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# Workflow bei Notizänderung starten

## Kurz erklärt

Der Auslöser **Notiz geändert** startet einen Workflow, wenn eine bereits vorhandene Notiz im Kontaktdatensatz bearbeitet und gespeichert wird.

Er ist für interne Übergaben und Folgeprozesse geeignet. Wird zum Beispiel eine Notiz zu einem dringenden Vorgang ergänzt, kann der Workflow eine Aufgabe an die zuständige Person erstellen oder eine interne Nachricht versenden.

## Bevor du startest

Du brauchst:

* einen veröffentlichten Workflow;
* einen Testkontakt mit einer bereits vorhandenen Notiz;
* bei einer Tag-Eingrenzung das passende Tag am Kontakt;
* mindestens eine klar definierte Folgeaktion;
* einen Schutz gegen doppelte Aufgaben oder Meldungen, wenn dieselbe Notiz mehrfach bearbeitet werden kann.

## Was zählt als Notizänderung?

Der Auslöser reagiert auf die Bearbeitung einer bestehenden Kontaktnotiz.

* Eine neu angelegte Notiz ist nicht dasselbe wie die Änderung einer vorhandenen Notiz.
* Das Löschen einer Notiz startet diesen Auslöser laut Produktquelle nicht.
* Der Auslöser gilt für Notizänderungen allgemein; eine Auswahl bestimmter Notizarten ist nicht vorgesehen.
* Jede gespeicherte Änderung kann einen neuen Durchlauf starten.

Wenn mehrere Personen dieselbe Notiz kurz nacheinander bearbeiten, können deshalb mehrere Durchläufe entstehen.

## Verfügbare Filter

| Filter             | Wirkung                                                                       |
| ------------------ | ----------------------------------------------------------------------------- |
| **Hat Tag**        | Der Workflow startet nur, wenn der Kontakt das ausgewählte Tag besitzt.       |
| **Hat keinen Tag** | Der Workflow startet nur, wenn der Kontakt das ausgewählte Tag nicht besitzt. |

Diese Filter beziehen sich auf den Kontaktzustand zum Zeitpunkt der Notizänderung. Sie prüfen nicht den Inhalt der Notiz.

## Auslöser einrichten

1. Öffne **Automatisierung → Workflows**.
2. Erstelle einen Workflow oder öffne einen vorhandenen.
3. Klicke am Startpunkt auf **Neuen Auslöser hinzufügen**.
4. Wähle unter den Kontaktauslösern **Notiz geändert**.
5. Vergib einen eindeutigen Namen, zum Beispiel **Notiz bei wichtigen Kontakten geändert**.
6. Füge bei Bedarf den Filter **Hat Tag** oder **Hat keinen Tag** hinzu.
7. Wähle das gewünschte Tag.
8. Speichere den Auslöser.
9. Ergänze die Folgeaktionen.
10. Teste mit einem Testkontakt und veröffentliche danach den Workflow.

## Was passiert nach dem Speichern?

1. Eine vorhandene Notiz wird bearbeitet.
2. Die Änderung wird gespeichert.
3. Der Auslöser prüft die Tag-Filter des Kontakts.
4. Bei Übereinstimmung tritt der Kontakt in den Workflow ein.
5. Die nachfolgenden Aktionen werden ausgeführt.
6. Der Durchlauf erscheint im Ausführungsverlauf.

Der Auslöser liefert nicht automatisch eine fachliche Bewertung des neuen Notizinhalts. Wenn eine Aktion nur bei bestimmten Kontakten laufen soll, begrenze sie über Tags oder weitere belegte Bedingungen.

## Mehrfache Durchläufe kontrollieren

Wenn schnelle Folgeänderungen möglich sind, plane einen Schutz gegen überlappende Aktionen:

* füge nach dem Auslöser eine kurze, fachlich sinnvolle Wartezeit ein;
* prüfe vor einer Benachrichtigung, ob bereits ein Bearbeitungsstatus gesetzt ist;
* setze nach dem ersten Durchlauf ein eindeutiges Tag oder Feld;
* entferne den Schutzstatus erst, wenn der Vorgang abgeschlossen ist.

So verhinderst du, dass jede kleine Textkorrektur eine neue identische Aufgabe erzeugt.

## So testest du den Auslöser

1. Erstelle einen Testkontakt mit dem im Filter erwarteten Tag.
2. Lege eine Notiz an.
3. Prüfe, dass die reine Neuanlage nicht mit einer späteren Änderung verwechselt wird.
4. Bearbeite die vorhandene Notiz und speichere sie.
5. Öffne den Ausführungsverlauf und kontrolliere den Start.
6. Entferne das Filter-Tag und ändere die Notiz erneut.
7. Der gefilterte Workflow darf jetzt nicht starten.
8. Lösche eine Testnotiz und prüfe, dass daraus kein Durchlauf entsteht.

## Häufige Fehler

### Der Workflow startet beim Anlegen einer neuen Notiz nicht

Dieser Auslöser ist für die Änderung einer bestehenden Notiz gedacht. Verwende für andere Notizereignisse den jeweils passenden Auslöser.

### Der Workflow startet mehrfach

Mehrere gespeicherte Bearbeitungen können mehrere Durchläufe auslösen. Ergänze einen Bearbeitungsstatus, eine Bedingung oder eine kontrollierte Wartezeit.

### Der Notiztext wird nicht als Filter angeboten

Die belegten Filter **Hat Tag** und **Hat keinen Tag** prüfen den Kontakt, nicht einzelne Wörter der Notiz.

### Eine gelöschte Notiz löst nichts aus

Das ist das erwartete Verhalten dieses Auslösers. Löschen ist keine Notizänderung im Sinn dieser Funktion.

## Praxisbeispiel: Dringende Übergabe

Ziel: Änderungen bei wichtigen Kontakten sollen sofort geprüft werden.

1. Wichtige Kontakte besitzen das Tag **Priorität**.
2. Der Workflow startet bei **Notiz geändert** und ist mit **Hat Tag: Priorität** gefiltert.
3. Eine interne Benachrichtigung informiert die zugewiesene Person.
4. Eine Aufgabe **Geänderte Notiz prüfen** wird erstellt.
5. Eine Bedingung verhindert eine zweite identische Aufgabe, solange die erste noch offen ist.
6. Ein Testkontakt mit Tag und ein zweiter ohne Tag prüfen beide Fälle.
7. Der Ausführungsverlauf bestätigt, dass nur der passende Kontakt weitergeführt wird.

Damit wird eine Notizänderung zu einer klaren Übergabe, ohne alle Kontakte unnötig in denselben Prozess zu schicken.