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# Workflows nach Datei-Uploads im Kundenportal starten

Starte einen Workflow, sobald ein Kontakt im Kundenportal Dateien hochlädt, und prüfe den vollständigen Ablauf mit einem echten Test-Upload.

Dieser Auslöser reagiert, wenn ein Kontakt selbst eine Datei im Kundenportal hochlädt. Du kannst damit eine Empfangsbestätigung senden, das zuständige Team informieren, eine Prüfaufgabe erstellen oder den nächsten Schritt eines Aufnahmeprozesses starten. Die hochgeladene Datei bleibt dabei am Kontakt gespeichert.

## Was den Auslöser startet

Der Auslöser beginnt nur nach einem Upload durch den Kontakt im Bereich **Geteilte Dateien** des Kundenportals. Das reine Teilen einer Datei vom Kontaktprofil an den Kontakt startet ihn nicht.

Nach dem Upload liegt die Datei unter **Kontakte** → Kontakt → **Dokumente** → **Empfangen** → **Kundenportal**. Ein Kontakt kann bei einem Upload bis zu zehn unterstützte Dateien auswählen. Videos sind für diesen Upload nicht vorgesehen.

## Voraussetzungen

* Der Kontakt kann sich im Kundenportal anmelden und den Bereich **Dokumente** oder **Geteilte Dateien** öffnen.
* Die gewünschte Datei hat ein unterstütztes Format.
* Der Workflow ist gespeichert und veröffentlicht.
* Das Team weiß, welche Aktion nach dem Upload erfolgen soll.

## Unterstützte Dateitypen

Der Kontakt kann Dokumente und Bilder hochladen:

| Art              | Unterstützte Formate                                                                                                     |
| ---------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ |
| Dokumente        | PDF, Word (`.doc`, `.docx`), Excel (`.xls`, `.xlsx`), PowerPoint (`.ppt`, `.pptx`), Text (`.txt`) und Rich Text (`.rtf`) |
| Bilder           | JPEG (`.jpg`, `.jpeg`), PNG und GIF                                                                                      |
| Nicht vorgesehen | Videos, zum Beispiel MP4, MOV, AVI, MKV und WMV                                                                          |

Bitte den Kontakt, nur benötigte und lesbare Dateien hochzuladen. Der Workflow prüft weder den Inhalt noch die Vollständigkeit einer Datei automatisch.

## Eine Datei mit dem Kontakt teilen – ohne Workflow-Start

Möchtest du dem Kontakt zuerst eine Vorlage, Checkliste oder Anleitung bereitstellen, öffne **Kontakte** und wähle den betreffenden Kontakt. Öffne anschließend **Dokumente**, füge eine Datei hinzu oder wähle eine vorhandene Datei aus und aktiviere die Freigabe für das Kundenportal. Bei einer vorhandenen Datei erreichst du die Freigabe über das Drei-Punkte-Menü.

Die Datei erscheint danach bei den geteilten Dateien im Kundenportal. Das ist eine Bereitstellung durch dein Team und **startet diesen Workflow nicht**. Der Auslöser reagiert ausschließlich auf einen Upload des Kontakts.

## So lädt der Kontakt eine Datei hoch

1. Der Kontakt meldet sich im Kundenportal an.
2. Er öffnet den Bereich **Geteilte Dateien**.
3. Er wählt **+ Dateien hinzufügen**.
4. Er wählt eine oder mehrere unterstützte Dateien vom eigenen Gerät aus.
5. Er wählt **Hochladen** und wartet, bis der Upload abgeschlossen ist.

Danach wird die Datei am Kontakt gespeichert und der veröffentlichte Workflow kann starten. Wird der Upload abgebrochen oder nicht vollständig beendet, gibt es kein verlässliches Ereignis für den Workflow.

## Auslöser einrichten

1. Öffne **Automatisierung** → **Workflows**.
2. Erstelle einen neuen Workflow oder öffne einen bestehenden.
3. Wähle am Anfang **Neuen Auslöser hinzufügen**.
4. Suche nach **Datei im Kundenportal hochgeladen** und wähle diesen Auslöser.
5. Ergänze nur die in deinem Standort sichtbaren Bedingungen, wenn nicht jeder Upload denselben Ablauf starten soll.
6. Speichere den Auslöser.
7. Füge die Folgeaktionen hinzu und veröffentliche den Workflow.

Mögliche Folgeaktionen sind:

* eine E-Mail oder Textnachricht als Empfangsbestätigung,
* eine interne Benachrichtigung,
* eine Aufgabe zur Dokumentprüfung,
* ein Kennzeichen wie „Unterlagen eingegangen“,
* die Aktualisierung eines Kontaktfelds,
* das Verschieben oder Aktualisieren einer Chance,
* die Übergabe einer Information an eine bereits eingerichtete externe Verbindung.

Der Auslöser lädt die Datei nicht in ein anderes System und bewertet ihren Inhalt nicht automatisch. Öffne für die fachliche Prüfung immer die gespeicherte Datei am Kontakt.

## Ein robuster Ablauf

Ein bewährter Ablauf besteht aus vier Schritten:

1. **Eingang bestätigen:** Der Kontakt erhält eine kurze Nachricht, dass die Datei eingegangen ist.
2. **Aufgabe erstellen:** Die verantwortliche Person erhält eine Aufgabe mit eindeutiger Frist.
3. **Status setzen:** Ein Kontaktfeld oder Kennzeichen zeigt, dass Unterlagen vorliegen.
4. **Nach Prüfung fortsetzen:** Erst die prüfende Person entscheidet, ob die Chance weitergeführt, eine Rückfrage gesendet oder die Unterlage abgelehnt wird.

So verhindert ihr, dass ein unvollständiger oder unlesbarer Upload automatisch als fachlich geprüft gilt.

## Diesen Auslöser richtig abgrenzen

**Datei im Kundenportal hochgeladen** reagiert auf die Datei, die ein Kontakt selbst im Kundenportal einreicht.

Ein Auslöser für **Dokumente und Verträge** hat einen anderen Zweck: Er verarbeitet Zustandsänderungen von Dokumenten oder Verträgen, etwa wenn sie versendet, angesehen, unterschrieben, abgeschlossen oder abgelehnt werden. Verwende ihn nicht als Ersatz für einen Upload aus dem Kundenportal.

## Vollständig testen

Ein echter Upload im Kundenportal ist der verlässlichste Test. Er prüft Auslöser, Dateispeicher und Folgeaktionen zugleich.

1. Gib einem Testkontakt Portalzugang.
2. Veröffentliche den Workflow.
3. Melde dich als Testkontakt an und lade eine unterstützte Datei hoch.
4. Öffne den Kontakt und kontrolliere die Datei unter **Dokumente** → **Empfangen** → **Kundenportal**.
5. Prüfe Ausführungsverlauf und Einschreibungsverlauf des Workflows.
6. Kontrolliere die Empfangsbestätigung, die Aufgabe und die Statusänderung.
7. Teile anschließend testweise eine Datei vom Kontaktprofil aus und prüfe, dass dadurch kein Workflow gestartet wird.

Wenn der Workflow nicht startet, prüfe zuerst diese Punkte:

| Prüfung                                              | Warum sie wichtig ist                                                                 |
| ---------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------- |
| Der Kontakt hat selbst hochgeladen.                  | Eine durch dein Team geteilte Datei passt nicht auf diesen Auslöser.                  |
| Der Upload ist abgeschlossen.                        | Erst danach ist die Datei am Kontakt gespeichert und das Ereignis verfügbar.          |
| Das Dateiformat ist unterstützt.                     | Nicht vorgesehene Formate können nicht als regulärer Upload verarbeitet werden.       |
| Der Kontakt hat Portalzugang.                        | Ohne Zugang kann der Kontakt den vorgesehenen Upload-Weg nicht nutzen.                |
| Der Workflow ist veröffentlicht.                     | Ein Entwurf reagiert nicht auf echte Uploads.                                         |
| Ausführungs- und Einschreibungsverlauf sind geprüft. | Dort siehst du, ob der Workflow gestartet wurde und an welchem Schritt er weiterlief. |

## Praxisbeispiel

Eine Kanzlei bittet neue Mandanten im Kundenportal um drei Unterlagen. Zuerst teilt das Team eine Checkliste; dadurch startet noch kein Workflow. Sobald der Mandant die erste PDF-Datei in **Geteilte Dateien** hochlädt, sendet der Workflow eine Empfangsbestätigung und erstellt eine Aufgabe für die zuständige Sachbearbeitung. Diese prüft die Dateien am Kontakt, setzt den Status auf „vollständig“ und löst erst dann den nächsten Vorbereitungsschritt aus.