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# Voicemail aus einem Workflow versenden

Mit der Aktion **Voicemail** lässt du einem Kontakt automatisch eine vorher aufgenommene Nachricht auf der Mailbox hinterlegen. Das ist sinnvoll für kurze, wiederkehrende Hinweise, bei denen kein persönliches Gespräch stattfinden muss – zum Beispiel nach einem nicht wahrgenommenen Termin.

Die Aktion ersetzt keinen Rückruf und kein Gespräch. Sie spielt eine vorbereitete Aufnahme ab, sobald die Zustellung über die Mailbox gelingt.

## Was vor dem Start klar sein muss

Bevor du diese Aktion einsetzt, prüfe drei Punkte:

1. **Die Nachricht passt zum Anlass.** Sie muss den Kontakt ohne zusätzlichen Kontext verstehen lassen: Wer meldet sich, warum und was kann die Person als Nächstes tun?
2. **Der Kontakt darf diese automatische Ansprache erhalten.** Prüfe eure geltenden Vorgaben und die hinterlegte Zustimmung, bevor du einen Workflow aktivierst.
3. **Es gibt einen Folgeprozess.** Wer kümmert sich, wenn der Kontakt zurückruft, antwortet oder erneut einen Termin buchen möchte?

Eine Voicemail eignet sich für einheitliche Hinweise. Sie ist nicht geeignet, wenn eine individuelle Erklärung, Rückfragen oder eine persönliche Entscheidung nötig sind.

## Was die Aktion tatsächlich macht

Die Aktion hat zwei Pflichtangaben:

| Feld                | Bedeutung                                               | Was du einträgst                                                      |
| ------------------- | ------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------- |
| **Aktionsname**     | Interne Bezeichnung des Workflow-Schritts.              | Einen klaren Namen, zum Beispiel **Hinweis nach verpasstem Termin**.  |
| **Datei hochladen** | Die Aufnahme, die als Voicemail zugestellt werden soll. | Eine vorbereitete Audiodatei, die sich als Voicemail abspielen lässt. |

Weitere inhaltliche Einstellungen sind in dieser Aktion nicht vorgesehen. Entscheidend sind deshalb der passende Zeitpunkt im Workflow und eine sorgfältig geprüfte Aufnahme.

> **Wichtig:** Der Aktionsname wird nicht als Nachricht an den Kontakt gesendet. Er hilft deinem Team nur beim Verstehen und Pflegen des Workflows.

## Aufnahme vorbereiten: kurz, klar und kontrollierbar

Nimm die Nachricht erst auf, wenn der Ablauf feststeht. Eine gute Aufnahme beantwortet in wenigen Sätzen:

* Wer meldet sich?
* Worum geht es?
* Was soll die Person als Nächstes tun?
* Wie kann sie reagieren oder Unterstützung bekommen?

Beispiel für einen sachlichen Hinweis:

> Guten Tag, hier ist das Team von ONE LOOP. Wir haben Sie heute zu Ihrem Termin nicht erreicht. Wenn Sie einen neuen Termin vereinbaren möchten, melden Sie sich bitte bei uns. Vielen Dank.

Vermeide vertrauliche Informationen, lange Erklärungen, Versprechen zu Bearbeitungszeiten oder Aufforderungen, die der Kontakt ohne Kontext nicht einordnen kann. Sprich deutlich, halte die Aufnahme kurz und höre sie vollständig probeweise an.

## Aktion Schritt für Schritt einrichten

1. Öffne **Automatisierung > Workflows**.
2. Öffne den gewünschten Workflow oder erstelle ihn zuerst als Entwurf.
3. Prüfe, ob der Auslöser wirklich nur die passenden Kontakte erreicht.
4. Klicke an der gewünschten Stelle auf das **Pluszeichen**, um eine Aktion hinzuzufügen.
5. Suche nach **Voicemail** und wähle die Aktion.
6. Vergib einen eindeutigen Aktionsnamen.
7. Klicke auf **Datei hochladen** und wähle die vorbereitete Aufnahme aus.
8. Spiele die hochgeladene Datei zur Kontrolle ab.
9. Speichere die Aktion und anschließend den Workflow.
10. Teste den Ablauf zuerst mit einer internen Testnummer.

Die hochgeladene Datei ist Pflicht. Ohne Aufnahme kann die Aktion keine Voicemail zustellen.

## Den richtigen Zeitpunkt im Workflow wählen

Die Aufnahme darf erst dann gesendet werden, wenn der Anlass eindeutig ist. Baue vor der Aktion Bedingungen ein, die Fehlversand verhindern.

Ein sicherer Ablauf für einen nicht wahrgenommenen Termin kann so aussehen:

Auslöser: Terminstatus geändert → Bedingung: Status ist nicht wahrgenommen → Bedingung: Kontakt darf angesprochen werden → Voicemail → Wartezeit → Teamaufgabe oder anderer Kontaktweg.

Setze die Aktion nicht direkt an den Beginn eines Workflows, wenn der Anlass noch unklar ist. Ein falsch versendeter Anruf lässt sich nicht zurücknehmen.

## So kann die Zustellung ablaufen

Die offizielle Beschreibung der automatisierten Voicemail-Zustellung erklärt einen Ablauf mit zwei kurz aufeinanderfolgenden Wahlversuchen:

1. Zuerst startet ein kurzer Vorbereitungsvorgang.
2. Etwa zwei Sekunden später erfolgt ein zweiter Versuch an dieselbe Nummer.
3. Erreicht dieser Versuch die Mailbox, wird die vorbereitete Aufnahme abgespielt und der Anruf danach beendet.
4. Nimmt stattdessen eine Person ab, wird der Versuch beendet, damit die Aufnahme nicht in ein Live-Gespräch eingespielt wird.

Dadurch kann beim Kontakt ein verpasster Anruf erscheinen, bevor die Voicemail zugestellt wird. Der erste Versuch wird nicht zwingend in der internen Anrufübersicht angezeigt. Informiere das Team über diesen möglichen Ablauf, damit Rückrufe richtig eingeordnet werden.

Eine Zustellung ist kein Nachweis dafür, dass die Nachricht gehört oder verstanden wurde. Plane deshalb für wichtige Anliegen immer einen klaren weiteren Kontaktweg.

## Vollständig testen – vor der Aktivierung

Nutze für den ersten Test nur eine interne Testnummer. Prüfe diese fünf Fälle:

| Testfall                     | Einrichtung                                           | Erwartetes Ergebnis                                                                      |
| ---------------------------- | ----------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Datei prüfen**             | Eine kurze Testaufnahme hochladen.                    | Die Datei lässt sich vor dem Speichern vollständig abspielen.                            |
| **Passender Anlass**         | Einen Testkontakt mit erfüllter Bedingung verwenden.  | Der Workflow erreicht die Voicemail-Aktion nur beim vorgesehenen Anlass.                 |
| **Zustellung zur Mailbox**   | Testnummer nicht annehmen.                            | Die Testaufnahme erscheint auf der Mailbox; ein möglicher verpasster Anruf wird erkannt. |
| **Angenommener Versuch**     | Den späteren Wahlversuch auf der Testnummer annehmen. | Die Aufnahme wird nicht an eine Person abgespielt.                                       |
| **Nicht passende Bedingung** | Einen Testkontakt ohne passenden Anlass verwenden.    | Es wird keine Voicemail ausgelöst.                                                       |

Halte nach jedem Test fest, was auf dem Telefon sichtbar ist und ob der Workflow zum erwarteten Zeitpunkt weiterläuft. Prüfe außerdem, ob deine Teammitglieder einen Rückruf eindeutig dem richtigen Vorgang zuordnen können.

## Praxisbeispiel: freundlicher Hinweis nach einem nicht wahrgenommenen Termin

Ein Team möchte Kontakte nach einem nicht wahrgenommenen Termin einheitlich informieren, ohne sofort mehrfach zu schreiben.

1. Der Workflow startet, wenn sich der Terminstatus ändert.
2. Eine Bedingung lässt nur den Status **nicht wahrgenommen** weiter.
3. Eine zweite Bedingung stellt sicher, dass der Kontakt angesprochen werden darf.
4. Die Aktion **Voicemail** spielt eine kurze Aufnahme mit Hinweis auf eine neue Buchungsmöglichkeit ab.
5. Danach wartet der Workflow eine festgelegte Zeit.
6. Falls keine Reaktion erfolgt, erstellt ein weiterer Schritt eine interne Aufgabe oder nutzt einen anderen zuvor abgestimmten Kontaktweg.
7. Das Team testet den Ablauf mit einer internen Nummer, bevor er für echte Kontakte aktiviert wird.

Das Ergebnis ist ein einheitlicher, nachvollziehbarer Hinweis – ohne die Voicemail mit einem persönlichen Gespräch zu verwechseln.

## Typische Fehler und die passende Lösung

| Beobachtung                                            | Wahrscheinliche Ursache                                              | Sichere Lösung                                                          |
| ------------------------------------------------------ | -------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------- |
| Die falsche Nachricht wurde zugestellt.                | Die Datei wurde vor dem Speichern nicht vollständig geprüft.         | Aufnahme im Workflow abspielen und mit einer Testnummer erneut testen.  |
| Ein Kontakt ruft wegen eines verpassten Anrufs zurück. | Der Ablauf kann einen vorherigen kurzen Wahlversuch sichtbar machen. | Team vorab informieren und den Rückruf dem richtigen Vorgang zuordnen.  |
| Die Voicemail wird nicht ausgelöst.                    | Eine Bedingung vor der Aktion trifft nicht zu.                       | Den Workflow-Verlauf mit einem Testkontakt Schritt für Schritt prüfen.  |
| Die Aufnahme wurde zu lange oder unklar.               | Die Nachricht enthält zu viele Informationen.                        | Aufnahme kürzen: Absender, Anlass und nächster Schritt genügen meist.   |
| Es fehlt eine weitere Bearbeitung.                     | Die Voicemail wurde als vollständiger Abschluss eingeplant.          | Einen klaren Folgeweg für Rückruf, Antwort oder Terminbuchung ergänzen. |

Wenn Auslöser, Aufnahme und Folgeprozess zusammenpassen, nutzt du die Aktion als verständlichen Hinweis für den Kontakt und behältst gleichzeitig die Kontrolle über den gesamten Ablauf.