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# Workflows nach neu hinzugefügten Notizen starten

Starte einen Workflow, wenn im Kontaktprofil eine neue Notiz entsteht, grenze ihn bei Bedarf über Kontaktmerkmale ein und prüfe die Folgeaktion sicher.

Der Auslöser **Notiz hinzugefügt** startet einen Workflow, sobald im Profil eines Kontakts eine neue Notiz angelegt wird. Damit kannst du wichtige interne Informationen sofort weitergeben, eine Aufgabe erstellen oder einen weiteren Arbeitsschritt vorbereiten.

Er reagiert nur auf das **Hinzufügen** einer Notiz. Wird eine bereits vorhandene Notiz später bearbeitet, startet dieser Auslöser nicht. Dafür gibt es den eigenen Auslöser [Workflow bei Notizänderung starten](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/automatisierung/workflows/workflow-bei-notizanderung-starten).

> Eine Notiz ist der Startpunkt. Sie ist nicht selbst die Folgeaktion. Entscheide deshalb vorab, was nach einer neuen Notiz für das Team passieren soll.

## Wann dieser Auslöser sinnvoll ist

Nutze ihn, wenn eine neue Notiz ein klarer Arbeitsimpuls ist, zum Beispiel:

* Ein Teammitglied dokumentiert eine wichtige Rückmeldung.
* Ein Kontakt mit einer besonderen Kennzeichnung braucht nach einer neuen Notiz eine Prüfung.
* Eine Notiz soll eine interne Benachrichtigung und eine Aufgabe auslösen.
* Ein Folgeprozess soll erst beginnen, wenn eine Information im Kontaktprofil festgehalten wurde.

Nicht passend ist der Auslöser, wenn jede Notiz ohne Ausnahme einen umfangreichen Ablauf starten würde. Dann erhalten Teammitglieder schnell zu viele Hinweise. Grenze den Start über passende Kontaktmerkmale ein oder trenne unterschiedliche Fälle in übersichtliche Workflows.

## Was du vorher brauchst

* Einen Kontakt, bei dem eine Notiz angelegt werden kann.
* Einen Workflow, der auf diesen Moment reagieren soll.
* Bei gefilterten Abläufen: eine eindeutige Kennzeichnung oder ein eigenes Kontaktfeld, das vor dem Hinzufügen der Notiz bereits vorhanden ist.
* Eine festgelegte Folgeaktion, etwa **Interne Benachrichtigung senden** oder **Aufgabe erstellen**.
* Einen Testkontakt, an dem du den Ablauf ohne Auswirkung auf echte Arbeitsfälle prüfen kannst.

## Den Auslöser einrichten

1. Öffne **Automatisierung > Workflows**.
2. Erstelle einen neuen Workflow oder öffne den Ablauf, den du ergänzen möchtest.
3. Klicke auf **Auslöser hinzufügen**.
4. Wähle bei **Workflow-Auslöser auswählen** die Option **Notiz hinzugefügt**.
5. Trage bei **Name des Workflow-Auslösers** einen verständlichen Namen ein, zum Beispiel **Neue dringende Notiz prüfen**.
6. Ergänze bei Bedarf einen oder mehrere Filter.
7. Speichere den Auslöser.
8. Füge unter dem Auslöser die Folgeaktion hinzu.
9. Speichere den Workflow und teste ihn, bevor du ihn aktiv verwendest.

Der Auslösername ist erforderlich. Er erscheint im Workflow und im Ausführungsverlauf. Nenne darin am besten den erwarteten Fall statt nur **Notiz hinzugefügt** – so erkennst du später sofort, warum der Ablauf gestartet wurde.

## Filter gezielt einsetzen

Filter sind optional. Ohne Filter startet der Workflow bei jeder neuen Notiz an jedem Kontakt, für den der Workflow gilt.

Die sichtbare Filterauswahl erlaubt Kontaktmerkmale aus zwei Bereichen:

| Filterart          | Wofür sie geeignet ist                                 | Beispiel                                                    |
| ------------------ | ------------------------------------------------------ | ----------------------------------------------------------- |
| **Standardfelder** | Vorhandene allgemeine Kontaktmerkmale                  | Kontakt hat eine bestimmte Kennzeichnung oder hat sie nicht |
| **Eigene Felder**  | Merkmale, die du selbst im Kontaktprofil angelegt hast | Ein Auswahlfeld hat einen bestimmten Wert                   |

Im gezeigten Aufbau können mehrere Filterzeilen angelegt und über das Papierkorb-Symbol wieder entfernt werden. Die Auswahl lässt sich durchsuchen. So findest du Standardfelder und eigene Felder auch dann schnell, wenn dein Standort viele Felder verwendet.

### Beispiel: Nur wichtige Kontakte berücksichtigen

Angenommen, nur Kontakte mit der Kennzeichnung **dringend** sollen bei einer neuen Notiz einen Workflow starten:

1. Wähle als Filter **Hat Kennzeichnung**.
2. Wähle die Kennzeichnung **dringend**.
3. Speichere den Auslöser.
4. Füge danach eine interne Benachrichtigung und eine Aufgabe hinzu.

Du kannst zusätzlich ein eigenes Feld verwenden, zum Beispiel **Betreuungsstufe** mit dem Wert **Priorität**. Prüfe die Kombination mehrerer Filter immer mit echten Testfällen. Lege nicht ohne Test fest, wie mehrere Bedingungen zusammenwirken.

> Die Filter prüfen Kontaktmerkmale. Wenn du den Inhalt der Notiz selbst auswerten möchtest, teste zuerst, welche Daten der nachfolgende Workflow-Schritt tatsächlich erhält. Behaupte eine Inhaltsauswertung nicht allein aufgrund eines Feldnamens oder Beispiels.

## Was nach dem Auslöser passieren kann

Die Quellansicht zeigt einen einfachen, zuverlässigen Ablauf:

1. **Notiz hinzugefügt** startet den Workflow.
2. **Interne Benachrichtigung** informiert die zuständige Person.
3. **Aufgabe erstellen** legt den nächsten Arbeitsschritt an.
4. Der Workflow endet.

Das ist ein guter Einstieg, weil die neue Notiz nicht unbemerkt bleibt und gleichzeitig klar ist, wer sie prüfen soll.

Weitere sinnvolle Folgeaktionen sind nur dann passend, wenn sie wirklich zum Notizfall gehören. Beginne lieber mit einer kurzen Benachrichtigung und einer klaren Aufgabe, statt sofort viele automatische Änderungen am Kontakt auszuführen.

## Praxisbeispiel: Rückmeldung zeitnah prüfen

Ein Betrieb verwendet die Kennzeichnung **Rückruf offen**. Wenn ein Teammitglied bei einem so gekennzeichneten Kontakt eine neue Notiz anlegt, soll die zuständige Person informiert werden.

Der Workflow ist so aufgebaut:

1. Auslöser **Notiz hinzugefügt**.
2. Filter **Hat Kennzeichnung: Rückruf offen**.
3. Interne Benachrichtigung mit dem Titel **Neue Rückrufnotiz prüfen**.
4. Aufgabe **Notiz prüfen und nächsten Schritt festlegen**.
5. Ende.

Das Ergebnis: Eine neue Notiz bei einem passenden Kontakt wird sichtbar und erzeugt eine konkrete Aufgabe. Eine Notiz bei allen anderen Kontakten löst diesen Ablauf nicht aus.

## Vollständig testen

Teste immer mindestens diese drei Fälle:

### 1. Passender Kontakt

1. Öffne den Testkontakt mit der benötigten Kennzeichnung oder dem passenden eigenen Feld.
2. Lege eine **neue** Notiz an.
3. Öffne den Workflow und kontrolliere den Ausführungsverlauf.
4. Prüfe, ob die Benachrichtigung und die Aufgabe genau einmal erstellt wurden.

### 2. Nicht passender Kontakt

1. Entferne beim Testkontakt den Filterwert oder nutze einen zweiten Testkontakt ohne diesen Wert.
2. Lege eine neue Notiz an.
3. Prüfe, dass der Workflow nicht startet.

### 3. Bereits vorhandene Notiz bearbeiten

1. Öffne eine vorhandene Notiz.
2. Bearbeite ihren Text und speichere sie.
3. Prüfe, dass der Auslöser **Notiz hinzugefügt** nicht startet.
4. Wenn du diese Änderung automatisieren möchtest, teste dafür den separaten Änderungs-Auslöser.

## Grenzen und typische Fehler

* **Der Workflow startet bei jeder Notiz:** Es fehlt ein Filter oder der Filter ist zu allgemein. Prüfe zuerst die Kontaktmerkmale am Testkontakt.
* **Der Workflow startet nicht:** Der Auslöser ist nicht gespeichert oder nicht aktiv, der Testkontakt erfüllt den Filter nicht oder es wurde eine vorhandene Notiz bearbeitet statt eine neue anzulegen.
* **Die falsche Folgeaktion läuft:** Prüfe die Reihenfolge unter dem Auslöser. Eine interne Benachrichtigung und eine Aufgabe sind zwei getrennte Schritte.
* **Mehrere Filter verhalten sich anders als erwartet:** Teste jeden relevanten Kontaktzustand. Die Filterzeilen sollten erst nach einem echten Test als endgültige Fachregel gelten.
* **Notizdetails fehlen in der Benachrichtigung:** Verwende nur Daten, die im konkreten Workflow-Lauf verfügbar sind. Prüfe dynamische Werte zuerst mit einem Testkontakt.
* **Zu viele interne Aufgaben:** Nutze nur einen klaren Anwendungsfall pro Workflow oder ergänze eine weitere Bedingung, bevor eine Aufgabe erstellt wird.


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