> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/automatisierung/workflows/workflows-an-individuellen-datumsfeldern-auslosen.md).

# Workflows an individuellen Datumsfeldern auslösen

## Was dieser Auslöser erledigt

Mit diesem Auslöser startet ein Workflow zu einem Datum, das an einem Kontakt, Unternehmen oder einem passenden Datensatz gespeichert ist. Du bestimmst, ob der Ablauf **vor**, **am** oder **nach** diesem Datum beginnt.

So vergisst dein Team wichtige Zeitpunkte nicht: etwa eine geplante Nachfassung, eine jährlich wiederkehrende Erinnerung oder einen Termin zur internen Prüfung. Der Workflow braucht dafür ein gepflegtes Datumsfeld. Ist das Feld leer, startet für diesen Kontakt kein Ablauf.

## Voraussetzungen

* Du arbeitest in einem neuen oder bestehenden Workflow, den du bearbeiten kannst.
* Das benötigte Datumsfeld ist im passenden Datensatz vorhanden und enthält bei den betroffenen Kontakten einen Wert.
* Für den Test legst du einen Testkontakt mit einem nahen Datum an. So kannst du den Start ohne lange Wartezeit kontrollieren.

> **Tipp:** Verwende pro Zweck ein eindeutig benanntes Datumsfeld, zum Beispiel „Nächste Prüfung“. Ein Feld mit mehreren Bedeutungen führt schnell zu falschen Erinnerungen.

## Welches Datumsfeld kann ich wählen?

Die Auswahl richtet sich nach der Art deines Workflows:

| Workflow-Art                              | Verfügbare Datumsfelder                                                         |
| ----------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------- |
| **Kontaktbezogen**                        | Datumsfelder am Kontakt und unterstützte Datumsfelder aus zugehörigen Vorgängen |
| **Unternehmensbezogen**                   | Datumsfelder am Unternehmen                                                     |
| **Auf einem eigenen Datensatz aufgebaut** | Datumsfelder genau dieses Datensatztyps                                         |

In einem kontaktbezogenen Workflow zeigt die Auswahl nur die Felder, die dafür unterstützt werden. In der Oberfläche können zum Beispiel ein Geburtstag, ein vollständiges Geburtsdatum, ein Ablaufdatum, ein Kaufdatum oder eine vorgeschlagene Terminzeit sichtbar sein. Welche Felder du tatsächlich siehst, hängt von den Daten deines Standorts ab.

## Auslöser einrichten

1. Öffne **Automatisierung > Workflows**.
2. Erstelle einen neuen Workflow über **Workflow erstellen > Von Grund auf starten** oder öffne einen vorhandenen Ablauf.
3. Klicke auf **Neuen Auslöser hinzufügen**.
4. Suche nach dem Auslöser für eine **individuelle Datumserinnerung** und wähle ihn aus.
5. Vergib einen eindeutigen Namen, zum Beispiel „Prüfung 14 Tage vorher“. Der Name erscheint später in der Ausführungshistorie.
6. Klicke auf **Filter hinzufügen** und wähle zuerst das passende Datumsfeld.
7. Ergänze anschließend die zeitliche Regel und bei Bedarf weitere Einschränkungen.
8. Speichere den Auslöser, füge die Folgeaktionen hinzu und veröffentliche den Workflow erst nach dem Test.

## Die sichtbaren Einstellungen verstehen

### Individuelles Datumsfeld

Dieses Pflichtfeld bestimmt, welches Datum der Workflow prüft. Wähle ein Feld, dessen Bedeutung zu deinem Ablauf passt.

Beispiel: Für eine interne Prüfung vor einem vereinbarten Zeitpunkt wählst du das Feld **Nächste Prüfung**. Der Workflow richtet seine Berechnung dann nach jedem dort gespeicherten Datum.

### Tage vorher und Tage danach

Nach der Feldwahl kannst du die Zeit relativ zum Datum festlegen:

| Filter                 | Wirkung                                                             | Beispiel                                          |
| ---------------------- | ------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------- |
| **Anzahl Tage vorher** | Startet eine bestimmte Zahl von Tagen vor dem gespeicherten Datum.  | Bei **14** beginnt der Ablauf zwei Wochen vorher. |
| **Anzahl Tage danach** | Startet eine bestimmte Zahl von Tagen nach dem gespeicherten Datum. | Bei **3** beginnt der Ablauf drei Tage später.    |

Setze zwei getrennte Auslöser ein, wenn du sowohl vorher als auch nachher etwas tun möchtest. Ein Workflow kann mehrere Auslöser enthalten: etwa einen für die Vorbereitung und einen für die Nachfassung.

### Wochentag und Monat

Mit **Wochentag ist** beschränkst du den Start auf einen bestimmten Tag der Woche. Das ist hilfreich, wenn interne Aufgaben nur an Werktagen entstehen sollen.

Mit **Monat ist** begrenzt du den Ablauf auf einen bestimmten Monat. Nutze das nur, wenn dieser Monat wirklich Teil der Regel ist; sonst wird ein passendes Datum in jedem anderen Monat übergangen.

### Kontakt-Tag

Der Filter **Hat Tag** beschränkt den Ablauf auf Kontakte mit einem bestimmten Kennzeichen. Beispiel: Nur Kontakte mit dem Tag „aktive Betreuung“ erhalten die interne Prüfung. Prüfe beim Test, ob der Tag bereits gesetzt ist, bevor das Datum erreicht wird.

### Jahr zusammen mit Tag und Monat abgleichen

Unter den Filtern kann eine Option angezeigt werden, die das **Jahr zusätzlich zu Tag und Monat** abgleicht. Aktiviere sie, wenn nicht allein derselbe Tag und Monat, sondern auch das gespeicherte Jahr maßgeblich sein soll.

Die Originalhilfe beschreibt die Wiederholung dieser Option nicht einheitlich. Prüfe deshalb immer mit einem Testkontakt, ob dein gewünschter Jahres- oder Wiederholungsfall exakt zur Einstellung passt. Verlasse dich bei einem jährlich wiederkehrenden Ablauf nicht allein auf den Namen der Option.

## Was nach dem Start passiert

Sobald Datumsfeld und Filter zusammenpassen, wird der passende Kontakt in den Workflow aufgenommen. Danach laufen die Schritte in der Reihenfolge, die du im Workflow festgelegt hast.

Geeignete Folgeaktionen sind zum Beispiel:

* eine interne Aufgabe zur Vorbereitung;
* eine interne Benachrichtigung;
* ein eindeutiger Tag zur Nachverfolgung;
* eine Prüfung durch die zuständige Person, bevor eine Kommunikation nach außen erfolgt.

Ein leerer Datumswert löst nichts aus. Bestehende Kontakte werden nicht allein deshalb verarbeitet, weil du den Workflow neu erstellst; entscheidend ist, dass ein Datumswert und deine Regeln zum geplanten Zeitpunkt zusammenpassen.

## Praxisbeispiel: Interne Prüfung vor einem Stichtag

Das Datumsfeld **Nächste Prüfung** ist bei einem Testkontakt auf den 20. Oktober gesetzt.

1. Erstelle den Auslöser „Prüfung 14 Tage vorher“.
2. Wähle als individuelles Datumsfeld **Nächste Prüfung**.
3. Setze **Anzahl Tage vorher** auf **14**.
4. Ergänze den Tag **aktive Betreuung**, falls der Ablauf nur für diese Kontakte gelten soll.
5. Füge als Folgeaktion eine interne Aufgabe „Unterlagen prüfen“ hinzu.
6. Lege für den Test einen Termin an, der nah genug liegt, und kontrolliere die Ausführung.

Am 6. Oktober startet die Aufgabe für diesen Kontakt. Der Ablauf informiert erst intern; dadurch kann das Team den Fall prüfen, bevor es weitere Schritte ausführt.

## Ergebnis prüfen

1. Lege einen Testkontakt an und fülle das gewählte Datumsfeld vollständig aus.
2. Prüfe, dass alle nötigen Tags bereits vorhanden sind.
3. Wähle ein Datum, das zu deiner Einstellung passt, ohne lange warten zu müssen.
4. Kontrolliere die Ausführungshistorie: Dort muss der Workflow zur erwarteten Zeit einmal starten.
5. Öffne den Kontaktverlauf und prüfe die erstellte Aufgabe oder Benachrichtigung.
6. Wiederhole den Test mit einem leeren Datumsfeld. Der Workflow darf dann nicht starten.
7. Prüfe bei einer Jahresregel zusätzlich einen Termin aus einem anderen Jahr.

## Grenzen und typische Fehler

* **Datumsfeld leer:** Ohne gespeichertes Datum startet der Auslöser nicht.
* **Falsches Feld gewählt:** Kontrolliere vor dem Veröffentlichen, dass das Feld wirklich den gewünschten Zeitpunkt enthält – nicht zum Beispiel ein ähnliches, aber anders verwendetes Datum.
* **Zeitregel fehlt:** Das Datumsfeld allein reicht nicht. Lege fest, ob der Ablauf davor, am Datum oder danach starten soll.
* **Zwei Zeitpunkte in einem Filter erwartet:** Nutze für „vorher und nachher“ zwei getrennte Auslöser.
* **Tag erst zu spät gesetzt:** Ein Tag-Filter greift nur, wenn der Kontakt ihn zum Startzeitpunkt bereits hat.
* **Jahresoption nicht getestet:** Prüfe bei wiederkehrenden Abläufen mit einem Testkontakt, ob die Einstellung für Jahr, Tag und Monat das gewünschte Verhalten erzeugt.