslöser                          | Wann er startet                               | Typischer Einsatz                               |
| --------------------------------- | --------------------------------------------- | ----------------------------------------------- |
| **Veranstaltungsanmeldung**       | Eine Person meldet sich zur Veranstaltung an. | Bestätigung, Vorbereitung und Erinnerung.       |
| **Bei Veranstaltung eingecheckt** | Eine angemeldete Person wird eingecheckt.     | Begrüßung, Aufgabe vor Ort oder Nachfassaktion. |

Wenn du im Workflow **Auslöser hinzufügen** wählst, findest du beide Optionen im Bereich für Veranstaltungen. Danach kannst du den Auslöser auf Anmeldestatus, bestimmte Veranstaltung, buchende Person, Tickettyp oder Check-in-Details eingrenzen. Wähle einen Filter nur, wenn er für den Ablauf wirklich erforderlich ist; sonst bleibt der Workflow für weitere passende Fälle nutzbar.

Bei einer Gruppenanmeldung kann der Auslöser **Veranstaltungsanmeldung** für jede erfasste teilnehmende Person starten. Teste deshalb interne Hinweise und Nachrichten immer mit mehreren Tickets, damit keine unerwarteten Mehrfachausführungen entstehen.

Du brauchst nicht für jede Veranstaltung einen eigenen Workflow. Soll derselbe Ablauf für mehrere Termine gelten, lasse die Eingrenzung auf eine einzelne Veranstaltung weg und nutze bei Bedarf eine Wenn/Dann-Verzweigung für Veranstaltungsname, Art, Ort oder Zeitpunkt. Eigene Workflows sind sinnvoll, wenn Ablauf oder Verantwortlichkeit wirklich unterschiedlich sind.

## Workflow Schritt für Schritt einrichten

1. Öffne **Automatisierung** > **Workflows** und erstelle einen leeren Workflow.
2. Wähle **Veranstaltungsanmeldung** oder **Bei Veranstaltung eingecheckt** als Auslöser.
3. Lege bei Bedarf Filter fest und speichere den Auslöser.
4. Ergänze Folgeaktionen, zum Beispiel eine E-Mail, eine interne Aufgabe, ein Tag oder eine Aktualisierung am Kontakt.
5. Füge eine Wenn/Dann-Verzweigung hinzu, wenn der Ablauf nach Veranstaltungsname, Ort, Zeitraum, Teilnahmeart oder Check-in unterschiedlich reagieren soll.
6. Teste mit einer Testanmeldung oder einem Test-Check-in.
7. Veröffentliche erst nach der Prüfung.

Im Bedingungs-Editor steht eine eigene Gruppe **Veranstaltung** bereit. Dort sind sichtbar auswählbar: Art, Name, Beginn, Ende, Zeitzone, Ort, Ticket und Check-in. Damit kannst du zum Beispiel unterschiedliche Erinnerungen für einen bestimmten Ort oder ein bestimmtes Zeitfenster festlegen, ohne für jeden Termin einen neuen Workflow anzulegen.

Veranstaltungsname, Art, Beginn, Ende, Zeitzone, Ort, Ticket- und Check-in-Informationen stehen außerdem für unterstützte Platzhalter zur Verfügung. Prüfe Platzhalter immer mit einer Testanmeldung, damit Name, Termin und Ort in der Nachricht korrekt erscheinen.

## Wartezeit relativ zur Veranstaltung nutzen

Füge eine Aktion **Warten** hinzu und wähle als Bezug **Veranstaltungsdatum**. Die Aktion verwendet dann die Veranstaltung aus dem Workflow-Auslöser – nicht ein fest eingetragenes Kalenderdatum.

Du kannst festlegen, dass der Ablauf weiterläuft:

* genau zum geplanten Beginn;
* eine bestimmte Anzahl Monate, Tage, Stunden oder Minuten **vor** dem Beginn;
* oder eine bestimmte Zeit **nach** dem Ende.

So bleibt ein Workflow auch bei wechselnden Terminen passend. Bei wiederkehrenden Veranstaltungen wird jeder einzelne Termin als eigene Veranstaltung behandelt. Der Workflow startet daher für jede Anmeldung oder jeden Check-in separat; seine Wartezeit bezieht sich immer auf den konkreten Termin, zu dem sich die Person angemeldet hat.

### Wenn der Termin bereits vorbei ist

Für einen bereits vergangenen Bezugstermin wählst du im Warteschritt ausdrücklich, was passieren soll:

| Auswahl                                  | Praktische Folge                                                                                 |
| ---------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------ |
| Mit der nächsten Aktion fortfahren       | Der Workflow läuft sofort weiter.                                                                |
| Zu einem bestimmten Schritt gehen        | Der Ablauf springt zu einem von dir festgelegten Schritt.                                        |
| Person aus der Automatisierung entfernen | Für diese Person endet der Workflow.                                                             |
| Kommunikationsaktionen überspringen      | Nachrichten werden bis zum nächsten Warteschritt oder bis zum nächsten Terminbezug übersprungen. |

Wähle diese Regel bewusst. Für eine Erinnerung vor dem Termin ist „Person aus der Automatisierung entfernen“ oft sicherer als eine verspätete Nachricht. Für eine Nachbereitung nach dem Termin kann „mit der nächsten Aktion fortfahren“ passend sein.

## Ergebnis prüfen und Fehler vermeiden

1. Teste Anmeldung, Warteschritt und Nachricht mit einer Testperson.
2. Prüfe in der Workflow-Ausführung, ob der richtige Auslöser und Filter gegriffen haben.
3. Kontrolliere bei einer Testnachricht Veranstaltungsname, Datum, Zeitzone und Ort.
4. Führe bei Präsenzveranstaltungen zusätzlich einen Test-Check-in durch.
5. Lege eine Exit-Bedingung fest, wenn eine Stornierung den weiteren Ablauf beenden soll.

Ein Workflow hat einen Auslöser. Benötigst du getrennte Anmelde- und Check-in-Abläufe, lege dafür eigene Workflows an und stimme ihre Aufgaben aufeinander ab. Beende den Ablauf bei einer Stornierung über eine Exit-Bedingung, damit keine weiteren Erinnerungen oder Aufgaben ausgeführt werden.

> **Praxisbeispiel:** Nach einer Anmeldung startet eine Erinnerungskette: drei Tage vor dem Termin, am Vormittag des Termins und einen Tag danach. Die Warteaktionen beziehen sich jeweils auf den konkreten Veranstaltungstermin. Beim Check-in startet ein zweiter Workflow, der dem Betreuungsteam eine Aufgabe für die persönliche Begrüßung erstellt.