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# Workflow nach Abschluss einer Aufgabe starten

Mit diesem Workflow-Auslöser kannst du Folgeaktionen starten, sobald eine Aufgabe als erledigt markiert wird. So übergibst du einen Vorgang ohne manuelle Nacharbeit an den nächsten Schritt – zum Beispiel an eine interne Benachrichtigung, eine Datenaktualisierung oder eine weitere Automatisierung.

Der Auslöser führt selbst noch keine Nachricht aus und ändert keine Daten. Er startet nur den Workflow. Was danach passiert, legst du mit den folgenden Aktionen fest.

## Was automatisch passiert

Sobald eine passende Aufgabe erledigt wird, prüft das System die Bedingungen deines Auslösers. Passen sie, wird der zugehörige Kontakt in den Workflow aufgenommen und die nachfolgenden Aktionen beginnen.

| Baustein           | Was er bewirkt                                                                  |
| ------------------ | ------------------------------------------------------------------------------- |
| Erledigte Aufgabe  | Ist das Ereignis, das den Ablauf anstoßen kann.                                 |
| Auslösername       | Macht den Auslöser für dich und dein Team im Workflow erkennbar.                |
| Filter             | Begrenzen, welche erledigten Aufgaben den Ablauf starten dürfen.                |
| Folgeaktion        | Bestimmt das konkrete Ergebnis, etwa eine interne Info oder eine Datenänderung. |
| Ausführungsverlauf | Zeigt, ob der Auslöser gestartet ist und wie die Folgeaktionen gelaufen sind.   |

Ohne Filter reagiert der Workflow auf jede erledigte Aufgabe, für die der Auslöser greift. Das ist praktisch für einen einheitlichen Standardprozess, kann aber schnell zu viele Ausführungen erzeugen. Starte deshalb mit einem klaren Test und grenze den Ablauf nur dann ein, wenn es fachlich nötig ist.

## Voraussetzungen und Entscheidung vor dem Start

Bereite diese Punkte vor:

1. Eine Aufgabe, deren Abschluss wirklich einen Folgeprozess auslösen soll.
2. Einen Workflow, der diesen Ablauf abbildet.
3. Einen eindeutig benannten Testkontakt und eine Testaufgabe.
4. Eine Entscheidung, welches Ergebnis nach Abschluss der Aufgabe eintreten soll.
5. Bei einer Eingrenzung: die Person oder die Eigenschaft, die den Filter erfüllen soll.

Entscheide vorher, ob der Prozess für jede erledigte Aufgabe gelten soll oder nur für einen klaren Teil. Ein Filter ist nur sinnvoll, wenn er den gewünschten Ablauf sauber abgrenzt. Ein zu enger Filter lässt erwartete Vorgänge aus; ein zu weiter Filter startet den Workflow unnötig oft.

## Sichtbare Felder und Filter

Beim Einrichten siehst du den gewählten Auslöser, einen Namen und die Möglichkeit, Filter hinzuzufügen.

| Feld oder Auswahl             | Bedeutung                                                  | Wann verwenden                                                                       |
| ----------------------------- | ---------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------ |
| **Choose a Workflow Trigger** | Auswahl des Auslösers.                                     | Wähle **Task Completed**.                                                            |
| **Workflow Trigger Name**     | Interner Name dieser Auslöser-Konfiguration.               | Benenne ihn konkret, zum Beispiel „Rückruf erledigt – Übergabe starten“.             |
| **Add filters**               | Öffnet die Bedingungen für diesen Auslöser.                | Nutze sie nur, wenn nicht jede erledigte Aufgabe den Ablauf starten soll.            |
| **Assigned User**             | Filter für die zugewiesene Person der Aufgabe.             | Begrenze den Ablauf auf Aufgaben mit einer bestimmten Zuweisung oder ohne Zuweisung. |
| **Is**                        | Filter trifft auf die ausgewählte Person zu.               | Nutze ihn, wenn nur Aufgaben einer bestimmten Person den Ablauf auslösen sollen.     |
| **Is Empty**                  | Filter trifft auf eine Aufgabe ohne zugewiesene Person zu. | Nutze ihn für unzugewiesene Aufgaben.                                                |
| **Is Not**                    | Filter schließt die ausgewählte Person aus.                | Nutze ihn nur, wenn ein Prozess für alle anderen Aufgaben gelten soll.               |
| **Is Not Empty**              | Filter trifft auf Aufgaben mit einer Zuweisung zu.         | Nutze ihn, wenn unzugewiesene Aufgaben ausdrücklich ausgeschlossen werden sollen.    |

Nach der Wahl eines Operators zeigt die Personenauswahl die in deinem Standort verfügbaren Teammitglieder. Prüfe die Auswahl vor der Veröffentlichung besonders sorgfältig.

## Auslöser Schritt für Schritt einrichten

1. Öffne **Automatisierung** und danach den Bereich **Workflows**.
2. Erstelle einen neuen Workflow oder öffne einen bestehenden.
3. Wähle **Neuen Auslöser hinzufügen**.
4. Suche nach **Task Completed** und wähle diesen Auslöser aus.
5. Trage unter **Workflow Trigger Name** einen eindeutigen Namen ein.
6. Entscheide, ob der Ablauf ohne Filter starten soll. Dann speicherst du den Auslöser direkt.
7. Soll der Ablauf eingeschränkt werden, öffne **Add filters** und wähle **Assigned User**.
8. Wähle den passenden Operator und – falls nötig – die gewünschte Person.
9. Speichere den Auslöser.
10. Füge erst danach die Folgeaktionen hinzu.
11. Teste den Workflow mit einer passenden und einer absichtlich unpassenden Aufgabe.
12. Aktiviere den Workflow erst, wenn beide Testergebnisse nachvollziehbar sind.

## Welche Folgeaktionen sinnvoll sind

Der Auslöser beschreibt nur den Startzeitpunkt. Die bestätigte Grundlage nennt diese Beispiele für den nächsten Schritt:

| Ziel nach der erledigten Aufgabe    | Passende Folgeaktion                                           |
| ----------------------------------- | -------------------------------------------------------------- |
| Das Team informieren                | Interne Benachrichtigung an die zuständige Person oder Gruppe. |
| Kontakt- oder Chancendaten anpassen | Eine Aktion zum Aktualisieren der entsprechenden Daten.        |
| Einen Vertriebsprozess fortsetzen   | Die zugehörige Chance in die nächste Phase verschieben.        |
| Einen getrennten Ablauf starten     | Den Kontakt an einen weiteren Workflow übergeben.              |

Wähle nur eine Folgeaktion, deren Wirkung du selbst testen kannst. Ein Auslöser garantiert nicht, dass die anschließende Aktion fachlich richtig konfiguriert ist.

## Vollständiger Test vor der Aktivierung

Teste nicht nur einen Erfolg, sondern auch einen Fall, der den Filter nicht erfüllen darf.

1. Lege einen Testkontakt an.
2. Erstelle eine Testaufgabe mit eindeutigem Namen.
3. Richte sie so ein, dass sie die Bedingung deines Auslösers erfüllt.
4. Markiere die Aufgabe als erledigt.
5. Öffne den Ausführungsverlauf des Workflows.
6. Prüfe, ob der Kontakt im Workflow erscheint und die erwartete Folgeaktion ausgeführt wurde.
7. Erstelle eine zweite Testaufgabe, die den Filter bewusst nicht erfüllt – zum Beispiel mit einer anderen oder ohne Zuweisung.
8. Markiere auch diese Aufgabe als erledigt.
9. Prüfe, dass für diesen zweiten Fall keine unerwünschte Workflow-Ausführung stattgefunden hat.
10. Dokumentiere beide Testergebnisse, bevor du den Workflow aktivierst.

Bei einem Auslöser ohne Filter reicht ein einzelner passender Test nicht aus. Prüfe zusätzlich eine andere Aufgabenart, damit du keine unerwünschten Standardaufgaben in den Ablauf aufnimmst.

## Häufige Fragen und Fehlerbilder

### Die Aufgabe ist erledigt, aber der Workflow startet nicht

Prüfe zuerst, ob der Workflow aktiv ist und ob die Aufgabe die Filterbedingung erfüllt. Kontrolliere danach den Ausführungsverlauf. Vergleiche dabei Zuweisung, Operator und ausgewählte Person direkt mit der Testaufgabe.

### Der Workflow startet bei zu vielen Aufgaben

Prüfe, ob der Auslöser ohne Filter arbeitet. Wenn nur Aufgaben einer bestimmten Person oder nur unzugewiesene Aufgaben starten sollen, ergänze den Filter **Assigned User** und wiederhole den Test mit einem passenden und einem unpassenden Fall.

### Der Workflow startet bei der falschen Person

Kontrolliere den gewählten Operator. **Is** schränkt auf die ausgewählte Person ein, **Is Not** schließt sie aus. Verwechsle diese beiden Einstellungen nicht; sie haben gegensätzliche Wirkungen.

### Es wird keine Benachrichtigung versendet

Der Auslöser selbst sendet keine Benachrichtigung. Ergänze nach dem Auslöser eine passende Benachrichtigungsaktion und teste diese separat mit einem Testkontakt.

### Die Chance wird nicht weitergeführt

Prüfe die Folgeaktion, nicht nur den Auslöser. Der Auslöser kann korrekt laufen, während die Aktion zum Aktualisieren oder Verschieben der Chance unvollständig eingerichtet ist.

## Praxisbeispiel: Rückrufaufgabe an das Vertriebsteam übergeben

Ein Vertriebsteam erstellt nach jeder Anfrage eine Rückrufaufgabe. Sobald diese als erledigt markiert wird, soll die zuständige Person eine interne Übergabe erhalten und die Chance weiterbearbeiten.

1. Das Team erstellt einen Workflow mit dem Auslöser **Task Completed**.
2. Es nennt den Auslöser „Rückruf erledigt – Übergabe“.
3. Mit **Assigned User** und **Is** grenzt es den Ablauf auf die zuständige Person ein.
4. Danach fügt es eine interne Benachrichtigung und eine Aktion für die zugehörige Chance hinzu.
5. Eine Testaufgabe mit der richtigen Zuweisung löst den Ablauf aus.
6. Eine zweite Testaufgabe mit anderer Zuweisung darf ihn nicht auslösen.
7. Erst wenn beide Fälle im Ausführungsverlauf stimmen, wird der Workflow aktiviert.

So wird aus dem Abschluss einer Aufgabe ein klarer, nachvollziehbarer Übergabepunkt statt eines manuellen Erinnerungsschritts.

## Weiterführend

* [Workflows einrichten und verwalten](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/automatisierung/workflows)
* [Workflow vor der Aktivierung sicher testen](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/automatisierung/workflows/workflow-vor-der-aktivierung-sicher-testen)