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# Wartezeiten und Bedingungen in Workflows steuern

## Kurz erklärt

Die Aktion **Warten** hält einen Kontakt an einer bestimmten Stelle im Workflow zurück. Erst wenn die gewählte Zeit, ein Ereignis oder eine Bedingung erreicht ist, läuft der Kontakt weiter.

Ohne Warteaktion würden aufeinanderfolgende Nachrichten und Datenänderungen unmittelbar ausgeführt. Mit einer passenden Wartezeit steuerst du deshalb nicht nur die Uhrzeit, sondern auch, **worauf** der Workflow wartet und **was bei ausbleibendem Ereignis** passieren soll.

## Bevor du startest

Kläre vier Fragen:

1. Soll jeder Kontakt gleich lange warten oder braucht jeder ein eigenes Datum?
2. Soll der Workflow auf Zeit, einen Termin, eine Antwort, eine Handlung oder eine Datenbedingung reagieren?
3. Was soll passieren, wenn das Ereignis nicht eintritt?
4. In welcher Zeitzone und an welchen Wochentagen darf der nächste Schritt laufen?

Benenne jede Warteaktion eindeutig, zum Beispiel **Bis 1 Tag vor Termin warten**. Das erleichtert spätere Prüfungen im Workflow und im Ausführungsverlauf.

## Warten einrichten

1. Öffne **Automatisierung → Workflows**.
2. Öffne einen vorhandenen Workflow oder erstelle einen neuen.
3. Richte zuerst den Auslöser ein.
4. Klicke an der gewünschten Stelle auf **+**.
5. Suche nach **Warten** und wähle die Aktion aus.
6. Vergib einen aussagekräftigen Aktionsnamen.
7. Wähle die passende Warteart.
8. Richte Zeit, Bedingung und gegebenenfalls ein Zeitlimit ein.
9. Speichere die Aktion.
10. Teste den Ablauf mit einem Testkontakt und veröffentliche den Workflow erst danach.

## Welche Warteart passt?

| Warteart                             | Geeignet für                                    | Entscheidend                                                         |
| ------------------------------------ | ----------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------- |
| **Fester Zeitraum**                  | Gleiche Pause für alle Kontakte                 | Dauer, Einheit und optionales Ausführungsfenster                     |
| **Bestimmtes Datum und Uhrzeit**     | Frist, Jahrestag oder gespeichertes Datum       | Festes oder dynamisches Datum und Verhalten bei vergangenem Datum    |
| **Wiederkehrender Zeitplan**         | Wöchentliche, monatliche oder jährliche Abläufe | Rhythmus, Uhrzeit und Vorschau der nächsten Termine                  |
| **Anstehender Termin oder Buchung**  | Erinnerung vor oder nach einem Ereignis         | Ereignistyp, Abstand und Verhalten bei bereits vergangenem Zeitpunkt |
| **Antwort des Kontakts**             | Reaktion auf eine zuvor versendete Nachricht    | Kanal und Zeitlimit                                                  |
| **Handlung des Kontakts**            | Linkklick oder E-Mail-Ereignis                  | Konkreter Link beziehungsweise konkrete E-Mail und Zeitlimit         |
| **Bestimmte Bedingungen**            | Warten auf Daten- oder Statusänderungen         | Bedingungen, UND-/ODER-Logik und Zeitlimit                           |
| **Antwort einer zuständigen Person** | Reaktionszeit im Team und Eskalation            | Kanal, zuständige Person und Zeitlimit                               |

## Fester Zeitraum

Verwende diese Variante für eine einfache Pause, zum Beispiel 30 Minuten oder 2 Tage.

* **Zeitraum:** Zahl der Einheiten.
* **Einheit:** Sekunden, Minuten, Stunden oder Tage.
* **Standard:** Derselbe Wert gilt für alle Kontakte.
* **Dynamisch:** Die Dauer wird beim Durchlauf aus einem passenden gespeicherten Wert gelesen.
* **Ausführungsfenster:** Legt fest, an welchen Wochentagen und zu welchen Uhrzeiten der nächste Schritt starten darf.

Beispiel: Nach einer Anfrage wartet der Workflow zwei Stunden. Mit einem Ausführungsfenster von Montag bis Freitag zwischen 09:00 und 17:00 Uhr wird der Folgeschritt nicht außerhalb dieses Fensters freigegeben.

## Bestimmtes Datum und Uhrzeit

Diese Variante passt zu Verlängerungen, Fristen oder einem individuellen Datum im Kontaktdatensatz.

Du kannst ein festes Datum wählen oder einen dynamischen Datumswert verwenden. Lege anschließend fest, ob der Kontakt **am**, **vor** oder **nach** diesem Zeitpunkt weiterlaufen soll.

Zusätzlich musst du bestimmen, was geschieht, wenn das Datum beim Erreichen der Aktion bereits vergangen ist:

* mit der nächsten Aktion fortfahren;
* den Kontakt aus dem Workflow beenden;
* zu einem festgelegten Schritt springen;
* ausgehende Kommunikationsaktionen bis zur nächsten Warte- oder Startdatum-Aktion überspringen.

Diese Auswahl ist wichtig bei importierten Kontakten und nachträglich geänderten Datumsfeldern.

## Wiederkehrender Zeitplan

Diese Variante wartet auf den nächsten passenden Termin eines wiederkehrenden Musters.

* **Wöchentlich:** ein oder mehrere Wochentage plus Uhrzeit;
* **Monatlich:** fester Tag oder beispielsweise der erste beziehungsweise letzte bestimmte Wochentag ausgewählter Monate;
* **Jährlich:** Monat, Tag und Uhrzeit.

Prüfe vor dem Speichern die Vorschau der nächsten fünf Ausführungen. So erkennst du sofort, ob Wochentag, Monatsregel und Zeitzone wie erwartet zusammenspielen.

## Anstehender Termin oder Buchung

Der Kontakt wartet bis zu einem Zeitpunkt vor, bei oder nach einem verknüpften Ereignis. Als Bezug können – abhängig von den im Standort aktivierten Funktionen – ein Kalendertermin oder eine Servicebuchung verfügbar sein.

Lege fest:

1. welcher Ereignistyp verwendet wird;
2. ob der Kontakt beim Ereignis, davor oder danach weiterläuft;
3. welchen Abstand in Monaten, Tagen, Stunden oder Minuten du brauchst;
4. was bei einem bereits vergangenen Ereignis passieren soll.

Fehlt die benötigte Funktion im Standort, wird die entsprechende Auswahl nicht angezeigt.

## Auf eine Antwort des Kontakts warten

Verwende diese Variante direkt nach einer zuvor versendeten Nachricht.

1. Wähle **Antwort des Kontakts**.
2. Lege den Antwortkanal fest, zum Beispiel E-Mail oder SMS.
3. Aktiviere ein Zeitlimit, wenn der Kontakt auch ohne Antwort weiterlaufen soll.
4. Richte hinter dem regulären und dem Zeitlimit-Ausgang passende Folgeaktionen ein.

Eine passende Versandaktion muss vor der Warteaktion stehen. Andernfalls fehlt der notwendige Nachrichtenbezug.

## Auf eine Handlung des Kontakts warten

Diese Variante reagiert auf messbare Aktivität, etwa einen Klick auf einen bestimmten Trigger-Link oder ein E-Mail-Ereignis wie Öffnung, Klick oder Rückläufer.

Wähle nicht nur die Ereignisart, sondern auch den konkreten Link beziehungsweise den konkreten E-Mail-Schritt. Mit einem Zeitlimit verhinderst du, dass Kontakte dauerhaft in der Warteaktion bleiben.

## Auf bestimmte Bedingungen warten

Hier baust du Bedingungen aus Feldern und Statuswerten. Einzelne Regeln lassen sich mit **UND** oder **ODER** verbinden und zu Segmenten gruppieren.

Der Kontakt läuft weiter, sobald eines der Segmente erfüllt ist. Die Segmente werden unabhängig geprüft; keines hat Vorrang. Ein Zeitlimit sorgt für einen kontrollierten Ausgang, wenn keine Bedingung rechtzeitig wahr wird.

Beispiel: Der Workflow wartet, bis entweder der Tag **Unterlagen vollständig** vorhanden ist oder ein Statusfeld auf **Geprüft** steht.

## Auf die Antwort einer zuständigen Person warten

Diese Variante misst, ob eine Person aus deinem Team dem Kontakt antwortet.

1. Wähle den passenden Kommunikationskanal. Sind mehrere Kanäle ausgewählt, prüft die Aktion nur die dort eingehenden Teamantworten.
2. Entscheide unter **Antwort zählt von**, ob jede berechtigte Person, nur die dem Kontakt zugewiesene Person oder nur ausdrücklich ausgewählte Personen zählen sollen.
3. Bei einer festen Auswahl suchst und markierst du die betreffenden Personen direkt im Feld **Personen auswählen**.
4. Aktiviere ein Zeitlimit und lege Zeitraum sowie Einheit fest, wenn nach Ablauf eine Eskalation starten soll.
5. Speichere die Aktion und richte beide Folgeschritte ein: einen für die Antwort und einen für das erreichte Zeitlimit.

Eine Antwort zählt, wenn sie zugestellt wurde, nicht bereits beim Absenden. Lässt du die Personenauswahl offen, kann eine Antwort einer beliebigen berechtigten Person die Wartezeit beenden.

## Standardwert oder dynamischer Wert?

Nutze einen **Standardwert**, wenn Dauer oder Datum für alle Kontakte identisch sind.

Nutze einen **dynamischen Wert**, wenn der Workflow beim Erreichen der Aktion einen individuellen Wert lesen soll, zum Beispiel das Verlängerungsdatum eines Kontakts. Der dynamische Wert muss zum erwarteten Datentyp passen. Ein leeres oder ungültiges Datum kann den Ablauf nicht sinnvoll steuern.

## So testest du eine Warteaktion

1. Verwende einen eigenen Testkontakt.
2. Verkürze für den Test lange Wartezeiten auf wenige Minuten.
3. Prüfe die Standort-Zeitzone und das Ausführungsfenster.
4. Kontrolliere im Ausführungsverlauf, wann der Kontakt die Aktion erreicht.
5. Löse die erwartete Antwort, Handlung oder Bedingung aus.
6. Prüfe den regulären Folgepfad.
7. Wiederhole den Test ohne Ereignis und kontrolliere den Zeitlimit-Pfad.
8. Stelle anschließend die echte Dauer wieder her.

## Häufige Fehler

### Der Kontakt bleibt dauerhaft stehen

Meist fehlt ein Zeitlimit, die Bedingung kann nie erfüllt werden oder die Warteaktion verweist nicht auf den richtigen Versand-, Link- oder E-Mail-Schritt.

### Der Folgeschritt läuft zu einer unerwünschten Uhrzeit

Prüfe Zeitzone, Wochentage und Ausführungsfenster. Eine reine Dauer von 24 Stunden berücksichtigt ohne Fenster keine Geschäftszeiten.

### Ein individuelles Datum funktioniert nicht

Kontrolliere, ob das Datumsfeld befüllt und gültig ist. Lege außerdem fest, wie ein bereits vergangenes Datum behandelt wird.

### Eine Bedingung endet zu früh

Mehrere Segmente sind untereinander ODER-verknüpft. Sobald ein Segment erfüllt ist, endet die Wartezeit. Gruppiere zusammengehörige Regeln innerhalb eines Segments.

## Praxisbeispiel: Terminerinnerung mit sicherem Ausweichweg

Ziel: Ein Kontakt soll einen Tag vor einem bestätigten Termin erinnert werden.

1. Der Workflow startet nach der Terminbuchung.
2. Eine Warteaktion verwendet **Anstehender Termin oder Buchung**.
3. Als Zeitpunkt wird **1 Tag vorher** festgelegt.
4. Für bereits vergangene Termine wird **Workflow beenden** gewählt.
5. Nach der Warteaktion prüft eine Wenn/Dann-Aktion, ob der Termin noch bestätigt ist.
6. Nur im bestätigten Pfad wird die Erinnerung versendet.
7. Ein Testtermin in naher Zukunft prüft Zeitpunkt und Nachricht.
8. Ein zweiter Test mit abgesagtem Termin bestätigt den Ausweichpfad.

So werden weder zu frühe noch unpassende Erinnerungen versendet.