> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/automatisierung/workflows/workflows-nach-formular-einsendungen-starten.md). # Workflows nach Formular-Einsendungen starten So startet ein Workflow nach einer Formular-Einsendung, verarbeitet die passenden Angaben und vermeidet doppelte oder unpassende Abläufe. Wenn jemand ein Formular ausfüllt und absendet, kann ONE LOOP unmittelbar einen Workflow starten. So werden Angaben nicht übersehen: Das Team erhält eine interne Aufgabe, der Kontakt wird mit den Formularwerten ergänzt und ein passender nächster Schritt kann vorbereitet werden. Der Auslöser heißt **Formular eingereicht**. Er eignet sich für Formulare, bei denen das Absenden bewusst den Start eines Ablaufs markieren soll – etwa für eine Anfrage, eine Anmeldung oder eine Rückmeldung. > **Kurz gesagt:** Der Workflow startet bei jeder neuen Einsendung des ausgewählten Formulars. Er verarbeitet keine Einsendungen, die bereits vor seiner Veröffentlichung eingegangen sind. ## Was vorher bereitstehen muss * Das gewünschte Formular ist fertig eingerichtet und kann von den vorgesehenen Personen genutzt werden. * Relevante Fragen haben verständliche Namen. Diese Namen helfen später, die richtige Angabe im Workflow wiederzufinden. * Wichtige Angaben sind im Formular als Pflichtangaben angelegt, wenn ein Ablauf ohne sie nicht sinnvoll weiterlaufen kann. * Für den ersten Test verwendest du einen Testkontakt und eine eigene Test-E-Mail-Adresse. So erhalten echte Interessentinnen und Interessenten keine Testnachrichten. ## Auslöser einrichten 1. Öffne **Automatisierung → Workflows**. 2. Erstelle einen neuen Workflow mit **Von Grund auf starten** oder öffne einen passenden bestehenden Workflow. 3. Klicke auf **Neuen Auslöser hinzufügen**. 4. Wähle in der Gruppe der Ereignisse **Formular eingereicht**. 5. Vergib einen eindeutigen Namen, zum Beispiel **Beratungsanfrage eingegangen**. 6. Klicke auf **Filter hinzufügen** und wähle **Formular ist**. 7. Wähle das konkrete Formular aus, das den Ablauf starten soll. 8. Speichere den Auslöser. Ergänze erst danach die Folgeaktionen, teste mit einer Einsendung und veröffentliche den Workflow. Die Originalansicht zeigt dabei genau diese Reihenfolge: Neuer Auslöser, Auswahl **Formular eingereicht**, ein separates Namensfeld und anschließend den Filterbereich. ## Der wichtigste Filter: „Formular ist“ Der Filter **Formular ist** legt fest, welches Formular den Workflow auslösen darf. | Einstellung | Auswirkung | | --------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Ein konkretes Formular auswählen | Nur Einsendungen dieses Formulars starten den Ablauf. | | Mehrere Formulare auswählen | Der Ablauf kann bei jeder Einsendung eines der ausgewählten Formulare starten. | | Kein passendes Formular auswählen | Der Auslöser ist zu breit oder unvollständig. Veröffentliche ihn erst, wenn klar ist, welche Einsendungen dazugehören. | Mehrere ausgewählte Formulare funktionieren als **oder**-Auswahl: Es reicht, wenn eines davon abgesendet wird. Sie müssen nicht gleichzeitig passen. ### Wann ein gemeinsamer Workflow sinnvoll ist Nutze mehrere Formulare in einem Workflow nur dann, wenn danach wirklich derselbe Ablauf folgen soll. Zwei Formulare können beispielsweise beide eine interne Aufgabe **Anfrage prüfen** erzeugen. Brauchen die Formulare unterschiedliche Reaktionen, lege getrennte Workflows an. Das ist für Einsteiger meist leichter zu verstehen und verhindert, dass später versehentlich die falsche Nachricht oder Aufgabe ausgelöst wird. ## Weitere Filter: Angaben aus dem Formular prüfen In der Filterauswahl sind neben **Formular ist** auch Felder sichtbar, die zum Formular gehören. Damit kannst du einen Ablauf zusätzlich eingrenzen. Beispiel: Ein Formular startet grundsätzlich den Workflow, aber eine Bedingung entscheidet später, ob das Team nur informiert wird oder ob eine weitere Vorbereitung nötig ist. > **Tipp:** Beginne mit dem Formular-Filter allein. Ergänze weitere Bedingungen erst nach einem erfolgreichen Test. Viele gleichzeitige Filter sind eine häufige Ursache dafür, dass ein Workflow scheinbar gar nicht startet. ## Was mit den eingesendeten Angaben passiert Die Angaben aus der Einsendung gehören anschließend zum Kontakt und zu den zugeordneten eigenen Kontaktfeldern. Im weiteren Workflow kannst du sie verwenden, wenn das Feld tatsächlich im Formular abgefragt wurde. Eine Antwort oder interne Notiz sollte nur Daten verwenden, die vorhanden und sinnvoll sind. Fehlt eine wichtige Angabe, lässt du zuerst intern prüfen, statt automatisch eine unpassende Außenkommunikation zu senden. ## Was nach dem Auslöser folgen kann Der Auslöser allein führt noch keine Aktion aus. Er nimmt den Kontakt in den Workflow auf. Danach bestimmst du den Ablauf. Ein sicherer erster Aufbau ist: 1. **Interne Benachrichtigung oder Aufgabe:** Das Team sieht, dass eine neue Einsendung eingegangen ist. 2. **Prüfung der Angaben:** Eine Bedingung trennt vollständige von unvollständigen Einsendungen. 3. **Passender nächster Schritt:** Erst nach der Prüfung folgt eine individuell passende Vorbereitung oder Nachricht. Die geprüfte Originalansicht zeigt beispielhaft einen Auslöser, danach eine interne Benachrichtigung und einen weiteren Folgeschritt. Übernimm nicht blind jede dargestellte Aktion: Wähle nur Schritte, die für dein Formular und deinen Prozess wirklich nötig sind. ## Wiederholte Einsendungen sicher behandeln Der Auslöser startet jedes Mal, wenn dasselbe Formular erneut abgesendet wird – auch wenn es derselbe Kontakt ist. Das ist richtig, wenn jede Einsendung bearbeitet werden soll. Es kann aber doppelte Aufgaben oder mehrfach versendete Bestätigungen erzeugen. | Wenn du möchtest, dass … | Dann richte zusätzlich ein … | | -------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------- | | Jede Einsendung bearbeitet wird | Einen klaren internen Folgeschritt für jede Ausführung. | | Eine Bestätigung nicht mehrfach gesendet wird | Eine Bedingung oder Wartezeit vor der Nachricht. | | Unvollständige Angaben nicht automatisch weiterlaufen | Eine Bedingung, die an das Team statt an den Kontakt führt. | | Zwei ähnliche Formulare unterschiedlich behandelt werden | Getrennte Workflows oder eine eindeutige Abzweigung. | ## Vollständiger Test vor der Veröffentlichung 1. Öffne den Workflow und kontrolliere Name, Formularauswahl und Folgeaktionen. 2. Sende das ausgewählte Formular mit einem Testkontakt ab. 3. Prüfe in den **Workflow-Ausführungen**, ob der Kontakt genau einmal aufgenommen wurde. 4. Kontrolliere den Kontaktverlauf: Sind die erwarteten Angaben und die interne Aufgabe oder Benachrichtigung sichtbar? 5. Sende ein anderes, nicht ausgewähltes Formular ab. Dieser Test darf den Workflow nicht starten. 6. Sende das ausgewählte Formular mit einer bewusst fehlenden oder abweichenden Angabe ab. Prüfe, ob die vorgesehene Bedingung korrekt reagiert. 7. Erst wenn alle Testfälle stimmen, veröffentlichst du den Workflow. ## Praxisbeispiel: Beratung anfragen Ein Formular **Beratung anfragen** fragt Name, Kontaktweg und Anliegen ab. Der Workflow ist so eingerichtet: 1. Der Auslöser startet nur bei **Beratung anfragen**. 2. Eine interne Aufgabe informiert die zuständige Person über die neue Anfrage. 3. Eine Bedingung prüft, ob ein Kontaktweg vorhanden ist. 4. Bei vollständigen Angaben wird der nächste interne Bearbeitungsschritt vorbereitet. 5. Bei fehlenden Angaben erhält das Team eine Prüfaufgabe statt einer automatischen Nachricht. Füllt jemand später ein Formular **Rückruf wünschen** aus, startet dieser Workflow nicht. Dafür gibt es einen eigenen, leichter nachvollziehbaren Ablauf. ## Grenzen und typische Fehler | Beobachtung | Ursache | Lösung | | --------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Der Workflow startet nicht. | Das falsche Formular ist ausgewählt, der Workflow ist noch nicht veröffentlicht oder die Einsendung war älter. | Formularauswahl prüfen und einen frischen Test absenden. | | Der Ablauf startet bei der falschen Einsendung. | Der Formular-Filter ist zu breit oder fehlt. | Nur die gewünschten Formulare auswählen. | | Eine Bestätigung kommt mehrfach an. | Dasselbe Formular wurde mehrfach abgesendet. | Vor der Nachricht eine Bedingung oder Wartezeit einbauen. | | Eine Nachricht enthält leere Angaben. | Das Formular fragt das Feld nicht ab oder es war nicht verpflichtend. | Pflichtangaben prüfen und fehlende Werte zunächst intern behandeln. | | Ein Formular eines fremden Dienstes löst nicht aus. | Dieser Auslöser arbeitet mit Formularen, die direkt im Standort angelegt sind. | Fremde Formulare nicht mit diesem Auslöser einplanen, solange kein passender, bestätigter Anschluss eingerichtet ist. | ## Checkliste * Ist das richtige Formular ausgewählt? * Ist der Auslöser eindeutig benannt? * Sind die wichtigsten Angaben im Formular vorbereitet? * Gibt es Schutz vor doppelten Einsendungen? * Wurde ein passender und ein unpassender Testfall durchgeführt? * Ist die erste Folgeaktion intern und sicher? * Wurden die Workflow-Ausführungen kontrolliert, bevor du veröffentlichst?