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# Workflow bei Terminstatus starten

## Was dieser Auslöser erledigt

Der Auslöser **Terminstatus** startet einen Workflow, wenn ein Termin neu gebucht wird oder sich sein Status ändert. So kannst du Bestätigungen, Erinnerungen, interne Aufgaben und Nachfassaktionen an den tatsächlichen Verlauf eines Termins koppeln.

Ein guter Auslöser beantwortet zwei Fragen eindeutig: **Welcher Termin?** und **Bei welchem Ergebnis?** Je genauer du das festlegst, desto weniger unpassende Nachrichten oder Aufgaben entstehen.

## Voraussetzungen

Du brauchst einen bestehenden Workflow, einen passenden Kalender und einen Testkontakt. Kläre vorab, wer nach der Änderung etwas erhalten oder erledigen soll: nur der Hauptkontakt, auch eingeladene Gäste oder ausschließlich Gäste.

Lege außerdem fest, welche Folgeaktion wirklich sinnvoll ist. Für eine Absage kann das eine interne Aufgabe sein; für einen bestätigten Termin kann es eine Erinnerung sein. Teste den Ablauf immer mit einem echten Testtermin.

## Auslöser einrichten

1. Öffne **Automatisierung** > **Workflows** und erstelle einen neuen Workflow oder öffne einen vorhandenen.
2. Wähle **Neuen Auslöser hinzufügen**, suche nach **Terminstatus** und wähle den Eintrag aus.
3. Vergib einen klaren **Auslösernamen**, zum Beispiel „Absage Erstgespräch“ oder „Bestätigter Kennenlerntermin“. Der Name hilft dir später beim Prüfen des Verlaufs.
4. Wähle, wer beim Auslösen in den Workflow aufgenommen wird.
5. Lege die benötigten Filter fest.
6. Speichere den Auslöser, füge die Folgeaktionen hinzu und teste den Workflow.
7. Veröffentliche den Workflow erst nach dem vollständigen Test.

## Wer soll in den Workflow aufgenommen werden?

Im Abschnitt **Wer soll in den Workflow aufgenommen werden?** stehen drei Optionen zur Verfügung:

* **Nur Kontakt:** Nur die Person, für die der Termin angelegt wurde, startet den Workflow. Das ist die Voreinstellung und meist die passende Wahl für Einzeltermine.
* **Kontakt und Gäste:** Der Hauptkontakt und jeder hinterlegte Gast starten den Workflow jeweils separat. Nutze das nur, wenn jede teilnehmende Person die gleiche Information erhalten oder einen eigenen Folgeweg durchlaufen soll.
* **Nur Gäste:** Nur die eingeladenen Gäste starten den Workflow. Der Hauptkontakt bleibt außerhalb dieses Durchlaufs.

Prüfe diese Auswahl besonders sorgfältig. Bei **Kontakt und Gäste** entsteht pro Person ein eigener Workflow-Durchlauf; persönliche Platzhalter und Folgeaktionen beziehen sich daher jeweils auf die einzelne Person.

## Die sichtbaren Filter verstehen

Über **Filter hinzufügen** wählst du weitere Bedingungen aus. Jede Filterzeile kann über das Papierkorb-Symbol wieder entfernt werden.

### Terminart

Mit **Terminart** legst du fest, welche Art von Termin berücksichtigt wird:

* **Beliebig:** Alle passenden Termine werden berücksichtigt.
* **Normal:** Nur einzelne, nicht wiederkehrende Termine zählen.
* **Wiederkehrend:** Nur Termine aus einer wiederkehrenden Reihe zählen.

Wähle **Normal**, wenn deine Erinnerungen oder Nachfassaktionen nur für einzelne Buchungen gelten sollen. Wähle **Wiederkehrend** nur, wenn der Ablauf dafür getestet wurde.

### Terminstatus

Der Filter **Terminstatus** bestimmt, bei welchem Ergebnis der Workflow starten darf:

| Status               | Bedeutung im Ablauf                         |
| -------------------- | ------------------------------------------- |
| **Neu**              | Ein neuer Termin wurde angelegt.            |
| **Bestätigt**        | Der Termin wurde bestätigt.                 |
| **Abgesagt**         | Der Termin wurde abgesagt.                  |
| **Erschienen**       | Die Person hat am Termin teilgenommen.      |
| **Nicht erschienen** | Die Person ist nicht zum Termin erschienen. |
| **Ungültig**         | Der Termin wurde als ungültig markiert.     |

Nutze pro Workflow einen klaren Anlass. Ein Ablauf für Absagen sollte nicht zugleich Erinnerungen für bestätigte Termine versenden.

### Kontakt-Tag

Mit **Hat Tag** begrenzt du den Auslöser auf Kontakte mit einer bestimmten Kennzeichnung. Das ist sinnvoll, wenn für verschiedene Personengruppen unterschiedliche Terminwege gelten. Wähle den Tag nur, wenn er beim Testkontakt wirklich gesetzt ist.

### Kalender und Kalendergruppe

* **In Kalender:** Begrenze den Auslöser auf einen konkreten Kalender.
* **In Kalendergruppe:** Begrenze ihn auf alle Kalender einer ausgewählten Gruppe.
* **Nur für gruppierte Kalender:** Mit **Ja** gelten nur Kalender innerhalb einer Gruppe. Mit **Nein** werden einzelne und gruppierte Kalender berücksichtigt.

Verwende einen konkreten Kalender, wenn der Ablauf nur für eine Terminart gilt. Eine Kalendergruppe eignet sich, wenn mehrere zusammengehörende Kalender denselben Folgeweg brauchen.

### Geändert durch

Mit **Geändert durch** kannst du festlegen, wer den Terminstatus geändert hat:

* **Kontakt:** Die buchende Person hat den Termin geändert.
* **Teammitglied:** Eine Person aus deinem Team hat die Änderung vorgenommen. Danach kannst du die Auswahl mit **Teammitglied ist** auf eine bestimmte Person eingrenzen.
* **Workflow:** Ein anderer Workflow hat den Status geändert.

Verwende diesen Filter nur, wenn die Herkunft der Änderung für den nächsten Schritt wirklich relevant ist. Ein Rückruf nach einer Absage kann zum Beispiel anders behandelt werden, wenn die Absage vom Kontakt statt vom Team ausgelöst wurde.

Mehrere Filter lassen sich kombinieren. Prüfe im Test, dass nur Termine starten, die alle gewünschten Bedingungen erfüllen.

## Absagen, Umbuchungen und mehrere Termine sicher behandeln

Ein Kontakt kann mehrere Termine buchen oder einen Terminstatus mehrmals ändern. Plane diese Fälle bewusst ein:

* **Absage, ungültig oder nicht erschienen:** Wechselt ein Termin von **Neu**, **Bestätigt** oder **Erschienen** zu einem dieser Endzustände, wird der Kontakt aus einem wartenden terminbezogenen Ablauf herausgenommen. Nachfolgende Aktionen in diesem Durchlauf werden nicht weiter ausgeführt.
* **Umbuchung:** Die aktuelle Terminquelle behandelt eine Umbuchung als neuen Termin; der Workflow beginnt dann wieder am Anfang. Prüfe mit einem Testtermin, ob Filter und Folgeaktionen zum neuen Zeitpunkt passen.
* **Mehrere Buchungen:** Ein Kontakt kann für mehrere Termine getrennte Durchläufe erzeugen. Formuliere Erinnerungen und Aufgaben deshalb immer bezogen auf den konkreten Termin.
* **Wiederkehrende Termine:** Der separate Auslöser **Termin gebucht** startet bei wiederkehrenden Terminen nicht automatisch. Prüfe diesen Fall separat, bevor du darauf Kommunikationsschritte aufbaust.

## Praxisbeispiel: Absage eines Erstgesprächs

Ein Team möchte abgesagte Erstgespräche noch am selben Tag nachfassen.

1. Es erstellt den Auslöser **Terminstatus** mit dem Namen „Absage Erstgespräch“.
2. Als Teilnehmende wählt es **Nur Kontakt**, damit Gäste keine Nachricht erhalten.
3. Es grenzt den Ablauf mit **In Kalender** auf den Kalender „Erstgespräch“ ein.
4. Bei **Terminstatus** wählt es **Abgesagt**.
5. Danach fügt es eine interne Benachrichtigung und eine Rückrufaufgabe hinzu.
6. Es legt einen Testtermin an, sagt ihn ab und prüft Kontaktverlauf, Workflow-Protokoll und die zugewiesene Aufgabe.
7. Erst wenn der Ablauf genau einmal startet, veröffentlicht das Team den Workflow.

## Ergebnis prüfen

Prüfe nach einem Test in dieser Reihenfolge:

1. Kontrolliere im Termin, ob Status, Kalender und beteiligte Personen richtig erfasst sind.
2. Öffne den Workflow-Verlauf und prüfe, ob die richtige Person aufgenommen wurde.
3. Kontrolliere jede Folgeaktion: Aufgabe, Benachrichtigung oder Nachricht.
4. Wiederhole den Test mit einem Termin, der wegen eines anderen Status oder Kalenders **nicht** starten soll.
5. Teste bei mehreren Teilnehmenden zusätzlich, ob die gewählte Teilnahmeoption die beabsichtigten getrennten Durchläufe erzeugt.

## Typische Fehler

* **Zu viele Personen erhalten eine Nachricht:** Prüfe die Auswahl bei **Wer soll in den Workflow aufgenommen werden?** und verwende bei Bedarf **Nur Kontakt**.
* **Der Workflow startet bei falschen Terminen:** Begrenze ihn mit Terminstatus und Kalender statt nur mit einem allgemeinen Tag.
* **Eine Erinnerung geht nach einer Absage trotzdem hinaus:** Prüfe zuerst, ob der wartende Durchlauf aus dem betroffenen Termin stammt, und teste den Statuswechsel mit einem neuen Testtermin.
* **Der Ablauf startet nicht:** Prüfe Status, Kalender, Tags, Auswahl der Teilnehmenden und ob der Workflow veröffentlicht ist.
* **Umbuchungen erzeugen einen unpassenden Ablauf:** Teste die Umbuchung separat und kontrolliere Zeitpunkt, Filter und Folgeaktionen für den neuen Termin.

> **Praxisregel:** Baue pro Terminereignis lieber einen klaren Workflow als einen sehr breiten Ablauf mit vielen gegensätzlichen Statuswerten. Das macht Tests, Änderungen und die tägliche Arbeit deutlich sicherer.