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# Wiederkehrende Rechnungen per Workflow versenden

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## Wiederkehrende Rechnungen per Workflow versenden

### Was die Aktion automatisch erledigt

Die Workflow-Aktion **Wiederkehrende Rechnung senden** erstellt zu einem festgelegten Rhythmus Rechnungen für einen Kontakt, sobald dieser den Auslöser erreicht. Sie eignet sich für regelmäßig wiederkehrende Leistungen, wenn Start, Wiederholung und Ende klar definiert sind.

Die Aktion ersetzt keine fachliche Prüfung. Der Workflow erstellt nur die Rechnungen nach deinen Vorgaben; prüfe deshalb Vorlage, Empfänger und Versandweg vor der Aktivierung.

### Voraussetzungen

* Es gibt mindestens eine geprüfte Rechnungsvorlage.
* Der Workflow hat einen passenden Auslöser, zum Beispiel eine bestätigte Vereinbarung oder eine Änderung an einer Chance.
* Eine unterstützte Zahlungsanbindung ist eingerichtet, wenn Rechnungen verschickt oder Zahlungen eingezogen werden sollen.
* Für einen automatischen Einzug muss die erste Rechnung erfolgreich manuell bezahlt worden sein. Erst dann können Zahlungsdaten für spätere Einzüge verwendet werden.

### Aktion einrichten

1. Öffne **Automatisierung > Workflows** und lege einen Workflow an oder bearbeite einen bestehenden.
2. Füge den gewünschten Auslöser hinzu und speichere ihn.
3. Klicke unter dem Auslöser auf **+**, suche nach **Rechnung** und wähle **Wiederkehrende Rechnung senden**.
4. Vergib einen verständlichen Aktionsnamen, zum Beispiel „Monatliche Betreuung – Standard“.
5. Wähle die absendende Person und die passende Rechnungsvorlage.
6. Wähle zunächst den **Testmodus**. Der Echtmodus ist erst nach einem erfolgreichen Test sinnvoll.
7. Speichere die Aktion, teste den Ablauf und prüfe die erzeugte Rechnung im Kontaktverlauf.

Die Auswahl zwischen **Testmodus** und **Echtmodus** wirkt nur auf Rechnungen, die nach einer Änderung dieser Auswahl neu erzeugt werden. Bestehende Zeitpläne werden dadurch nicht rückwirkend verändert.

### Einmalige Rechnung per Workflow senden

Für einen einzelnen, klaren Anlass verwendest du die Aktion **Rechnung senden**. Sie erstellt beim Erreichen dieses Schritts eine einmalige Rechnung und sendet sie über E-Mail, SMS oder beide vorhandenen Wege. Sie ist passend, wenn eine Vereinbarung gewonnen wurde, ein Formular vollständig eingereicht ist oder ein definierter Schritt im Ablauf erreicht wurde.

#### Voraussetzungen und Felder

* Eine geprüfte Rechnungsvorlage ist vorhanden.
* Der Kontakt hat für den gewählten Versandweg eine erreichbare E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer.
* Du wählst die absendende Person, die Vorlage, den Zahlungsmodus und den Versandweg bewusst aus.

Wähle eine Vorlage immer ausdrücklich aus. Verlass dich nicht auf eine Standardvorlage, wenn unterschiedliche Fälle im selben Workflow vorkommen.

#### Einrichten und testen

1. Öffne **Automatisierung > Workflows** und lege den passenden Auslöser fest.
2. Klicke unter dem Auslöser auf **+** und suche nach **Rechnung senden**.
3. Wähle absendende Person und Rechnungsvorlage.
4. Wähle für den Test den Testmodus; erst nach einem erfolgreichen vollständigen Test wählst du den Echtmodus.
5. Wähle E-Mail, SMS oder beide Wege. Fehlt dem Kontakt ein gewählter Kanal, wird nur über den vorhandenen Weg versendet.
6. Speichere die Aktion, führe einen Testkontakt durch und aktiviere den Workflow erst danach.

Prüfe nach dem Test sowohl das Ausführungsprotokoll des Workflows als auch die Rechnung: Der erste zeigt, ob die Aktion gelaufen ist; die Rechnungsübersicht zeigt Versand, Ansicht und Zahlungsstatus. Wenn unterschiedliche Kontaktgruppen verschiedene Rechnungen erhalten sollen, verzweige den Workflow vor der Aktion und wähle je Zweig die passende Vorlage.

### Zeitplan festlegen

| Einstellung                           | Bedeutung                                                                                                        |
| ------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Start am Aktionsdatum**             | Der Rhythmus startet, sobald der Kontakt diesen Schritt im Workflow erreicht.                                    |
| **Fester Starttermin**                | Der Rhythmus beginnt zu einem bestimmten Kalendertag.                                                            |
| **Nie beenden**                       | Die Wiederholung läuft weiter, bis du sie gezielt stoppst.                                                       |
| **Nach Anzahl von Vorgängen beenden** | Die Wiederholung endet nach der festgelegten Zahl erzeugter Rechnungen.                                          |
| **Täglich**                           | Wiederholt sich alle festgelegten Tage.                                                                          |
| **Wöchentlich**                       | Wiederholt sich an einem bestimmten Wochentag oder bezogen auf den Aktionstag.                                   |
| **Monatlich**                         | Wiederholt sich an einem Kalendertag oder in einer bestimmten Woche des Monats.                                  |
| **Jährlich**                          | Wiederholt sich in einem gewählten Monat und an einem gewählten Tag; längere Abstände können eingestellt werden. |
| **Tage im Voraus**                    | Bestimmt, wie viele Tage vor dem Fälligkeitstermin die Rechnung versendet wird.                                  |

Wähle nur einen Rhythmus, den dein Team auch fachlich überwachen kann. Eine nicht begrenzte Wiederholung braucht einen klaren internen Stopp-Prozess.

### Versand und automatischer Einzug

Du kannst den Versand per E-Mail, SMS oder über beide Wege auslösen; die Voreinstellung umfasst nach der geprüften Grundlage beide Kanäle. Kontrolliere vor dem Test, ob der Kontakt die nötigen Kontaktdaten hat.

Aktivierst du den automatischen Einzug, wird die hinterlegte Zahlungsart erst nach einer erfolgreichen ersten manuellen Zahlung für spätere Vorgänge genutzt. Schlägt ein Einzug fehl, bleibt die Rechnung offen. Richte dafür einen nachvollziehbaren Folgeprozess ein, etwa eine interne Benachrichtigung und eine manuelle Prüfung.

### Ergebnis prüfen

Nach dem Test kontrollierst du:

1. Hat der richtige Kontakt den Workflow erreicht?
2. Wurde die richtige Rechnungsvorlage verwendet?
3. Stimmen Start, Intervall, Ende und Versandzeitpunkt?
4. Ist die erzeugte Rechnung im Kontaktverlauf sichtbar?
5. Funktionieren die vorgesehenen Benachrichtigungen im Testfall?
6. Ist die Rechnung im Datensatz des richtigen Kontakts protokolliert?

### Unterschiedliche Vorlagen nach Kontaktmerkmalen

Wenn unterschiedliche Kontakte verschiedene Rechnungsvorlagen erhalten sollen, teile den Workflow vor der Rechnungsaktion in Bedingungen auf. Hinterlege in jedem passenden Zweig eine eigene Aktion mit der jeweiligen Vorlage. Teste jeden Zweig mit einem Kontakt, der genau die vorgesehene Bedingung erfüllt.

### Praxisbeispiel

Ein Dienstleistungsbetrieb möchte nach einer bestätigten Vereinbarung jeden Monat eine Rechnung versenden. Der Workflow startet bei der passenden Chance, verwendet eine geprüfte Vorlage und endet nach einer festgelegten Anzahl von Vorgängen. Das Team testet den Ablauf mit einem Testkontakt und kontrolliert danach sowohl die Rechnung als auch den Versandweg, bevor es den Echtmodus aktiviert.

### Typische Fehler

* **Ungeprüfte Vorlage:** Teste immer mit einer eigenen Vorlage und einem Testkontakt.
* **Falscher Startzeitpunkt:** Entscheide bewusst zwischen Aktionsdatum und festem Termin.
* **Keine Endregel:** Setze bei zeitlich begrenzten Vereinbarungen eine klare Anzahl oder einen Stopp-Prozess.
* **Automatischer Einzug ohne erfolgreiche Erstzahlung:** Prüfe die Voraussetzung, bevor du dich auf den Folgeablauf verlässt.
* **Fehlgeschlagener Einzug:** Die Rechnung bleibt offen. Richte für diesen Fall einen separaten Folgeprozess ein, der den Fehler sichtbar macht und eine Prüfung auslöst.
* **Workflow nur gespeichert:** Führe einen Test aus und aktiviere ihn anschließend ausdrücklich.
* **Vorlagen für verschiedene Fälle vermischt:** Lege getrennte Bedingungen und je eine Rechnungsaktion pro Vorlage an.