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# Workflows für bestimmte Zeiträume pausieren

Plane Unterbrechungen für veröffentlichte Workflows, ohne sie zu löschen oder zu deaktivieren, und prüfe genau, wo Kontakte während der Pause warten.

Eine geplante Pause hält ausgewählte Workflows für einen festgelegten Zeitraum an, ohne den Workflow zu löschen oder dauerhaft auszuschalten. Das ist hilfreich, wenn automatische Nachrichten oder Aufgaben während Betriebsferien, Feiertagen oder einer kurzen Umstellungsphase nicht ausgeführt werden sollen.

Die Pause betrifft nur die von dir ausgewählten veröffentlichten Workflows. Nach Ablauf des Zeitraums setzen sie automatisch wieder fort. Du musst sie nicht neu erstellen und auch nicht manuell erneut aktivieren.

## Was eine Workflow-Pause macht – und was nicht

Eine Pause stoppt nicht die Kontaktaufnahme in den Workflow. Kontakte können sich weiterhin einschreiben. Sie hält aber die Ausführung an der vorgesehenen Stelle zurück. Dadurch gehen keine Kontakte verloren, während zeitkritische Folgeaktionen erst nach dem Ende der Pause ausgeführt werden.

Das ist ein wichtiger Unterschied:

| Situation                                                                     | Was passiert                                                                                       |
| ----------------------------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Ein neuer Kontakt erfüllt während der Pause einen Auslöser.                   | Der Kontakt wird weiterhin in den Workflow aufgenommen.                                            |
| Der Workflow beginnt direkt mit einer Nachricht, Aufgabe oder anderen Aktion. | Der Kontakt wartet am Auslöser oder vor der nächsten auszuführenden Aktion, bis die Pause endet.   |
| Der Workflow beginnt mit einer Wartezeit oder einer Wenn/Dann-Prüfung.        | Der Kontakt kann diese ersten Schritte noch durchlaufen und pausiert erst vor der nächsten Aktion. |
| Der geplante Zeitraum endet.                                                  | Der Workflow setzt automatisch fort; keine zusätzliche Aktivierung ist nötig.                      |
| Ein Workflow ist nicht veröffentlicht.                                        | Er steht für die geplante Pause nicht zur Auswahl.                                                 |

Eine Pause ist deshalb ideal, wenn du die Erfassung neuer Kontakte beibehalten, aber bestimmte weitere Schritte zeitlich verschieben möchtest.

## Wann eine Pause sinnvoll ist

Nutze eine Pause zum Beispiel für:

* Betriebsferien, in denen niemand zeitnah auf eine automatische Nachricht reagieren kann,
* Feiertage, an denen Nachfassnachrichten unpassend wären,
* einen kurzen Umbau eines Ablaufes, bei dem neue Kontakte nicht verloren gehen sollen,
* eine wiederkehrende jährliche Schließzeit,
* einzelne Kampagnen, während wichtige Bestätigungen und Termine weiterlaufen sollen.

Pausiere nicht pauschal alles, nur weil ein Bereich vorübergehend ruht. Überlege stattdessen, welche Workflows wirklich keine Aktion ausführen dürfen und welche weiterlaufen müssen. Eine Terminbestätigung oder eine wichtige Serviceinformation kann beispielsweise weiterhin notwendig sein.

## Vor dem Einrichten prüfen

Bevor du einen Zeitraum anlegst, kläre diese vier Punkte:

1. **Welche Workflows sollen wirklich warten?** Notiere die Namen der betreffenden veröffentlichten Workflows.
2. **Welche Aktion darf auf keinen Fall verspätet eintreffen?** Diese Workflows wählst du nicht aus.
3. **Wie verhalten sich Kontakte im Ablauf?** Prüfe besonders, ob der Workflow mit einer Wartezeit oder einer Wenn/Dann-Prüfung beginnt.
4. **Wie lang soll die Pause sein?** Ein einzelner Zeitraum darf höchstens 15 Tage umfassen.

Plane bei wichtigen Abläufen eine kurze Testpause mit einem Testkontakt. So siehst du vor einer längeren Unterbrechung genau, an welcher Stelle der Kontakt wartet.

## Eine Pause Schritt für Schritt einrichten

Die Einstellung findest du in den zentralen Workflow-Einstellungen. Die Bedienansichten zeigen zwei Wege dorthin:

* aus der Workflow-Übersicht über die zentrale Einstellung für Workflows,
* oder über **Einstellungen** → **Automatisierung** → **Workflow-Einstellungen**.

Gehe dann so vor:

1. Öffne **Automatisierung** und gehe zu den **Workflow-Einstellungen**.
2. Scrolle zum Bereich **Workflow pausieren**.
3. Klicke auf **Startdatum und -zeit**. Wähle den Beginn der Pause und anschließend das Enddatum mit der Endzeit.
4. Bestätige den gewählten Zeitraum.
5. Öffne **Workflows auswählen**.
6. Wähle einen, mehrere oder alle veröffentlichten Workflows aus. In der Liste erscheinen nur veröffentlichte Workflows.
7. Kontrolliere Zeilen, Zeitraum und ausgewählte Workflows sorgfältig.
8. Speichere die Einstellungen.
9. Öffne die Workflow-Übersicht und prüfe während des Zeitraums, ob die betroffenen Abläufe mit dem Status **Pausiert** gekennzeichnet sind.

In jeder Zeile siehst du den Zeitraum, die Auswahl der Workflows und bei Bedarf die Einstellung **Jährlich**. Die Bilder und das Video zeigen außerdem die Schaltfläche **Datum hinzufügen** sowie Symbole zum Duplizieren und Entfernen einer einzelnen Zeile. Damit kannst du mehrere Pausen sauber verwalten, ohne bestehende Einträge neu eingeben zu müssen.

## Start und Ende richtig festlegen

Die genaue Zeit ist wichtig. Ein Zeitraum beginnt und endet nicht nur an einem Datum, sondern an der ausgewählten Uhrzeit. Prüfe daher immer die Zeitzone deines Standorts und formuliere intern eindeutig, wann die Pause beginnen und wann die erste Aktion wieder erfolgen darf.

Beispiel: Soll ab Freitagabend keine Nachricht mehr hinausgehen, wählst du nicht einfach nur den Freitag. Lege auch die passende Startzeit fest. Endet die Pause am Montagmorgen, prüfst du danach die ersten fortgesetzten Kontakte im Ausführungsverlauf.

Ein einzelner Eintrag darf maximal 15 Tage dauern. Für längere Betriebsferien brauchst du getrennte, nicht überlappende Zeiträume oder eine andere fachlich passende Planung. Lege niemals zwei überlappende Zeiträume für denselben Workflow an. Die Einstellungen lassen diese Kombination nicht zu, weil unklar wäre, welcher Zeitraum den Ablauf steuert.

## Einen, mehrere oder alle Workflows auswählen

Unter **Workflows auswählen** kannst du:

* einen einzelnen veröffentlichten Workflow auswählen,
* mehrere veröffentlichte Workflows gemeinsam auswählen,
* oder alle veröffentlichten Workflows wählen.

Wähle „alle veröffentlichten Workflows“ nur, wenn wirklich kein laufender Ablauf während dieses Zeitraums Aktionen ausführen darf. Prüfe zuvor besonders Terminbestätigungen, dringende Servicehinweise und Abläufe, die für einen laufenden Auftrag notwendig sind.

Ein Workflow fehlt in der Auswahl? Dann ist er wahrscheinlich noch nicht veröffentlicht. Speichere und veröffentliche den Workflow zuerst, wenn er in die Pause aufgenommen werden soll. Ein Entwurf kann hier nicht ausgewählt werden.

## Mehrere Zeiträume verwalten

Du kannst bis zu 15 Pausen-Zeiträume anlegen. Klicke dazu auf **Datum hinzufügen**. Jeder Zeitraum erhält seine eigene Zeile mit Start, Ende, Auswahl und – falls passend – der jährlichen Wiederholung.

Für ähnliche Zeiträume nutze das Duplizieren-Symbol. Das kopiert die vorhandene Zeile, sodass du nur noch die abweichenden Angaben anpassen musst. Das ist sicherer, als eine komplexe Auswahl jedes Mal neu zusammenzustellen.

Benötigst du einen Zeitraum nicht mehr, entfernst du genau diese Zeile über das Löschen-Symbol. Prüfe davor, ob du nicht versehentlich eine jährlich wiederkehrende Pause entfernst.

## Wiederkehrende Pausen jährlich anwenden

Für jedes Jahr gleichbleibende Schließzeiten aktivierst du in der passenden Zeile **Jährlich**. Der ausgewählte Zeitraum wird dann für dieselben Daten jedes Jahr automatisch angewendet.

Die jährliche Wiederholung passt nur, wenn der Zeitraum tatsächlich jedes Jahr gleich bleibt. Für bewegliche Feiertage, jährlich wechselnde Betriebsferien oder eine einmalige Umstellung legst du besser einen einzelnen Zeitraum an. So vermeidest du, dass ein Workflow in einem späteren Jahr unbemerkt zur falschen Zeit pausiert.

## Während einer Pause kontrollieren

Du kannst die Pause an zwei Stellen prüfen:

1. **In der Workflow-Übersicht:** Betroffene Workflows werden mit dem Status **Pausiert** markiert.
2. **In den Einstellungen eines einzelnen Workflows:** Im Bereich **Workflow pausieren** siehst du, wann und durch welchen Zeitraum dieser Ablauf betroffen ist. Von dort gelangst du auch zurück zu den zentralen Pauseneinstellungen.

Prüfe diese Anzeige direkt nach dem Speichern und noch einmal am ersten Tag der Pause. So erkennst du früh, falls ein wichtiger Workflow versehentlich ausgewählt wurde oder ein erwarteter Workflow fehlt.

## Was Kontakte während der Pause konkret tun

Eine Pause verschiebt die folgenden Aktionen, löscht sie aber nicht. Kontakte schreiben sich weiterhin ein. Der erste Schritt im Workflow entscheidet, wo sie stehen bleiben.

Beginnt ein Ablauf direkt mit einer Nachricht, bleibt der Kontakt im Pausenzeitraum vor dieser Nachricht stehen. Beginnt ein Ablauf dagegen mit einer **Wartezeit** oder einer **Wenn/Dann-Prüfung**, darf der Kontakt diesen Schritt noch durchlaufen. Erst vor der nächsten Aktion wird er angehalten.

Das kann einen großen Unterschied machen. Eine Wenn/Dann-Prüfung kann während der Pause bereits entscheiden, welchen Weg ein Kontakt später nehmen soll. Die danach liegende Nachricht oder Aufgabe wartet jedoch bis zum Ende des Zeitraums. Plane deine Pause deshalb nicht nur nach dem Namen eines Workflows, sondern auch nach seiner tatsächlichen Reihenfolge.

## Nach Ende der Pause prüfen

Sobald der Zeitraum endet, setzen die ausgewählten Workflows automatisch fort. Beobachte deshalb die ersten Kontakte im Ausführungsverlauf:

1. Wurden sie an der erwarteten Stelle fortgesetzt?
2. Wurde keine Nachricht doppelt verschickt?
3. Startete ein Workflow, der eigentlich weiterhin pausiert bleiben sollte?
4. Sind alle wichtigen bestätigenden oder servicebezogenen Abläufe weiterhin gelaufen?

Wenn ein Ablauf unerwartet fortsetzt, kontrolliere zuerst Endzeit, Auswahl und eine mögliche zweite Zeile mit ähnlichem Zeitraum. Ändere danach nur den konkreten Eintrag und speichere erneut.

## Häufige Fehler und Lösungen

### Ein Workflow erscheint nicht in der Auswahl

Für die Pause können nur veröffentlichte Workflows ausgewählt werden. Speichere und veröffentliche den betreffenden Ablauf zuerst. Prüfe danach erneut die Auswahl.

### Der Zeitraum lässt sich nicht speichern

Prüfe die Länge und mögliche Überschneidungen. Ein Zeitraum darf nicht länger als 15 Tage sein. Außerdem darf derselbe Workflow nicht gleichzeitig in zwei überlappenden Zeiträumen liegen.

### Kontakte werden während der Pause trotzdem erfasst

Das ist erwartet. Die Pause verhindert keine Einschreibung, sondern nur die späteren Aktionen. Öffne den Ausführungsverlauf und prüfe, ob der Kontakt an der erwarteten Stelle wartet.

### Eine Nachricht ging trotzdem hinaus

Kontrolliere, ob der Workflow wirklich in der Pause ausgewählt war. Prüfe außerdem den ersten Schritt: Eine Wartezeit oder Wenn/Dann-Prüfung kann noch durchlaufen werden, bevor der Kontakt an der nächsten Aktion stoppt.

### Ein wichtiger Ablauf steht plötzlich auf „Pausiert“

Öffne die Workflow-Einstellungen und prüfe die Zeile mit dem Zeitraum. Entferne den Workflow nur aus dieser Auswahl oder lösche die betroffene Zeile, wenn sie nicht mehr gebraucht wird. Kontrolliere anschließend in der Workflow-Übersicht, ob der Status wieder passend ist.

## Praxisbeispiel: Keine Nachfassnachrichten in den Betriebsferien

Ein Team möchte während einer zehntägigen Betriebsferienzeit keine automatischen Nachfassnachrichten senden. Terminbestätigungen sollen aber weiterhin laufen.

1. Das Team notiert alle veröffentlichten Nachfass-Workflows und lässt die Terminbestätigung bewusst aus.
2. Es öffnet die Workflow-Einstellungen und legt einen Zeitraum von zehn Tagen mit genauer Start- und Endzeit an.
3. Unter **Workflows auswählen** markiert es nur die Nachfass-Workflows.
4. Es speichert die Pause und kontrolliert in der Übersicht den Status **Pausiert**.
5. Mit einem Testkontakt prüft das Team, dass der Kontakt weiterhin eingeschrieben wird, die Nachfassnachricht aber wartet.
6. Nach Ende der Pause kontrolliert es den Ausführungsverlauf des ersten fortgesetzten Kontakts.

So bleiben neue Anfragen erhalten, ohne dass während der Betriebsferien eine unpassende automatische Nachricht ausgelöst wird.

## Kurzcheck vor dem Speichern

* Nur veröffentlichte Workflows sind ausgewählt.
* Startdatum, Enddatum und Uhrzeit stimmen in der Standort-Zeitzone.
* Der Zeitraum ist höchstens 15 Tage lang.
* Kein ausgewählter Workflow liegt gleichzeitig in zwei überlappenden Zeiträumen.
* Eine jährliche Wiederholung ist nur bei wirklich gleichbleibenden Daten aktiviert.
* Wichtige Bestätigungen und Serviceabläufe bleiben bewusst aktiv.
* Du weißt, ob Kontakte am Auslöser oder erst nach einer Wartezeit beziehungsweise Wenn/Dann-Prüfung anhalten.


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