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# Workflow-Aktionen in andere Workflows kopieren

## Kurz erklärt

Du kannst eine einzelne Aktion oder einen zusammenhängenden Block aus einem Workflow in einen anderen Workflow desselben Standorts übernehmen. Das ist hilfreich, wenn ein bewährter Ablauf – etwa Aufgabe, Wartezeit und Nachricht – mehrfach gebraucht wird.

Die Kopie erspart dir das erneute Aufbauen. Sie ersetzt aber nicht die Prüfung im Zielworkflow: Bedingungen, Empfänger, Inhalte und Reihenfolge müssen dort weiterhin zum neuen Anlass passen.

> Kopiert werden Aktionen, nicht die Auslöser eines Workflows. Ein Zielworkflow startet deshalb nicht automatisch unter denselben Bedingungen wie der Ausgangsworkflow.

## Was du vorher prüfen solltest

Wähle nur Schritte aus, die sich tatsächlich wiederverwenden lassen:

* Die Aktion ist im Ausgangsworkflow getestet und verständlich benannt.
* Der Zielworkflow befindet sich im selben Standort.
* Verknüpfte Inhalte wie E-Mails, Formulare oder Kalender sind im Zielworkflow ebenfalls vorhanden.
* Du weißt, an welcher Stelle der kopierte Block im Zielworkflow stehen soll.
* Du hast genug Zeit zum Einfügen: Die Kopie bleibt 15 Minuten verfügbar.

Kopiere nicht nur, weil zwei Workflows ähnlich aussehen. Eine falsche Bedingung oder Wartezeit kann sonst im Zielworkflow zu Nachrichten oder Aufgaben im falschen Moment führen.

## Einzelne Aktion oder Block kopieren

1. Öffne **Automatisierung** → **Workflows**.
2. Öffne den Workflow, aus dem du Schritte übernehmen möchtest.
3. Suche die erste Aktion, die du kopieren willst.
4. Öffne an dieser Aktion das Drei-Punkte-Menü.
5. Wähle **Aktion kopieren**, wenn du nur diesen einen Schritt brauchst.
6. Wähle **Alle Aktionen ab hier kopieren**, wenn du diesen Schritt und alle folgenden Aktionen als Block übernehmen möchtest.

Bei **Alle Aktionen ab hier kopieren** beginnt der Block genau an der ausgewählten Aktion. Prüfe daher vor dem Kopieren, ob weiter unten noch Schritte liegen, die im Zielworkflow nicht gebraucht werden.

## Im Zielworkflow einfügen

1. Öffne den Zielworkflow – im selben Browser-Tab oder in einem weiteren Tab desselben Standorts.
2. Gehe zu der Stelle, an der die kopierten Aktionen eingefügt werden sollen.
3. Verwende eine der beiden Einfügearten:
   * **Schnell einfügen** neben dem Plus-Symbol, wenn du den Block an dieser Position einfügen möchtest.
   * **Darunter einfügen** im Drei-Punkte-Menü einer vorhandenen Aktion, wenn der Block direkt nach diesem Schritt stehen soll.
4. Kontrolliere die eingefügten Aktionen vollständig.
5. Speichere den Zielworkflow erst, wenn Reihenfolge und Einstellungen stimmen.

Du kannst dieselbe Kopie innerhalb von 15 Minuten mehrfach einfügen – auch in mehreren Workflows desselben Standorts. Nach Ablauf dieser Zeit kopierst du den gewünschten Schritt oder Block erneut.

## Was mitkopiert wird – und was nicht

**Mitkopiert werden** die ausgewählten Aktionen und ihre vorhandene Konfiguration.

**Nicht mitkopiert werden** die Auslöser. Der Zielworkflow behält seine eigenen Auslöser. Prüfe deshalb immer, ob sein Startzeitpunkt und seine Bedingungen zum kopierten Block passen.

Verweise auf bestehende Inhalte können im gleichen Standort erhalten bleiben. Dazu gehören zum Beispiel E-Mail-Inhalte, Formulare oder Kalender. Trotzdem prüfst du jeden Verweis im Zielworkflow. Ein technisch vorhandener Verweis bedeutet nicht automatisch, dass Inhalt, Empfänger oder Zeitpunkt zum neuen Ablauf passen.

## Die Kopie vor dem Speichern prüfen

Gehe die eingefügten Aktionen von oben nach unten durch:

1. **Position:** Steht der Block nach dem richtigen vorherigen Schritt?
2. **Reihenfolge:** Führt jede Aktion logisch zur nächsten?
3. **Bedingungen:** Passen alle Verzweigungen zum Zielworkflow?
4. **Wartezeiten:** Sind Abstände und Fälligkeiten noch sinnvoll?
5. **Nachrichten:** Stimmen Inhalt, Empfänger und Absender?
6. **Verweise:** Öffne jeden verwendeten Inhalt und prüfe, ob er zum neuen Anlass passt.
7. **Doppelte Aktionen:** Kontrolliere, ob der Zielworkflow dieselbe Nachricht oder Aufgabe bereits enthält.

Vor dem Speichern kannst du eingefügte Aktionen wieder löschen oder an eine andere Stelle verschieben. Nutze das, wenn der Block an der falschen Position gelandet ist oder ein Schritt nicht passt.

## Sicher testen

Teste nicht nur den kopierten Block, sondern den gesamten Weg im Zielworkflow.

1. Speichere den Zielworkflow zunächst als Entwurf.
2. Verwende einen klar erkennbaren Testkontakt.
3. Sorge dafür, dass der Testkontakt die Auslöser und Bedingungen des Zielworkflows erfüllt.
4. Starte den Ablauf gezielt.
5. Prüfe im Workflow-Protokoll, ob der Kontakt den kopierten Block erreicht.
6. Kontrolliere jede Folgeaktion: Nachricht, Aufgabe, Wartezeit und Verweis.
7. Korrigiere nur den festgestellten Fehler und wiederhole den Test.

So stellst du sicher, dass ein im Ausgangsworkflow bewährter Block im neuen Kontext ebenso funktioniert.

## Praxisbeispiel: Nachfass-Schritte wiederverwenden

Ein Team hat einen geprüften Block aus interner Aufgabe, Wartezeit und E-Mail. Dieser Block soll in zwei weiteren Nachfass-Workflows eingesetzt werden.

Das Team kopiert am ersten Schritt **Alle Aktionen ab hier kopieren**. Im ersten Zielworkflow verwendet es **Schnell einfügen** an der gewünschten Stelle. Im zweiten Zielworkflow wählt es **Darunter einfügen**, damit der Block erst nach einer bestehenden Bedingung startet.

Danach prüft das Team in jedem Zielworkflow die Wartezeit und den Inhalt der E-Mail. Mit einem Testkontakt kontrolliert es den gesamten Ablauf, bevor die Workflows veröffentlicht werden.

## Häufige Fehler und Lösungen

### Die Einfügeoption ist nicht mehr verfügbar

Die Kopie bleibt 15 Minuten verfügbar. Kopiere die Aktion oder den Block erneut und füge ihn direkt danach ein.

### Im Zielworkflow fehlt der erwartete Start

Auslöser werden nicht mitkopiert. Prüfe den Auslöser und die Bedingungen des Zielworkflows, bevor du den kopierten Block bewertest.

### Die falschen Aktionen wurden übernommen

Bei **Alle Aktionen ab hier kopieren** gehören alle folgenden Aktionen zum Block. Lösche oder verschiebe nicht passende Schritte vor dem Speichern und kopiere bei Bedarf einen kürzeren Block neu.

### Eine Nachricht oder ein Formular passt nicht

Öffne den Verweis im Zielworkflow. Passe Inhalt, Empfänger, Absender oder Bedingungen an und teste anschließend erneut.

### Ich möchte denselben Block in mehreren Workflows einsetzen

Füge ihn innerhalb der 15 Minuten mehrfach ein. Prüfe trotzdem jeden Zielworkflow einzeln, denn der Kontext kann sich unterscheiden.

## Grenzen

* Das Kopieren funktioniert nur zwischen Workflows desselben Standorts.
* Auslöser sind nicht Teil der Kopie.
* Die Kopie ist 15 Minuten verfügbar.
* Einfügen in einem anderen Browser-Tab ist möglich, solange du im selben Standort angemeldet bleibst.
* Eine Kopie ist kein Ersatz für die Prüfung und den Test des Zielworkflows.