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# Workflow von Grund auf erstellen

Ein Workflow führt wiederkehrende Schritte automatisch aus. Er beginnt immer mit einem **Auslöser** und führt danach eine oder mehrere **Aktionen** aus.

Ein einfaches Beispiel: Jemand sendet ein Formular ab. Der Workflow bestätigt den Eingang, erstellt eine Aufgabe für die zuständige Person und wartet anschließend auf eine Rückmeldung.

Der wichtigste Grundsatz lautet: **Erst klar beschreiben, dann bauen.** Wenn du den Ablauf nicht als einfachen Satz erklären kannst, ist er meist noch zu groß oder zu unklar für den ersten Entwurf.

## Die drei Bausteine verstehen

| Baustein     | Frage, die er beantwortet          | Beispiel                                           |
| ------------ | ---------------------------------- | -------------------------------------------------- |
| **Auslöser** | Wann soll der Ablauf beginnen?     | Ein Formular wurde abgesendet.                     |
| **Filter**   | Für welche Fälle darf er beginnen? | Nur für das Kontaktformular „Rückruf“.             |
| **Aktion**   | Was soll anschließend passieren?   | Eine Bestätigung senden oder eine Aufgabe anlegen. |

Im Builder stehen die Auslöser oben. Darunter folgen die Aktionen in der Reihenfolge, in der sie ausgeführt werden. Diese sichtbare Anordnung ist zugleich deine erste Kontrolle: Lies den Ablauf von oben nach unten und prüfe, ob jede Folge logisch ist.

## Vor dem Anlegen: den Ablauf auf einem Blatt planen

Schreibe vor dem Öffnen des Builders diese fünf Punkte auf:

1. **Ziel:** Welches Ergebnis soll der Workflow erzeugen?
2. **Start-Ereignis:** Was muss passieren, damit er beginnt?
3. **Zielgruppe:** Für welche Kontakte gilt er – und für welche nicht?
4. **Reihenfolge:** Welche Schritte müssen nacheinander erfolgen?
5. **Prüfung:** Woran erkennst du mit einem Testkontakt, dass der Ablauf richtig funktioniert?

Beispiel für einen klaren Plan:

* Ziel: Nach einer Rückrufanfrage erhält der Kontakt eine Bestätigung und die zuständige Person bekommt eine Aufgabe.
* Start: Das Rückruf-Formular wurde abgesendet.
* Einschränkung: Nur dieses Formular darf den Workflow starten.
* Ablauf: Bestätigung senden, Aufgabe anlegen, einen Werktag warten, bei fehlender Rückmeldung erinnern.
* Prüfung: Der Testkontakt erhält genau eine Bestätigung und die Aufgabe enthält den richtigen Namen sowie die richtige Frist.

## Den passenden Einstieg wählen

Öffne **Automatisierung > Workflows**. Dort kannst du einen neuen Workflow anlegen.

Für einen eigenen, klar geplanten Prozess wählst du **Von Grund auf starten**. Wenn ein ähnlicher fertiger Ablauf verfügbar ist, kann eine Vorlage ein guter Ausgangspunkt sein. Prüfe bei einer Vorlage jedoch jeden übernommenen Auslöser, Filter und jede Aktion – ein passender Titel bedeutet nicht automatisch, dass sie zu deinem Prozess passt.

Gib dem neuen Workflow einen eindeutigen Namen. Ein guter Name enthält Anlass und Ergebnis, zum Beispiel:

* Rückrufanfrage – Bestätigung und Aufgabe
* Terminbuchung – Erinnerung vor Termin
* Neue Anfrage – interne Prüfung

Namen wie „Neu“ oder „Test 2“ machen es später schwer, doppelte oder veraltete Abläufe zu erkennen.

## Schritt 1: Den Auslöser hinzufügen

Oben im leeren Workflow findest du die Schaltfläche **Neuen Auslöser hinzufügen**.

1. Klicke auf **Neuen Auslöser hinzufügen**.
2. Es öffnet sich rechts die Auswahl der Auslöser.
3. Suche nach dem Ereignis, das deinen Ablauf starten soll.
4. Wähle den passenden Auslöser aus.
5. Gib dem Auslöser einen verständlichen Namen.
6. Richte anschließend die notwendigen Einstellungen und Filter ein.
7. Speichere die Konfiguration des Auslösers.

Die Auswahl zeigt Kategorien und eine Suche. Nutze die Suche, wenn du den Namen des Ereignisses kennst. Lies vor der Auswahl immer, was das Ereignis auslöst; ähnlich klingende Auslöser können unterschiedliche Daten oder Zeitpunkte verwenden.

### Den Auslöser richtig eingrenzen

Ein Auslöser ohne Einschränkung startet den Workflow bei jedem passenden Ereignis. Das ist nur richtig, wenn wirklich jeder Fall gleich behandelt werden soll.

Mit **Filtern** legst du fest, welche Fälle aufgenommen werden. In der sichtbaren Filter-Konfiguration wählst du:

* das Merkmal, das geprüft werden soll;
* den passenden Wert oder die passende Auswahl;
* bei Bedarf weitere Filter.

Prüfe jeden Filter mit einem konkreten Beispiel. Wenn der Workflow nur bei einem bestimmten Formular starten soll, muss der Testkontakt genau dieses Formular absenden. Ein Test mit einem anderen Formular beweist nicht, dass die Eingrenzung stimmt.

> **Merksatz:** Der Auslöser entscheidet, *wann* geprüft wird. Der Filter entscheidet, *wer* anschließend in den Workflow gelangt.

## Mehrere Auslöser und erneute Teilnahme bewusst planen

Ein Workflow kann mehrere Auslöser haben. Jeder dieser Auslöser kann Kontakte aus einer anderen Quelle in denselben Ablauf bringen. Ergänze einen weiteren Auslöser deshalb nur, wenn für beide Start-Ereignisse wirklich dieselben folgenden Aktionen passend sind.

Prüfe außerdem die Einstellung für eine erneute Teilnahme. Sie bestimmt, ob derselbe Kontakt bei einem späteren passenden Ereignis noch einmal in den Workflow gelangen darf.

* Erlaube eine erneute Teilnahme nur, wenn der Ablauf bei jeder Wiederholung sinnvoll ist, etwa bei mehreren unabhängigen Terminbuchungen.
* Begrenze sie, wenn eine Wiederholung doppelte Nachrichten, Aufgaben oder Datenänderungen erzeugen würde.
* Teste einen Wiederholungsfall getrennt von einem ersten Durchlauf.

## Schritt 2: Die erste Aktion auswählen

Unterhalb der Auslöser befindet sich ein Pluszeichen für den nächsten Schritt.

1. Klicke auf das Pluszeichen an der Stelle, an der eine Aktion folgen soll.
2. Die Aktionsauswahl öffnet sich rechts.
3. Suche nach der gewünschten Aktion oder wähle sie aus einer passenden Kategorie.
4. Öffne die Aktion und fülle alle erforderlichen Einstellungen aus.
5. Vergib einen Namen, der den Zweck des Schritts erklärt.
6. Speichere die Aktion, bevor du die nächste ergänzt.

Die Aktionsauswahl enthält verschiedene Gruppen, etwa für Kontaktpflege und Kommunikation. Nicht jede sichtbare Aktion ist für jeden Ablauf nötig. Beginne mit dem Ergebnis, das du im Plan notiert hast, statt wahllos viele Schritte hinzuzufügen.

### Jede Aktion vor dem Speichern prüfen

Kontrolliere bei jeder Aktion diese Fragen:

| Prüfung            | Beispiel                                                    |
| ------------------ | ----------------------------------------------------------- |
| Was wird getan?    | Eine Bestätigung wird versendet.                            |
| Für wen?           | Für den Kontakt, der den Workflow gestartet hat.            |
| Mit welchen Daten? | Name und Anliegen des richtigen Kontakts werden übernommen. |
| Wann?              | Sofort oder erst nach einer Wartezeit.                      |
| Was folgt danach?  | Aufgabe, Bedingung, Erinnerung oder Ende des Ablaufs.       |

Gib Aktionen klare Namen, etwa „Bestätigung Rückrufanfrage“ statt nur „E-Mail senden“. Das hilft dir später beim Testen und bei der Fehlersuche.

## Schritt 3: Die Reihenfolge bewusst aufbauen

Der Workflow führt die sichtbaren Schritte von oben nach unten aus. Baue deshalb zuerst einen kleinen, prüfbaren Ablauf:

1. Eine Bestätigung für den Kontakt.
2. Eine Aufgabe oder Information für die zuständige Person.
3. Eine Wartezeit, falls der nächste Schritt nicht sofort passieren soll.
4. Eine Bedingung, falls danach nur bestimmte Fälle weiterlaufen sollen.

Füge erst weitere Verzweigungen oder Sonderfälle hinzu, wenn dieser Kernablauf im Test korrekt funktioniert. Kleine, klar getrennte Workflows sind leichter zu verstehen und leichter zu reparieren als ein einziger sehr großer Ablauf.

## Speichern, testen und veröffentlichen sind getrennte Schritte

Das Speichern übernimmt deine Änderungen in den Workflow. Es startet noch keine echten Abläufe. Erst nach der Veröffentlichung können neue passende Ereignisse den Workflow auslösen.

1. Speichere alle Auslöser und Aktionen.
2. Prüfe, ob der Workflow keine unvollständigen Einstellungen zeigt.
3. Teste ihn mit einem neuen, kontrollierten Testkontakt.
4. Prüfe Auslöser, Filter, Reihenfolge und Ergebnis.
5. Veröffentliche erst, wenn der Test vollständig stimmt.
6. Löse danach mit dem Testkontakt einmal das echte Start-Ereignis aus und kontrolliere den Ablauf erneut.

Eine ausführliche Testanleitung findest du unter Workflow vor der Aktivierung sicher testen.

## Praxisbeispiel: Einen Rückruf-Workflow von null aufbauen

Du möchtest auf neue Rückrufanfragen einheitlich reagieren.

1. Lege einen Workflow mit dem Namen „Rückrufanfrage – Bestätigung und Aufgabe“ an.
2. Wähle als Auslöser das Absenden des Rückruf-Formulars.
3. Ergänze einen Filter, der genau dieses Formular erkennt.
4. Füge als erste Aktion eine Bestätigung für den Kontakt hinzu.
5. Füge als zweite Aktion eine Aufgabe für die zuständige Person hinzu.
6. Ergänze eine Wartezeit von einem Werktag.
7. Füge danach eine Bedingung ein: Nur wenn noch keine Rückmeldung vorliegt, wird eine Erinnerung vorbereitet.
8. Speichere den Workflow.
9. Sende das Rückruf-Formular mit einem neuen Testkontakt ab.
10. Prüfe: Einmaliger Eintritt, richtige Bestätigung, richtige Aufgabe, passende Wartezeit und kein unnötiger Erinnerungszweig.

Wenn ein Test nicht stimmt, korrigiere zuerst den betroffenen Auslöser, Filter oder Schritt. Starte danach den Test erneut von Anfang an.

## Wenn ein Workflow nicht wie erwartet startet

Gehe diese Reihenfolge durch:

1. **Testkontakt prüfen:** Hat dieser Kontakt den Workflow früher schon durchlaufen?
2. **Auslöser prüfen:** Ist das tatsächliche Start-Ereignis wirklich eingetreten?
3. **Filter prüfen:** Erfüllt der Kontakt alle Filterbedingungen?
4. **Erneute Teilnahme prüfen:** Darf derselbe Kontakt noch einmal eintreten?
5. **Schritte prüfen:** Ist eine Aktion unvollständig oder wurde sie übersprungen?
6. **Ausführungsverlauf prüfen:** Suche dort nach übersprungenen Schritten, fehlgeschlagenen Aktionen oder Fehlermeldungen.

Nutze für die gezielte Untersuchung Workflow-Ausführungen und Fehler nachvollziehen.

## Häufige Fehler

### Der Auslöser ist zu allgemein

Ohne passenden Filter kann ein Workflow viel mehr Kontakte erfassen als geplant. Ergänze eine klare Einschränkung und teste einen passenden sowie einen bewusst unpassenden Kontakt.

### Ein wiederholtes Ereignis erzeugt doppelte Folgen

Prüfe die Einstellung für die erneute Teilnahme. Teste außerdem mit einem Kontakt, der das Ereignis bereits einmal ausgelöst hat.

### Die richtige Aktion steht an der falschen Stelle

Lies den Ablauf von oben nach unten. Eine Erinnerung kann nur sinnvoll sein, wenn die vorherige Nachricht und die Wartezeit bereits korrekt eingerichtet sind.

### Zu viele Schritte werden gleichzeitig gebaut

Baue zuerst den Kernablauf und teste ihn. Ergänze Sonderfälle erst danach. So erkennst du leichter, welche Änderung einen Fehler verursacht hat.

### Der Workflow wurde gespeichert, aber nicht veröffentlicht

Speichern und Veröffentlichen haben unterschiedliche Folgen. Prüfe vor einem echten Einsatz den sichtbaren Status des Workflows.

## Abschlussprüfung

* [ ] Ziel, Start-Ereignis und Testkriterium sind schriftlich klar.
* [ ] Der Auslöser passt genau zum gewünschten Start-Ereignis.
* [ ] Jeder Filter wurde mit einem passenden und einem unpassenden Beispiel geprüft.
* [ ] Jede Aktion hat einen verständlichen Namen und vollständige Einstellungen.
* [ ] Die Einstellung für eine erneute Teilnahme ist bewusst gewählt.
* [ ] Der Ablauf wurde mit einem neuen Testkontakt geprüft.
* [ ] Erst nach dem vollständigen Test wurde der Workflow veröffentlicht.