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# Workflows nach E-Mail-Interaktionen starten

Mit diesem Auslöser startet ein Workflow, sobald eine Person eine versendete E-Mail **öffnet** oder einen darin enthaltenen, messbaren Link **anklickt**. So kannst du auf ein echtes Interesse reagieren, ohne Kontakte manuell zu sortieren.

Ein Beispiel: Du versendest eine Einladung zu einem Beratungsgespräch. Wer den Link zur Terminbuchung anklickt, erhält nach einer kurzen Wartezeit eine passende Erinnerung. Wer die E-Mail nur geöffnet hat, bekommt dagegen zunächst keine weitere Nachricht.

> **Wichtig:** Eine Öffnung ist kein sicherer Beweis dafür, dass ein Mensch den Inhalt gelesen hat. Sie entsteht, wenn das E-Mail-Programm das unsichtbare Messbild in der Nachricht lädt. Ein Klick auf einen Link ist deshalb meist das deutlichere Signal.

## Was dieser Auslöser automatisch erledigt

Der Auslöser beobachtet die Rückmeldung zu deinen versendeten E-Mails. Tritt das gewählte Ereignis ein, wird der zugehörige Kontakt in den Workflow aufgenommen und durchläuft die dort hinterlegten Schritte.

| Gewähltes Ereignis | Was es bedeutet                                    | Sinnvoll, wenn du …                                                                                              |
| ------------------ | -------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Geöffnet**       | Das E-Mail-Programm hat die Öffnung gemeldet.      | eine vorsichtige Erinnerung oder interne Prüfung vorbereiten möchtest.                                           |
| **Angeklickt**     | Ein messbarer Link in der E-Mail wurde ausgewählt. | auf ein konkretes Interesse reagieren möchtest, etwa nach einem Klick auf einen Buchungs- oder Informationslink. |

Der Auslöser ersetzt nicht den E-Mail-Versand. Die E-Mail muss zuerst tatsächlich an den Kontakt versendet worden sein. Der Workflow reagiert erst anschließend auf die gemessene Interaktion.

## Vor dem Start

Prüfe diese Punkte, bevor du den Workflow anlegst:

1. **E-Mail-Versand ist eingerichtet.** Die betreffende E-Mail muss aus deinem Standort versendet werden können.
2. **Messung für Öffnungen und Klicks ist aktiv.** Ohne diese Einstellung werden die nötigen Ereignisse nicht erfasst.
3. **Für Klicks gibt es einen echten Link.** Ein Klick-Auslöser kann nur reagieren, wenn die E-Mail einen messbaren Link enthält.
4. **Der weitere Ablauf ist entschieden.** Lege vorher fest, was nach dem Signal passieren soll: warten, eine Nachricht senden, eine Aufgabe erstellen oder den Kontakt intern prüfen.
5. **Du hast einen Testkontakt.** Verwende zum ersten Test eine E-Mail-Adresse, auf die du selbst Zugriff hast.

> **Hinweis:** Manche E-Mail-Programme laden Messbilder nicht oder schützen die Privatsphäre ihrer Nutzer besonders stark. Dann kann eine Öffnung fehlen, obwohl die Nachricht gelesen wurde. Plane wichtige Prozesse deshalb nicht ausschließlich auf Basis einer Öffnung.

## Den Auslöser einrichten

1. Öffne **Automatisierung** und anschließend **Workflows**.
2. Öffne einen vorhandenen Workflow oder erstelle einen neuen.
3. Wähle im Ablauf **Neuen Auslöser hinzufügen**.
4. Suche nach **E-Mail**.
5. Wähle in der Trefferliste **E-Mail-Ereignisse**.
6. Öffne **Filter hinzufügen**.
7. Wähle als Filtergruppe **E-Mail-Ereignisse** und danach das Feld **Ereignis**.
8. Wähle **Geöffnet** oder **Angeklickt**.
9. Speichere die Auslöser-Einstellung.

Die Quellansichten zeigen: Der Auslöser wird im Workflow als eigener Startpunkt angelegt. Erst der Ereignisfilter legt fest, auf welche Art von Interaktion der Workflow tatsächlich reagieren darf.

### Den passenden Ereignistyp wählen

Wähle nicht beide Wege ohne Grund. Ein Kontakt kann eine E-Mail zunächst öffnen und später den Link anklicken. Wenn beide Ereignisse denselben umfangreichen Ablauf starten, kann der Kontakt doppelt angesprochen werden.

Für einen ersten, klaren Aufbau ist diese Aufteilung sinnvoll:

* **Geöffnet:** eine zurückhaltende interne Markierung oder eine spätere, allgemeine Erinnerung.
* **Angeklickt:** ein konkreter nächster Schritt, weil die Person aktiv Interesse gezeigt hat.

Wenn du beide Ereignisse nutzen möchtest, erstelle getrennte und eindeutig benannte Wege. So kannst du später nachvollziehen, warum eine Person eine bestimmte Folgeaktion erhalten hat.

## Den Auslöser auf die richtige Aussendung begrenzen

Ohne weitere Einschränkung kann ein Ereignis zu allen passenden E-Mails im Standort passen. Das ist oft zu weit gefasst.

Nach dem Filter **Ereignis** kannst du weitere Filter ergänzen, zum Beispiel:

| Zusätzlicher Filter     | Wofür er dient                                         | Beispiel                                                     |
| ----------------------- | ------------------------------------------------------ | ------------------------------------------------------------ |
| **Name der Aussendung** | Beschränkt den Ablauf auf eine konkrete E-Mail-Aktion. | Nur Reaktionen auf die Einladung zum Herbstgespräch.         |
| **Quelle**              | Trennt verschiedene Versandwege voneinander.           | Nur Reaktionen auf eine bestimmte automatisierte Aussendung. |

Setze solche Filter nur ein, wenn die Bezeichnung oder Quelle eindeutig ist. Ein falsch geschriebener Name oder eine nicht passende Quelle führt dazu, dass niemand in den Workflow aufgenommen wird.

## Was nach dem Auslöser passiert

Nach einem passenden Ereignis startet der Kontakt am Auslöser und durchläuft die Schritte darunter von oben nach unten. Der Videorundgang zeigt dafür einen einfachen Aufbau: Auf den E-Mail-Ereignis-Auslöser folgt zunächst ein **Warten**-Schritt mit einer gewählten Verzögerung. Erst danach folgt die nächste Aktion.

Eine Wartezeit ist nützlich, wenn eine Person nach dem Klick nicht sofort erneut kontaktiert werden soll. Sie verhindert hektische oder doppelte Kommunikation.

Ein sicherer Startablauf kann so aussehen:

1. Der Kontakt klickt auf den Link in deiner E-Mail.
2. Der Workflow wartet einen angemessenen Zeitraum.
3. Der Workflow führt den vorbereiteten nächsten Schritt aus.
4. Du prüfst im Ausführungsverlauf, ob der Kontakt den Ablauf wie erwartet durchlaufen hat.

Halte den ersten Ablauf klein. Teste zuerst nur Auslöser, eine Wartezeit und eine einfache Folgeaktion. Ergänze weitere Bedingungen erst, wenn dieser Kern zuverlässig funktioniert.

## Messung und Bot-Erkennung richtig einordnen

Die Messung von Öffnungen und Klicks hilft beim Sortieren von Reaktionen. Sie ist aber kein Ersatz für eine echte Antwort oder Buchung.

* Eine **Öffnung** wird gemeldet, wenn das E-Mail-Programm das Messbild lädt.
* Ein **Klick** wird gemeldet, wenn ein messbarer Link angeklickt wird.
* Klicke können aussagekräftiger sein, weil dafür eine bewusste Handlung nötig ist.
* Die Einstellung zur **Bot-Erkennung** kann automatisierte Öffnungen und Klicks herausfiltern. Dann starten solche maschinell erzeugten Signale den Workflow nicht.

Das ist besonders hilfreich, wenn E-Mail-Sicherheitsprogramme Links automatisch prüfen. Ohne Filterung könnte eine technische Prüfung wie echtes Interesse aussehen. Prüfe nach dem Aktivieren der Bot-Erkennung jedoch erneut mit einem echten Testkontakt, damit gewünschte Reaktionen weiterhin im Ablauf ankommen.

## Vollständiger Test

Teste Öffnung und Klick getrennt. So erkennst du, welcher Teil der Einrichtung noch fehlt.

### Test für „Geöffnet“

1. Erstelle einen Workflow mit dem Ereignis **Geöffnet** und einer gut sichtbaren, einfachen Folgeaktion.
2. Speichere den Workflow und schalte ihn für die Ausführung frei.
3. Sende eine Test-E-Mail an deinen Testkontakt.
4. Öffne die E-Mail dort.
5. Öffne den Workflow und prüfe den Ausführungsverlauf.
6. Kontrolliere, ob der Testkontakt aufgenommen wurde und die Folgeaktion ausgeführt wurde.

### Test für „Angeklickt“

1. Verwende eine Test-E-Mail mit einem klaren, messbaren Link.
2. Stelle den Ereignisfilter auf **Angeklickt**.
3. Sende die E-Mail an den Testkontakt.
4. Klicke auf den Link.
5. Prüfe den Ausführungsverlauf und den Kontakt.
6. Prüfe zusätzlich, ob eine eingestellte Wartezeit und die anschließende Aktion in der richtigen Reihenfolge erscheinen.

Erst wenn beide Tests bei Bedarf funktionieren, verwendest du den Ablauf für weitere Kontakte.

## Wenn der Workflow nicht startet

| Beobachtung                                  | Wahrscheinliche Ursache                                                                               | Nächster Schritt                                                                    |
| -------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------- |
| Nach dem Öffnen passiert nichts.             | Die Messung für Öffnungen ist nicht aktiv oder das E-Mail-Programm hat das Messbild nicht geladen.    | Prüfe die Mess-Einstellungen und teste mit einem anderen E-Mail-Programm.           |
| Der Klick startet nichts.                    | Der Link ist nicht messbar, die Messung ist ausgeschaltet oder der Filter passt nicht.                | Prüfe Link, Ereignisfilter und die Einstellungen für Klicks.                        |
| Der Testkontakt erscheint nicht im Ablauf.   | Der Workflow ist noch nicht für die Ausführung freigegeben.                                           | Prüfe den Status des Workflows, speichere und wiederhole den Test.                  |
| Niemand startet den Ablauf.                  | Ein zusätzlicher Filter für Aussendung oder Quelle stimmt nicht mit der tatsächlichen E-Mail überein. | Entferne den zusätzlichen Filter testweise oder korrigiere die Bezeichnung.         |
| Der Ablauf startet durch technische Signale. | Ein Sicherheitsprogramm erzeugt Öffnungen oder Klicks.                                                | Prüfe die Bot-Erkennung und teste danach erneut mit einem echten Kontakt.           |
| Ein Kontakt erhält mehrere Folgeaktionen.    | Öffnung und Klick oder mehrere ähnliche Workflows treffen gleichzeitig zu.                            | Trenne die Wege klar und prüfe, welcher Workflow für welche Reaktion zuständig ist. |

## Praxisbeispiel: Interesse an einem Beratungstermin erkennen

Du versendest eine E-Mail mit einem Link zur Terminbuchung.

1. Du erstellst einen Workflow mit dem Auslöser **E-Mail-Ereignisse**.
2. Als Ereignis wählst du **Angeklickt**.
3. Du begrenzt den Ablauf auf die E-Mail mit der Beratungseinladung.
4. Unter dem Auslöser fügst du eine kurze Wartezeit ein.
5. Danach folgt deine vorbereitete Folgeaktion.
6. Du sendest die E-Mail an einen Testkontakt und klickst dort auf den Buchungslink.
7. Im Ausführungsverlauf prüfst du: Wurde der Kontakt aufgenommen, hat die Wartezeit begonnen und wurde die Folgeaktion erst danach ausgeführt?

Das Ergebnis: Du reagierst auf ein nachweisbares Interesse, ohne jede Person aus der ursprünglichen Aussendung gleich zu behandeln.

## Kurz vor dem Einsatz prüfen

* [ ] Die E-Mail wird aus deinem Standort erfolgreich versendet.
* [ ] Die Messung für Öffnungen und Klicks ist aktiv.
* [ ] Der Ereignisfilter steht bewusst auf **Geöffnet** oder **Angeklickt**.
* [ ] Zusätzliche Filter passen exakt zur vorgesehenen Aussendung.
* [ ] Der Workflow ist gespeichert und für die Ausführung freigegeben.
* [ ] Die Folgeaktion ist verständlich und nicht doppelt angelegt.
* [ ] Öffnung und Klick wurden bei Bedarf getrennt getestet.
* [ ] Der Ausführungsverlauf zeigt den Testkontakt und die richtige Reihenfolge.

So nutzt du E-Mail-Interaktionen als hilfreiches Signal, ohne mehr in eine Öffnung oder einen Klick hineinzuinterpretieren, als tatsächlich belegt ist.