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# Workflows bei Rechnungsstatus starten

Starte einen Workflow, wenn sich der Status einer Rechnung ändert, grenze den Auslöser mit klaren Filtern ein und prüfe die Folge sicher mit einem Testvorgang.

## Welches Problem löst dieser Auslöser?

Eine Rechnung durchläuft im Alltag mehrere Zustände. Ein Workflow kann genau auf einen solchen Wechsel reagieren. So muss niemand nach jeder versendeten, angesehenen oder bezahlten Rechnung dieselben Folgeschritte manuell anstoßen.

Der Auslöser **Rechnung** startet einen Workflow, wenn sich der Status einer Rechnung ändert. Danach können zum Beispiel eine interne Aufgabe entstehen, ein Kontaktfeld aktualisiert oder eine Nachricht an das Team versendet werden.

> **Wichtig:** Der Auslöser reagiert auf einen Statuswechsel. Lege daher vorab fest, welcher Status wirklich eine Folgeaktion auslösen soll. Ein zu weit gefasster Auslöser kann unnötige Nachrichten oder doppelte Aufgaben erzeugen.

## Wann dieser Auslöser sinnvoll ist

| Ereignis                           | Mögliche sinnvolle Folge                                                                  |
| ---------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------- |
| Rechnung wurde versendet           | Das Team erhält eine Aufgabe für eine spätere Rückfrage.                                  |
| Rechnung wurde angesehen           | Eine zuständige Person prüft, ob weitere Hilfe nötig ist.                                 |
| Rechnung wurde vollständig bezahlt | Eine interne Bestätigung, ein Feld-Update oder der nächste Prozessschritt wird ausgelöst. |
| Rechnung wurde teilweise bezahlt   | Das Team prüft den offenen Restbetrag nach dem vereinbarten Prozess.                      |
| Rechnung wurde aufgehoben          | Weitere Erinnerungen oder Aufgaben werden bewusst gestoppt oder geprüft.                  |

Nutze für unterschiedliche Ziele getrennte Workflows. Ein Ablauf für „versendet“ hat oft eine andere Aufgabe als ein Ablauf für „bezahlt“.

## Voraussetzungen

* Du darfst Workflows erstellen, bearbeiten und aktivieren.
* Die Rechnung wird im Standort geführt und ihr Status wird dort tatsächlich aktualisiert.
* Für jede gewünschte Folge ist klar, wer sie verantwortet.
* Du hast einen sicheren Testvorgang, der nicht mit echten Kundenprozessen verwechselt wird.
* Falls dein Workflow Nachrichten versendet oder Felder ändert, sind deren Empfänger und Auswirkungen vorher geprüft.

## Den Auslöser Rechnung auswählen

1. Öffne **Automatisierung** und danach **Workflows**.
2. Erstelle einen neuen Workflow oder öffne einen bestehenden, klar abgegrenzten Ablauf.
3. Wähle **Neuen Auslöser hinzufügen**.
4. Suche im Bereich für Zahlungen nach **Rechnung** und wähle den Auslöser aus.
5. Vergib einen eindeutigen Namen, zum Beispiel „Interne Prüfung nach bezahlter Rechnung“.
6. Lege mindestens den passenden Rechnungsstatus fest.
7. Füge bei Bedarf weitere Filter hinzu.
8. Speichere den Auslöser.
9. Ergänze erst danach die Folgeaktionen, teste den Ablauf und veröffentliche ihn erst nach einem erfolgreichen Test.

Der Name des Auslösers ist nicht nur eine Überschrift. Er hilft deinem Team später, im Workflow schnell zu verstehen, warum und wann er startet.

## Die Status richtig auswählen

Im Auslöser wählst du den Status, bei dessen Änderung der Workflow starten soll. Die sichtbare Auswahl enthält diese Zustände:

| Status                | Bedeutet für den Workflow                              |
| --------------------- | ------------------------------------------------------ |
| **Bezahlt**           | Die Rechnung ist vollständig bezahlt.                  |
| **Teilweise bezahlt** | Es wurde eine Teilzahlung erfasst.                     |
| **Versendet**         | Die Rechnung wurde an die empfangende Person gesendet. |
| **Angesehen**         | Die empfangende Person hat die Rechnung geöffnet.      |
| **Aufgehoben**        | Die Rechnung wurde ungültig gemacht.                   |

Wähle pro Workflow nur den Status, der zu seinem Zweck passt. Wenn dein Team bei „Versendet“ eine Erinnerung vorbereitet und bei „Bezahlt“ intern abschließt, sind zwei getrennte Workflows übersichtlicher und sicherer als ein gemischter Ablauf.

## Weitere Filter bewusst einsetzen

Neben dem Rechnungsstatus kannst du den Auslöser weiter eingrenzen. Die aktuelle Auswahl erlaubt zusätzliche Filter über **Tags** und **eigene Felder**.

| Filter           | Wann er sinnvoll ist                                     | Praktische Wirkung                                                                |
| ---------------- | -------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------- |
| **Tag**          | Nur bestimmte Kontakte sollen in den Ablauf fallen.      | Beispielsweise werden nur Kontakte mit einer klaren Kennzeichnung berücksichtigt. |
| **Eigenes Feld** | Der Ablauf gilt nur für einen dokumentierten Sonderfall. | Der Workflow startet nur, wenn der gespeicherte Feldwert zu eurer Regel passt.    |

Ergänze Filter erst, wenn du sie mit einem Testkontakt überprüfen kannst. Jede zusätzliche Bedingung kann einen erwünschten Vorgang auch ungewollt ausschließen.

## Folgeaktionen passend wählen

Nach dem Auslöser legst du fest, was geschehen soll. Für diesen Auslöser sind zum Beispiel diese Folgeschritte sinnvoll:

* eine interne E-Mail oder Nachricht an das zuständige Team,
* ein Update eines Kontakt- oder Prozessfeldes,
* eine Aufgabe mit klarer Frist und verantwortlicher Person.

Formuliere jede Aktion so, dass sie beim späteren Lesen verständlich bleibt. Statt „Nachfassen“ ist zum Beispiel „Zahlungseingang bis morgen prüfen“ eindeutig. So kann das Team im Ausführungsverlauf beurteilen, ob der Workflow das richtige Ergebnis erzeugt hat.

## Den Workflow sicher testen

Teste einen Rechnungsstatus-Workflow immer mit einem klar gekennzeichneten Testvorgang:

1. Erstelle einen Testworkflow mit einem eindeutigen Namen.
2. Wähle den Auslöser **Rechnung** und genau einen Status.
3. Ergänze zunächst nur eine harmlose, interne Folgeaktion, etwa eine Aufgabe für dich selbst.
4. Speichere den Auslöser und die Aktion.
5. Verwende einen Testkontakt und einen Testvorgang, der keine echten Kundenprozesse auslöst.
6. Führe den Statuswechsel aus, den du im Auslöser gewählt hast.
7. Öffne den Ausführungsverlauf des Workflows.
8. Prüfe, ob der Workflow gestartet wurde, die richtige Rechnung zugeordnet ist und genau die erwartete Folgeaktion entstanden ist.
9. Ändere für den Gegencheck einen anderen Status, der nicht ausgewählt wurde. Es darf dadurch keine ungewollte Folgeaktion entstehen.
10. Erst nach diesem Test veröffentlichst du den Workflow für echte Vorgänge.

## Typische Fehler und ihre Lösung

### Der Workflow startet nicht

Prüfe zuerst, ob der Workflow veröffentlicht ist und der Auslöser gespeichert wurde. Kontrolliere danach den tatsächlichen Rechnungsstatus im Testvorgang. Passt er exakt zum gewählten Status? Prüfe außerdem jeden zusätzlichen Tag- oder Feldfilter.

### Der Workflow startet bei zu vielen Rechnungen

Der Statusfilter ist möglicherweise zu allgemein oder weitere Filter fehlen. Begrenze den Workflow zunächst auf einen klaren Status. Ergänze danach nur geprüfte Tags oder eigene Felder und wiederhole den Test.

### Bei einer Teilzahlung passiert dasselbe wie bei einer vollständigen Zahlung

Die Status **Teilweise bezahlt** und **Bezahlt** sind getrennte Ereignisse. Richte für die jeweiligen Folgen getrennte Workflows ein und teste beide Zustände einzeln.

### Eine Erinnerung läuft trotz Zahlung weiter

Prüfe den Ablauf, der die Erinnerung erzeugt. Ergänze einen bewusst getesteten Abschlussweg für den Status **Bezahlt**, damit das Team keine erledigten Fälle weiter bearbeitet. Ändere nicht viele laufende Vorgänge auf einmal; kontrolliere zuerst einen Testfall im Ausführungsverlauf.

### Das Team weiß nicht, warum eine Aufgabe entstanden ist

Benenne Auslöser und Aufgaben konkret. Ergänze in der Aufgabenbeschreibung, welcher Rechnungsstatus den Vorgang ausgelöst hat und welche Prüfung jetzt erwartet wird.

## Praxisbeispiel: Interne Prüfung nach einer versendeten Rechnung

Ein Dienstleistungsteam möchte nach einer versendeten Rechnung nichts übersehen.

1. Es erstellt einen Workflow mit dem Namen „Rechnung versendet – Rückfrage vorbereiten“.
2. Der Auslöser **Rechnung** wird auf den Status **Versendet** eingegrenzt.
3. Der Workflow erstellt eine interne Aufgabe für die zuständige Person.
4. Die Aufgabe erklärt: „Prüfe den Vorgang nach drei Arbeitstagen und dokumentiere die Rückmeldung.“
5. Das Team testet den Ablauf mit einer Testrechnung.
6. Nach dem Statuswechsel erscheint genau eine Aufgabe im Ausführungsverlauf.
7. Erst danach aktiviert das Team den Workflow für echte Rechnungen.

Damit entsteht eine nachvollziehbare Aufgabe genau dann, wenn sie gebraucht wird – nicht bei jedem anderen Rechnungsstatus.

## Kurz-Check vor der Veröffentlichung

* Beschreibt der Name klar den gewählten Rechnungsstatus und das Ziel?
* Ist genau der gewünschte Status ausgewählt?
* Sind zusätzliche Tags oder eigene Felder wirklich nötig und getestet?
* Führt die Folgeaktion zu einer eindeutigen Zuständigkeit?
* Wurde der Statuswechsel mit einem Testvorgang geprüft?
* Wurde im Ausführungsverlauf kontrolliert, ob nur die erwartete Aktion entstanden ist?