> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/automatisierung/workflows/workflow-vorlagen-auswahlen-und-sicher-anpassen.md). # Workflow-Vorlagen auswählen und sicher anpassen ## Kurz erklärt Eine Workflow-Vorlage ist ein vorbereiteter Ablauf, den du als Ausgangspunkt in deinen eigenen Workflow laden kannst. Sie erspart dir die leere Arbeitsfläche, übernimmt aber **nicht** automatisch deine Abläufe, Texte oder Zuständigkeiten. Bevor eine Vorlage für Kontakte aktiv wird, prüfst und passt du sie an. Erst nach einem realistischen Test veröffentlichst du den Workflow. > Eine ausgewählte Vorlage verändert keine bereits vorhandenen Workflows. Sie wird als eigener, bearbeitbarer Ausgangspunkt im Workflow-Editor geladen. ## Was du vorher wissen solltest Eine Vorlage kann gut passen, obwohl du einzelne Schritte ändern oder entfernen musst. Prüfe deshalb vor allem: * Passt der **Auslöser**? Er entscheidet, wann ein Kontakt den Workflow beginnt. * Passen **Nachrichten, Empfänger und Zuständigkeiten** zu deinem Betrieb? * Sind **Wartezeiten und Bedingungen** sinnvoll für deinen tatsächlichen Ablauf? * Sind alle Voraussetzungen der Vorlage erfüllt, etwa benötigte Felder, Tags oder vorbereitete Inhalte? * Verstehst du jeden Schritt, bevor du ihn aktivierst? Wenn du eine Vorlage nicht vollständig nachvollziehen kannst, lade sie zunächst nur zum Prüfen und teste sie mit einem Testkontakt. ## Vorlagenbibliothek öffnen 1. Öffne in der linken Navigation **Automatisierung**. 2. Wechsle zu **Workflows**. 3. Klicke auf **Workflow erstellen**. 4. Wähle **Aus Vorlage auswählen**. Jetzt öffnet sich die Vorlagenbibliothek. Dort findest du vorbereitete Workflows, die du ansehen und als Grundlage übernehmen kannst. ## Eine passende Vorlage finden Du kannst die Bibliothek auf drei Arten eingrenzen: * **Kategorien:** Nutze Kategorien, wenn du den groben Zweck bereits kennst. * **Filter:** Schränke die Auswahl ein, damit du nicht jede Vorlage einzeln öffnen musst. * **Suche:** Gib ein passendes Stichwort ein, wenn du nach einem bestimmten Anlass oder Prozess suchst. Die Reihenfolge der Vorlagen kann außerdem nach ihrer Beliebtheit sortiert werden. Eine beliebte Vorlage ist aber keine Garantie, dass sie zu deinem Ablauf passt. Entscheidend sind immer der Auslöser, die Voraussetzungen und die einzelnen Schritte. Bewege den Mauszeiger über eine Vorlage, um ihre Kurzbeschreibung zu sehen. Öffne anschließend die Vorschau der Vorlage, die am ehesten zu deinem Ziel passt. ## Vorlage vor dem Laden vollständig prüfen Klicke auf die Vorlagenkarte oder das Vorschau-Symbol. Prüfe in der Vorschau diese drei Bereiche: 1. **Beschreibung:** Welches Problem soll der Ablauf lösen? 2. **Voraussetzungen:** Welche Daten, Einstellungen oder vorbereiteten Inhalte werden erwartet? 3. **Ablaufansicht:** Sie zeigt die vollständige Kette aus Auslösern und Aktionen. Lies den Ablauf von Anfang bis Ende. Stelle dir bei jedem Schritt zwei Fragen: * „Wann soll dieser Schritt bei uns wirklich passieren?“ * „Was passiert, wenn die benötigten Daten fehlen oder ein Kontakt eine Bedingung nicht erfüllt?“ Wenn die Vorlage grundsätzlich passt, klicke auf **Weiter**. Dadurch wird sie in den Workflow-Editor geladen und kann dort bearbeitet werden. ## Vorlage im Editor anpassen Nach dem Laden ist jeder Schritt der Vorlage bearbeitbar. Passe mindestens diese Punkte an: * **Auslöser:** Prüfe, ob der Kontakt zum richtigen Zeitpunkt startet. * **Bedingungen:** Entferne oder ändere Regeln, die nicht zu deinem Prozess passen. * **Wartezeiten:** Kontrolliere, ob der Abstand zwischen den Schritten sinnvoll ist. * **Nachrichten:** Ersetze Mustertexte und prüfe Empfänger sowie Absender. * **Aktionen:** Entferne Schritte, die du nicht benötigst, und ergänze nur Schritte, deren Wirkung du verstehst. * **Zuständigkeiten:** Prüfe, ob Aufgaben und interne Hinweise die richtigen Personen erreichen. Ein wichtiger Grundsatz: Übernimm keinen Schritt allein deshalb, weil er in der Vorlage enthalten ist. Eine Vorlage ist ein Vorschlag, kein fertiger Standard für jeden Betrieb. ## Sicher testen, bevor Kontakte betroffen sind Teste die angepasste Vorlage zuerst mit einem klar erkennbaren Testkontakt. 1. Speichere den Workflow zunächst als Entwurf. 2. Prüfe, dass der Testkontakt die Voraussetzungen und den Auslöser erfüllt. 3. Starte oder löse den Ablauf gezielt aus. 4. Kontrolliere jeden erwarteten Schritt: Nachricht, Wartezeit, Bedingung und Folgeaktion. 5. Prüfe im Workflow-Protokoll, ob der Kontakt genau den erwarteten Weg gegangen ist. 6. Korrigiere nur den Schritt, der nicht wie geplant funktioniert. 7. Wiederhole den Test, bevor du den Workflow veröffentlichst. Mit dieser Reihenfolge verhinderst du, dass eine noch unpassende Vorlage Nachrichten versendet oder Aufgaben erzeugt, die nicht zu deinem Ablauf gehören. ## Was sich nach der Auswahl verändert – und was nicht **Verändert wird:** Eine bearbeitbare Kopie der ausgewählten Vorlage steht im Workflow-Editor bereit. **Nicht verändert wird:** Deine bestehenden Workflows bleiben unverändert. Die Auswahl einer Vorlage schaltet keinen Ablauf automatisch für Kontakte frei; erst das Speichern und anschließende Veröffentlichen des angepassten Workflows macht ihn aktiv. Vorlagen in der Bibliothek können ergänzt oder verbessert werden. Schaue deshalb bei einem neuen Anwendungsfall erneut nach, statt dich ausschließlich auf eine alte Auswahl zu verlassen. ## Neu beginnen oder eine Vorlage erneut verwenden Du kannst eine Vorlage nach der Auswahl vollständig bearbeiten. Wenn du lieber wieder vom ursprünglichen Ablauf ausgehen möchtest, wähle die ursprüngliche Vorlage erneut aus und passe die neue Fassung von dort aus an. Vergleiche neue und bestehende Fassungen bewusst. Überschreibe keinen bewährten Workflow nur, um eine Vorlage erneut zu laden. Teste die neue Fassung separat und entscheide danach, welche Version veröffentlicht bleibt. Eigene Vorlagen lassen sich in dieser Bibliothek derzeit nicht selbst anlegen. Für deinen konkreten Ablauf bearbeitest du daher die geladene Vorlage im Workflow-Editor. ## Praxisbeispiel: Anfragen zuverlässig nachfassen Ein Betrieb möchte neue Anfragen erst bestätigen und später noch einmal erinnern. Er öffnet **Automatisierung** → **Workflows** → **Workflow erstellen** → **Aus Vorlage auswählen** und sucht nach einer Vorlage, deren Vorschau einen passenden Auslöser und einen nachvollziehbaren Ablauf zeigt. In der Vorschau prüft das Team zuerst die Voraussetzungen und dann jede Aktion. Nach dem Laden ersetzt das Team die Mustertexte, prüft die Wartezeit bis zur Erinnerung und entfernt eine Aktion, die nicht zum eigenen Ablauf passt. Anschließend löst ein Testkontakt den Workflow aus. Das Team kontrolliert Bestätigung, Erinnerung und Protokoll. Erst wenn beide Nachrichten zum richtigen Zeitpunkt erscheinen, veröffentlicht es den Workflow. ## Häufige Fehler und ihre Lösung ### Ich übernehme eine Vorlage, ohne die Voraussetzungen zu lesen Öffne vor dem Laden immer die Vorschau und prüfe Beschreibung, Voraussetzungen und Ablaufansicht. Fehlt eine benötigte Grundlage, passt du sie zuerst an oder wählst eine andere Vorlage. ### Die Vorlage startet für die falschen Kontakte Prüfe den Auslöser und die Bedingungen direkt nach dem Laden. Teste mit einem Kontakt, der die Voraussetzungen erfüllt, bevor du veröffentlichst. ### Ich ändere mehrere Schritte gleichzeitig Ändere erst einen klaren Punkt und prüfe ihn mit einem Testkontakt. So erkennst du, welche Änderung das Ergebnis verursacht hat. ### Ich möchte zum ursprünglichen Ablauf zurück Wähle die ursprüngliche Vorlage erneut aus, bearbeite die neue Fassung separat und teste sie. So bleibt ein bewährter Workflow erhalten, bis die neue Variante geprüft ist. ## Grenzen der Vorlagenbibliothek * Vorlagen sind bearbeitbare Ausgangspunkte, keine automatisch passenden Fertigabläufe. * Die Bibliothek ersetzt nicht die Prüfung von Daten, Auslösern, Bedingungen und Nachrichten in deinem Standort. * Vorhandene Workflows werden durch die Auswahl einer Vorlage nicht verändert. * Eine Vorlage ist erst nach deiner Anpassung, einem Test und der Veröffentlichung aktiv. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/automatisierung/workflows/workflow-vorlagen-auswahlen-und-sicher-anpassen.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.