> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/automatisierung/workflows/workflows-mit-verschachtelten-ordnern-organisieren.md). # Workflows mit verschachtelten Ordnern organisieren Organisiere Workflows in einer übersichtlichen Ordnerstruktur, verschiebe und benenne Einträge sicher und vermeide Überraschungen, wenn ein Ordner wieder gelöscht wird. ## Was verschachtelte Ordner lösen Wenn viele Workflows in einer langen Liste liegen, werden passende Abläufe schwer auffindbar. Verschachtelte Ordner schaffen eine klare Baumstruktur: * Ein Hauptordner bündelt einen großen Prozess. * Ein Unterordner trennt einen Prozessschritt oder ein Teamthema. * Darin liegen die passenden Workflows. Beispiel: ``` Terminprozess ├── Anfrage │ ├── Neue Anfrage bestätigen │ └── Erinnerung vor dem Termin ├── Termin │ └── Nachbereitung starten └── Auswertung └── Feedback anfragen ``` Ordner dienen der Organisation der Workflow-Liste. Sie helfen beim Finden, Umbenennen und Aufräumen. Die eigentliche Logik eines einzelnen Workflows wird dadurch nicht neu eingerichtet. Prüfe wichtige Abläufe dennoch wie gewohnt, wenn du sie in eine neue Struktur verschiebst. ## Eine sinnvolle Struktur vor dem Anlegen planen Erstelle nicht sofort viele Ordner. Kläre zuerst, wie dein Team Workflows später suchen wird. | Frage | Gute Entscheidung | | ------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------ | | Wofür gibt es den Workflow? | Nach Prozess oder Zweck gruppieren, zum Beispiel „Terminprozess“ oder „Kundenbetreuung“. | | In welchem Schritt wird er gebraucht? | Unterordner nach Phasen nutzen, zum Beispiel „Anfrage“, „Bestätigung“ und „Nachbereitung“. | | Wer soll ihn schnell wiederfinden? | Eindeutige, einheitliche Namen verwenden. | | Wie tief soll die Struktur werden? | Meist reichen zwei bis drei Ebenen. | | Was ist nur ein Test? | Testabläufe sichtbar kennzeichnen und getrennt von produktiven Abläufen ablegen. | Eine Struktur mit zu vielen Ebenen ist genauso unübersichtlich wie eine lange Liste. Halte die oberste Ebene breit und die Unterordner konkret. ## Voraussetzungen * Du kannst den Bereich **Automatisierung → Workflows** öffnen. * Du siehst die Aktionen zum Anlegen und Bearbeiten von Ordnern. * Du hast entschieden, welche bestehende Struktur ersetzt oder ergänzt werden soll. * Bei gemeinsam genutzten Ordnern weißt du, wer danach Zugriff braucht. Wenn einzelne Aktionen wie Erstellen, Verschieben oder Löschen nicht sichtbar sind, fehlt dir möglicherweise der erforderliche Zugriff. Bitte dann eine zuständige Person, die Struktur oder den Zugriff zu prüfen. ## Hauptordner anlegen 1. Öffne **Automatisierung → Workflows**. 2. Wähle in der Workflow-Übersicht **Ordner erstellen**. 3. Trage einen eindeutigen Namen ein. 4. Wähle **Erstellen**. 5. Prüfe, ob der neue Ordner in der Übersicht erscheint. 6. Öffne ihn einmal und kontrolliere, dass du dich in der richtigen Ebene befindest. Die Originalansicht zeigt die Aktion zum Erstellen eines Ordners sowie einen Dialog mit einem einzelnen Feld für den Ordnernamen. Lege deshalb vor allem Wert auf einen klaren Namen. ### Gute Namen für Hauptordner | Unklar | Klarer | | --------------- | ---------------------------- | | Neu | Terminprozess | | Workflow-Sachen | Kontaktaufnahme | | 2026 | Veranstaltungen 2026 | | Team | Interne Aufgaben | | Test | Test – nicht veröffentlichen | Ein Name soll beantworten: „Was liegt hier?“ – nicht: „Wann wurde der Ordner angelegt?“. ## Unterordner anlegen Ein Unterordner entsteht innerhalb eines bereits geöffneten Ordners. 1. Öffne den gewünschten Hauptordner. 2. Prüfe den Pfad oberhalb der Liste, damit du wirklich in der richtigen Ebene bist. 3. Wähle erneut **Ordner erstellen**. 4. Benenne den Unterordner nach einem konkreten Schritt. 5. Speichere. 6. Kontrolliere den Pfad und die Ordnerliste. Die Originalansicht zeigt, dass beim Öffnen eines Ordners der übergeordnete Pfad sichtbar bleibt. Nutze ihn als Kontrolle, bevor du einen neuen Unterordner erstellst. > **Empfehlung:** Lege nur dann einen Unterordner an, wenn dort mehrere zusammengehörige Workflows oder weitere Unterordner landen. Für einen einzelnen Workflow genügt oft ein klarer Workflow-Name. ## Workflows oder Ordner sicher verschieben Du kannst sowohl einzelne Workflows als auch ganze Ordner in einen anderen Ordner verschieben. 1. Suche den Workflow oder Ordner in der Liste. 2. Öffne das Menü mit den drei Punkten am rechten Rand. 3. Wähle **In Ordner verschieben**. 4. Öffne im Auswahlfenster den Zielordner. 5. Prüfe den Zielpfad sorgfältig. 6. Wähle **Hierher verschieben**. 7. Öffne danach den Zielordner und kontrolliere, ob der Eintrag dort erscheint. 8. Prüfe zusätzlich den bisherigen Ordner, damit keine falsche Annahme über eine Kopie entsteht. Die Originalansichten zeigen im Auswahlfenster die vorhandenen Ordner, die Möglichkeit zum Weitergehen in Unterordner, die Aktion **Neuer Ordner** und die Bestätigung **Hierher verschieben**. Das ist ein Verschieben, kein Duplizieren. ### Vor dem Verschieben kurz prüfen * Ist der Zielordner wirklich der richtige Prozess? * Ist der Name des Workflows verständlich, wenn er dort liegt? * Müssen Personen nach dem Umzug weiterhin auf den Ordner zugreifen? * Enthält der Ordner weitere Unterordner, die ebenfalls mit umziehen? * Ist der Workflow als Entwurf oder veröffentlicht klar erkennbar? Bei Ordnern mit vielen Einträgen verschiebst du am besten zuerst einen kleineren Testordner. So erkennst du den gewünschten Zielpfad, ohne eine große Bibliothek auf einmal umzubauen. ## Ordner umbenennen 1. Öffne in der Workflow-Übersicht das Menü mit den drei Punkten am gewünschten Ordner. 2. Wähle **Ordner umbenennen**. 3. Ersetze den Namen im Eingabefeld. 4. Speichere die Änderung. 5. Kontrolliere die Ordnerliste und den geöffneten Pfad. Das Umbenennen ist besonders sinnvoll, wenn ein Ordner historisch gewachsen ist und sein Name nicht mehr zu seinem Inhalt passt. Benenne nicht nur abgekürzt um: Die neue Bezeichnung soll für alle Personen im Team verständlich sein. ## Einen Ordner löschen – was wirklich passiert Das Löschen eines Ordners entfernt nicht die darin enthaltenen Workflows oder Unterordner. Sie werden eine Ebene nach oben verschoben. Beispiel: ``` Vorher: Terminprozess └── Alt ├── Erinnerung vor Termin └── Nachbereitung Nach dem Löschen von „Alt“: Terminprozess ├── Erinnerung vor Termin └── Nachbereitung ``` Dadurch gehen die enthaltenen Workflows nicht verloren. Die Struktur kann nach dem Löschen aber ungeordnet sein. ### Sicher löschen 1. Öffne den Ordner und sieh dir alle enthaltenen Workflows und Unterordner an. 2. Entscheide, ob sie nach dem Verschieben eine Ebene höher sinnvoll liegen. 3. Verschiebe wichtige Inhalte vorab gezielt in einen besseren Zielordner, wenn nötig. 4. Öffne das Menü mit den drei Punkten am Ordner. 5. Wähle **Ordner löschen**. 6. Lies den Bestätigungsdialog vollständig. 7. Bestätige erst danach das Löschen. 8. Prüfe die übergeordnete Ebene und ordne die hochgerückten Einträge bei Bedarf neu. Die Originalansicht bestätigt ausdrücklich, dass alle enthaltenen Ordner und Workflows aus dem gelöschten Ordner herausbewegt werden. Nutze diese Funktion deshalb zum Aufräumen der Struktur, nicht zum Entfernen von Workflow-Inhalten. ## Zugriff nach einem Umzug prüfen Im Ordner-Menü kann je nach Berechtigung eine Aktion zur Verwaltung des Zugriffs erscheinen. Zugriffsregeln können sich bei einer neuen Ordnerposition auswirken. Nach dem Verschieben eines wichtigen Ordners: 1. Prüfe, ob die Personen, die den Workflow bearbeiten müssen, den neuen Pfad öffnen können. 2. Prüfe, ob unbeteiligte Personen keinen unerwarteten Bearbeitungszugriff erhalten. 3. Dokumentiere bei kritischen Abläufen, wer Änderungen vornehmen darf. 4. Teste einen wichtigen Workflow nach Strukturänderungen über euren normalen Testweg. So bleibt eine aufgeräumte Ablage mit einer nachvollziehbaren Zusammenarbeit verbunden. ## Mit Suche und Filtern schneller finden Ordner ersetzen Suche und Filter nicht. Die Originalansicht zeigt in der Workflow-Übersicht beides. Nutze Suche und Filter besonders dann, wenn: * du nur den Namen eines Workflows kennst, * ein Workflow innerhalb eines großen Prozessordners liegt, * du Entwürfe oder veröffentlichte Abläufe getrennt prüfen willst, * du nach einer Umstrukturierung kontrollieren möchtest, ob ein Workflow noch vorhanden ist. Eine Kombination aus klarer Ordnerstruktur und einheitlichen Workflow-Namen ist zuverlässiger als nur eine der beiden Methoden. ## Praxisbeispiel: Terminprozess aufräumen Ein Team hat zwölf Workflows zum Thema Termine in einer langen Liste. 1. Es erstellt den Hauptordner **Terminprozess**. 2. Darin legt es die Unterordner **Anfrage**, **Termin** und **Nachbereitung** an. 3. Es verschiebt zuerst zwei Test-Workflows nach **Anfrage**. 4. Das Team prüft Pfad, Namen und Zugriff. 5. Danach verschiebt es die übrigen Workflows einzeln in die passenden Unterordner. 6. Ein veralteter Zwischenordner wird erst gelöscht, nachdem seine Inhalte bewusst neu einsortiert wurden. 7. Das Team sucht nach einzelnen Workflows und prüft, ob sie weiterhin leicht auffindbar sind. Das Ergebnis ist eine Struktur, in der neue Teammitglieder verstehen, welche Abläufe zu welchem Schritt gehören. ## Kurz-Check vor einer größeren Umstrukturierung * Gibt es eine einfache Hauptstruktur nach Prozessen? * Bleibt die Ordnerhierarchie bei höchstens zwei bis drei Ebenen? * Sind Ordner und Workflows eindeutig benannt? * Ist vor jedem Verschieben der Zielpfad geprüft? * Wurde nach dem Verschieben kontrolliert, ob der Eintrag im Zielordner liegt? * Ist beim Löschen klar, dass Inhalte eine Ebene nach oben rücken? * Wurden Zugriff und wichtige Abläufe nach der Änderung geprüft? --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/automatisierung/workflows/workflows-mit-verschachtelten-ordnern-organisieren.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.