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# Workflow vor der Aktivierung sicher testen

Ein Workflow kann Nachrichten versenden, Daten ändern oder Aufgaben auslösen. Ein kleiner Fehler betrifft deshalb schnell echte Kontakte. Mit einem kontrollierten Test prüfst du den Ablauf zuerst mit einer Person und Daten, die du selbst kontrollierst.

Diese Anleitung zeigt die drei getrennten Schritte: **testen**, **speichern** und **veröffentlichen**. Sie haben unterschiedliche Folgen und sollten nicht verwechselt werden.

## Was ein sicherer Test leisten soll

Ein guter Test beantwortet nicht nur die Frage „Ist eine Nachricht angekommen?“. Er zeigt, ob der ausgewählte Kontakt in den richtigen Ablauf eintritt, ob die passenden Daten verwendet werden und ob jede nachfolgende Aktion zur erwarteten Zeit passiert.

Lege vor dem Test fest:

* welches Ereignis den Workflow starten soll;
* welche Bedingungen der Testkontakt erfüllen muss;
* welche Aktionen erwartet werden;
* welche Werte sich ändern dürfen;
* welche Nachrichten, Aufgaben oder Wartezeiten geprüft werden müssen.

Diese kurze Erwartungsliste ist dein Prüfschema. Ohne sie sieht ein Ergebnis leicht plausibel aus, obwohl ein falscher Zweig oder ein falscher Wert verwendet wurde.

## Die drei Zustände verstehen

| Zustand                     | Was er bedeutet                                                                                                                 | Was du jetzt tun solltest                                                                 |
| --------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Ungespeicherte Änderung** | Im Workflow wurde etwas geändert, das noch nicht dauerhaft übernommen ist. Ein roter Punkt am Speichern-Knopf weist darauf hin. | Speichere erst, bevor du testest oder den Workflow verlässt.                              |
| **Entwurf**                 | Der Workflow ist noch nicht für echte Ereignisse freigegeben.                                                                   | Baue, prüfe und teste den Ablauf mit einem kontrollierten Kontakt.                        |
| **Veröffentlicht**          | Künftige passende echte Ereignisse können den Workflow auslösen.                                                                | Prüfe unmittelbar nach der Freigabe noch einmal mit einem kontrollierten echten Ereignis. |

Speichern und Veröffentlichen sind voneinander getrennt. Ein gespeicherter Workflow kann weiterhin im Entwurf bleiben. Umgekehrt sollte kein Workflow veröffentlicht werden, solange noch ungespeicherte Änderungen angezeigt werden.

## Vor dem ersten Test vorbereiten

1. **Workflow vollständig konfigurieren:** Prüfe Auslöser, Bedingungen und alle Aktionen. Unvollständige Pflichtangaben können das Speichern oder den Test verhindern.
2. **Testkontakt auswählen:** Verwende einen neuen oder lange nicht verwendeten Kontakt, den du selbst kontrollierst. Wenn Nachrichten getestet werden, müssen die hinterlegten Empfangswege erreichbar sein.
3. **Keine echten Kundendaten verwenden:** Ein Test darf keine unerwarteten Nachrichten, Aufgaben oder Änderungen im laufenden Geschäft auslösen.
4. **Eingangsdaten bewusst setzen:** Trage beim Testkontakt genau die Werte ein, die der Auslöser oder eine Bedingung benötigt.
5. **Erwartetes Ergebnis notieren:** Schreibe auf, welche Aktion zuerst, danach und zuletzt sichtbar werden soll.

> **Tipp:** Teste verschiedene Fälle getrennt. Ein Kontakt, der die Bedingung erfüllt, und ein Kontakt, der sie bewusst nicht erfüllt, zeigen zusammen besser, ob die Verzweigung richtig eingerichtet ist.

## Den eingebauten Test starten

Im Workflow-Builder befindet sich oben rechts die Schaltfläche zum Testen.

1. Öffne den Workflow und kontrolliere, dass die letzten Änderungen gespeichert sind.
2. Klicke auf **Workflow testen**.
3. Es öffnet sich die Testansicht für einen Kontakt.
4. Wähle unter **Kontakt auswählen** deinen vorbereiteten Testkontakt.
5. Klicke auf **Test starten**.
6. Prüfe anschließend jeden erwarteten Schritt anhand deiner Erwartungsliste.

Die sichtbare Testansicht besteht aus zwei entscheidenden Eingaben: der Auswahl des Kontakts und dem Knopf zum Starten des Tests. Wähle keinen Kontakt aus, dessen bestehende Daten oder frühere Workflow-Teilnahmen du nicht kennst.

## Was du nach einem Testlauf kontrollierst

Prüfe nicht nur das letzte Ergebnis, sondern den gesamten Weg:

| Prüfpunkte      | Was genau geprüft wird                                                            |
| --------------- | --------------------------------------------------------------------------------- |
| Eintritt        | Der Testkontakt ist in den vorgesehenen Workflow gelangt.                         |
| Auslöser        | Der Kontakt erfüllt tatsächlich alle erforderlichen Bedingungen.                  |
| Reihenfolge     | Die Aktionen laufen in der geplanten Abfolge.                                     |
| Inhalte         | Texte, Namen, Links und übernommene Werte stimmen mit den Testdaten überein.      |
| Datenänderungen | Es wurden nur die beabsichtigten Felder, Markierungen oder Zuordnungen verändert. |
| Verzweigungen   | Der Kontakt nimmt genau den Zweig, den seine Daten vorgeben.                      |
| Wartezeiten     | Der nächste Schritt erfolgt nicht früher als geplant.                             |
| Folgeaktionen   | Nachrichten, Aufgaben oder weitere Schritte verwenden den richtigen Ergebniswert. |

Oben im Workflow findest du neben dem Builder auch Bereiche für Einstellungen, Eintrittsverlauf und Ausführungsprotokolle. Nutze sie, wenn der Testkontakt nicht eintritt oder ein Schritt unerwartet übersprungen wird. Notiere den Testkontakt und den ungefähren Startzeitpunkt – so findest du den passenden Ablauf leichter wieder.

## Warum der eingebaute Test allein nicht genügt

Der Test mit einem ausgewählten Kontakt ist ein wichtiger erster Check, bildet aber nicht jeden echten Auslöser vollständig ab. Besonders ein mehrfach verwendeter Kontakt kann durch seine bisherigen Daten oder frühere Teilnahmen ein anderes Ergebnis liefern als ein neuer Fall.

Führe deshalb zwei Prüfungen durch:

1. **Technischer Test im Builder:** Wähle einen kontrollierten Kontakt und prüfe Aufbau, Daten und offensichtliche Konfigurationsfehler.
2. **Kontrollierter echter Test nach der Veröffentlichung:** Löse das reale Start-Ereignis einmal selbst aus – etwa durch das passende Formular oder einen Testtermin – und prüfe den Ablauf erneut.

Der zweite Test sollte ausschließlich mit deinem Testkontakt erfolgen. Erst danach ist es sinnvoll, die ersten echten Fälle aufmerksam zu beobachten.

## Mehrere Auslöser und Verzweigungen prüfen

Hat ein Workflow mehrere Auslöser, kann jeder davon den Workflow starten, sobald seine jeweiligen Bedingungen erfüllt sind. Teste deshalb jeden Auslöser separat.

Für jede Verzweigung brauchst du mindestens zwei Fälle:

* einen Testkontakt, der die Bedingung erfüllt;
* einen Testkontakt, der die Bedingung nicht erfüllt.

Notiere für beide Fälle, welcher Pfad erwartet wird. Das verhindert den häufigen Fehler, nur den positiven Fall zu testen und einen falschen Alternativweg erst bei echten Kontakten zu entdecken.

## Speichern: Was der sichtbare Status bedeutet

Der Speichern-Knopf befindet sich oben rechts im Builder. Ein roter Punkt am Knopf zeigt an, dass es Änderungen gibt, die noch nicht gesichert wurden.

1. Klicke auf **Speichern**, sobald du eine Konfiguration oder den Aufbau geändert hast.
2. Warte, bis der Status bestätigt, dass der Workflow gespeichert ist.
3. Erst danach startest du einen Test oder wechselst in einen anderen Bereich.

Fehlt beim Speichern eine erforderliche Angabe, überprüfe zuerst den zuletzt bearbeiteten Auslöser oder die zuletzt bearbeitete Aktion. Vervollständige die markierte Einstellung und speichere erneut.

## Veröffentlichung bewusst freigeben

Oben rechts befindet sich auch der Umschalter zwischen **Entwurf** und **Veröffentlicht**.

1. Stelle sicher, dass alle Änderungen gespeichert sind.
2. Prüfe deine Testliste und die Ergebnisse aus dem Builder-Test.
3. Schalte den Workflow erst dann auf **Veröffentlicht**.
4. Löse mit dem kontrollierten Kontakt einmal das reale Ereignis aus.
5. Kontrolliere Eintrittsverlauf, Ausführungen und das sichtbare Ergebnis.
6. Beobachte die ersten echten Fälle besonders genau.

Im Entwurf werden keine echten Ereignisse gestartet oder verarbeitet. Im veröffentlichten Zustand können neue passende Ereignisse den Workflow auslösen.

> **Wichtig bei laufenden Abläufen:** Kontakte, die sich bereits in einem Warte- oder manuellen Schritt befinden, bleiben beim Wechsel in den Entwurf an diesem Schritt. Wenn du den Workflow später wieder veröffentlichst, setzen sie dort fort. Prüfe diesen Bestand, bevor du einen laufenden Workflow änderst.

## Praxisbeispiel: Bestätigung nach einer Terminbuchung

Du möchtest nach einer Terminbuchung eine Bestätigung senden und das Team informieren.

1. Lege einen Testkontakt mit einer erreichbaren E-Mail-Adresse und Telefonnummer an.
2. Richte den Auslöser für die Terminbuchung ein und ergänze die Bestätigungsnachricht sowie die interne Aufgabe.
3. Notiere als erwartete Reihenfolge: Eintritt nach der Buchung, Bestätigung an den Testkontakt, Aufgabe mit richtiger Beschreibung.
4. Speichere den Workflow und starte den Builder-Test mit dem Testkontakt.
5. Prüfe, ob die ausgewählten Daten in der Nachricht und in der Aufgabe korrekt erscheinen.
6. Veröffentliche den Workflow erst nach einem fehlerfreien Builder-Test.
7. Buche anschließend mit dem Testkontakt einen passenden Testtermin. Prüfe nun im Eintrittsverlauf, ob genau dieser reale Auslöser den Kontakt aufgenommen hat.
8. Kontrolliere abschließend Nachricht, Aufgabe und eventuelle Wartezeiten.

Erst wenn beide Prüfungen stimmen, ist der Ablauf für echte Termine bereit.

## Häufige Fehler und ihre Lösung

### Der Workflow lässt sich nicht speichern

Prüfe die zuletzt bearbeitete Aktion oder den Auslöser auf fehlende Pflichtangaben. Speichere die einzelne Konfiguration und danach den gesamten Workflow erneut.

### Der Testkontakt tritt nicht ein

Prüfe, ob der gewählte Kontakt wirklich die Bedingungen des Auslösers erfüllt. Kontrolliere außerdem, ob du den richtigen Workflow und den gewünschten Testkontakt ausgewählt hast.

### Der Builder-Test ist richtig, der echte Test aber nicht

Prüfe das reale Start-Ereignis und die Bedingungen noch einmal. Ein Builder-Test ersetzt nicht die Prüfung mit dem tatsächlichen Ereignis. Vergleiche im Eintrittsverlauf den Testkontakt, den Startzeitpunkt und den gewählten Zweig.

### Nach einer Änderung passiert noch etwas Unerwartetes

Wechsle den Workflow in den Entwurf, bevor weitere neue Ereignisse verarbeitet werden. Prüfe zusätzlich, ob bereits Kontakte in Warte- oder manuellen Schritten stehen; diese behalten beim späteren Wiederveröffentlichen ihren aktuellen Schritt.

### Eine Nachricht sieht richtig aus, aber andere Folgen sind falsch

Kontrolliere auch Aufgaben, Datenänderungen, Verzweigungen und Wartezeiten. Ein korrekter Nachrichtentext beweist nicht, dass der gesamte Workflow richtig funktioniert.

## Kurze Freigabe-Checkliste

* [ ] Alle Änderungen sind gespeichert.
* [ ] Ein neuer, kontrollierter Testkontakt wurde verwendet.
* [ ] Jeder Auslöser und jeder Zweig wurde mit passenden Daten geprüft.
* [ ] Nachrichten, Datenänderungen, Aufgaben und Wartezeiten stimmen.
* [ ] Ein echter Test mit dem kontrollierten Kontakt wurde nach der Veröffentlichung durchgeführt.
* [ ] Kontakte in bestehenden Warte- oder manuellen Schritten wurden berücksichtigt.