> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/automatisierung/workflows/workflow-ki-gezielt-zum-erstellen-und-prufen-nutzen.md). # Workflow-KI gezielt zum Erstellen und Prüfen nutzen ## Kurz erklärt Der KI-Assistent im Workflow-Builder hilft dir beim Verstehen, Aufbauen und Verbessern von Workflows. Du beschreibst dein Ziel in normaler Sprache; der Assistent schlägt passende Auslöser und Schritte vor, erklärt bestehende Abläufe und unterstützt dich bei der Konfiguration. Du entscheidest dabei weiterhin selbst, welche Vorschläge in den Workflow übernommen werden. ## Voraussetzungen * Du hast Zugriff auf **Workflows**. * Du kannst den Workflow-Builder öffnen. * Du kennst das gewünschte Ergebnis möglichst konkret, zum Beispiel „Nach einem neuen Formular-Eintrag eine Aufgabe für den nächsten Werktag anlegen und eine Bestätigung senden.“ ## Schritt für Schritt ### KI-Assistent öffnen und passenden Modus wählen 1. Öffne einen Workflow im Builder. 2. Wähle unten links das Symbol für den KI-Assistenten. 3. Wähle den passenden Einstieg: * **Workflow beschreiben:** Der Assistent analysiert den geöffneten Ablauf und erklärt Auslöser, Schritte und Verzweigungen. * **Beim Erstellen helfen:** Der Assistent schlägt einen Aufbau für dein Ziel vor. * **Freie Frage:** Schreibe direkt deine Frage oder beschreibe das gewünschte Ergebnis. 4. Formuliere dein Ziel mit Kontext, Auslöser und gewünschtem Ergebnis. Wenn du eine kontextbezogene Erklärung zu einem geöffneten Schritt begonnen hast, kannst du die Frage in den Erstellmodus übernehmen. Sie wird dabei weiterverwendet; du musst dein Anliegen nicht noch einmal schreiben. Du kannst den Assistenten auch einfach fragen, was ein Auslöser oder eine Aktion bedeutet. Das ist hilfreich, wenn du einen bestehenden Workflow verstehen oder einzelne Schritte nachvollziehen möchtest. ### Einen neuen Ablauf mit KI-Unterstützung aufbauen 1. Beschreibe den Anwendungsfall möglichst konkret. 2. Lies die vorgeschlagenen Auslöser und Aktionen. 3. Wähle die Variante, die zu eurem Ablauf passt. 4. Wähle im Workflow die Stelle aus, an der ein vorgeschlagener Auslöser oder Schritt eingefügt werden soll. 5. Füge den Vorschlag hinzu. Danach öffnet sich die Seitenleiste für die konkrete Konfiguration dieses Schritts. 6. Prüfe alle Felder des neuen Schritts selbst und vervollständige sie. 7. Nutze die vorgeschlagenen Anschlussfragen, um den nächsten Schritt zu planen oder offene Punkte zu klären. 8. Teste den gesamten Workflow, bevor du ihn aktiv nutzt. Der Assistent kann zum Beispiel bei Erinnerungen per SMS, Wartebedingungen, Statusänderungen von Terminen oder dem Setzen von Tags helfen. Er kann außerdem bei der Benennung und bei Workflow-Einstellungen unterstützen, etwa bei erneuter Aufnahme, mehreren Chancen, Stopp bei Antwort, Zeitfenstern, Zeitzone, Absenderangaben oder dem Markieren von Unterhaltungen als gelesen. ### Bestehenden Workflow analysieren 1. Öffne den Workflow, den du prüfen möchtest. 2. Wähle **Workflow beschreiben**. 3. Lies die Zusammenfassung vom Anfang bis zum Ende. 4. Frage gezielt nach einzelnen Aktionen, Bedingungen oder Verzweigungen. 5. Bitte bei Bedarf um Verbesserungsansätze. 6. Prüfe jeden Vorschlag gegen euren tatsächlichen Prozess, bevor du etwas änderst. ### Zwischenstände des KI-Assistenten wiederherstellen Jede Erstellung oder Änderung durch den Assistenten erzeugt im Chat eine eigene Karte. Die Karte, die dem aktuell sichtbaren Ablauf entspricht, ist farblich hervorgehoben. Ältere Karten bleiben im Chat erhalten. 1. Erzeuge oder ändere einen Ablauf über den Assistenten. 2. Prüfe die neue Karte im Chat und vergleiche den sichtbaren Workflow. 3. Öffne bei einer früheren Karte das Drei-Punkte-Menü. 4. Wähle **Diese Version wiederherstellen**. 5. Kontrolliere Auslöser, Aktionen und Verzweigungen erneut, bevor du weiterarbeitest. Das Wiederherstellen löscht spätere KI-Zwischenstände nicht. Du kannst zwischen den vorhandenen Versionen wechseln und sie vergleichen. Manuelle Änderungen erscheinen nicht als Chat-Karte, sind aber in der allgemeinen Versionshistorie des Workflows nachvollziehbar. Die KI-Karten bleiben als Verlauf der jeweiligen Unterhaltung erhalten und lassen sich nicht einzeln entfernen. Ist die automatische Speicherung im Standort ausgeschaltet, trägt eine noch nicht gespeicherte Karte einen entsprechenden Hinweis. Speichere den Workflow in diesem Fall manuell, bevor du den Builder verlässt; sonst kann dieser Zwischenstand verloren gehen. Über **In Versionshistorie anzeigen** auf der Karte springst du zum passenden Eintrag und siehst KI- und manuelle Änderungen in zeitlicher Reihenfolge. ### Unterhaltung verwalten 1. Zum Neustart wählst du im KI-Chat oben rechts **Chat leeren**. Damit wird die aktuelle Unterhaltung entfernt und du kommst zurück zur Auswahl des Einstiegs. 2. Zum Sichern einer Unterhaltung wählst du **Chat exportieren**. 3. Beachte: Der Export enthält nur die gerade geöffnete Unterhaltung, keine früheren Chats. ## Ergebnis prüfen Nach dem Einfügen eines Vorschlags erscheint der neue Auslöser oder Schritt an der gewählten Stelle im Builder und seine Konfiguration ist geöffnet. Bei einer Wiederherstellung muss die Hervorhebung auf der gewählten Karte liegen und der sichtbare Ablauf dazu passen. Prüfe immer Auslöser, Bedingungen, Empfänger, Zeitangaben und mögliche Verzweigungen. Bei einer Analyse sollte die Zusammenfassung den tatsächlichen Ablauf und seine wichtigsten Schritte nachvollziehbar wiedergeben. ## Häufige Fehler ### Ziel zu allgemein beschrieben „Mach einen Follow-up-Workflow“ ist zu ungenau. Nenne Auslöser, Zielgruppe, Frist, gewünschte Aktion und Ausnahmen. Je konkreter die Anfrage, desto besser kannst du den Vorschlag prüfen. ### Vorschlag ohne Prüfung übernommen Der Assistent kann einen Aufbau vorschlagen, aber er kennt nicht automatisch eure internen Regeln. Kontrolliere jede Aktion und teste sie mit einem geeigneten Testkontakt, bevor der Workflow aktiv wird. ### Falsche Einfügestelle gewählt Ein richtiger Schritt an der falschen Stelle kann den Ablauf verändern. Wähle erst die richtige Position im Builder und füge den Vorschlag dann ein. ### Nicht gespeicherte Version beim Verlassen verloren Wenn der Hinweis auf eine noch nicht gespeicherte Karte erscheint, speichere den Workflow manuell. Erst danach den Builder schließen oder auf eine andere Seite wechseln. ### Chat-Verlauf nach dem Leeren erwartet **Chat leeren** entfernt die aktuelle Unterhaltung. Exportiere wichtige Hinweise vorher, wenn du sie später noch brauchst. ### Tageslimit erreicht Für eine stabile Nutzung kann ein tägliches Nutzungslimit gelten. Wenn es erreicht ist, steht der Zugriff nach 24 Stunden wieder zur Verfügung. ## Gut zu wissen Ein praxistaugliches Vorgehen ist: Zuerst den Assistenten den bestehenden Workflow beschreiben lassen, dann nur eine konkrete Verbesserung anfragen und diese einzeln testen. So bleibt nachvollziehbar, welche Änderung welchen Effekt hat. Du kannst Antworten außerdem bewerten, um Rückmeldung zur Qualität der Hilfe zu geben. ## Hilfe zu einem konkreten Auslöser oder Schritt öffnen Neben dem allgemeinen KI-Assistenten bietet der Workflow-Builder eine kontextbezogene Hilfe direkt in der Konfiguration eines Auslösers oder einer Aktion. Damit fragst du genau zu dem Schritt, den du gerade einrichtest, statt deinen Workflow verlassen zu müssen. 1. Öffne im Builder den Auslöser oder die Aktion, zu der du Unterstützung brauchst. 2. Wähle oben rechts **Mehr erfahren** mit dem Glühbirnen-Symbol. 3. In der Seitenleiste erscheint eine Erklärung zum gerade geöffneten Schritt – einschließlich Konfiguration, Prüfregeln, Grenzen und passenden Anwendungsbeispielen. 4. Stelle bei Bedarf eine konkrete Rückfrage, zum Beispiel welche Angabe für deinen Ablauf noch fehlt. 5. Lies die Antwort, prüfe die Felder im Schritt und speichere erst danach. Die Antworten werden fortlaufend angezeigt und können Anschlussfragen vorschlagen. Wenn aus einer Lernfrage ein konkreter Aufbau werden soll, kannst du die Anfrage in den Erstellmodus übernehmen, ohne sie neu schreiben zu müssen. Diese kontextbezogene Hilfe ist für die üblichen Auslöser und Aktionen vorgesehen. Bei extern bereitgestellten Erweiterungen kann sie fehlen. Verlasse dich außerdem nicht blind auf einen Vorschlag: Teste die konkrete Aktion mit einem geeigneten Testkontakt und kontrolliere anschließend die Ausführungsprotokolle. ## Workflow-Leistung mit dem KI-Assistenten auswerten Der KI-Assistent kann den geöffneten Workflow auch lesen und seine aktuelle Ausführung auswerten. Er liest dafür die vorhandenen Ausführungsdaten, ändert dabei aber weder Aufbau noch Einstellungen des Workflows. Die Antworten beziehen sich nur auf den Standort, in dem du gerade arbeitest; Zeiträume folgen dessen eingestellter Zeitzone. 1. Öffne den gewünschten Workflow und den KI-Assistenten. 2. Wechsle oben im Assistenten zu **Chat**. 3. Wähle einen vorgeschlagenen Einstieg oder stelle eine konkrete Frage. 4. Prüfe die Antwort gegen die sichtbaren Ausführungen, bevor du daraus eine Änderung ableitest. Geeignete Fragen sind zum Beispiel: * „Wie entwickelt sich dieser Workflow in den letzten sieben Tagen?“ * „Wo warten Kontakte gerade?“ * „An welcher Stelle brechen Kontakte ab?“ * „Wurde dieser Auslöser ausgelöst und warum haben Kontakte nicht teilgenommen?“ * „Wie wurde die E-Mail in diesem Schritt zugestellt und genutzt?“ * „Welche Workflows verwenden diesen Schritt?“ * „Welche Workflows sind aktiv oder wurden zuletzt von einem Teammitglied bearbeitet?“ ### Was die Auswertung zeigen kann Die Antwort kann Eintritte, Status wie abgeschlossen, fehlgeschlagen, wartend oder übersprungen, Abschluss- und Zielerreichung sowie die Verteilung an einzelnen Schritten zusammenfassen. Vergleiche immer ähnliche Zeiträume miteinander; die Antwort stellt einen aktuellen Zeitraum dem unmittelbar vorherigen gleich langen Zeitraum gegenüber. Für E-Mail- und SMS-Schritte können Zustellung und sichtbare Reaktionen ausgewertet werden. Bei Verzweigungen siehst du, welchen Weg Kontakte genommen haben. Für einzelne Kontakte kannst du prüfen, wann sie eingetreten sind, wie lange sie bereits im Ablauf sind und bei welchem Schritt sie stehen. Du kannst außerdem nach Workflows anhand ihres Namens, Status, verwendeter Schritte oder Labels suchen und nachvollziehen, wer sie zuletzt bearbeitet hat. ### Auslöser und Auffälligkeiten gezielt prüfen Wenn ein Workflow weniger Kontakte als erwartet aufnimmt, frage zuerst nach dem Auslöser. Die Diagnose kann zeigen, ob er ausgelöst wurde, welcher Anteil die Bedingungen erfüllt hat und aus welchem Grund andere Fälle nicht zugelassen wurden. Diese abgewiesenen Fälle stehen nicht unbedingt im üblichen Ausführungsprotokoll. Bei fehlenden Daten nennt der Assistent keine erfundenen Kennzahlen. Prüfe dann, ob der Zeitraum passt, der Workflow aktiv ist und überhaupt Ausführungen vorliegen. ### Ergebnis sichern und Grenzen kennen Du kannst eine strukturierte Antwort kopieren und intern weiterverwenden. Ein direkter CSV-Export aus dem Assistenten steht hierfür nicht zur Verfügung. Nutze bei einer wichtigen Entscheidung zusätzlich die Ausführungsprotokolle und einen Testkontakt. > **Praxisbeispiel:** Ein Team stellt fest, dass die Erinnerungs-E-Mail weniger Reaktionen erzeugt. Es fragt nach Zustellung und Reaktionen des konkreten Schritts, vergleicht die letzten sieben Tage mit dem vorherigen Zeitraum und prüft anschließend die Kontakte, die am Schritt warten. Erst nach diesem Abgleich passt es den Inhalt an und testet die Änderung mit einem Testkontakt. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/automatisierung/workflows/workflow-ki-gezielt-zum-erstellen-und-prufen-nutzen.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. 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